1 Uitgangspunten
1.1 Inleiding
Dit controleprotocol heeft betrekking op de beschikbaarheidbijdrage voor 'Traumazorg voor zover het gaat om Opleiden, Trainen en Oefenen ten behoeve van rampen en crises' (hierna: OTO) 2024 zoals bedoeld in artikel 10 van de beleidsregel 'Beschikbaarheidbijdrage op aanvraag' met als kenmerk BR/REG-24147b (hierna: de beleidsregel) en de beleidsregel Uniform kader beschikbaarheidbijdrage NZa met als kenmerk BR/REG-22149 (hierna: het Uniform kader). De regelgeving en overige relevante documentatie over deze beschikbaarheidbijdrage zijn te vinden op het documentenplatform van de Nederlandse Zorgautoriteit (https://puc.overheid.nl/nza/).
De zorgaanbieders die een beschikbaarheidbijdrage ontvangen voor OTO hebben hiervoor een verleningsbeschikking ontvangen. In deze beschikking en in de beleidsregel staat onder welke voorwaarden zorgaanbieders in aanmerking komen voor een beschikbaarheidbijdrage voor OTO. Met zorgaanbieder wordt bedoeld de instelling die de beschikbaarheidbijdrage voor OTO ontvangt. In dit geval is dat de instelling met de erkenning als traumacentrum. Voor overige definities van de in dit controleprotocol gehanteerde begrippen wordt verwezen naar artikel 1 en artikel 10 van de beleidsregel.
Vanaf 2024 is nieuw beleid voor OTO van toepassing. De hoogte van de bijdrage is opgebouwd uit een vaste en een flexibele component. De vergoeding wordt vooraf lumpsum opgebouwd, maar moet wel besteed worden aan opleiden, trainen en oefenen gerelateerd aan traumazorg. Bij de verantwoording wordt in het formulier uitgevraagd wat de gerealiseerde kosten zijn voor deze zorgfunctie op jaarbasis (dus niet meer per afzonderlijke activiteit). Indien de gerealiseerde kosten lager zijn dan de lumpsum opbouw, dan wordt de bijdrage vastgesteld op de gerealiseerde kosten. Indien de gerealiseerde kosten hoger zijn dan de lumpsum opbouw, dan wordt de bijdrage vastgesteld op het bedrag van de lumpsum opbouw.
1.2 Doelstelling
Het doel van dit controleprotocol is het verstrekken van duidelijkheid over de reikwijdte en diepgang van het onderzoek door de accountant en de in dat kader af te geven controleverklaring ten aanzien van het door de zorgaanbieder ingevulde aanvraagformulier 'Formulier Opleiden, Trainen en Oefenen vaststelling 2024' (hierna: het formulier). De controleverklaring moet de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) zekerheid geven over de juistheid van de externe kosten zoals omschreven in paragraaf 2.3 van dit protocol.
Hiertoe verricht de accountant controlewerkzaamheden ten aanzien van de verantwoordingsinformatie van de beschikbaarheidbijdrage OTO die door de zorgaanbieder in het formulier is aangeleverd.
In het Uniform kader is vastgelegd dat voor de vaststelling een accountantsproduct wordt gevraagd in geval van een beschikbaarheidbijdrage met een verleend bedrag van € 125.000 of hoger en waarvan de hoogte van de bijdrage is gebaseerd op daadwerkelijk gemaakte kosten of op de realisatie (pxq).
1.3 Proces aanvraag tot vaststelling
Zoals volgt uit het Uniform Kader, dient een zorgaanbieder een aanvraag tot vaststelling van de beschikbaarheidbijdrage in te dienen vóór 1 juni na afloop van het jaar waarvoor de beschikbaarheidbijdrage wordt verleend. Door de zorgaanbieder moet hiervoor gebruik worden gemaakt van het formulier, dat aan de zorgaanbieder ter beschikking is gesteld op het aanvraagportaal van de NZa https://aanvragen.nza.nl .
Dit formulier moet vergezeld gaan van een controleverklaring, verstrekt door een accountant, zoals bedoeld in artikel 1 van de Wet op het Accountantsberoep (hierna: de accountant).
