Regeling informatiebeheer Defensie 2015

Geldigheid:

01-10-2015 t/m

Status: Geldig vandaag

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

1. informatiebeheer: werkzaamheden om informatieobjecten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende informatieobjecten;
2. informatieobjecten: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995;
3. Hoofddirecteur Bedrijfsvoering: Hoofddirecteur Bedrijfsvoering als bedoeld in de artikelen 1 onder f en 7 onder g van het Algemeen Organisatiebesluit Defensie 2013;
4. defensieonderdeel: de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Commando DienstenCentrum, de Defensie Materieel Organisatie dan wel de Bestuursstaf;
5. Minister: Minister van Defensie;
6. organisatie-eenheid: eenheid bij een defensieonderdeel;
7. persoonsbescheiden: informatieobjecten die betrekking hebben op een Defensiemedewerker;
8. Secretaris-Generaal: Secretaris-Generaal van Defensie;
9. vervanging: reproductie van informatieobjecten met het doel tot vernietiging van de oorspronkelijke informatieobjecten over te kunnen gaan;
10. vervangingsbesluit: besluit als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995;
11. zorg: bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het informatiebeheer, als bedoeld in artikel 3 van de Archiefwet 1995;
12. zorgdrager: Minister van Defensie.

Artikel 2 Minister en Secretaris-Generaal

1. De Minister is zorgdrager in de zin van artikel 1 van de Archiefwet 1995 voor de informatieobjecten van het ministerie.

2. De Secretaris-Generaal is verantwoordelijk voor het informatiebeheer en stelt de op dit terrein benodigde regelingen en algemene voorschriften vast.

3. De Secretaris-Generaal is bevoegd tot de- of herrubricering van informatieobjecten die in aanmerking komen voor overbrenging naar een archiefbewaarplaats.

4. De Secretaris-Generaal stelt het Besluit beperking openbaarheid vast indien bij de overbrenging naar een archiefbewaarplaats beperkingen worden gesteld aan de openbaarheid van de informatieobjecten.

Artikel 3 Plaatsvervangend Secretaris-Generaal en commandanten van defensieonderdelen

1. De plaatsvervangend Secretaris-Generaal en de commandanten van de defensieonderdelen zijn ten aanzien van het informatiebeheer van het eigen defensieonderdeel verantwoordelijk voor:

1. het met inachtneming van geldende regelgeving en voorschriften beheren van de informatieobjecten;
2. het faciliteren en ondersteunen van informatiebeheer.

2. De plaatsvervangend Secretaris-Generaal en de commandanten van de defensieonderdelen:

1. verstrekken de Hoofddirecteur Bedrijfsvoering en de Directeur Joint Informatievoorzieningscommando volledige gegevens over de verblijfplaats van de door het defensieonderdeel beheerde informatieobjecten, de staat waarin de informatieobjecten verkeren en over de wijze waarop de zorg voor de informatieobjecten wordt vormgegeven;
2. verlenen de Directeur Joint Informatievoorzieningscommando toegang tot ruimten waarin zich informatieobjecten bevinden die niet onder zijn beheer staan en toegang tot digitale opslag van informatieobjecten, ten behoeve van archiefonderzoek namens de Secretaris-Generaal of namens de Algemene Rijksarchivaris;
3. oefenen de bevoegdheid uit, genoemd in artikel 8, derde lid, onder a.

Artikel 4 Hoofddirecteur Bedrijfsvoering

1. De Hoofddirecteur Bedrijfsvoering is belast met:

1. het ontwikkelen, controleren en evalueren van defensiebrede kaders, normen en standaarden op het gebied van informatiebeheer en het overdragen daarvan op de defensieonderdelen;
2. het ontwikkelen en controleren van een kwaliteitszorgsysteem voor informatiebeheer als onderdeel van het generieke kwaliteitssysteem defensie;
3. het coördineren van de totstandkoming van het Besluit beperking openbaarheid als bedoeld in artikel 2, vierde lid.

2. Naast de bevoegdheden die samenhangen met de taken, genoemd in het eerste lid, is de Directeur Bedrijfsvoering bevoegd tot:

1. het nemen van een besluit tot vernietiging van informatieobjecten;
2. het nemen van een vervangingsbesluit dat is vereist voor vervanging van informatieobjecten.

