Hoe geeft u een fusie of splitsing van de organisatie door aan het dbc-informatiesysteem (DIS)? Of een wijziging van softwareleverancier, een nieuwe agb-code of een nieuwe locatie voor uw organisatie? U leest het in deze informatiekaart. Ook leggen we uit hoe u oude of ongebruikte accounts kunt laten deactiveren.
1 Hoe geef ik een fusie door aan DIS?
Bij een fusie, waarbij er twee of meer zorgaanbieders worden samengevoegd, zijn er twee mogelijkheden op administratief gebied:
1. De administraties worden samengevoegd en aangeleverd onder één AGB-code.
2. De administraties worden niet samengevoegd en de aanlevering vindt per locatie gescheiden plaats.
Hieronder leest u wat u in beide situaties moet doen om de DIS-aanlevering goed door te laten lopen.
1.1 Administraties worden samengevoegd onder één AGB-code
Als de administraties na een fusie worden samengevoegd onder één AGB-code, stuurt u de volgende gegevens naar info@nza.nl:
-
Vanaf wanneer de fusie ingaat;
-
Welke zorgaanbieders hierbij betrokken zijn en de praktijk AGB-codes;
-
De AGB-code waarmee de aanlevering zal plaatsvinden na de fusie. Dat kan één van de huidige praktijk AGB-codes zijn. Is er sprake van een nieuwe AGB-code? Vraag dan eerst een nieuw account aan via www.disportal.nl;
-
De nieuwe naam van de organisatie/instelling/praktijk indien daar sprake van is.
-
Als de zorgaanbieders die fuseren gebruik maken van verschillende softwarepakketten, geef dat dan ook aan.
De uniciteit en traceerbaarheid moet gewaarborgd worden, zie voor meer informatie artikel 4.3 'Migraties en fusies' en artikel 4.4.7 'Uniciteit (uniekheid)' in de Gegevensaanleverstandaard (GA) (GA DBC-SZG 8.0 v3.9_v20231025).
Te zijner tijd, dient u het verzoek in om oude accounts te deactiveren. We deactiveren een oud account zodra de correcties op aangeleverde trajecten zijn voltooid en de openstaande trajecten zijn afgerond (met de oude software en/of oude AGB-code). U kunt daarna niet meer aanleveren op het account, maar nog wel inloggen en de aangeleverde gegevens bekijken.
1.2 Administraties worden niet samengevoegd, gescheiden aanleveringen
Als na een fusie de administraties niet worden samengevoegd, moet er per administratie gescheiden aangeleverd worden. Dit kan door een nieuw account aan te vragen, waarmee de zorgaanbieder van de oude AGB-code gegevens kan aanleveren op de nieuwe AGB-code.
U kunt dit account aanvragen vanaf de startpagina van www.disportal.nl. Kies voor 'aanvragen nieuw account' en vul de nieuwe AGB-code in. Als u nog bent ingelogd op uw huidige DIS-portalaccount, kunt u geen nieuw account aanvragen voor een andere AGB-code.
Als beide accounts een nieuwe softwareleverancier krijgen, moet er voor beide een nieuw account aangevraagd worden. Lees 3.2 Uniciteit en Traceerbaarheid voor meer informatie.
Daarnaast stuurt u de volgende gegevens naar info@nza.nl:
-
Vanaf wanneer de fusie ingaat;
-
Welke zorgaanbieders hierbij betrokken zijn en de praktijk AGB-codes;
-
De AGB-code waarmee de aanlevering zal plaatsvinden na de fusie. Dat kan een van de huidige praktijk AGB-codes zijn;
-
De nieuwe naam van de organisatie/instelling/praktijk als daar sprake van is;
-
Is er sprake van verschillende softwarepakketten? Geef dat dan ook aan. Voor ieder softwarepakket moet er een apart account zijn;
Te zijner tijd, dient u het verzoek in om oude accounts te deactiveren. We deactiveren een oud account zodra de correcties op aangeleverde trajecten zijn voltooid en de openstaande trajecten zijn afgerond (met de oude software en/of oude AGB-code). U kunt daarna niet meer aanleveren op het account, maar nog wel inloggen en de aangeleverde gegevens bekijken.
1.3 Stroomschema
2 Hoe geef ik een splitsing door in DIS?
Als één zorgaanbieder de huidige AGB-code overneemt, dan moet de andere zorgaanbieder een nieuw account aanvragen voor de nieuwe AGB-code via www.disportal.nl.
Wij ontvangen bij een splitsing graag de volgende gegevens via info@nza.nl:
-
Om welke zorgaanbieder de splitsing gaat en wat de praktijk AGB-code is;
-
De nieuwe namen en AGB-codes van de praktijken;
-
Vanaf wanneer de splitsing ingaat en de administratie wordt losgekoppeld;
-
Als er sprake is van een nieuw softwarepakket op de bestaande AGB-code, moet er een nieuw account aangevraagd worden, zie 3.1 Nieuw account voor meer informatie;
Te zijner tijd, dient u het verzoek in om oude accounts te deactiveren. We deactiveren een oud account zodra de correcties op aangeleverde trajecten zijn voltooid en de openstaande trajecten zijn afgerond (met de oude software en/of oude AGB-code). U kunt daarna niet meer aanleveren op het account, maar nog wel inloggen en de aangeleverde gegevens bekijken.