De accountant hanteert het controleprotocol als basis voor de werkzaamheden. Daarnaast laat de accountant zich leiden door de geldende beroepsvoorschriften, in het bijzonder de Verordening gedrags- en Beroepscode accountants (VGBA), de verordening inzake onafhankelijkheid van de accountant bij assuranceopdrachten (ViO) en de Nadere voorschriften controle- en overige Standaarden (NV COS).
De accountant waarmerkt de aanvraag tot vaststelling van de beschikbaarheidbijdrage OTO en de eventuele toelichting(en) hierbij ter identificatie.
Voor vragen over de regeling en/of het onderzoek door de accountant kunt u contact opnemen met het Informatie- en Contactcentrum van de NZa (zie www.nza.nl/contact ).
1.4 Leeswijzer
Hoofdstuk 1 geeft de uitgangspunten weer van het controleprotocol.
Hoofdstuk 2 geeft het toetsingskader en de materialiteit voor de accountant van de zorgaanbieder weer.
Bijlage 1 geeft de verplichte tekst voor de controleverklaring weer. In bijlage 2 is een modeltekst opgenomen voor een goedkeurende controleverklaring. Bij een andersluidende verklaring past de accountant de inhoud van de verklaring aan overeenkomstig de voorschriften van de NV COS.
2 Controle aanpak
2.1 Inleiding
De accountant voert de controlewerkzaamheden uit op de verantwoordingsinformatie zoals door de zorgaanbieder opgenomen is in het formulier ten behoeve van de vaststelling van de beschikbaarheidbijdrage OTO 2024.
Dit controleprotocol heeft betrekking op het volgende onderdeel van het formulier:
• De opgave van de gerealiseerde externe kosten in het kader van OTO.
De accountant voert een controle uit op de verantwoordingsinformatie voor zover dit externe kosten betreft . Onder externe kosten worden in dit verband verstaan: kosten overeenkomstig in de beleidsregel opgenomen zorgfunctie inzake OTO die gebaseerd zijn op producten en/of diensten van derden waar externe brondocumentatie aan ten grondslag ligt, bijvoorbeeld facturen en betaalbewijzen. In het formulier moet de zorgaanbieder aangeven welk deel van de kosten externe kosten zijn.
De accountant voert geen werkzaamheden uit ten aanzien van de interne kosten. Onder interne kosten worden in dit verband verstaan: kosten overeenkomstig de beleidsregel die gebaseerd zijn op producten en/of diensten van de zorgaanbieder zelf of hieraan gelieerde (verbonden) entiteiten, bijvoorbeeld inzet van eigen personeel.
Ten aanzien van andere informatie zoals opgenomen in het formulier wordt verwezen naar paragraaf 2.6 van dit protocol.
2.2 De controle van de verantwoordingsinformatie
De accountant controleert of de in de verantwoordingsinformatie opgenomen externe kosten zoals door de zorgaanbieder opgenomen in het formulier, is opgesteld in overeenstemming met de voorwaarden zoals opgenomen in de hieraan ten grondslag liggende beleidsregel.
In artikel 10 van de beleidsregel is opgenomen aan welke criteria de aanvraag inzake de beschikbaarheidbijdrage OTO dient te voldoen.
De controleaanpak is primair de verantwoordelijkheid van de accountant. Dit controleprotocol schrijft dan ook niet een aanpak van de controleopdracht voor.
De accountant voert de controle uit in overeenstemming met het Nederlands recht, het betreft een opdracht tot controle van andere historische informatie, waarvoor de controle standaarden van toepassing zijn.
De accountant belast met de controle van de in paragraaf 2.3 beschreven onderdelen op de verantwoordingsinformatie dient zorg te dragen voor een adequate controleaanpak.
De accountant beoordeelt, afhankelijk van de controleaanpak, de opzet en bestaan van de AO/IB en de daaraan ten grondslag liggende registratieprocessen van de zorgaanbieder voor zover van toepassing en noodzakelijk voor de uitvoering van de opdracht, afhankelijk van de kwaliteit/ effectiviteit zal de accountant overwegen of de accountant hierop wil steunen en in dat geval de werking van de AO/IB ook toetsen. Van de accountant wordt geen expliciet oordeel over de kwaliteit van de AO/IB verwacht.
