Regeling documentaire informatievoorziening Defensie 1996

Geldigheid:

25-02-2004 t/m

Status: Geldig vandaag

Hoofdstuk 1 Begripsbepaling

Artikel 1 Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. ministerie:het Ministerie van Defensie;

b. bewindslieden:de Minister en de Staatssecretaris van Defensie;

c. de minister:de Minister van Defensie;

d. de staatssecretaris:de Staatssecretaris van Defensie;

e. centrale organisatie:

Deze bestaat uit:

1. het dienstonderdeel van de secretaris-generaal van het ministerie;

2. de onder de secretaris-generaal geplaatste;

1°. zelfstandige directies, te weten de directie algemene beleidszaken, de directie juridische zaken, de directie voorlichting en de directie defensie accountantsdienst, en

2°. de militaire inlichtingendienst;

3. de defensiestaf;

4. het directoraat-generaal personeel;

5. het directoraat-generaal materieel;

6. het directoraat-generaal economie en financiën;

f. dienstonderdeel:een onderdeel van het ministerie als bedoeld in artikel 2, onderdelen b tot en met k, van het Algemeen organisatiebesluit Defensie 1992;

g. organisatie-eenheid:een onderdeel van een dienstonderdeel;

h. dienststukken:

1. documenten die de openbare dienst betreffen en die afkomstig zijn van de minister of door deze gemandateerde ambtenaren en instellingen, alsmede documenten die ambtshalve worden ontvangen en verwerkt ⁽¹⁾;

2. de documenten bij 1. bedoeld, vallen onder het regime van de Archiefwet 1995 en worden derhalve aangeduid als archiefbescheiden;

i. interne correspondentie:dienststukken afkomstig van en bestemd voor functionarissen en instellingen binnen het Ministerie;

j. externe correspondentie:dienststukken afkomstig van of bestemd voor functionarissen of personen of instellingen buiten het Ministerie;

k. document:een middel ongeacht de vorm waarmee het mogelijk is gegevens duurzaam vast te houden en te bewaren voor (her)gebruik ⁽²⁾;

l. documentaire informatievoorziening:het geheel van activiteiten in het proces van verkrijging, beheer en overdracht van gegevens;

m. bureau dan wel sectie documentaire informatievoorziening:het bureau dan wel de sectie documentaire informatievoorziening bij een organisatie-eenheid belast met de verzorging van de documentaire informatievoorziening; hieronder worden mede verstaan de secretarieën, agenda’s et cetera;

n. elektronische post (electronic mail; E-mail):de elektronische uitwisseling van niet-gestructureerde of genormeerde gegevens, in de vorm van berichten en tekst ter ondersteuning van de communicatie, niet alleen tussen personen maar ook tussen functionarissen ⁽³⁾;

o. formele elektronische post:elektronische post ter ondersteuning van in de administratieve organisatie beschreven procedures en processen die van direct belang zijn voor werkprocessen, waarvan registratie, archivering en bewaring vanuit juridisch of historisch oogpunt noodzakelijk is ;

p. telematica:het gebied waarin men zich bezighoudt met het geïntegreerd, door inschakeling van elektronische hulpmiddelen verzenden, ontvangen, opslaan en verwerken van data, tekst, beeld en spraak, ter ondersteuning van het functioneren van de organisatie;

q. ordeningsplan:een schema voor de indeling van een te vormen archief en de rangschikking van zijn bestanddelen;

r. basis selectie document (BSD):een volgens de bepalingen van de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 vastgestelde lijst van voor bewaring en vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden. ⁽⁴⁾

Hoofdstuk 2 Organisatie documentaire informatievoorziening

Artikel 2 tot en met artikel 5

Vervallen

Hoofdstuk 3 Vervaardiging van dienststukken

Artikel 6 Correspondentiemiddelen

1. Voor de correspondentie die door functionarissen van het ministerie wordt gevoerd bestaat een aantal correspondentiemiddelen, te weten de nota, de kantbrief, de brief, de blauwe brief en het minute-formulier.

