Algemene vragen
Waarom deze uitvraag?
De NZa voert dit kostenonderzoek in 2023 uit met als doel te komen tot kostprijzen voor prestaties in de gehandicaptensector en de geestelijke gezondheidszorg in de Wlz. Ook willen we komen tot nieuwe kostprijzen voor prestaties in de geneeskundige zorg voor specifieke patiëntgroepen (gzsp) en vergelijkbare zorg in de Wlz. Het opleveren van kostprijzen stelt de NZa in staat om nieuwe tarieven op te stellen voor het beleidsjaar 2025. Het is van belang dat de grote variëteit aan zorgvragen goed weerspiegeld wordt in prestaties en tarieven. Daarom is het van belang dat er een voldoende representatieve groep zorgaanbieders deelneemt aan dit kostenonderzoek. We kijken nu naar zorg geleverd aan cliënten met bijvoorbeeld een handicap en/of psychische stoornis die thuis wonen of in een instelling wonen.
Onze organisatie levert (vrijwel) geen zorg in de scope van het onderzoek, moet ik dan wel deelnemer aan het kostenonderzoek?
U heeft het informatieverzoek ontvangen, omdat u volgens ons prestaties heeft geleverd die binnen de scope van het onderzoek vallen. De kans bestaat dat de opbrengsten vanuit deze scope onder de vastgestelde drempelwaarde vallen. We willen u vragen om in ieder geval het eerste tabblad (tabblad 0) van het formulier in te vullen. Hier zal vervolgens uit blijken welke onderdelen van het formulier (verder) oor uw organisatie moeten worden ingevuld.
De organisatie heeft een informatieverzoek ontvangen, maar er heeft in 2022 een fusie/overname plaatsgevonden. Hoe gaan we daarmee om?
Bij een fusie/overname in 2022 geven wij er de voorkeur aan dat u aansluit bij wat u ook heeft gedaan voor de jaarverantwoording. Afhankelijk daarvan is zowel een gecombineerde aanlevering als een aparte aanlevering mogelijk. U kunt ons via info@nza.nl van deze fusie/overname op de hoogte stellen. Ook horen wij graag of u de gegevens gecombineerd of apart aanlevert en om welke redenen. Vermeld hierbij in ieder geval de namen, KvK-nummers en NZa-nummers van de desbetreffende organisaties.
Wij willen ontheffing aanvragen. Kan dat? Zo ja, hoe?
Wanneer u door aantoonbare overmacht niet in staat bent om de gevraagde gegevens aan te leveren terwijl u wel binnen de scope van het onderzoek valt, bestaat de mogelijkheid ontheffing aan te vragen van de verplichte deelname aan deze informatie uitvraag. Een ontheffingsverzoek is een gemotiveerd verzoek met de reden voor ontheffing. U kunt uiterlijk op 15 augustus 2023 een ontheffingsverzoek indienen. Wij verzoeken u echter, als u indiening van een ontheffingsverzoek overweegt, dit zo spoedig mogelijk te doen. Zonder ontheffing bent u verplicht de gevraagde informatie binnen de gestelde termijn aan te leveren. U kunt een ontheffingsverzoek per e-mail versturen naar info@nza.nl, onder vermelding van 'ontheffingsverzoek kostenonderzoek langdurige zorg (ggz en ghz) en gzsp [hier naam zorgaanbieder invullen]'
Hoe krijg ik mijn gegevens veilig bij jullie?
Overdracht van de financiële-, formatie- en productiegegevens vindt plaats via het aanvragenportaal van de NZa. Daarin is voor iedere instelling een eigen dossier aangemaakt, waarin de gegevens geüpload kunnen worden. Alleen u kunt bij deze gegevens. Als het goed is, zijn de inloggegevens bij u bekend. Wij gebruiken hiervoor de contactgegevens die wij ook gebruiken voor het toesturen van de Wlz-beschikkingen voor de budget, herschikking en nacalculatiecyclus in de Wlz. Zorg er svp voor dat de inloggegevens intern bij de juiste personen bekend zijn. Zo niet, dan kunt deze opvragen via de mail.
Als u niet kunt inloggen, zie: Ik kan niet inloggen; wat nu?
Wat gebeurt er met mijn gegevens?
Aangeleverde gegevens (zowel gegevens van de contactpersonen in uw organisatie als uw bedrijfsgegevens) worden voor geen andere doeleinden gebruikt dan tot het komen van kostprijzen. In de data-uitvraag worden geen gegevens over individuele cliënten uitgevraagd.
Ik werk voor een concern met meerdere instellingen; hoe vul ik het formulier in?
