Klachtenregeling gedragingen Defensiepersoneel
Gelet op:
- Hoofdstuk 2,
artikel 3 van de Arbeidsomstandighedenwet 1998
- Hoofdstuk 9
van de Algemene wet bestuursrecht (Awb)
| Vastst./Wijz datum | Bron | Nummer | Wijz. t.a.v. | Inwerkingtr. datum |
| 13-02-14 | HDP | BS2014003507 | | 01-03-14 |
Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
a. klager:
de persoon die een klacht indient;
b. functionaris:
de persoon die ten tijde van de gedraging, waarover wordt geklaagd, werkzaam was
onder verantwoordelijkheid van de Minister;
c. beklaagde:
de functionaris tegen wie de klacht is gericht;
d. klacht:
een uiting van ongenoegen over de wijze waarop een bestuursorgaan dan wel een
functionaris zich al dan niet heeft gedragen;
e. klacht inzake ongewenst gedrag:
klacht van een functionaris over zelf ondervonden ongewenst gedrag van een
andere functionaris dat verband houdt met het verrichten van arbeid en dat ziet
op (seksuele) intimidatie, agressie, stalking, pesten, treiteren, discriminatie
en/of kwaadspreken;
f. (seksuele) intimidatie:
ongewenste (seksuele) toenadering, verzoeken om (seksuele) gunsten, of ander
verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag waarbij:
- onderwerping aan dit gedrag (expliciet of impliciet) gehanteerd wordt als
voorwaarde of als basis voor beslissingen over de functionaris of;
- onderwerping aan dit gedrag het werk, de prestatie of de positie van de
functionaris redelijkerwijs aantast of heeft aangetast of;
- dit gedrag de werkomgeving intimiderend, vijandig of onaangenaam maakt;
g. agressie:
psychisch of fysiek lastigvallen, bedreigen of aanvallen;
h. stalking:
het, al dan niet door middel van communicatiemiddelen, bij voortduring
bespieden, besluipen, achtervolgen of lastigvallen;
i. discriminatie:
het ongeoorloofd onderscheid maken op grond van godsdienst, levensovertuiging,
politieke gezindheid, ras, geslacht, nationaliteit, seksuele geaardheid of
leeftijd;
j. pesten:
kwellen in woord of daad;
k. treiteren:
op gemene wijze voortdurend plagen;
l. kwaadspreken:
in een kwaad daglicht stellen, waarbij het gestelde (gedeeltelijk) waar of
onwaar kan zijn;
m. Minister:
de Minister van Defensie;
n. dienstonderdeel:
een onderdeel van het ministerie van Defensie als bedoeld in het Algemeen
organisatiebesluit Defensie 2005;
o. hoofd Defensieonderdeel:
degene die belast is met de leiding van een dienstonderdeel conform het Algemeen
organisatiebesluit Defensie 2005;
p. commandant:
commandant als bedoeld in
artikel 2 van de
Regeling aanwijzing commandanten defensie;
q. vertrouwenspersoon:
een hiertoe aangewezen functionaris die fungeert als eerste aanspreek- en
opvangpunt voor functionarissen die menen met ongewenst gedrag te zijn
geconfronteerd;
r. Centrale Adviseur Integriteit Defensie (CAID):
een functionaris van de Centrale Organisatie Integriteit Defensie (COID) die de
klachtbehandelaar adviseert over sociale integriteit;
s. klachtbehandelaar:
degene die op grond van artikel 8 lid 1 van deze regeling is aangewezen als
behandelaar van de klacht;
t. klachtadviesinstantie:
een functionaris die of een commissie die door de klachtbehandelaar is
aangewezen de klacht te onderzoeken en hem daarover te adviseren;
u. Commissie Ongewenst Gedrag:
door de Minister ingestelde klachtadviesinstantie, die klachten inzake ongewenst
gedrag behandelt en daarover adviseert.
Artikel 2 Doel en reikwijdte
1. Een ieder kan een klacht indienen over de wijze waarop een functionaris
zich heeft gedragen.
2. Een functionaris kan een klacht inzake ongewenst gedrag indienen over zelf
ondervonden ongewenst gedrag van een andere functionaris, dat verband houdt met
het verrichten van arbeid en dat ziet op (seksuele) intimidatie, agressie,
stalking, pesten, treiteren, discriminatie en/of kwaadspreken.
3. Deze regeling is niet van toepassing, indien een klacht betrekking heeft
op gedragingen waarop één van de navolgende regelingen van toepassing is:
- de Klachtenregeling politietaken Koninklijke marechaussee / krijgsmacht;
- het Besluit klachtrecht militairen;
- de Regeling klachtenbehandeling gezondheidszorginstellingen Defensie.