2. Een nota wordt gebruikt voor interne correspondentie van verschillende aard. De nota is met name geschikt ter formele advisering aan een bepaalde functionaris of ter weergave van een beleidsvisie. Het is niet toegestaan om binnen het ministerie een notawisseling namens de minister te voeren.

3. Een kantbrief wordt onder meer gebruikt om:

1. binnen het ministerie een dienststuk (tijdelijk) over te dragen met het verzoek aan geadresseerde met betrekking tot dat dienststuk een bepaalde actie te nemen;
2. een dienststuk terug te zenden nadat actie is genomen of omdat de toezending ten onrechte is geschied.

4. Een brief wordt uitsluitend gebruikt voor externe correspondentie met andere ministeries, overheidslichamen, particuliere instellingen of personen niet werkzaam bij het ministerie.

5. Een blauwe brief (een zogenaamde "amice brief") wordt gebruikt voor correspondentie van de minister, de staatssecretaris, de secretaris-generaal of een andere functionaris die daarvan gebruik mag maken. De inhoud van blauwe brieven mag, met uitzondering van functionarissen die daarover een advies moeten geven, niet aan andere personen dan de geadresseerden worden bekendgemaakt.

6. Een minute-formulier wordt gebruikt voor:

1. externe correspondentie;
2. initiatief-dienststukken;
3. voor kennisgeving aannemen van bepaalde dienststukken;
4. (concept)regelingen.

Voor het invullen van het minute-formulier wordt verwezen naar de instructie op de achterzijde van het formulier. Een toelichting dient op het gele formulier Interne Toelichting (Df 75B) gesteld te worden.

7. De secretaris-generaal, de bevelhebbers en de C-DICO kunnen respectievelijk voor de CO, de krijgsmachtdelen en het DICO aanvullende interne correspondentiemiddelen voorschrijven. Van die mogelijkheid moet terughoudend gebruik worden gemaakt.

Artikel 7 Indeling en opmaak van uitgaande dienststukken

1. Een uitgaand dienststuk bestaat uit de kop, de inhoud en het onderschrift. Bij externe correspondentie bevat het uitgaand dienststuk daarnaast een aanhef en een afsluiting.

2. De kop bevat de volgende gegevens:

1. de volledige naam, en bij externe correspondentie in elk geval het adres, het telefoonnummer en het faxnummer van de organisatie-eenheid waar het dienststuk is opgesteld ⁽⁷⁾;
2. de datum;
3. het nummer;
4. het onderwerp;
5. de geadresseerde(n); bij een groot aantal geadresseerden kan worden volstaan met de vermelding: "Zie verzendlijst"; op de verzendlijst worden de datum en het nummer van het dienststuk waarbij het behoort vermeld.

3. Met betrekking tot de inhoud van een dienststuk geldt, onverminderd artikel 11, vijfde tot en met het zevende lid, en artikel 13, tweede lid, het volgende:

a. op het gebied van spelling, stijl en taalgebruik geldt de meest recente uitgave van de Woordenlijst van de Nederlandse taal (het "Groene boekje"). Afkortingen worden vermeden. Indien toch afkortingen gewenst zijn, wordt eerst de volledige naam vermeld en daarachter tussen haakjes de te gebruiken afkorting. Het gebruik van hoofdletters wordt zoveel mogelijk beperkt;

b. een dienststuk wordt helder ingedeeld in: 1. een inleiding met de probleemstelling, de aanleiding en de beknopte context; 2. een beknopte beschouwing die zoveel mogelijk voor zich spreekt en zo weinig mogelijk verwijst naar andere dienststukken; gedetailleerde informatie wordt verwerkt in bijlagen; rapporten en langere stukken worden voorzien van een resumé, met een korte samenvatting van essentiële punten; 3. een conclusie met advies;

c. een dienststuk moet voldoen aan de volgende kwaliteitseisen: 1. het mag niet in strijd zijn met wettelijke of andere regelingen; 2. het beoogde doel moet zijn afgezet tegen eventuele neveneffecten en lasten; 3. indien in de conclusie een opdracht wordt gegeven, een voorwaarde wordt gesteld of verantwoording wordt gevraagd, moet zijn aangegeven op welke wijze die kan worden uitgevoerd of kan worden gehandhaafd. 4. Het onderschrift bestaat uit de volgende delen:

a. het ondertekeningsblok, waarin moeten zijn opgenomen:

1. de functie van degene onder wiens uiteindelijke verantwoordelijkheid het stuk uitgaat;

2. indien deze functionaris niet zelf ondertekent: de functie van de verantwoordelijke ondertekenaar;

3. de handtekening;

4. de voorletters en naam van de ondertekenaar;

b. de verzendlijst; indien van een verzendlijst gebruik wordt gemaakt, volgt deze na de opsomming van eventuele bijlagen.

5. Enveloppen dienen als volgt te zijn ingedeeld:

a. de aanduiding van de organisatie-eenheid: de afzendergegevens (gedrukt of gestempeld) dienen volledig te worden vermeld, te weten naam, indien van toepassing de militaire postcode (voortaan: MPC), straatnaam en huisnummer, postbusnummer, postcode en de plaatsnaam; indien deze gegevens in het frankeerstempel van de frankeermachine staan, is afzonderlijke vermelding niet noodzakelijk;

b. de adressering:

1. de afzender dient volledig te adresseren en zo min mogelijk gebruik te maken van afkortingen;

2. het volledige adres van de afzender komt aan de linkerkant op minimaal 15 millimeter van de boven- en linkerzijde van de enveloppe, tenzij het adres is vermeld in de frankeerstempelafdruk;

3. onder en rechts van het adres van geadresseerden mogen geen andere gegevens voorkomen;

4. het adres van geadresseerden moet in de lengterichting van de enveloppe zijn gesteld. Het adres bestaat uit ten minste vier regels, met op de tweede regel de MPC, op de voorlaatste regel straatnaam en huisnummer of postbusnummer en op de laatste regel de postcode en de woonplaats.

Artikel 8 Adressering van dienststukken aan de bewindslieden

1. De adressering van dienststukken aan de bewindslieden geschiedt als volgt:

1. dienststukken met onderwerpen die liggen op het terrein van de minister: aan: de minister de staatssecretaris d.t.v. de secretaris-generaal
2. dienststukken met onderwerpen die liggen op het terrein van de staatssecretaris: (zie mededeling voor diensthoofden nr. A/234, d.d. 4 augustus 1998) aan: de staatssecretaris de minister d.t.v. de secretaris-generaal

2. De adressering van dienststukken van een bewindspersoon aan functionarissen binnen het ministerie geschiedt als volgt:

aan: de betrokken functionaris d.t.v. de secretaris-generaal i.a.a. de andere bewindspersoon

Artikel 9 Adressering van dienststukken van de bevelhebbers of de commandant van het Wapen der Koninklijke marechaussee en het defensie interservice commando aan de diensthoofden van de centrale organisatie

1. De adressering van dienststukken van de bevelhebbers of de commandant van het DICO aan de diensthoofden van de CO geschiedt als volgt:

aan: het desbetreffende diensthoofd van de centrale organisatie

2. De bevelhebbers en de commandant van het DICO zijn gehouden de dienststukken, genoemd in het eerste lid -indien de inhoud daartoe aanleiding geeft ⁽⁸⁾ te verzenden door tussenkomst van de secretaris-generaal, in plaats van in afschrift aan de secretaris-generaal.

Artikel 10 Tekenbevoegdheid

Voor de bevoegdheid externe correspondentie te ondertekenen wordt verwezen naar:

1. het Algemeen organisatiebesluit Defensie 1992 van 24 februari 1992, nr. C92/209/92001725a;
2. de Algemene mandaatregeling Defensie 1992 van 24 februari 1992, nr. C92/209/92001725b;
3. de Mandaatregeling 1992 SG-diensthoofden van 24 februari 1992, nr. C92/209/92001725c,

en de daarop gebaseerde sub-taakbesluiten en sub-mandaatregelingen ⁽⁹⁾.