De data-uitvraag vindt plaats op basis van de ondernemings-KvK. Dat is het hoogste niveau in uw organisatie waarop zorgkosten terugkomen in de jaarrekening. In principe wordt per instelling één formulier ingevuld. Mocht dit voor uw organisatie niet goed mogelijk zijn, vragen we u contact met ons op te nemen via info@nza.nl om uw individuele casus te bespreken. Geef ons hierbij ook graag inzicht in hoe uw bedrijfsstructuur is opgebouwd.
Ik heb meerdere NZa-codes. Hoe vul ik het formulier in?
Uw NZa-codes worden op basis van het hoogste (ondernemings-)KvK -nummer automatisch ingevuld in het formulier op tabblad 0. We vragen uw deze codes te controleren en contact op te nemen als u nog aanvullingen of verbeteringen heeft.
Hoe kan ik jullie bereiken bij vragen?
Tijdens de data-uitvraag periode (van 6 juli tot en met 22 september) zijn wij bereikbaar tussen 09:00 en 13:00 uur, per WhatsApp (088 770 8 770) en per mail (info@nza.nl). Als u teruggebeld wilt worden, kunt u dit aangeven via de e-mail of WhatsApp. In dit geval horen wij graag waar uw vraag over gaat, hoe laat u teruggebeld kunt worden en op welk nummer. Naast persoonlijk contact is er de mogelijkheid tot het bijwonen van roadshows. Meer informatie over de data en aanmelden vindt u op Bekostiging van langdurige zorg | Langdurige zorg | Nederlandse Zorgautoriteit (nza.nl)
Wat is de deadline waarop de data aangeleverd moet zijn?
De deadline voor het aanleveren van de ingevulde formulier is 22 september 2023.
Technische vragen
Ik kan niet inloggen; wat nu?
U kunt inloggen met een gebruikersnaam en wachtwoord. De gebruikersnaam is het NZa-nummer waarvoor de formulier is gepubliceerd voor uw organisatie. Welk NZa-nummer dat is, staat in de e-mail, die u heeft ontvangen op 6 juli 2023. De notatie is XXX-XXXX (met streepje, en niet XXXXXXX). Als u het wachtwoord niet (meer) weet, klikt u op 'Wachtwoord vergeten'. U voert hier dan uw gebruikersnaam en een e-mailadres in. Let op: dit is een e-mailadres, dat bij de NZa is gekoppeld aan het desbetreffende NZa-nummer. Dit e-mailadres staat ook in de e-mail, die u heeft ontvangen op 6 juli 2023. Op dat e-mailadres krijgt u een e-mail waarmee u het wachtwoord kunt resetten.
Hoe wijzig ik het e-mailadres voor het NZa-aanvragenportaal?
Het is niet de bedoeling dat het e-mailadres voor het NZa-aanvragenportaal wordt gewijzigd. Dit omdat het NZa-aanvragenportaal ook wordt gebruikt voor andere doeleinden, zoals de budget- en nacalculatierondes. We verzoeken u daarom binnen uw organisatie de inloggegevens voor uw gebruikersnaam (het NZa-nummer) en wachtwoord na te gaan. Als het e-mailadres voor het aanvragenportaal gekoppeld is aan een persoonlijk e-mailadres van een persoon, die uit dienst is (of langere tijd afwezig), dan raden wij u aan om het gekoppelde e-mailadres voor het NZa aanvragenportaal te wijzigen naar een algemeen e-mailadres. Hiervoor kunt u een e-mail sturen naar info@nza.nl. Vermeld in het onderwerp van de e-mail 'Wijziging e-mail NZa aanvragenportaal' en in het e-mailbericht uw NZa-nummer, uw huidige en het nieuwe e-mailadres.
Ik kan het formulier niet downloaden; wat nu?
Als u het formulier niet kunt downloaden, kunt u het beste de pagina eerst vernieuwen (F5). Sluit Excel daarna volledig af en probeer opnieuw. Lukt het daarna nog niet om het formulier te downloaden, dan kunt u contact opnemen met de helpdesk.
Ik heb per ongeluk mijn formulier gedeletet; wat nu?
Als u het formulier per ongeluk gedeletet hebt, kunt u het formulier gewoon opnieuw downloaden in de portalomgeving.
Inhoudelijke vragen
Welke financiële gegevens moet ik aanleveren?
Het gaat hierbij om gegevens uit de jaarrekening en het grootboek. Bij het grootboek gaat het met name om posten op hoofdniveau.
Welke posten moet ik uitsluiten?
Zie hiervoor de handleiding. Wij sluiten in het kostprijsmodel eenmalige, specifieke kosten uit. Kosten die we wel meenemen zijn kosten die periodiek door de instellingen worden gemaakt, maar dat hoeven niet per se jaarlijkse kosten te zijn. Het gaat dan bijvoorbeeld om advieskosten om de strategie op te zetten. Wel sluiten we in het model kosten uit die al door andere structurele beleidsregels worden bekostigd (zoals de nhc, nic en extreme kosten, etc.). Echter, vanwege de aansluiting met de jaarrekening vragen we u om deze kosten wel op te geven in het formulier. Ten slotte zijn er kosten die we vanwege hun aard niet opnemen in de tarieven (bijv. boetes of claims).
