Wijzigingsoverzicht beheerhandleiding
Versie 2 (PUC release 1.10)
Wijzigingen:
De handleiding is volledig geupdate. De belangrijkste wijzigingen in deze release zijn:
- Gebruikerslijsten beginnen met de achternaam en staan op alfabetische volgorde
- Account aanmaken en wachtwoordbeleid is aangepast.
1. Beheerders hoeven geen wachwoorden meer op te geven. Gebruikers vragen zelf op basis van inlognaam een (tijdelijk) wachtwoord aan. Dit wordt door het systeem gegenereerd en moet daarna worden omgezet naar een eigen wachtwoord.
2. Wachtwoorden zijn tijdelijk en verlopen na 3 maanden. Gebruikers kunnen dan zelf hun wachtwoord vernieuwen.
3. Als gevolg hiervan zijn de schermen voor het accoutnbeheer ook aangepast.
- Waardenlijsten zijn op alfabetisch niveau te sorteren.
Functioneel beheer
In dit gedeelte zullen de functionaliteiten behandeld worden die specfiek voor de (kanaal)beheerder toegankelijk zijn.
Bij het inloggen onder het beheeraccount ziet de beheerder de volgende tabjes.
De volgende functies zijn specifiek voor de kanaalbeheerder en zullen in dit onderdeel uitgelegd.
- Gebruikers
- Selectieprofielen (om documenten laten instromen)
- Rapportages
- Waardelijsten
- Portal configuraties
(Statusoverzicht is een algemene redactie-functionaliteit, en wordt in de Handleiding voor redacteuren beschreven).
Gebruikers
In dit tabblad is het mogelijk om nieuwe gebruikers aan te maken, of gegevens van bestaande gebruikers aan te passen/ te verwijderen.
Bestaande gebruikers worden hier in een lijst getoond. Met de velden in de grijze balk kun je de resultaten filteren / doorzoeken.
De zoekvelden werken ook op een gedeelte van de namen of mailadres.
Nieuwe gebruikers / gebruikers aanpassen
Door op ‘nieuw’ te klikken (of een emailadres uit de lijst) verschijnt er het volgende scherm .
Hier moeten de gegevens van de gebruiker ingevuld worden.
Er staan vier rollen in de lijst:
- Automatische import (niet toekennen, is een systeemtechnische rol)
- Beheerder (bij behoefte aan extra beheerder, neem contact op met KOOP)
- Publicist -> mag documenten publiceren
- Auteur -> kan documenten aanmaken (= redacteur)
Nadat het account is ingevuld en opgeslagen krijg je de optie om een mail naar de gebruiker te sturen met alleen de inlognaam.
De gebruiker kan vervolgens via de reset optie met de inlognaam een nieuw (tijdelijk) wachtwoord opvragen.
-> de gebruiker moet direct na de eerste keer inloggen zijn wachtwoord veranderen in een eigen wachtwoord!
Blokkeren account
In dit formulier zit ook de mogelijkheid een account te blokkeren/deblokkeren. Een account wordt automatisch geblokkeerd als er een aantal maal met de verkeerde gegevens wordt ingelogd.
Gebruikers verwijderen
Wanneer er op een bestaande gebruiker wordt geklikt is de optie ‘verwijderen’ beschikbaar, deze staat rechts boven. Klik hier om een gebruiker te verwijderen.
Als er nog documenten aan de gebruiker zijn toegewezen, dan komt de keuze of je deze documenten aan een andere gebruiker wil toewijzen. Kies je daar niet voor, dan blijven de docuemten in het statusoverzicht staan onder de oud-gebruiker.
Een andere gebruiker kan de document wel openen en evt bewerken of van status veranderen en op eigen of andere actieve gebruikersnaam zetten. De documenten blijven dus in het systeem beschikbaar.
Mocht je een account (tijdelijk) willen blokkeren dan is de ‘Account geblokkeerd optie ja/nee’ beschikbaar. De gebruiker kan dan (tijdelijk) niet inloggen.
Selectieprofielen
Via dit menu kunnen er documenten geselecteerd worden uit verschillende bronnen welke het systeem zullen binnenstromen.
Per bron kun je aangeven welke documenten je toegevoegd wil hebben aan je kanaal. Als je de selecties hebt gemaakt en opgeslagen, zullen de gekozen items de volgende dag automatisch binnenstromen.
Ook zal er (wanneer ze in de lijst staan) automatisch gecontroleerd worden op nieuwe versies en deze versies worden vervolgens beschikbaar gemaakt in het systeem.
Als documenten worden verwijderd uit het selectie-profiel, dan worden deze dus neit meer automatische gecontroleerd op updates. Wel blijven ze nog in de redactie-omgeving staan en zijn ze zichtbaar op het portaal. Is dat niet de bedoeling, dan zullen deze documenten (handmatig) gedepubliceerd moeten worden.