Hoofdstuk 4 Bepalingen met betrekking tot correspondentie

Artikel 11 Behandeling en registratie van externe dienststukken

Lid 1 tot en met 5 zijn vervallen, zie deze regeling

6. Voor de functionaris door wiens tussenkomst een dienststuk naar een geadresseerde wordt gezonden, wordt een afschrift bijgevoegd. De opsteller van het dienststuk dient zich af te vragen aan welke andere functionarissen eveneens een afschrift moet worden gezonden.

7. Bij het opstellen en verzenden van dienststukken moet worden bedacht dat coördinatie met functionarissen van andere dienstonderdelen, daaronder begrepen de krijgsmachtdelen, noodzakelijk kan zijn. Die coördinatie moet blijken uit het dienststuk of, in voorkomend geval, uit het minute-formulier.

8. Dienststukken als bedoeld in de artikelen 8, eerste lid, en 9 worden ondertekend door functionarissen op minimaal afdelingshoofdniveau.

Artikel 12 Telematicamiddelen

Vervallen, zie deze regeling

Artikel 13 Aandacht bewindslieden

Vervallen, zie deze regeling

Artikel 14 Afdoening van dienstcorrespondentie

1. Externe correspondentie wordt uiterlijk binnen een termijn van drie weken afgehandeld tenzij op grond van een wettelijk voorschrift een andere termijn geldt.

2. Onverminderd het bepaalde in artikel 6 van de Regeling registratie, behandeling en archivering e mail Defensie 2004 wordt zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen drie weken na ontvangst een behandelingsbrief gezonden indien na ontvangst van externe correspondentie duidelijk is dat niet kan worden voldaan aan de termijn, bedoeld in het eerste lid. In die brief wordt vermeld:

1. de reden waarom de brief niet binnen de gestelde termijn kan worden afgehandeld of informatie over de te volgen procedure;
2. de verwachte termijn van afdoening;
3. de naam, het telefoonnummer en eventueel het faxnummer van de desbetreffende organisatie-eenheid.

3. Indien de geplande termijn van afdoening niet wordt gehaald, wordt voor het verstrijken van die termijn een tussenbericht verzonden waarin de reden voor de ontstane vertraging wordt vermeld en waarin een nieuwe termijn wordt genoemd.

4. De brieven, bedoeld in het tweede en het derde lid, worden niet gezonden op brieven:

1. die ter kennisneming zijn gezonden;
2. die leiden tot een voor de briefschrijver merkbare actie ⁽¹¹⁾;
3. die worden toegestuurd in vervolg op eerdere correspondentie.

5. In voorkomend geval dient, conform de Algemene wet bestuursrecht, de openstaande rechtsgang te worden vermeld.

Artikel 15 Correspondentie met de Commissie voor de Verzoekschriften van de Eerste of Tweede Kamer der Staten-Generaal

Correspondentie afkomstig van de Commissie voor de Verzoekschriften van de Eerste of Tweede Kamer der Staten-Generaal wordt ter behandeling aangeboden aan de daartoe aangewezen contactfunctionaris bij de directie juridische zaken. Bij deze functionaris kan men terecht voor de te volgen procedures.

Artikel 16 Correspondentie met de Algemene Rekenkamer

1. Dienststukken van de Algemene Rekenkamer die zijn gericht aan de minister worden onderscheiden in:

1. dienststukken met een initiële vraagstelling, te onderscheiden in: 1. dienststukken naar aanleiding van door de directeur defensie accountantsdienst uitgebrachte rapporten en verslagen; 2. overige dienststukken;
2. dienststukken die een herinnering bevatten aan een eerdere brief aan de minister of een nota van het bureau van de Algemene Rekenkamer bij defensie (rappel).

2. In eerste aanleg geschiedt de behandeling van dienststukken, genoemd in het eerste lid, onder a ten 1, door de directeur-generaal economie en financiën (DGE&F). Indien de vraagstelling betrekking heeft op een krijgsmachtdeel of het Wapen der Koninklijke marechaussee wordt het dienststuk overgedragen aan de betrokken bevelhebber of de commandant van het Wapen der Koninklijke marechaussee. Het minute-formulier wordt ter ondertekening aan de minister gezonden.

