Regeling personeelsdossiers Defensie

Geldigheid:

19-08-2010 t/m

Status: Geldig vandaag

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

1. betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;
2. bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen;
3. bijzondere persoonlijke omstandigheden: omstandigheden die naar het oordeel van de Wbp-beheerder voor elk specifiek geval als zodanig worden aangemerkt en van toepassing worden verklaard;
4. defensiemedewerker: degene die op grond van het AMAR of BARD is aangesteld bij het Ministerie van Defensie;
5. ex-defensiemedewerker: degene die op grond van het AMAR of BARD aangesteld is geweest bij het Ministerie van Defensie;
6. derde: ieder, niet zijnde betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de bewerker is gemachtigd om persoonsgegevens te verwerken;
7. gezinslid:
   a. de partner van betrokkene,
   b. kinderen, pleegkinderen, stiefkinderen, erkende kinderen en geadopteerde kinderen;
8. personeelsdossier: het personeelsdossier betreft een gestructureerd en vertrouwelijk geheel van gegevens waarin - als gevolg van een arbeidsovereenkomst of een publiekrechtelijke aanstelling als ambtenaar - de arbeidsgeschiedenis van de werknemer wordt vastgelegd.
   Een personeelsdossier bevat alle gegevens op basis waarvan de stand van zaken kan worden geanalyseerd vanaf het moment van aanstelling tot en met het ontslag en waarbij de onderbouwing van de genomen (rechtspositionele) beslissingen vindbaar en verantwoord zijn;
9. persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijk persoon;
10. substitutie: het op grond van een daartoe strekkend besluit als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995 vervangen van archiefbescheiden door reproducties. De originele bescheiden worden vervolgens vernietigd. De reproducties nemen dus volledig de plaats in van de oorspronkelijke bescheiden. Zij worden daarmee archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995;
11. toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt;
12. verantwoordelijke: de Minister van Defensie;
13. vernietiging: het fysiek teniet doen van de gegevens;
14. verwerking van persoonsgegevens; elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwisselen of vernietigen van gegevens;
15. Wbp beheerder: persoon, namens de verantwoordelijke, als zodanig belast met de zorg voor de naleving van de Wet bescherming persoonsgegevens. 

Artikel 2. Reikwijdte

1. Deze regeling ziet toe op alle verwerkingen van persoonsgegevens in het kader van personeelsdossiers, bestaande uit een elektronisch deel, zijnde de digitale personeelsdossiers, en/of een niet elektronisch deel, zijnde de papieren personeelsdossiers.

2. Daar waar in deze regeling niet expliciet wordt gesproken over digitale- of papieren personeelsdossiers is de betreffende bepaling op beide soorten personeelsdossiers van toepassing. 

Artikel 3. Doelstelling van de verwerking van persoonsgegevens

1. De verwerking van persoonsgegevens in de digitale personeelsdossiers heeft ten doel een effectief, efficiënt en sociaal verantwoord personeelsbeleid en -beheer te kunnen voeren en bestaat uit het verwerken ten behoeve van:

1. het nemen van rechtspositionele besluiten en het uitvoeren van personeelsbeheer;
2. het verlenen van personeelszorg;
3. het verzekeren van een optimale inzetbaarheid om de organisatorische doelstellingen te kunnen halen;
4. het verschaffen van informatie aan personeelsleden en hun gezinsleden;
5. indien ter zake een besluit substitutie is afgegeven, het kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen;
6. het, voor zover een goede naleving van de Archiefwet zulks vergt, in goede, geordende en toegankelijke staat brengen van op grond van voornoemde doeleinden verzamelde gegevens, alsmede het na verwijdering van daarvoor in aanmerking komende gegevens kunnen opnemen in de Defensiearchieven ten behoeve van de uiteindelijke overbrenging van daarvoor in aanmerking komende gegevens naar een rijksarchiefbewaarplaats.

2. De verwerking van persoonsgegevens in de papieren personeelsdossiers heeft ten doel:

1. het aanmaken, het opstellen en vaststellen van documenten ten behoeve van een goede voering van personeelsdossiers;
2. het fungeren als primaire bron en als naslag voor de digitale personeelsdossiers;
3. zolang ter zake geen besluit substitutie is afgegeven, het kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen;
4. het, voor zover een goede naleving van de Archiefwet zulks vergt, in goede, geordende en toegankelijke staat brengen van op grond van voornoemde doeleinden verzamelde gegevens, alsmede het na verwijdering van daarvoor in aanmerking komende gegevens kunnen opnemen in de Defensiearchieven ten behoeve van de uiteindelijke overbrenging van daarvoor in aanmerking komende gegevens naar een rijksarchiefbewaarplaats. 