Artikel 5 Directeur Joint Informatievoorzieningscommando

De Directeur van het Joint Informatievoorzieningscommando is ten aanzien van het informatiebeheer belast met:

1. het adviseren van de in de artikelen 2, 3, 4 en 9 genoemde functionarissen;
2. het opstellen van uitvoeringsvoorschriften;
3. het uitoefenen van functioneel toezicht op de uitvoering van regelingen en voorschriften die het informatiebeheer betreffen;
4. het coördineren van defensiebrede activiteiten ten behoeve van effectiviteit en efficiëntie;
5. het instellen van overlegstructuren;
6. het aanvragen van een machtiging bij het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap tot vervreemding van informatieobjecten aan een ander overheidsorgaan als bedoeld in artikel 8 Archiefwet 1995;
7. het opstellen van een verklaring van vervreemding van informatieobjecten aan een ander overheidsorgaan;
8. het ter beschikking stellen van informatieobjecten aan een geprivatiseerd organisatieonderdeel en het opstellen van een specificatie van deze informatieobjecten;
9. het overbrengen naar een archiefbewaarplaats van de voor blijvende bewaring in aanmerking komende informatieobjecten in goede, geordende en toegankelijke staat en het opstellen van een Verklaring van overbrenging ter zake;
10. het opstellen van het Besluit beperking openbaarheid, dat voortvloeit uit het gestelde in artikel 2, derde lid, en artikel 4, eerste lid, onder c.

Artikel 6 Hoofd Informatiebeheer

De Directeur van het Joint Informatievoorzieningscommando verleent het mandaat, de volmacht en de machtiging ter uitvoering van de in artikel 5 genoemde taken, door aan het Hoofd Informatiebeheer.

Artikel 7 Het (Hoofd) Dynamisch Informatiebeheer

1. Het Hoofd Dynamisch Informatiebeheer is belast met het uitvoerend dynamisch informatiebeheer voor een defensieonderdeel.

2. Het Hoofd Dynamisch Informatiebeheer:

1. voert mede de vernietiging van informatieobjecten uit als bedoeld in artikel 4 tweede lid, onder a, en maakt ter zake een verklaring van vernietiging op;
2. voert mede de digitale vervanging uit als bedoeld in artikel 4, tweede lid, onder b, en maakt ter zake een verklaring van vervanging op.

2. Het Hoofd Dynamisch Informatiebeheer legt ten aanzien van zijn verantwoordelijkheid voor de taken, genoemd in dit artikel, verantwoording af aan het Hoofd Informatiebeheer.

Artikel 8 Het (Hoofd) Semi-statisch Informatiebeheer

1. Het Hoofd Semi-statisch Informatiebeheer is belast met uitvoerend semi-statisch informatiebeheer voor geheel Defensie.

2. Het Hoofd Semi-statisch Informatiebeheer:

1. voert mede de vernietiging van informatieobjecten uit als bedoeld in artikel 4, tweede lid, onder a en maakt ter zake een verklaring van vernietiging op;
2. voert mede de digitale vervanging uit als bedoeld in artikel 4, tweede lid, onder b, en maakt ter zake een verklaring van vervanging op.

3. In afwijking van het tweede lid:

1. is het hoofd van een defensieonderdeel bevoegd tot vernietiging van informatieobjecten en het opmaken van een verklaring van vernietiging ter zake, indien hem daartoe schriftelijk toestemming is verleend door het Hoofd Semi-statisch Informatiebeheer;
2. is het hoofd van de personeelsorganisatie van het defensieonderdeel waar de medewerker is geplaatst, bevoegd tot vernietiging van persoonsbescheiden uit het persoonsdossier van die medewerker en het opmaken van een verklaring van vernietiging ter zake, indien hem daartoe schriftelijk toestemming is verleend door het Hoofd Semi-statisch Informatiebeheer;
3. is de detachementscommandant bevoegd tot noodvernietiging van informatieobjecten.

4. Het Hoofd Semi-statisch Informatiebeheer:

1. behandelt verzoeken om inzage in informatieobjecten die zich in het semi-statisch archief bevinden;
2. verleent toestemming aan hoofden van defensieonderdelen en aan het hoofd van de personeelsorganisatie van een defensieonderdeel, als bedoeld in het derde lid, onder a en b;
3. draagt er zorg voor dat informatieobjecten conform wet- en regelgeving worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats.