3. Bij ontvangst van een brief van de Algemene Rekenkamer wordt, indien de behandeling moet worden overgedragen door DGE&F, een kantbrief aan de betrokken functionaris gezonden. De kantbrief kan bevatten:

1. het verzoek om een ontwerp-antwoordbrief op te stellen;
2. het verzoek om te berichten wat aan de Algemene Rekenkamer kan worden geantwoord.

4. Indien verschillende functionarissen zijn betrokken bij een zaak, kan aan een van die functionarissen worden verzocht de desbetreffende aangelegenheid na overleg met de andere functionarissen af te doen. In dat geval zendt DGE&F ook aan die functionarissen een kantbrief met een kopie van het dienststuk van de Algemene Rekenkamer, waarbij op de kantbrief wordt aangegeven welke functionaris is belast met de afdoening.

5. Brieven die aan de Algemene Rekenkamer zijn gericht, ook zogenaamde tussentijdse antwoorden, dienen altijd door tussenkomst van DGE&F en de secretaris-generaal te worden geleid.

Artikel 17 Correspondentie met het Kabinet van de Koningin

1. Brieven die zijn gericht aan H.M. de Koningin of aan leden van het Koninklijk Huis (kabinetsrenvooien) betreffende zaken die in relatie staan tot het ministerie kunnen door de directeur van het Kabinet van de Koningin op twee manieren aan het ministerie worden toegezonden, te weten:

1. met verzoek om behandeling: hiermee wordt de behandeling van het dienststuk overgedragen aan de minister of staatssecretaris en kan de correspondentie rechtstreeks, zonder tussenkomst van de directeur van het Kabinet van de Koningin, worden afgedaan; hiervan dient wel een afschrift te worden gezonden aan de directeur van het Kabinet van de Koningin, onder verwijzing naar datum en nummer van het desbetreffende kabinetsrenvooi;
2. met verzoek van de Koningin om bericht en raad: in dit geval moet het dienststuk worden teruggezonden aan de Koningin onder bijvoeging van een advies ⁽¹²⁾ omtrent de beantwoording.

2. Kabinetsrenvooien dienen binnen een maand te worden afgedaan. Indien die termijn om bepaalde redenen niet wordt gehaald, moet de secretaris-generaal hiervan in kennis worden gesteld.

Artikel 18 Correspondentie met de Nationale ombudsman

1. Een ieder kan de Nationale ombudsman verzoeken een onderzoek in te stellen of de wijze waarop de minister of een functionaris van het ministerie zich in een bepaalde aangelegenheid jegens een natuurlijke of rechtspersoon heeft gedragen behoorlijk is geweest.

2. De Nationale ombudsman kan ook uit eigen beweging een onderzoek instellen naar de wijze waarop de minister zich in een bepaalde aangelegenheid heeft gedragen.

3. Indien de Nationale ombudsman een onderzoek instelt naar aanleiding van een bepaalde klacht stelt hij de minister, en eventueel ook rechtstreeks de desbetreffende functionaris, in de gelegenheid binnen vier weken zijn gemotiveerde standpunt schriftelijk kenbaar te maken. Uiterlijk 10 dagen voor het verstrijken van deze termijn dient een concept-reactie te zijn aangeleverd bij de daartoe aangewezen contactfunctionaris van de directie juridische zaken.

4. Voordat de Nationale ombudsman een onderzoek beëindigt, zendt hij zijn verslag van bevindingen voor eventueel commentaar aan defensie. Binnen een termijn van twee weken dient gereageerd te worden bij de Nationale ombudsman.

5. Het oordeel dat de Nationale ombudsman vervolgens geeft over de onderzochte gedraging wordt schriftelijk aan de minister medegedeeld in de vorm van een rapport. Een geanonimiseerde versie van het rapport wordt openbaar gemaakt. In het rapport kan de Nationale ombudsman de minister een aanbeveling doen maatregelen te treffen.