Let op: is een document na 2 dagen nog niet binnengestroomd? Neem contact op met KOOP.
Officiële Publicaties
Op het tabblad "Officiële Publicaties" kan er een bepaalde zoekterm ingevoerd worden. In de rechterkolommen kan er aangeklikt worden waarin deze zoekterm moet voorkomen. Maak gebruik van de juiste filters en specificeer voldoende.
Let op: als er geeen filters geselecteerd zijn, zal het systeem alle bronnen doorzoeken wat kan leiden tot ongewenste documenten en vervuiling van het systeem!
Jurisprudentie
In dit tabblad kan er gekozen worden om specifieke jurisprudentie binnen laten te stromen.
Klik de filters aan om deze te selecteren.
BWB
Via dit tabblad kunnen er door middel van BWB-nummers bv. wetten toegevoegd worden die op wetten.nl te vinden zijn. Het BWB-nummer is vindbaar onder de wetstechnische informatie van een wet.
(Bijvoorbeeld BWBR0032203)
Handmatig importeren
Bij dit tabblad kunnen documenten worden geïmporteerd die bekend zijn gemaakt via officielebekendmakingen.nl (bijvoorbeeld stcrt-2017-10893) of van rechtspraak.nl door een ECLI (bijvoorbeeld ECLI:NL:RBSLY:2011:BU3980)
Rapportages
Door het gebruik van rapportages kan er gemakkelijk rapportages worden gemaakt over de inhoud van het systeem.
Het is mogelijk om ‘nieuwe selecties’ op te vragen, ook is het mogelijk om deze selecties op te slaan door gebruik te maken van ‘secties opslaan’. Deze kunnen dan later worden teruggevonden onder ‘opgeslagen sectie’.
Nieuwe selectie
Hier kunnen velden worden ingevuld. Dit bepaalt de velden die de rapportage zal bevatten. Om velden bij te klikken druk op het pijltje om een nieuwe regel te krijgen. Kruisje om een regel te verwijderen.
Criteria
Hier kan je de criteria van de selectie samenstellen.
Resultaten
Druk hier om de resultaten van de selectie in te zien. Er is een mogelijkheid om een Excel lijst te downloaden.
Bewaren
Hier kan een gemaakte selectie bewaard worden als deze nog vaker gedraaid moet worden. Er is hier de mogelijkheid om een naam + een beschrijving van de gemaakte selectie op te geven en deze op te slaan.
Waardelijsten
Onder dit tabblad is het mogelijk om verschillende waardelijsten aan te passen. Deze worden gebruikt bij het metadataveld en op verschillende plekken in het portaal. Bij dit tabblad zijn de volgende waarden in te stellen:
- Onderwerpen.
- Thema’s
- Auteurs
Aanpassingen zijn pas overal zichtbaar (redactieformulier en portaal) als deze zijn gepubliceerd. Zie de tab 'publiceren' in de balk. Daaronder kun je kiezen welke lijst(en) je wilt publiceren.
(Behalve de sortering onder de rechtermuisknop, deze wordt direct doorgevoerd en is dan niet meer terug te draaien, zie uitleg verderop)
Let op: wil je een andere waardelijst aanpassen, zoals bijvoorbeeld hoofdtaken? Neem dan contact op met KOOP.
Algemeen
Het is mogelijk om verschillende niveaus te maken. Klik met de rechtermuisknop (dit moet vrij nauwkeurig) op het beschikbare niveau. De volgende opties verschijnt: nieuwe value toevoegen. Een scherm verschijnt waarin de naam opgegeven kan worden. Hier zit ook de knop of de value actief/ inactief is. Sla na deze stap op.
Om daadwerkelijk aangepast te worden, moet men de metadatalijst ook publiceren! Dit kan onder het publidseertabje. Daar kun je de aangepaste lijst (of alle lijsten) selcteren om te publiceren.
Een niuewe waarde is wel na aanmaken al zichtbaar ind eredactie-omgeving. Maar is pas zichtbaar op de portal als de nieuwe lijst is gepubliceerd én er een document aan de waarde is gekoppeld.
Let op: een aangemaakt value kan niet zomaar verwijderd worden, deze kan alleen op inactief gezet worden.
Onderliggende niveaus aanmaken
Om een niveau dieper te maken gebruik je de rechtermuisklik actie op de (zojuist aangemaakte) bovenliggende waarde. Hier verschijnt de optie nieuwe value toevoegen en herhaal de bovengenoemde stappen om deze value een naam te geven/op te slaan/te publiceren.
Een value bewerken
Klik met de rechtermuis op een value en kies, value bewerken, om een value aan te passen. Zo kan je bijvoorbeeld de naam veranderen of het veld op inactief zetten.