Artikel 3 Geen verplichting tot het behandelen van een klacht
1. Geen verplichting tot behandeling van een klacht bestaat, indien deze
betrekking heeft op een gedraging:
- waarover eerder een schriftelijke klacht is ingediend, die met
inachtneming van deze regeling is behandeld;
- die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft
plaatsgevonden;
- waartegen door de klager bezwaar gemaakt is of had kunnen worden. Dit
laat onverlet de mogelijkheid een klacht in te dienen over de bewoordingen
van de motivering van het besluit, waartegen geen bezwaar is gemaakt.
- die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een andere
rechterlijke instantie dan een administratieve rechter onderworpen is, dan
wel onderworpen is geweest of,
- zolang terzake daarvan een opsporingsonderzoek op bevel van de officier
van justitie of een vervolging gaande is, dan wel indien de gedraging deel
uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en terzake
van dat feit een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie
of een vervolging gaande is.
2. Geen verplichting tot behandeling bestaat, indien het belang van de klager
dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is, zulks met
inachtneming van
artikel 9:8 lid 2 AWB.
3. Van het niet in behandeling nemen van een schriftelijke klacht, wordt de
klager door of namens de klachtbehandelaar zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk
binnen vier weken na ontvangst van de klacht, schriftelijk en gemotiveerd in
kennis gesteld met inachtneming van de artikelen 9:8, lid 1 onder c en 9:18 Awb.
4. In het geval er sprake is van een situatie zoals omschreven in het eerste
lid onder e kan er alleen tot behandeling van een klacht worden overgegaan, na
toestemming van het Openbaar Ministerie, de KMar of de politie.
5. Indien tijdens de behandeling van de klacht blijkt dat er sprake is van
mogelijk strafbare feiten doet de klachtbehandelaar aangifte. Indien de
klachtadviesinstantie of de Commissie Ongewenst Gedrag geconfronteerd wordt met
mogelijk strafbare feiten dan informeert deze onmiddellijk de klachtbehandelaar.
Bij twijfel overlegt de klachtbehandelaar met het hoofd Juridische Zaken van
zijn Defensieonderdeel. Verdere behandeling van de klacht vindt plaats na
toestemming zoals bedoeld in het vorige lid.
Artikel 4 Behandeling van een mondelinge klacht
1. Een klager die een mondelinge klacht wil indienen, richt zich bij voorkeur
tot de leidinggevende van beklaagde.
2. Een mondeling ingediende klacht dient zorgvuldig en zo spoedig mogelijk te
worden afgehandeld.
3. Zodra de behandeling van de mondelinge klacht heeft geleid tot
genoegdoening van de klager, kan met de behandeling worden gestopt.
4. De door klager aangesproken functionaris informeert met redenen omkleed de
klager, indien de mondelinge klacht op grond van artikel 3 niet wordt behandeld.
5. Indien de behandeling van de mondelinge klacht niet leidt tot
genoegdoening van de klager, kan klager een schriftelijke klacht indienen.
Artikel 5 Vertrouwenspersoon
Klager kan, onverminderd het recht om een klacht in te dienen, zich wenden
tot een vertrouwenspersoon, waarbij kan worden bezien of op informele wijze een
aanvaardbare oplossing kan worden gevonden. De vertrouwenspersoon heeft een
intern verschoningsrecht en kan niet verplicht worden om vertrouwelijke
informatie te geven aan anderen, ongeacht hun positie of rang, uitgezonderd
opsporingsambtenaren.
Artikel 6 Het indienen van een schriftelijke klacht
1. Een schriftelijke klacht wordt door klager ondertekend en bevat ten
minste:
- de naam en het adres van de klager;
- de dagtekening;
- een omschrijving van de gedraging waarover wordt geklaagd;
- de identiteit van de beklaagde of de beklaagden.
2. Een schriftelijke klacht wordt ingediend bij de behandelaar als bedoeld in
artikel 8, eerste lid.
3. Met het indienen van een schriftelijke klacht wordt gelijk gesteld het
door de klager aan de klachtbehandelaar op elektronische wijze toezenden van de
klacht, indien aan het in het eerste lid onder de aanhef en a. tot en met d.
gestelde is voldaan.
Artikel 7 Schriftelijke klacht
1. Naast de formele vereisten van artikel 6 vermeldt klager zo mogelijk waar
en wanneer de gedraging heeft plaatsgevonden en de identiteit van de eventuele
getuigen.