Artikel 4. Gebruik van gegevens

1. In aanvulling op het bepaalde in artikel 3 kunnen de gegevens worden gebruikt voor managementdoeleinden en interne beleidsvoering, zoals planning, statistiek en het samenstellen van rapportages en overzichten voor zover zulks daarvoor noodzakelijk is. Rechtstreekse toegang is voorbehouden aan personen die daartoe door de Wbp-beheerder geautoriseerd zijn voor het opstellen van rapportages.

2. In aanvulling op het bepaalde in artikel 3 kunnen de gegevens gebruikt worden voor financiële controle betreffende juistheid, volledigheid en tijdigheid van financiële gegevens, accountantscontrole en audits voor zover zulks daarvoor noodzakelijk is. Verstrekking vindt slechts plaats aan personen daadwerkelijk belast met financiële- en accountantscontrole en het uitvoeren van audits. Rechtstreekse toegang wordt slechts verleend aan maximaal 5 daartoe aangewezen medewerkers van de dienst belast met controle en onderzoek ten behoeve van de uitvoering van controles en onderzoeken door die dienst.

3. In aanvulling op het bepaalde in artikel 3 kunnen de gegevens met schriftelijke toestemming van de Wbp-beheerder verstrekt worden ten behoeve van historische en wetenschappelijke doeleinden voor zover zulks daarvoor noodzakelijk is en de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt geschaad. Aan de toestemming kunnen voorwaarden verbonden worden.

4. In aanvulling op het bepaalde in artikel 3 kunnen de gegevens met schriftelijke toestemming van de Wbp-beheerder, gebruikt worden ten behoeve van bewaking en beveiliging, het onderzoeken van overtredingen en mogelijke overtredingen van gedragsregels, het houden van toezicht op de naleving van gedragsregels of integriteitbewaking voor zover zulks daarvoor noodzakelijk is en de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt geschaad. Aan de toestemming kunnen voorwaarden verbonden worden en vermeld de personen aan wie gegevens verstrekt kunnen worden.

5. In aanvulling op het bepaalde in artikel 3 worden de gegevens desgevraagd verstrekt aan de onafhankelijke toezichthouders/ personen, binnen defensie, voor zover zulks noodzakelijk is voor een goede uitvoering van de aan hen opgedragen toezichthoudende taken of de aan hen opgedragen behandeling van klachten. 

Artikel 5. Verantwoordelijkheden en beheer

1. De Wbp-beheerder:

1. voor de digitale personeelsdossiers, de Hoofddirectie Personeel (HDP);
2. voor de papieren personeelsdossiers het betreffende hoofd Defensieonderdeel van de onder hem ressorterende defensiemedewerkers.

2. De Dagelijks-beheerder:

1. voor de digitale personeelsdossiers het DienstenCentrum Human Resources (DC HR);
2. voor de papieren personeelsdossiers:
   (1) de hoofden Defensieonderdelen tot het moment dat deze contractueel met het Commando DienstenCentra (CDC) overeenstemming hebben bereikt voor de overdracht van dit beheer;
   (2) DienstenCentrum Documentaire Informatie (DC DI) vanaf het moment dat de in sub (1) genoemde overeenstemming is bereikt.

3. De Dagelijks-beheerder is namens de Wbp-beheerder belast met de dagelijkse organisatie, uitvoering, controle en beveiliging van de verwerking van persoonsgegevens en het (laten) uitvoeren van het technisch beheer.

4. De ten uitvoerlegging van het dagelijks beheer van de personeelsdossiers zoals bedoeld in lid 3, is beschreven in de instructie “uitvoering dagelijks beheer personeelsdossiers”.

Artikel 6. Ordening personeelsdossiers

1. De digitale personeelsdossiers worden geïndexeerd volgens de indeling van de personele processen van het HR procesmodel defensie.

2. De papieren personeelsdossiers worden opgebouwd volgens de indeling zoals voorgeschreven door DC DI. 

Artikel 7. Toegang tot de gegevens.