Een value verplaatsen
Wil je een bepaalde value op een andere plek hebben in de hiërarchie; klik met de rechtermuis op een value en kies knip item. Het geselecteerde item is nu roodgekleurd. Klik nu op een andere value; hier verschijnen (naast de andere) opties: plak hierin (dit zal dan een subvalue worden), plak hierboven/hieronder. Op deze manier kan je de bestaande lijst organiseren.
Values sorteren
Onder de rechtermuisknop verschijnt ook de mogelijkheid om values alfabetisch te sorteren (als er meerdere items onder de aangeklikte value staan).
Dit kan voor alleen het niveau direct onder het value óf voor alle onderliggende niveaus onder het value.
Let op : Deze sorteer-actie wordt direct doorgevoerd en is niet meer terug te draaien.
Portalconfiguratie
In de portalconfiguratie kan men instellen hoe het portaal vormgegeven is. Onder deze tab zijn de verschillende tabbladen op het portaal aan te passen, evenals de layout van de homepagina, de kopjes en de contact/informatie blokken onder aan de pagina.
Tabbladen
In het bovenste blauwe gedeelte kunnen de tabbladen van de portal geconfigureerd worden. Hier zijn verschillende ‘blokken’ die de tabbladen vormen op de portalweergave.
Naast de vaste 'home'-tab (niet weergegeven in dit scherm) zijn er nog zes mogelijkheden voor tabs. De tab met (uitgebreide) zoekopties en de Thema-tab waar de thema-boom getoond wordt zijn standaard tabs. De rest kan aangepast worden.
In de Collectie-tab kan de informatietype/ documentsoort boom worden weergegeven. Onder de andere tabjes kunnen diverse selecties dmv queries worden getoond. Per blokje is de naam aan te passen, de URL weergave, de functie, het type/weergave en is eventueel een query toe te voegen. Ook is er de keuze of het tabblad getoond moet worden.
Deze tabs worden door KOOP beheerd
, bij foutieve queries crashed het systeem.
De klant kan aangeven hoeveel tabs er gewenst zijn, welke titels er getoond moeten worden en wat er op desbetreffende tab getoond moet worden.
De opties in de linkerkantlijn met betrekking tot filter en selectie-mogelijkheden (facetten) op de tabweergave in de portal zijn vastgestelde items. Wel is er nog het een en ander aan bijvoorbeeld defaultwaarde mogelijk. Dit kan KOOP op verzoek instellen.
Homepagina
De rest van deze pagina, onder de tab-opties, is de configuratie van de homepage van de portal. Deze is opgebouwd uit verschillende ‘blokken’ die aanpasbaar zijn (oa de titel) en die je wel of niet kunt tonen.
Onderstaand scherm geeft de mogelijkheden weer voor de standaard-portal. Als een klant een portal heeft met eigen huisstijl, dan kunnen de mogelijkheden een beetje afwijken.
Let op: omdat de titels aanpasbaar zijn en de items verborgen kunnen worden kan het scherm er iets anders uitzien. De verborgen items worden zichtbaar en aanklikbaar als je er met de muis overheen gaat.
Zoekvelden
De twee blokken met zoekmogelijkheden zijn inmiddels overbodig. Rechtsbovenin staat standaard een zoekveld in de portal. Daarnaast is er de tab waaronder de uitgebreide zoekmogelijkheden zitten. Dus meestal zullen deze twee zoekvelden worden verborgen.
Banners
Links en rechts van het kleine zoekveld is er een mogelijkhed om een banner of logo te plaatsen.
Welkom
Het welkom-item is een tekstveld. Daar kan een welkomstboodschap, mededelingen etc worden geplaatst.
Een harde return geeft een streep, een zachte retrun (Shift+enter) geeft geen streep.
Recente documenten
In dit blok kunnen de documenten getoond worden die recentelijk voor het eerst gepubliceerd zijn. Hier kan een selectie gemaakt worden op documentsoorten.
Query
In deze items kunnen selecties van de content getoond worden. De queries zelf moeten door KOOP worden samengesteld, verkeerd gebouwde queries kunnen problemen geven.
Linkjes/verwijzingen
In deze blokjes kunnen verwijzingen geplaatst worden naar belangrijke documenten of sites.
Bladeren door kanaal
Hier wordt de thema- of onderwerpenboom getoond, afhankelijk wat met KOOP is afgesproken. De gebruiker kan daar doorheen klikken.
Tekst
Dit is een plek waar teksten opgenomen en getoond kunnen worden.
Recente bundels
Als er gebruik gemaakt wordt van bundels als documentsoort in de content, dan kunnen de bundels die recentelijk voor het eerst gepubliceerd zijn hier getoond worden.
Helemaal onderaan zijn er in een grijze balk nog vier te bewerken tekstvelden.
Let op: Vergeet na het aanpassen niet te publiceren! Anders zijn de aanpassingen niet zichtbaar op de portal zelf.