6. Het voeren van correspondentie met de Nationale ombudsman geschiedt door de secretaris-generaal namens de minister. Alle binnenkomende brieven afkomstig van de Nationale ombudsman dienen onmiddellijk doorgezonden te worden aan de daartoe aangewezen contactfunctionaris van de directie juridische zaken. De contactfunctionaris coördineert binnen het ministerie de afhandeling van verzoeken van de Nationale ombudsman. Bij de contactfunctionaris kan men terecht voor vragen over procedures.

7. Medewerkers van de Nationale ombudsman kunnen zich rechtstreeks telefonisch tot een functionaris van het ministerie wenden teneinde feitelijke inlichtingen van eenvoudige aard in te winnen.

Artikel 19 Ministerraadstukken

1. Ministerraadstukken zijn dienststukken van het ministerie van Defensie of een ander ministerie:

1. bestemd voor behandeling in de ministerraad of in de ministerraad van het Koninkrijk;
2. bestemd voor behandeling in een van de onderraden van de ministerraad.

2. Voor ministerraadstukken geldt de geheimhoudingsplicht, bedoeld in artikel 125a, derde lid, van de Ambtenarenwet wat burgerambtenaren betreft en artikel 12a, derde lid, van de Militaire Ambtenarenwet wat militairen betreft.

3. Op ministerraadstukken zijn de Algemene aanwijzingen inzake aangelegenheden van de ministerraad en onderraden van toepassing ⁽¹³⁾.

Artikel 20 Publiciteit naar aanleiding van dienststukken

Vervallen, zie deze regeling

Artikel 21 Informatieverstrekking uit dienststukken

Vervallen, zie deze regeling

Hoofdstuk 5 Kleine koninklijke besluiten en ministeriële beschikkingen

Artikel 22 Kleine koninklijke besluiten

1. Voor de opmaak van ontwerpen voor koninklijke besluiten ⁽¹⁵⁾ en de bijbehorende voordrachten ⁽¹⁶⁾ gelden de Aanwijzingen voor de regelgeving en de modellen voor het opstellen van besluiten inzake bevorderingen, ontslag en aanstelling van defensiepersoneel (uitgifte juni 1996) ⁽¹⁷⁾.

2. Aanbieding van voordrachten voor kleine koninklijke besluiten aan en terugontvangst van de bekrachtigde besluiten van de directeur van het Kabinet van de Koningin geschiedt door tussenkomst van het hoofd van het bureau secretaris-generaal.

3. Eventuele vragen aan de directeur van het Kabinet van de Koningin worden gesteld door tussenkomst van het hoofd van de sectie documentaire informatievoorziening van het bureau secretaris-generaal.

4. Contrasignering van een koninklijk besluit geschiedt door degene die de voordracht heeft ondertekend. De minister is bevoegd een koninklijk besluit te contrasigneren dat door de staatssecretaris is ondertekend. Andersom is niet toegestaan.

5. Voor de tenuitvoerlegging van een koninklijk besluit maakt het hoofd van de sectie documentaire informatievoorziening van het bureau secretaris-generaal een gewaarmerkt afschrift met de volgende tekst.

6. Bij het bureau secretaris-generaal en de directies personeel van de krijgsmachtdelen kan een exemplaar van een koninklijk besluit worden aangevraagd. Dat exemplaar wordt ondertekend door het desbetreffende diensthoofd en voorzien van de tekst:

1. "voor eensluidend afschrift", indien het slechts een persoon betreft, of
2. "voor extract conform", indien het meer dan een persoon betreft.

7. Voor wijziging van een koninklijk besluit moet door tussenkomst van het hoofd van de sectie documentaire informatievoorziening van het bureau secretaris-generaal schriftelijk een machtiging worden gevraagd aan H.M. de Koningin. De sectie documentaire informatievoorziening van het bureau secretaris-generaal is belast met de uitvoering van een verleende machtiging.

Artikel 23 Ministeriële beschikkingen

1. Voor de opmaak van ontwerpen voor ministeriële beschikkingen gelden de Aanwijzingen voor de regelgeving ⁽¹⁸⁾.

2. Het origineel van een ministeriële beschikking wordt in het minute-formulier bij het eigen organisatie-onderdeel opgelegd. Aan belanghebbende(n) wordt een afschrift aangeboden.

