Beleidsregel
Bij de beoordeling van het recht op AOW-pensioen, Anw-uitkering,
kinderbijslag of remigratievoorzieningen is soms een buitenlandse akte nodig, die dient als
bron om een bepaald feit te bewijzen (brondocument). Een buitenlands brondocument moet door
de belanghebbende worden overgelegd als zijn gegevens niet via een andere betrouwbare bron,
bijvoorbeeld de GBA of een buitenlands zusterorgaan, kunnen worden verkregen of
gecontroleerd. Blijkens de jurisprudentie (onder meer CRvB 23 december 1998 en CRvB 4 juli
2003) berust de verantwoordelijkheid voor het verstrekken van valide en betrouwbare
documenten bij de belanghebbende.
Afhankelijk van het land waar het
document vandaan komt, moet het aan bepaalde eisen voldoen. Het document dient gelegaliseerd
te zijn of, als het land een van de legalisatieverdragen heeft ondertekend, voorzien te zijn
van een apostille. Legalisatie houdt in dat de echtheid van de handtekeningen en stempels op
een document bevestigd wordt door een hogere instantie dan de instantie die het document
heeft afgegeven en dat vervolgens de echtheid van de handtekeningen en stempels van de
hogere instantie wordt bevestigd door de Nederlandse vertegenwoordiging in het betreffende
land.
Als de belanghebbende woont in een land waarmee een verdrag inzake
sociale zekerheid is gesloten, is het, behoudens waar het gaat om remigratievoorzieningen,
in principe niet toegestaan een gelegaliseerd buitenlands brondocument te vragen, aangezien
de zusterorganen van de verdragslanden de juistheid van de gegevens controleren. Indien
betrokkene echter niet onder de personele werkingssfeer van het verdrag valt, speelt het
zusterorgaan geen rol en moeten wel gelegaliseerde brondocumenten of brondocumenten voorzien
van een apostille worden overgelegd. De kosten van de legalisatieprocedure komen in dat
geval voor rekening van de belanghebbende.
Voor vluchtelingen en
asielzoekers geldt een uitzondering op de verplichting tot het overleggen van gelegaliseerde
brondocumenten, aangezien zij meestal niet in staat zijn contact op te nemen met het land
van herkomst.
Voor landen of regio’s waar gedurende bepaalde tijd geen
centraal gezag is gevestigd, of het centraal gezag niet door Nederland wordt erkend of waar
de registers door oorlogssituaties of natuurrampen geheel verloren zijn gegaan, kan de
Minister van Buitenlandse Zaken een vrijstelling voor het bevoegdelijk afgeven van stukken
en legalisatie en verificatie verstrekken. Als deze vrijstelling is vermeld op de website
van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (www.minbuza.nl), verlangt de SVB geen
gelegaliseerde brondocumenten uit het bedoelde gebied.
Legalisatie geeft
slechts zekerheid over de herkomst van een document, maar geeft geen garantie dat de inhoud
van het document juist is. Bij twijfel over de juistheid van de inhoud van het document kan
een inhoudelijk verificatie-onderzoek ingesteld worden in het land van herkomst van het
document (zie ABRvS 8 september 2004).
De kosten van het
verificatie-onderzoek komen voor rekening van de SVB.