Regelgeving en overige relevante documentatie over deze beschikbaarheidbijdrage zijn alleen relevant voor dit controleprotocol en de daarop gebaseerde controle wanneer er bepalingen in staan die de grondslag vormen voor de toetsingscriteria in de volgende paragraaf. Van de accountant wordt niet verwacht dat de verantwoordingsinformatie wordt getoetst aan alle bepalingen die zijn opgenomen in de hiervoor genoemde regelgeving. Dat doet de accountant uitsluitend indien en voor zover deze bepalingen zijn uitgewerkt in de toetsingscriteria van paragraaf 2.3. Indien in de regelgeving bepalingen zijn opgenomen die verder gaan dan of afwijken van de toetsingscriteria van paragraaf 2.3, dan vallen deze buiten de reikwijdte van het onderzoek en de verklaring van de accountant. Van de accountant wordt verwacht te toetsen wat in paragraaf 2.3. is opgenomen.
2.3 Toetsingscriteria
Op basis van de beleidsregel Beschikbaarheidbijdrage op aanvraag (BR/REG-24147b) voert de accountant de controle uit op de verantwoordingsinformatie aangaande de externe kosten zoals door de zorgaanbieder opgenomen in het formulier. De specifieke controlepunten hierbij zijn:
-
De gedeclareerde externe kosten betreffen activiteiten die zijn opgenomen in de beleidsregel en die onderdeel zijn van het OTO convenant d.d. 16 oktober 2008 en het Landelijk Beleidskader Crisisbeheersing en OTO 2.0' (2016).
-
De juistheid van de verantwoorde gerealiseerde externe kosten. De gerealiseerde externe kosten sluiten aan met de financiële administratie van de zorgaanbieder en zijn onderbouwd middels brondocumentatie (bijvoorbeeld facturen en contracten/overeenkomsten).
-
De gedeclareerde externe kosten voor de uitgevoerde activiteiten hebben betrekking op het verantwoordingsjaar 2024. De kosten zijn gemaakt en betaald door de zorgaanbieder. Het moment van betaling is hierbij ondergeschikt aan het jaar van verantwoording. Het moment van verantwoording wordt bepaald op basis van het jaar waarop de kosten betrekking hebben. Voor wat betreft overlopende kosten worden deze verantwoord naar rato van het jaar waarop deze betrekking hebben.
2.4 Materialiteit (controletolerantie) en betrouwbaarheid
Voor de verantwoorde externe kosten dient een redelijke mate van zekerheid te worden verkregen dat het formulier geen afwijkingen (fouten) en onzekerheden van materieel belang bevat (waarbij de normen voor invulling van het formulier zijn gegeven in de beleidsregel en in de toelichting op het formulier).
Voor de controle van de verantwoorde externe kosten dient de accountant uit te gaan van een betrouwbaarheid van 95%.
Een goedkeurende controleverklaring impliceert dat, gegeven de hierboven genoemde betrouwbaarheid, in de externe kosten in het formulier geen afwijkingen (fouten) en onzekerheden voorkomen met een materieel belang dat groter is dan de voorgeschreven toleranties.
De toleranties die worden weergegeven in onderstaande tabel, worden uitgedrukt in een percentage van het totaal van de in het formulier opgenomen externe kosten 2024.
|
Goedkeurend oordeel zonder beperkingen
|
Oordeel met beperking
|
Afkeurend oordeel
|
Een onthouding van een oordeel
|
|
Fouten (afwijkingen) in verantwoording en onzekerheden in de controle
|
< 1%
|
≥ 1% en < 3%
|
≥ 3%
|
Onzekerheden in het onderzoek >3% of indien het niet mogelijk is een oordeel te geven
|
Tabel 1: Materialiteitstabel
Indien de accountant zowel fouten in de informatie in het formulier als onzekerheden in de controle aantreft, dan weegt de accountant deze bij de oordeelsvorming altijd in onderlinge samenhang.