3. Van ministeriële beschikkingen met betrekking tot bevorderingen van officieren ⁽¹⁹⁾ wordt gebruik gemaakt van de modellen genoemd in artikel 22, lid 1. Deze bevorderingsbeschikkingen dienen door tussenkomst van de secretaris-generaal aan de staatssecretaris ter tekening te worden voorgelegd. Aan belanghebbende wordt een gewaarmerkt afschrift verstrekt. Wanneer meer dan een persoon in een beschikking wordt bevorderd, wordt in plaats van een gewaarmerkt afschrift een gewaarmerkt uittreksel aan betrokkenen verstrekt.

Hoofdstuk 6 Archieven

Artikel 24 tot en met 34

Vervallen, zie deze regeling

Hoofdstuk 7 Publicatie

Artikel 35 Publicatie intern ministerie

1. De directeur dienst facilitaire zaken draagt zorg voor een goed gestructureerd publicatiebeleid en -beheer in de MP/DP-serie van regelingen die gelden voor het gehele ministerie en regelingen die gelden voor de CO en het DICO.

2. De bevelhebbers wijzen een functionaris aan die is belast met het publicatiebeleid en -beheer van regelingen die uitsluitend voor hun krijgsmachtdeel gelden.

3. Regelingen die in de MP-serie moeten worden gepubliceerd, worden zo snel mogelijk na vaststelling zowel schriftelijk als op diskette aangeleverd ⁽²⁶⁾.

4. Met betrekking tot de opmaak geldt dat bijlagen zoveel mogelijk worden vermeden.

5. Met het bepalen van de datum van daadwerkelijke inwerkingtreding van een regeling moet rekening worden gehouden met het feit dat tussen aanbieding van een regeling en de publicatie daarvan gewoonlijk een periode van acht weken ligt.

Artikel 36 Publicatie extern ministerie

1. Ingevolge artikel 3 van de Bekendmakingswet worden:

1. wetten;
2. algemene maatregelen van bestuur;
3. andere koninklijke besluiten waarbij algemeen verbindende voorschriften worden vastgesteld;

bekendgemaakt door plaatsing in het Staatsblad.

2. Binnen het ministerie draagt het hoofd van het bureau secretaris-generaal zorg voor de bekendmaking van Defensieregelgeving in het Staatsblad ⁽²⁷⁾.

3. Ingevolge artikel 4 van de Bekendmakingswet worden:

1. bij ministeriële regeling vastgestelde algemeen verbindende voorschriften;
2. overige vanwege het Rijk vastgestelde algemeen verbindende voorschriften;

voor zover deze niet in het Staatsblad geplaatst dienen te worden, bekendgemaakt door plaatsing in de Staatscourant.

4. Ingevolge artikel 5 van de Bekendmakingswet kan, in afwijking van het derde lid, in een voorschrift als daar bedoeld zijn bepaald dat:

1. het wordt bekendgemaakt door plaatsing in de MP-serie en
2. dat een bij het voorschrift behorende bijlage wordt bekendgemaakt door ter inzagelegging.

Van een bekendmaking als bedoeld onder a of b wordt mededeling gedaan in de Staatscourant.

5. Binnen het ministerie geschiedt de bekendmaking van de Defensieregelgeving in de Staatscourant ⁽²⁸⁾ of in het daartoe bestemde bijvoegsel ⁽²⁹⁾:

1. voor de CO en het DICO door het hoofd van het bureau secretaris-generaal;
2. voor de krijgsmachtdelen en de Koninklijke marechaussee door een door de bevelhebbers, respectievelijk de commandant van het Wapen der Koninklijke marechaussee voor hun dienstonderdeel aan te wijzen functionaris.

Hoofdstuk 7a Toezicht op de naleving van de regeling

Artikel 36a

Het hoofd van het dienstonderdeel ziet op de naleving van deze regeling binnen zijn ressort.

Hoofdstuk 8 Slotbepalingen

Artikel 37 Intrekking huidige regeling

De Regeling documentaire informatievoorziening defensie, vastgesteld bij ministerieel besluit van 4 januari 1994, nr. I 330/92/93006132, wordt ingetrokken.