5. Het Hoofd Semi-statisch informatiebeheer legt ten aanzien van de verantwoordelijkheid voor de taken, genoemd in dit artikel, verantwoording af aan het Hoofd Informatiebeheer.

Artikel 9 Coördinator Informatiebeheer

1. Ieder defensieonderdeel beschikt over een Coördinator Informatiebeheer.

2. De Coördinator Informatiebeheer;

1. adviseert de commandant van zijn defensieonderdeel op het gebied van informatiebeheer;
2. is verantwoordelijk voor de coördinatie van het informatiebeheer van zijn defensieonderdeel;
3. is verantwoordelijk voor de coördinatie van het informatiebeheer in geval van reorganisatie, opheffing of privatisering van zijn defensieonderdeel;
4. is ten aanzien van het defensieonderdeel de contactpersoon voor het Hoofd Informatiebeheer.

Artikel 10 Intrekking

Ingetrokken worden:

1. de Submandaatregeling organisatie-eenheid defensie archieven- registratie- en informatiecentrum 1996;
2. de Beheersregeling documentaire informatievoorziening Defensie 2003;
3. de Regeling archiefbeheer archiefbescheiden van bijzondere aard 2003;
4. de Regeling registratie, behandeling en archivering e-mail Defensie 2004;
5. de Beleidsregel digitale vervanging van vernietigbare archiefbescheiden Ministerie van defensie 2013, Stcrt. 2013, 26910;

Artikel 11 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 oktober 2015.

Artikel 12 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling informatiebeheer Defensie 2015.

Toelichting

Algemeen

In deze regeling staat de verantwoordelijkheids- en taakverdeling die met het informatiebeheer van Defensie is gemoeid. Ook zijn in deze regeling de daarmee samenhangende mandaten, volmachten en machtigingen verwoord, voor zover deze niet ergens anders zijn geregeld. Daarmee draagt de regeling bij aan het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van de informatieobjecten die daar voor in aanmerking komen. De regeling hangt nauw samen met de Instructie informatiebeheer Defensie 2015, waarin de procedureregels zijn beschreven.

Artikelsgewijs

Artikel 1

In dit kader zijn archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995: bescheiden en reproducties, ongeacht hun vorm, door Defensie of zijn (rechts-)voorgangers ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daar onder te rusten. Onder zorg valt niet alleen de plicht om de informatieobjecten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, maar ook de plicht om zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende informatieobjecten. Zorgdrager is de Minister van Defensie, conform de artikelen 1, onder d en 23, eerste lid, van de Archiefwet 1995. Gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 dient de minister beheersregels op te stellen en is hij ten aanzien van informatiebeheer bestuurlijk verantwoordelijk voor de verstrekking van voldoende financiële middelen, personeel en opleiding.

Artikel 2

Een belangrijk algemeen voorschrift is de selectielijst voor Defensie die de Secretaris-Generaal opstelt in samenwerking met de algemene rijksarchivaris van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen. Zie onder meer de Generieke Selectielijst Defensie over de periode vanaf 1945, gepubliceerd in de Staatscourant 2014, 5937. De vaststeller van het informatieobject is de eerstverantwoordelijke voor het daarop aanbrengen van (her- of de)rubricering. De Secretaris-Generaal is bevoegd om informatieobjecten die in aanmerking komen voor overbrenging naar een archiefbewaarplaats te her- of derubriceren. Richtlijnen over (her- of de)rubricering staan in het Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst-Bijzondere Informatie 2013 (VIRBI 2013) en het Beveiligingsvoorschrift Rijk 2013.

Artikel 3

De plaatsvervangend Secretaris-Generaal is in dit opzicht gelijkgesteld met commandanten van andere defensieonderdelen dan de Bestuursstaf. De defensieonderdelen zijn verantwoordelijk voor het informatiebeheer. Zij worden daarbij ondersteund door het Joint Informatievoorzieningscommando (JIVC). De Commandant der Strijdkrachten is verantwoordelijk voor de allocatie van informatiebeheermiddelen en voor het informatiebeheer gedurende militaire operaties (artikel 3 Algemeen Organisatiebesluit Defensie 2013 en CDS-Aanwijzing A/158).