1. Rechtstreekse toegang tot de digitale personeelsdossiers wordt volgens “de autorisatiematrix verwerking persoonsgegevens digitale personeelsdossiers” verleend indien dit, gelet op de doeleinden van de digitale dossiers, noodzakelijk is voor een goede uitvoering van die doeleinden.

2. De dagelijks beheerder als bedoeld in artikel 5, tweede lid, onder a, draagt zorg voor een overzicht waaruit tenminste blijkt wie volgens dit overzicht (de autorisatiematrix) de rechtstreekse toegang is verleend. Het overzicht bevat in ieder geval het personeelsnummer, de aard van de autorisatie en de duur van de autorisatie.

3. Het raadplegen van het digitale personeelsdossier door anderen dan de personen als bedoeld in het tweede lid, geschiedt door tussenkomst van personen als bedoeld in het tweede lid.

4. Rechtstreekse toegang tot de papieren personeelsdossiers wordt slechts verleend indien dit, gelet op de doeleinden van de papieren personeelsdossiers, noodzakelijk is voor een goede uitvoering van die doeleinden. De Dagelijks-beheerder als bedoeld in artikel 5, tweede lid, onder b, draagt zorg voor een overzicht waaruit tenminste blijkt wie volgens aan wie rechtstreekse toegang is verleend. Het overzicht bevat in ieder geval het personeelsnummer, de duur van de verleende toegang en de aard van de toegang.

5. Het raadplegen van het papieren personeelsdossier door anderen dan de personen als bedoeld in het vierde lid, geschiedt door tussenkomst van personen als bedoeld in het vierde lid.

6. Rechtstreekse toegang tot de personeelsdossiers van de medewerkers van de MIVD geschiedt conform de tussen die dienst en de in artikel 5, eerste lid, onder a, genoemde instantie overeengekomen voorwaarden.

7. Rechtstreekse toegang tot de personeelsdossiers van de medewerkers van de overige bijzondere eenheden en Management Development (MD) kan slechts verleend worden met goedkeuring van het hoofd van de betrokken diensteenheid. 

Artikel 8. Inzage door betrokkene en kennisneming door nabestaanden

1. In aanvulling op het bepaalde in artikel 35 van de Wet bescherming persoonsgegevens kan op verzoek van betrokkene inzage gegeven worden in de hem betreffende gegevens. Inzage behelst het kunnen raadplegen en inzien van gegevens en geschiedt in aanwezigheid van de aan betrokkene toegewezen P&O-adviseur. Het verzoek tot inzage is vormvrij en kan gericht worden aan de leidinggevende. De artikelen 35, derde lid, 37, tweede en derde lid, 43 en 45 van de Wet bescherming persoonsgegevens zijn van overeenkomstige toepassing.

2. Ingeval een betrokkene een verzoek tot kennisneming als bedoeld in artikel 35, eerste en tweede lid, van de Wet bescherming persoonsgegevens doet, wordt hem gewezen op de mogelijkheid van inzage als bedoeld in het eerste lid. De betrokkene is vrij van dit aanbod geen gebruik te maken.

3. Het bepaalde in de artikelen 35, eerste tot en met derde lid, 43 en 45 van de Wet bescherming persoonsgegevens is van overeenkomstige toepassing ingeval nabestaanden in de eerste graad het in artikel 35, eerste en tweede lid, van de Wet bescherming persoonsgegevens bedoelde recht wensen uit te oefenen ten aanzien van gegevens betreffende overleden medewerkers.

Artikel 9. Recht op verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming

1. Betrokkene heeft het recht om verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming te vragen van de in zijn personeelsdossier opgenomen gegevens. Dit verzoek dient schriftelijk en met redenen omkleed te zijn en kan worden ingediend bij de Wbp-beheerder.

2. Indien een in het eerste lid genoemd verzoek geheel of gedeeltelijk wordt afgewezen, wordt de afwijzing onder opgave van redenen schriftelijk medegedeeld. 

Artikel 10. Recht op verzet

1. In geval van bijzondere persoonlijke omstandigheden heeft betrokkene het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn in het personeelsdossier opgenomen gegevens. Dit verzoek dient schriftelijk en met redenen omkleed te zijn en kan worden ingediend bij de Wbp-beheerder.

2. Indien een in het eerste lid genoemd verzoek geheel of gedeeltelijk wordt afgewezen, wordt de afwijzing onder opgave van redenen schriftelijk medegedeeld. 