Artikel 38 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de datum van ondertekening en werkt terug tot en met 1 januari 1996.

Artikel 39 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: "Regeling documentaire informatievoorziening defensie 1996".

Bijlage 1

(Klik op het plaatje voor een vergroting)

Bijlage 2

Bijlage 3

Bijlage 4

Bijlage 5

Enige voetnoten:

1. Correspondentie van personeelsverenigingen, mess-besturen, wapenverenigingen, stichtingen en dergelijke vallen niet onder het begrip "dienststukken".

2. Zoals foto, film, (waaronder microfilm en -fiche), kaart, tabel, aantekenboek, calque, stencil, geluidsopnamen, telegram, telex, telefax en machineleesbare gegevensbestanden of reproducties, ongeacht de vorm, welke hiervoor in de plaats zijn gesteld.

3. Bedoeld worden hier functionarissen die gebonden zijn aan het Algemeen organisatiebesluit Defensie 1992, de Algemene mandaatregeling Defensie 1992, de Mandaatregeling 1992 SG-diensthoofden en de daarop gebaseerde subtaakbesluiten en submandaatregelingen.

4. De Archiefwet 1995 (artikel 5) en het Archiefbesluit 1995 (hoofdstuk 2) spreken weliswaar van selectielijsten, maar in deze regeling wordt van basis selectie documenten gesproken. Dit naar analogie van PIVOT-terminologie.

5. Zie de brief DIS/95/13.25/383 inzake het gebruik van dit voorschrift.

6. Vervallen

7. Dit geldt niet voor brieven gericht aan personen of particuliere instellingen die door de minister of de staatssecretaris persoonlijk worden ondertekend en correspondentie met de Staten-Generaal en Hoge Colleges van Staat: in die gevallen wordt geen melding gemaakt van het dienstonderdeel waar de brief is opgesteld, maar wordt volstaan met "Ministerie van Defensie".

8. Bijvoorbeeld in geval van politiek gevoelige onderwerpen of aangelegenheden, die de hoofdlijnen van het defensiebeleid en -beheer bepalen.

9. Zie MP 10-003, Mandateringsbesluiten defensie.

10. Zie het Integraal beveiligingsvoorschrift Defensie (MP 10-10).

11. Bijvoorbeeld brieven met mutaties zoals adreswijzigingen.

12. Zie bijlage 1.

13. Uitgegeven als deel 5 van de Algemene aanwijzingen voor de Rijksdienst.

14. Zie MP 10-002

15. Zie bijlage 2 (Df 1001001 met als vervolgblad Df 1001002).

16. Zie bijlage 1 (Df 1001004).

17. Voor informatie kunt u terecht bij de directie juridische zaken, afdeling wet- en regelgeving.

18. Voor informatie kunt u terecht bij de directie juridische zaken, afdeling wet- en regelgeving.

19. Zie het koninklijk besluit van 27 december 1995 (Stb. 1996, 34).

20. Bedoelde archiefbescheiden zijn per actor en handeling aangegeven in het basis selectie document van het betrokken beleidsterrein.

21. De lijsten van voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden blijven gehandhaafd totdat zij zijn vervangen door op grond van artikel 5 van de Archiefwet 1995 vastgestelde selectielijsten.

22. Zie het Integraal beveiligingsvoorschrift Defensie 1992 (MP 10-10).

23. Een en ander als gedefinieerd in de brochure Normen goede en geordende staat. Een uitgave van de Rijksarchiefdienst/PIVOT, ’s-Gravenhage, 1993.

24. Zie het Integraal beveiligingsvoorschrift Defensie 1992 (MP 10-10)

26. Voor een goede planning en voor meer informatie over de eisen kan contact worden opgenomen met de functionaris die bij de dienst facilitaire zaken van de centrale organisatie is belast met publicatie.

27. Hiervoor wordt het in bijlage 3 opgenomen formulier gebruikt.

28. Hiervoor wordt het in blijlage 4 opgenomen formulier gebruikt.

29. Hiervoor wordt het in bijlage 5 opgenomen formulier gebruikt.