Waarom moet ik de kosten aanleveren voor de Wmo, Jeugdwet, Forensische zorg en de Zvw?
Het is van belang dat er aansluiting is met de jaarrekening. We vragen echter niet alles uit op het niveau van de gehele organisatie. Zo vragen we bijvoorbeeld alleen de productie uit op kostenplaatsen waar Wlz zorg in natura wordt geleverd. Welke gegevens op welk niveau wordt uitgevraagd, staat opgenomen in de verschillende tabbladen van het formulier en nader toegelicht in de handleiding.
Kan ik ook aangeven welke kostenverdeelstaat wij hanteren voor de toerekening van de indirecte kosten?
U kunt voor een beperkt aantal kostensoorten in tabblad 1 aangeven welke verdeling u maakt. In de handleiding is aangegeven welke verdeelsleutels in ons model worden gehanteerd. Als dit voor deze posten teveel afwijkt, kunt u uw verdeling opgeven. Op basis van welke verdeelsleutel u dit doet, vragen wij niet uit.
Hoe vul ik de vervoerskosten in?
De vervoerskosten worden in het tabblad '1 Kosten & Opbrengsten' van het formulier uitsplitst naar Wlz zorg in natura en niet-Wlz en Wlz-PGB. Welke posten hier onder vallen kunt u terugvinden in het Prismant rekenschema waar wij op aansluiten, zie hiervoor ook de handleiding en de definities bij de handleiding in bijlage B.
Worden de opbrengsten uit meerzorg meegenomen bij het bepalen van de scope van het onderzoek?
De opbrengsten uit meerzorg worden uitgesloten bij het bepalen van de scope. Deze moeten niet meegenomen worden bij het bepalen van de scope van de zorg die u levert in de verschillende sectoren, zie ook de toelichting in de handleiding bij tabblad 0.
Waar worden de kostenplaatsen voor gebruikt?
De kostenplaatsen worden gekoppeld aan de formatie. De kosten van verblijf, persoonlijke verzorging & verpleging en begeleiding excl. dagbesteding en dagbesteding worden op het niveau van kostenplaatsen aan de geleverde prestaties toegerekend.
Kan ik mijn kostenplaatsstructuur in het bestand zetten zonder aanpassingen te doen?
Dit kan gedeeltelijk. Wel dienen aanvullende kolommen aangevuld te worden op basis van de kostenplaatsstructuur.
Wat doen jullie met de balansgegevens die uitgevraagd worden?
De balansgegevens worden alleen uitgevraagd in het kader van het kostenonderzoek gzsp dat onderdeel is van de gegevensuitvraag van het kostenonderzoek LZ (tabblad 5C). Alleen de aanbieders die deze prestaties leveren, hoeven deze gegevens op te geven. De gegevens gebruiken we voor het bepalen van de VGREV (vergoeding geïnvesteerd rendement op eigen vermogen). Dat is een tariefcomponent in de Zvw.
Op welke formatieniveau moet ik aanleveren?
De personeelsformatie van de gehele organisatie moet worden opgegeven om een koppeling te kunnen maken met de jaarrekening. Zie voor meer informatie de handleiding.
Er missen prestatiecodes in de bijlage van de werkinstructie.
De prestatiecodes in de bijlage van de handleiding (bijlage A1-A4) worden gebruikt om in tabblad 0 vast te stellen of de opbrengsten van een organisatie boven de drempelwaardes uitkomen. Het kan inderdaad kloppen dat niet alle prestatiecodes in deze lijst staan. Voor het vaststellen van de opbrengsten in tabblad 0 worden enkel prestatiecodes gebruikt die exclusief zijn voor de sectoren die binnen de scope van het onderzoek vallen. Prestatiecodes die sectoroverstijgend zijn, worden hier dus niet meegenomen. Indien uit tabblad 0 naar voren komt dat u ook de rest van het formulier moet invullen, kunnen deze sectoroverstijgende prestatiecodes in de overige tabbladen van het onderzoek wel meegenomen worden.
Op welke manier wordt er rekening gehouden met de stijgende energiekosten?
Het kostprijsonderzoek wordt gedaan over 2022. Dit betekent dat de energiekosten zoals deze in 2022 waren, in principe worden meegenomen in de kostprijzen. Deze kostprijzen vormen de basis voor de nieuwe maximumtarieven.