3 Hoe geef ik een wijziging van softwareleverancier door in DIS?
Bij overgang naar een ander softwarepakket moeten er vooraf een aantal acties door de zorginstelling, de ICT-leverancier en (eventueel) de NZa worden uitgevoerd om de uniciteit en de traceerbaarheid van de gegevens te borgen.
3.1 Nieuw account
Vraag een nieuw account aan door in te loggen met het bestaande DIS-portal account en te kiezen voor de optie 'nieuwe softwareleverancier'. Vul hier in wie de nieuwe softwareleverancier is.
U krijgt voor dit nieuwe account een nieuwe gebruikersnaam, nieuwe locatiecode en nieuw wachtwoord. Let op: de combinatie van de AGB-code, gebruikersnaam en locatiecode is uniek en zal ook aangepast moeten worden in uw softwarepakket. U kunt de softwareleverancier eventueel vragen hoe dit werkt.
Indien u één van deze drie velden niet goed invult, zult u bij de aanlevering een foutmelding krijgen.
Te zijner tijd, dient u het verzoek in om oude accounts te deactiveren via info@nza.nl. We deactiveren een oud account zodra de correcties op aangeleverde trajecten zijn voltooid en de openstaande trajecten zijn afgerond (met de oude software en/of oude AGB-code). U kunt daarna niet meer aanleveren op het account, maar nog wel inloggen en de aangeleverde gegevens bekijken.
3.2 Uniciteit en traceerbaarheid
Bij de overstap naar een andere softwareleverancier is het mogelijk dat de uniciteit van sleutels over de aanleveringen heen in het geding komt. Dit komt doordat er geen format voor deze nummering wordt voorgeschreven en dezelfde unieke nummers opnieuw gebruikt kunnen worden. Dit is dan ook de reden dat er een nieuw account aangevraagd moet worden. Door het ophogen van de locatiecode oftewel het Instelling volgnummer ontstaat een nieuwe Primary key en wordt de uniciteit over aanleveringen geborgd.
Zie voor meer informatie artikel 4.3 'Migraties en fusies' en artikel 4.4.7 'Uniciteit (uniekheid)' in de Gegevensaanleverstandaard (GA) (GA DBC-SZG 8.0 v3.9_v20231025). Uw softwareleverancier kan u helpen met het waarborgen van uniciteit en traceerbaarheid.
4 Hoe geef ik een nieuwe AGB-code door in DIS?
Heeft u een nieuwe AGB-code? Maak dan een nieuw account aan op www.disportal.nl. Kies voor 'aanvragen nieuw account' en vul de nieuwe AGB-code in. Als u nog bent ingelogd op uw huidige DIS-portalaccount, kunt u geen nieuw account aanvragen voor een andere AGB-code.
Ook moet u een e-mail naar info@nza.nl te sturen met het verzoek om uw oude account op inactief te zetten. Vermeld hierbij:
We deactiveren een oud account zodra de correcties op aangeleverde trajecten zijn voltooid en de openstaande trajecten zijn afgerond (met de oude software en/of oude AGB-code). U kunt daarna niet meer aanleveren op het account, maar nog wel inloggen en de aangeleverde gegevens bekijken.
5 Hoe geef ik in DIS door dat er meerdere locaties zijn met een gescheiden administratie?
Als een instelling meerdere locaties heeft waarvoor u gescheiden aanlevert, moet de zorgaanbieder voor iedere locatie een apart account aanvragen. Het instellingsvolgnummer (locatiecode) wordt dan opgehoogd.
Dit geldt zowel voor fysieke locaties als voor situaties waarin gescheiden administraties van toepassing zijn.
Een voorbeeld: een gefuseerd algemeen ziekenhuis met 3 locaties die gescheiden aanleveren, zullen als volgt in ons DIS administratie systeem ingevoerd worden:
• Locatie A, AGB: 12345678; DIS-gebruikersnaam: DIS10123100; Instelling volgnummer/ locatiecode: 00
• Locatie B, AGB: 12345678; DIS-gebruikersnaam: DIS10123101; Instelling volgnummer/ locatiecode: 01
• Locatie C, AGB: 12345678; DIS-gebruikersnaam: DIS10123102; Instelling volgnummer/ locatiecode: 02
6 Hoe deactiveer ik een oud of ongebruikte account in DIS?
Stuur een mail naar info@nza.nl om uw oude account te laten deactiveren. U kunt daarna niet meer aanleveren op het account, maar nog wel inloggen en de aangeleverde gegevens bekijken.
We deactiveren een oud account zodra de correcties op aangeleverde trajecten zijn voltooid en de openstaande trajecten zijn afgerond (met de oude software en/of oude AGB-code). Dit proces is afhankelijk van de manier waarop uw softwareleverancier dit voor u inricht.