Artikel 11. Verstrekking van gegevens

1. In het kader van bezwaar- en beroepsprocedures kunnen aan de betrokken medewerkers van het DC Juridische Dienstverlening reproducties van de personeelsdossiers verstrekt worden ten behoeve van de bij de procedures betrokken personen en instanties.
De reproducties worden onder beheer van de afdeling Documentaire Informatievoorziening van het DC Juridische Dienstverlening bewaard.

2. Verstrekking van gegevens aan derden vindt slechts plaats voor zover dat voortvloeit uit het bepaalde in artikel 3, dan wel geschiedt op grond van het bepaalde in artikel 8, onder a, c of d, van de Wet bescherming persoonsgegevens. De toestemming als bedoeld in artikel 8, onder a, van de Wet bescherming persoonsgegevens dient schriftelijk verleend te worden.

3. Verstrekking van gegevens overeenkomstig het bepaalde in artikel 17 van de Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten vindt slechts plaats met toestemming van de Wbp-beheerder. 

Artikel 12. Personen over wie gegevens zijn opgenomen

In de personeelsdossiers worden uitsluitend gegevens opgenomen over:

1. (ex-)defensiemedewerkers;
2. gezinsleden van de in het eerste lid genoemde personen. 

Artikel 13. (ex)defensiemedewerkers

Ten aanzien van (ex-)defensiemedewerkers worden ten hoogste de volgende soorten van gegevens opgenomen:

1. naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, burgerlijke staat, Burgerservicenummer (BSN), telefoonnummer, bankrekeningnummer, girorekeningnummer en e-mailadres;
2. een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder lid 1.;
3. nationaliteit en geboorteplaats;
4. naam, voorletters, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, bankrekeningnummer, en girorekeningnummer van de ouders, voogden of verzorgers van minderjarige werknemers;
5. gegevens betreffende de godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging voor zover de defensiemedewerker opname van het gegeven heeft gevraagd in verband met de militair geestelijke verzorging;
6. gegevens betreffende gevolgde en te volgen opleidingen, cursussen en stages;
7. gegevens, niet zijnde uitslagen van psychologische testen of assessments, die in het kader van de sollicitatie van de medewerker zijn verstrekt;
8. gegevens betreffende de functie(s), alsmede betreffende de aard, inhoud en beëindiging van het dienstverband;
9. getroffen disciplinaire maatregelen;
10. gegevens betreffende de werkervaring;
11. gegevens, niet zijnde medische gegevens, die noodzakelijk zijn voor de administratie van de aanwezigheid van de medewerker op de plaats waar de arbeid wordt verricht en hun afwezigheid in verband met ziekte, verlof of arbeidsduurverkorting;
12. gegevens die betrekking hebben op de arbeids(on)geschiktheid;
13. gegevens die in het belang van de medewerker worden opgenomen en die redelijkerwijs noodzakelijk zijn met het oog op hun arbeidsomstandigheden;
14. gegevens, waaronder begrepen gegevens betreffende gezinsleden en voormalige gezinsleden van de medewerker, voor zover die noodzakelijk zijn met het oog op de op de medewerker van toepassing zijnde arbeidsvoorwaarden;
15. gegevens betreffende persoonsbeoordelingen van de medewerker, verslagen van functioneringsgesprekken en andere gesprekken met de medewerker over de wijze waarop hij zijn werkzaamheden uitoefent en andere gegevens over de wijze waarop de medewerker zijn werkzaamheden uitoefent en uitgeoefend heeft;
16. schouwverslagen, alsmede andere gegevens, niet zijnde uitslagen van psychologische testen of assessments, die betrekking hebben op de loopbaanvorming van de medewerker;
17. gegevens met betrekking tot nevenwerkzaamheden en lidmaatschap van commissies van de medewerker;
18. gegevens omtrent het gebruik dat de medewerker van arbeidsvoorwaardenkeuzeregelingen maakt of heeft gemaakt;
19. andere dan de onder 1. tot en met 18. bedoelde gegevens, waarvan de opneming wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een wettelijk voorschrift.
20. op initiatief van de medewerker toegevoegde documenten, in het geval deze niet meer voorhanden zijn en de Wbp-beheerder of de Dagelijks-beheerder het toe te voegen document beoordeeld heeft als voldoende, volledig, juist en betrouwbaar en waarvan een aantekening of codering wordt gehouden. 