Van fouten in de verantwoording is sprake indien naar aanleiding van het uitgevoerde onderzoek is gebleken dat de verantwoordingsinformatie in het formulier onjuistheden bevat omdat deze niet voldoen aan de toetsingscriteria van paragraaf 2.3 van dit controleprotocol.
Van een onzekerheid in het onderzoek is sprake als er onvoldoende (controle-)informatie beschikbaar is om de ingevulde informatie in het formulier als goed of fout aan te merken. Kortom als onzekerheid bestaat over het wel of niet voldoen aan de toetsingscriteria van paragraaf 2.3 van dit controleprotocol.
Alle fouten ten aanzien van de verantwoordingsinformatie moeten in het formulier door of namens het bestuur van de zorgaanbieder worden gecorrigeerd en onzekerheden ten aanzien van de verantwoordingsinformatie in het formulier moeten nader worden onderzocht. Niet gecorrigeerde fouten betrekt de accountant in het oordeel.
De NZa benadrukt dat de nauwkeurigheidstolerantie, die de accountant hanteert voor de controle c.q. onderzoek van het formulier, alleen bedoeld is voor de opzet, uitvoering en evaluatie van de controlewerk-zaamheden van de accountant. Het is de zorginstelling niet toegestaan om de nauwkeurigheidstolerantie te gebruiken als acceptabele foutmarge voor het opstellen van het formulier. Niet gecorrigeerde fouten dienen in de toelichting bij het formulier door de zorgaanbieder gekwantificeerd te zijn opgenomen.
Deze toelichting wordt door de NZa betrokken bij de beoordeling van de aanvraag tot vaststelling van de beschikbaarheidbijdrage. Het bestuur van de zorgaanbieder is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de informatie in het formulier, de eventuele toelichting hierop alsmede een adequate interne beheersing die hiertoe moeten leiden.
2.5 De controleverklaring
Voor de controleverklaring dient het model controleverklaring in de bijlage bij dit controleprotocol gehanteerd te worden. Indien de bevindingen uit de controle daartoe aanleiding geven, wordt de tekst van de controleverklaring aangepast overeenkomstig de Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NV COS).
Bij het opstellen van het protocol 2024 is uitgegaan van de gegevens op het formulier 2023, de accountant zal bij de controle van het formulier 2024 nog een beoordeling moeten uitvoeren of het controleobject zoals opgenomen in dit protocol aansluit op het definitieve formulier 2024. Ingeval van aanpassingen in het formulier zullen zo nodig aanpassingen doorgevoerd moeten worden in het controleobject in de controleverklaring en de andere informatie.
In bijlage 2 van dit protocol is het model voor het accountantsproduct opgenomen, aangepast aan de meest recente NBA voorbeeldteksten ten tijde van het opstellen van het protocol. Deze voorbeeldteksten zijn gebaseerd op de geldende Standaarden. Om de samenhang en herkenbaarheid van het accountantsproduct te bevorderen raadt de NBA het gebruik van de meest recente NBA voorbeeldteksten aan. Wel blijft de accountant zelf verantwoordelijk voor het gebruik van de juiste tekst. De accountant zal deze nog moeten afstemmen op de specifieke situatie.
Indien gebruikt wordt gemaakt van een andere controleverklaring dan de modelcontroleverklaring in bijlage 2 is de accountant bij een goedkeurend oordeel verplicht de passages zoals opgenomen in bijlage 1 op te nemen in de controleverklaring.
2.6 Verenigbaarheid andere informatie
Het formulier omvat naast de verantwoordingsinformatie ook andere informatie, die bestaat uit:
-
het 'ondertekeningsdocument';
-
de toelichting(en) bij de verantwoording.
-
de onderdelen 'Vaste componenten', 'Flexibele componenten' en de kolommen 'Aantal Fte' en de 'Werkelijke Interne kosten' van de onderdelen 'Verantwoording' en 'Materiële kosten'.
Van de accountant worden geen werkzaamheden met betrekking tot de andere informatie verwacht.