2. Voor het op schrift stellen van een klacht inzake ongewenst gedrag kan
klager zich laten bijstaan door de Coördinator Lokale Vertrouwenspersonen van
zijn Defensieonderdeel.
3. De klachtbehandelaar draagt zorg voor de melding in het Systeem Melding
Voorval. De klachtbehandelaar is eigenaar van het onderzoeksdossier en draagt
zorg voor een deugdelijke opslag van het dossier en registratie van de klacht
alsmede de registratie van de afdoening ervan.
Artikel 8 Behandelaar van een schriftelijke klacht
1. Schriftelijke klachten worden behandeld en afgedaan:
- indien het klachten over de Secretaris-Generaal betreft, door de
Minister;
- indien het klachten over een hoofd Defensieonderdeel betreft, door of
namens de Secretaris-Generaal;
- indien het klachten over functionarissen anders dan onder a of b
betreft, door of namens de commandant van beklaagde;
- indien het klachten betreft welke zich niet richten tegen gedragingen
van een specifiek persoon, door of namens het hoofd Defensieonderdeel onder
wiens verantwoordelijkheid de gedraging jegens de klager valt.
2. De klachtbehandelaar kan de klacht laten onderzoeken en zich laten
adviseren door een klachtadviesinstantie, die hij daarvoor aanwijst. Indien de
klachtbehandelaar een klachtadviesinstantie aanwijst, meldt de klachtbehandelaar
dit schriftelijk aan klager.
3. In het geval een schriftelijke klacht inzake ongewenst gedrag is
ingediend, bespreekt de klachtbehandelaar tezamen met de centrale adviseur
integriteit Defensie (CAID) de procedurele mogelijkheden met de klager. Daarbij
komen de mogelijke wijzen van de behandeling van de klacht aan de orde en
informeert de klachtbehandelaar klager over de Commissie Ongewenst Gedrag.
Indien klager daar om verzoekt, wijst de klachtbehandelaar de Commissie
Ongewenst Gedrag aan als klachtadviesinstantie. De klachtbehandelaar kan de
Commissie Ongewenst Gedrag niet aanwijzen als klachtadviesinstantie indien
klager daar niet mee instemt.
4. In het geval een schriftelijke klacht inzake ongewenst gedrag is
ingediend, zendt de klachtbehandelaar na afloop van de bespreking met klager een
afschrift van de klacht aan het hoofd Defensieonderdeel en informeert deze over
de wijze van behandeling van de klacht.
5. Het hoofd Defensieonderdeel is bevoegd, in bijzondere gevallen en met
redenen omkleed, de klachtbehandeling op zich te nemen wanneer de aard en de
omstandigheden van het geval daartoe aanleiding geven.
Artikel 9 Ontvangstbevestiging schriftelijke klacht
1. Zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen twee weken na ontvangst van de
klacht, wordt door de klachtbehandelaar schriftelijk aan de klager bevestigd,
dat de klacht is ontvangen. De klachtbehandelaar vermeldt daarbij de te volgen
procedure van klachtbehandeling en de eventuele aanwijzing van de
klachtadviesinstantie.
2. Indien de klacht niet voldoet aan de vereisten van artikel 6, eerste lid,
wordt klager in de gelegenheid gesteld dit verzuim te herstellen binnen een door
de klachtbehandelaar gestelde redelijke termijn. Pas na het herstel van het
verzuim vangt de termijn van behandeling zoals gesteld in artikel 13 aan.
Artikel 10 Behandeling van een schriftelijke klacht
1. De behandeling van een klacht is niet openbaar.
2. Beklaagde wordt een afschrift van de schriftelijke klacht en van de op de
zaak betrekking hebbende stukken toegezonden. Klager krijgt eveneens de op de
zaak betrekking hebbende stukken toegezonden.
3. Klager en beklaagde worden gehoord. Degene die de klager en beklaagde
hoort, bepaalt of zij in elkaars aanwezigheid worden gehoord.
4. Klager en beklaagde kunnen zich door een raadsman/-vrouw laten bijstaan.
Kosten voor deze bijstand worden niet vergoed. Een ieder kan optreden als
raadsman/-vrouw zolang dit optreden zich verhoudt tot zijn of haar functie en
positie ten opzichte van klager en beklaagde.
5. Van het horen van de klager kan worden afgezien, indien de klacht
kennelijk ongegrond is dan wel indien de klager heeft verklaard geen gebruik te
willen maken van het recht te worden gehoord.