Artikel 14. Gezinsleden

Ten aanzien van gezinsleden worden ten hoogste de volgende soorten van gegevens opgenomen:

1. personalia algemeen als naam, voorletter(s), adres, telefoonnummer, woonplaats, geboortedatum en -plaats, burgerlijke staat, gezinsgegevens en nationaliteit;
2. andere dan de in lid 1. bedoelde gegevens, waarvan de opneming wordt vereist of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een wettelijk voorschrift. 

Artikel 15. Doel van verzamelen

1. De in artikel 13, bedoelde gegevens worden verzameld voor de in artikel 3, eerste lid, onder a tot en met e, vermelde doeleinden.

2. De in artikel 14, bedoelde gegevens worden verzameld voor de in artikel 3, eerste lid, onder b, d en e, vermelde doeleinden. 

Artikel 16. Overdracht personeelsdossiers

1. Wanneer een defensiemedewerker binnen Defensie wordt tewerkgesteld bij een andere Wbp-beheerder of daar in dienst treedt, vindt, met inachtneming van het bepaalde in art 7, zesde en zevende lid, overdracht plaats van de verwerking van zijn gegevens door:

1. bij digitale personeelsdossiers de nieuwe beheerder te autoriseren om deze gegevens te verwerken en door de autorisatie van de overdragende beheerder te beëindigen.
2. de papieren personeelsdossiers, voor zover deze niet centraal zijn ondergebracht bij DC DI, uiterlijk op de dag van overgang in goede, geordende en toegankelijke staat over te dragen aan de nieuwe beheerder.

2. Wanneer een defensiemedewerker bij een andere werkgever binnen de Rijksoverheid of elders wordt tewerkgesteld of daar in dienst treedt, wordt zijn personeelsdossier niet overgedragen anders dan met toestemming van betrokkene. 

Artikel 17. Verwijderen van (gegevens in) personeelsdossiers

1. Behoudens een wettelijke bewaarplicht draagt de verantwoordelijke zorg voor tijdige verwijdering van de in het personeelsdossier verwerkte persoonsgegevens.

2. De personeelsdossiers worden uiterlijk 12 maanden nadat het dienstverband definitief is geëindigd verwijderd.

3. De verwijderde personeelsdossiers worden, ten uitvoering van het bepaalde in artikel 3, eerste lid, onder f en artikel 3, tweede lid, onder d, onmiddellijk na verwijdering opgenomen in het daartoe bestemde defensiearchief.

4. Tot het moment van vernietiging, volgend op de substitutie, is ten aanzien van het onderdeel van het personeelsdossier met vertrouwelijke gegevens dat op grond van het derde lid is overgebracht naar het semistatisch archief, toegang als bedoeld in artikel 7, eerste lid, niet toegestaan, tenzij de Wbp-beheerder schriftelijk ontheffing verleent in het kader van een bezwaar- of beroepsprocedure. Ontheffing is niet mogelijk indien betreffende bescheiden ouder zijn dan 5 jaar. 

Artikel 18. Bewaren en vernietigen van personeelsdossiers

1. De persoonsgegevens in de personeelsdossiers worden bewaard en vernietigd overeenkomstig het bepaalde in de selectielijsten.

2. Personeelsdossiers:

1. vallen in hun algemeenheid onder de categorie “op termijn te vernietigen archiefbescheiden”.
2. als “blijvend te bewaren archiefbescheiden” en daarmee moeten voldoen aan de eisen die worden gesteld inzake duurzaamheid zoals beschreven in de Archiefwet 1995, worden aangemerkt:
   i. die (delen van) personeelsdossiers die op grond van artikel 5, lid e, van het Archiefbesluit 1995 als “blijvend te bewaren archiefbescheiden” zijn of worden aangemerkt;
   ii. de personeelsdossiers van defensiemedewerkers met een schaal 16 of hoger of met een rang van brigadegeneraal of hoger, vanaf het moment van aanstelling in die schaal of rang. 

Artikel 19. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin de mededeling inzake publicatie in de serie Ministeriële Publicaties wordt gedaan.

Artikel 20. Kennisname van dit besluit

Deze regeling zal worden gepubliceerd in de serie Ministeriële Publicaties. Van deze publicatie wordt mededeling gedaan in de Staatscourant.

Artikel 21. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling personeelsdossiers Defensie.