De vergoeding die over 2022 door u als zorgaanbieder is ontvangen vanuit de Beleidsregel compensatie hogere energiekosten 2022 Wlz – BR/REG-22164, betreft een tegemoetkoming vanwege sterk gestegen kosten die niet door de maximum beleidsregelwaarden gedekt werden. Door in dit kostprijsonderzoek de energiekosten mee te nemen zonder rekening te houden met de ontvangen vergoeding, zorgen wij ervoor dat in de te bepalen maximum beleidsregelwaarden wel in voldoende mate de kosten voor energie worden gedekt.
Ik krijg een foutmelding in tabblad 4A, wat moet ik doen?
Als de som van loonkosten bij personeel in loondienst (tabblad 4A) meer dan 5% afwijkt dan de som van de kostencategorieën (tabblad 1) Lonen en salarissen, Sociale lasten, Pensioenpremies en Andere personeelskosten kun je een foutmelding krijgen in tabblad 4A.
Deze ingebouwde check op tabblad 4A is normaliter leidend en moet dus geen foutmelding weergeven. Echter, wanneer u zeker weet dat u de kostenposten op tabblad 1 en de loonkosten op tabblad 4A correct heeft ingevuld en de afwijking is meer dan 5%, dan kunt u de foutmelding negeren. U dient wel in het tabblad 'Opmerkingen' een verklaring te geven voor de afwijking van meer dan 5% zodat wij weten waarom de afwijking er is.
In tabblad 6A worden niet alle kostenplaatsen weergegeven waarop dagbesteding is geleverd, hoe los ik dit op?
Download de nieuwste versie van het formulier (versie 1.2). In deze versie is tabblad '6A dagbesteding–groepsgrootte' aangepast zodat alle kostenplaatsen waarop dagbesteding is geleverd, worden weergegeven.
In de eerdere versies ontstond een fout als op tabblad '4A Formatie in loondienst' en/of '4B formatie PNIL' voor één kostenplaats meerdere regels werden gebruikt. Wanneer in dat geval op de eerste regel van die kostenplaats geen dagbesteding werd aangegeven, maar er wél op één van de regels daarna van de dezelfde kostenplaats sprake was van dagbesteding, werd deze kostenplaats met dagbesteding niet weergegeven op tabblad '6A dagbesteding–groepsgrootte'. Door deze fout werden in tabblad '6A dagbesteding–groepsgrootte' niet alle kostenplaatsen getoond waarop dagbesteding is geleverd.
In de nieuwe versie (versie 1.2) hebben wij de fout verholpen, de rest van het formulier is ongewijzigd gebleven. Wij vragen u deze nieuwe versie te downloaden en in te vullen. U kunt daarbij gebruik maken van de gegevens die u in het oude formulier (versie 1.1) heeft ingevuld. Deze gegevens kunt u knippen en plakken in het nieuwe formulier.
Let op: plak de gegevens als waarden. Gebruik hiervoor de plakoptie 'Waarden (w)'.
Gegevens in cellen die ik kopieer van andere Exelbestanden worden direct geblokkeerd, hoe kan ik dit voorkomen?
Om te voorkomen dat cellen na kopiëren uit andere Exelbestanden blokkeren, moet u de gegevens plakken als waarden. Volg hiervoor de volgende stappen:
1. Selecteer de gegevens die u wil kopiëren.
2. Klik rechtermuisknop en kies kopiëren of gebruik de sneltoets CTRL + C.
3. Klik de bovenste cel aan van de cel(len) waar u de gegevens wil plakken.
4. Klik rechtermuisknop en kies onder "Plakopties" voor "Waarden (w)" of gebruik de sneltoets CTRL + V gevolgd door CTRL (het plakoptiemenu opent), klik vervolgens op "Waarden" of gebruik sneltoets W.
Waarom is het relevant om op tabblad 3 het uitbesteedde werk op productniveau per component op te geven?
Dit is van belang, omdat op kostenplaatsen waar meerdere typen prestaties worden geleverd, dan de kosten voor uitbesteed werk aan de juiste componenten van de juiste prestaties kan worden toegerekend. Onze voorkeur gaat er daarom naar uit om in tabblad 3 zo goed mogelijk op te geven welke componenten van welke prestaties door onderaannemers zijn geleverd. Mocht dit niet lukken, dan worden deze kosten toegerekend aan alle relevante componenten van prestaties op die kostenplaats.
Hoe gaan we op tabblad 2 om met directe kostenplaatsen van waaruit wel zorg wordt geleverd, maar waar geen productie op wordt geboekt? (bijv. nachtzorg)
We zien twee opties: 1) U kunt deze kostenplaats 'gewoon' opgeven op tabblad 2 en 4a en/of 4b, daar de juiste functiecategorie selecteren en dan zullen de betreffende kosten over alle prestaties met die functiecategorie worden verdeeld. 2) U kunt deze kostenplaats weglaten op tabblad 2 en 4a en/of 4b en deze kosten toerekenen aan de juiste functiecategorie op de kostenplaatsen waar deze zorg aan toegerekend moet worden.