6. De behandelaar is bevoegd informatie in te winnen, die voor de
klachtbehandeling noodzakelijk is. Aangesproken functionarissen zijn gehouden de
gevraagde informatie te verstrekken dan wel op andere wijze medewerking te
verlenen, voor zover hun wettelijk geheimhoudingsplicht daardoor niet wordt
geschonden.
7. Van elk horen wordt een verslag gemaakt. Klager en beklaagde hebben het
recht om kennis te nemen van alle verslagen en te reageren op de afgelegde
verklaringen.
8. Indien de behandeling van de klacht voor afronding van het onderzoek heeft
geleid tot genoegdoening van de klager, kan met de behandeling worden gestopt.
Dit wordt schriftelijk bevestigd aan klager en beklaagde.
Artikel 11 Behandeling door een klachtadviesinstantie
1. In aanvulling op artikel 10 gelden bij een behandeling door een
klachtadviesinstantie als bedoeld in artikel 8, tweede en derde lid de
navolgende bepalingen.
2. Een klachtadviesinstantie wordt door de klachtbehandelaar aangewezen. De
klachtadviesinstantie bestaat uit een functionaris, of uit een commissie van
drie of meer leden. In het eerste geval wordt deze bijgestaan door een
secretaris.
3. Indien een klachtadviesinstantie wordt aangewezen dan draagt de
klachtbehandelaar de bevoegdheid om de klacht te onderzoeken over aan de
klachtadviesinstantie. De klachtbehandelaar is verantwoordelijk voor de
afdoening van de klacht als bedoeld in artikel 14.
4. Van een klachtadviesinstantie kunnen geen deel uitmaken:
- Coördinatoren Lokale Vertrouwenspersonen;
- Centrale Adviseurs Integriteit Defensie;
- De Inspecteur Generaal der Krijgsmacht, alsmede functionarissen uit
diens staf;
- Functionarissen belast met opsporing van strafbare feiten;
- Functionarissen die vanuit hun rol of functie betrokken zullen zijn bij
of aanwijzingen kunnen geven over besluitvorming na afdoening van de
specifieke klacht;
- Personen van wie het lidmaatschap van de klachtadviesinstantie zou
kunnen leiden tot schade aan de onpartijdigheid.
5. De klachtbehandelaar kan de klachtadviesinstantie verzoeken om naast het
vaststellen van de bevindingen van het onderzoek en het advies over de klacht
ook aanbevelingen te doen.
6. De klachtbehandelaar stelt de klachtadviesinstantie in staat de
werkzaamheden te verrichten en verschaft daarvoor de nodige faciliteiten.
7. Een klachtadviesinstantie kan de klachtbehandelaar gemotiveerd adviseren
de klacht niet in behandeling te nemen omdat deze niet voldoet aan de vereisten
van artikel 3 of artikel 6, eerste lid.
8. Alvorens een advies uit te brengen aan de klachtbehandelaar, stelt de
klachtadviesinstantie klager en beklaagde in de gelegenheid om hun zienswijze
ten aanzien van de bevindingen en het advies schriftelijk kenbaar te maken. Deze
zienswijzen worden gevoegd bij het advies aan de klachtbehandelaar. Indien een
zienswijze reden is het advies aan te passen, wordt dit schriftelijk medegedeeld
aan de klager, beklaagde en de klachtbehandelaar.
9. In het advies wordt gemotiveerd aangegeven welke gedragingen volgens de
klachtadviesinstantie vast zijn komen te staan. In het advies wordt tevens
expliciet geadviseerd of de klacht (gedeeltelijk) gegrond of ongegrond is of,
indien gedragingen niet vastgesteld kunnen worden, om geen oordeel uit te
spreken.
10. Bij het advies worden alle hoorverslagen en gebruikte informatie gevoegd.
Artikel 12 Behandeling door de Commissie Ongewenst Gedrag
1. In aanvulling op artikel 10 en 11 doch met uitzondering van artikel 11,
vierde lid gelden voor de behandeling door de Commissie Ongewenst Gedrag de
navolgende bepalingen.
2. De klachtbehandelaar verzendt de klacht, waarvoor hij de Commissie
Ongewenst Gedrag heeft aangewezen, aan deze Commissie. Tevens zendt hij een
afschrift van de klacht aan de Coördinator Lokale Vertrouwenspersonen van zijn
Defensie Onderdeel.
3. De Commissie Ongewenst Gedrag bestaat uit minimaal drie personen. Minstens
een van hen is vrouw. Het is mogelijk om ook plaatsvervangers aan te wijzen.
4. De Commissie Ongewenst Gedrag toetst de klacht aan artikel 1 onder e tot
en met artikel 1 onder l.