Artikel 4

De Hoofddirecteur Bedrijfsvoering (HDBV) is verantwoordelijk voor het opstellen van de informatiebehoefte van Defensie. Hij stelt het informatiebeheerbeleid vast. Het mandaat, de volmacht en de machtigingen die behoren bij de uitoefening van die functie, zijn elders geregeld. Bij vervanging neemt de reproductie de plaats in van het oorspronkelijke informatieobject. De zorgdrager heeft een zekere ruimte om te bepalen hoe en wanneer vervanging plaatsvindt. In het Handboek digitale vervanging staat de wijze waarop de Minister van Defensie gebruik maakt van deze ruimte en de inrichting van het vervangingsproces, waaronder een procedurebeschrijving en de technische specificaties van en kwaliteitseisen aan de gebruikte scanapparatuur. Bij overbrenging van informatieobjecten naar het Nationaal Archief kan de Minister van Defensie op grond van artikel 15 Archiefwet 1995 beperkingen stellen aan de openbaarheid daarvan. De Secretaris-Generaal is mandaat verleend tot het nemen van een daartoe strekkend Besluit beperking openbaarheid. De totstandkoming van het Besluit verloopt volgens interne regelgeving.

Artikel 5

Het JIVC, dat deel uitmaakt van de Defensie Materieel Organisatie (DMO), is belast met het binnen de kaders van de HDBV leveren van ondersteunende producten en diensten op het gebied van informatiebeheer, met name het gedigitaliseerde gedeelte van de archivering. De directeur van het JIVC houdt functioneel toezicht op naleving van de regels die met het informatiebeheer zijn gemoeid. Daarnaast adviseert hij de functionarissen die als beleidsmaker, uitvoerder of toezichthouder betrokken zijn bij het informatiebeheer. Het advies is niet als vrijblijvend bedoeld: de functionarissen dienen al hun medewerking te verlenen aan de naleving van dat advies. Het coördineren van defensiebrede activiteiten omvat onder meer het vaststellen van metadataschema’s voor bedrijfsapplicaties en het opstellen van een actueel bestandsoverzicht van de bij het Ministerie van Defensie berustende informatieobjecten. Aan een geprivatiseerd organisatieonderdeel kunnen informatieobjecten ter beschikking worden gesteld. Bij terbeschikkingstelling draagt een beheerder het informatieobject tijdelijk over aan een andere beheerder.

Artikel 6

In de praktijk verricht het Hoofd Informatiebeheer deze taken, als functionaris die onder de directeur JIVC ressorteert. De afdeling Informatiebeheer is het defensiebrede diensten- en kenniscentrum op het gebied van informatiebeheer.

Artikel 7

Het Dynamisch Informatiebeheer voert het dagelijkse informatiebeheer uit, alsmede de vernietiging en digitale vervanging van informatieobjecten. Ieder defensieonderdeel heeft (al dan niet op afstand) de beschikking over een dergelijk team.

Artikel 8

Het Semi-statisch Informatiebeheer voert defensiebreed het dagelijkse semi-statisch informatiebeheer uit, alsmede de vernietiging en digitale vervanging van informatieobjecten. Bij verzoeken om inzage in informatieobjecten kan bijvoorbeeld worden gedacht aan verzoeken die via de WOB-functionaris bij het Hoofd Semi-statisch Informatiebeheer worden ingediend en aan verzoeken van (voormalig) medewerkers om inzage in het eigen persoonsdossier. Het Hoofd Semi-statisch Informatiebeheer is verantwoordelijk voor het tijdig vernietigen en overbrengen van informatieobjecten naar een archiefbewaarplaats.

Artikel 9

Ieder defensieonderdeel beschikt over een Coördinator Informatiebeheer. Deze is verantwoordelijk voor de coördinatie van het informatiebeheer binnen het defensieonderdeel. Daarnaast is hij de contactpersoon voor het JIVC. In dit kader voert hij zo nodig overleg met het Hoofd Informatiebeheer. Informatiebeheer bij reorganisatie e.d. dient te voldoen aan het Besluit Archiefoverdrachten Rijksadministratie 1988. De Coördinator Informatiebeheer is verantwoordelijk voor de coördinatie van het informatiebeheer dat daarmee is gemoeid, waaronder de eventuele overdracht van informatieobjecten.