Bijlage 2. Modeltekst goedkeurende controleverklaring
Controleverklaring van de onafhankelijke accountant
Aan: de Raad van Bestuur1 van <naam zorgaanbieder>
Verklaring over het formulier 'Formulier beschikbaarheidbijdrage Opleiden, Trainen en Oefenen vaststelling 2024'
Ons oordeel
Wij hebben de externe kosten in het bijgevoegde en door ons gewaarmerkte formulier 'Formulier Beschikbaarheidbijdrage Opleiden, Trainen en Oefenen vaststelling 2024' (hierna 'het formulier') van < naam zorgaanbieder > te < statutaire zetel > over 2024 gecontroleerd.
'Naar ons oordeel geeft het in het formulier opgenomen bedrag ten aanzien van de externe kosten van de beschikbaarheidbijdrage Traumazorg voor zover het gaat om Opleiden, Trainen en Oefenen over 2024 ten bedrage van < € …………> in alle van materieel belang zijnde aspecten juist weer, in overeenstemming met de verleningsbeschikking en de beleidsregel 'Beschikbaarheidbijdrage op aanvraag' (met als kenmerk BR/REG-24147b) van de NZa.'
De basis voor ons oordeel
Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het Controleprotocol beschikbaarheidbijdrage op aanvraag Traumazorg' voor zover het gaat om Opleiden Trainen Oefenen 2024 vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie 'Onze verantwoordelijkheden voor de controle van het formulier'.
Wij zijn onafhankelijk van <naam zorgaanbieder> zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA).
Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.
Overige aangelegenheden
Het formulier (met toelichting) bevat een onderdeel dat betrekking heeft op de werkelijke interne kosten2. De informatie die in dit onderdeel is opgenomen is geen onderdeel van het onderzoeksobject.
Andere informatie
Aan de verantwoordingsinformatie in het formulier en onze controleverklaring daarbij is andere informatie toegevoegd.
Het formulier omvat andere informatie, die bestaat uit:
-
Het 'ondertekeningsdocument';
-
De overige toelichting(en) bij het formulier.
-
de onderdelen 'Vaste componenten', 'Flexibele componenten' en de kolommen 'Aantal Fte' en de 'Werkelijke Interne kosten' van de onderdelen 'Verantwoording' en 'Materiële kosten'.
Op grond van onderstaande werkzaamheden hebben wij niets te rapporteren over de andere informatie.
Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit onze controle of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat.
Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden ten aanzien van de juistheid van de externe kosten, zoals verantwoord in het formulier.
Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie.
Beperking in gebruik en verspreidingskring
Het formulier is opgesteld voor de Nederlandse Zorgautoriteit met als doel < naam zorgaanbieder > in staat te stellen te voldoen aan de verleningsbeschikking en de beleidsregel 'Beschikbaarheidbijdrage op aanvraag' (met als kenmerk BR/REG-24147b) van de NZa. Hierdoor is het formulier mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. Onze controleverklaring is derhalve uitsluitend bestemd voor < naam zorgaanbieder > en de NZa en dient niet te worden verspreid aan, of te worden gebruikt door anderen.
Verantwoordelijkheden van de Raad van Bestuur voor het formulier
De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van het formulier in overeenstemming met de verleningsbeschikking en de beleidsregel 'Beschikbaarheidbijdrage op aanvraag' (met als kenmerk BR/REG-24147b) van de NZa.
In dit kader is het bestuur verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het bestuur noodzakelijk acht om het opstellen van het formulier mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude.
Onze verantwoordelijkheden voor de controle van het formulier
Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel.
Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid, waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken.
Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van het formulier nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel.
Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden en het Controleprotocol beschikbaarheidbijdrage op aanvraag Traumazorg voor zover het gaat om Opleiden Trainen Oefenen 2024, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit:
-
het identificeren en inschatten van de risico's dat de externe kosten zoals beschreven in paragraaf 2.3 van het protocolafwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, het in reactie op deze risico's bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken, of het doorbreken van de interne beheersing;
-
het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de entiteit;
-
en het evalueren of het formulier de onderliggende transacties en gebeurtenissen zonder materiële afwijkingen weergeeft.
Wij communiceren met het bestuur onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing.
<Plaats, datum>
<Naam accountantspraktijk>
<Naam accountant >