5. De Commissie Ongewenst Gedrag adviseert in het geval dat klager
functioneel of hiërarchisch ondergeschikt is aan beklaagde ook over de
behoorlijkheid van een door deze Commissie vastgestelde gedraging, in het geval
dat de Commissie adviseert dat er geen sprake is van ongewenst gedrag als
bedoeld in artikel 1, sub e, van deze regeling.
6. De Commissie Ongewenst Gedrag, de Coördinator Lokale Vertrouwenspersonen
en het hoofd Defensieonderdeel ontvangen een afschrift van de afdoeningsbrief
van de klachtbehandelaar.
Artikel 13 Termijnen voor behandeling
1. De klacht wordt binnen zes weken na ontvangst van de schriftelijke klacht
afgehandeld.
2. De klacht waarvoor een klachtadviesinstantie is aangewezen, wordt binnen
tien weken na ontvangst van de schriftelijke klacht afgehandeld.
3. De behandeling kan voor ten hoogste vier weken door de klachtbehandelaar
of de klachtadviesinstantie worden verdaagd.
4. In het geval dat er tijdens de behandeling een mogelijk strafbaar feit
naar voren komt waarvan aangifte wordt gedaan, wordt de behandeling van de
klacht opgeschort totdat is vernomen van het Openbaar Ministerie, de KMar of de
politie dat er geen bezwaar bestaat tegen het verder behandelen van de klacht.
5. Indien de klachtbehandelaar advies van een klachtadviesinstantie heeft
gevraagd verzendt hij de afdoeningbrief binnen twee weken na ontvangst van het
advies. Deze termijn kan voor ten hoogste vier weken worden verdaagd mits de
gehele termijn van behandeling van de klacht daardoor niet meer dan veertien
weken omvat.
6. In bijzondere gevallen, zoals bij mediation tussen klager en beklaagde,
kan de klachtbehandelaar of de klachtadviesinstantie klager verzoeken om uitstel
van de termijn van de behandeling.
7. Van iedere verdaging of uitstel wordt schriftelijk mededeling gedaan aan
klager, beklaagde en klachtbehandelaar.
Artikel 14 Afdoeningsbrief
1. In de afdoeningsbrief stelt de klachtbehandelaar klager en beklaagde
schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar
de schriftelijke klacht, zijn oordeel daarover alsmede van de eventuele
conclusies die hij daaraan verbindt.
2. In de afdoeningsbrief wordt expliciet opgenomen of de klacht
(gedeeltelijk) gegrond of ongegrond is. Indien gedragingen niet vastgesteld
kunnen worden, wordt geen oordeel uitgesproken over de betreffende gedraging.
3. Indien er gebruik is gemaakt van een klachtadviesinstantie wordt een
afwijking van het advies daarvan door de klachtbehandelaar gemotiveerd in de
afdoeningsbrief.
4. De afdoeningsbrief vermeldt dat binnen één jaar na verzending bij de
Nationale ombudsman een verzoekschrift als bedoeld in artikel 9:18 Awb ingediend
kan worden.
Artikel 15 Rechtsbescherming
1. De klager die ingevolge deze regeling te goeder trouw een klacht heeft
ingediend, wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg
hiervan.
2. De leden van een klachtadviesinstantie en andere functionarissen die uit
hoofde van hun functie betrokken zijn bij de klachtbehandeling mogen op geen
enkele wijze benadeeld worden als gevolg van het uitoefenen van hun taken.
Artikel 16 Geheimhoudingsplicht
Een ieder die ingevolge deze regeling op de hoogte is gebracht van feiten dan
wel in het bezit is gekomen van documenten, is verplicht tot geheimhouding van
deze feiten en documenten voor zover dit uit de aard van de zaak voortvloeit.
Artikel 17 Hardheidsclausule
1. De Minister kan artikel 3 lid 1 sub b buiten toepassing laten voor zover
toepassing daarvan, gelet op de belangen die deze regeling beoogt te beschermen,
zal leiden tot een onbillijkheid van overwegende aard.
2. In de gevallen waarin de regeling niet voorziet beslist de Minister.
Artikel 18 Intrekking
De Klachtenregeling Defensie, de Regeling klachtenprocedure ongewenst gedrag
en melding vermoedens van misstanden Defensie en de Aanwijzing klachtbehandelaar
voor de Koninklijke marine 2005 worden ingetrokken.
Artikel 19 Inwerkingtreding
Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 maart 2014
Artikel 20 Citeertitel
Deze regeling wordt aangehaald als "Klachtenregeling gedragingen
Defensiepersoneel" en wordt gepubliceerd in de Staatscourant en de serie
Ministeriële Publicaties.