De Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) houdt op grond van artikel 16, onderdeel d, van de Wet marktordening gezondheidszorg (Wmg) toezicht op de rechtmatige en doelmatige uitvoering van de Wet langdurige zorg (Wlz).
Op grond van artikel 4.1.1, vierde lid, van de Wlz mag een rechtspersoon de Wlz niet eerder uitvoeren dan nadat de NZa heeft vastgesteld dat die rechtspersoon in voldoende mate is voorbereid op de uitvoering van de wet. Ten behoeve van deze beoordeling gaat de NZa ten minste na of de rechtspersoon die de wet wenst te gaan uitvoeren voldoet aan de in artikel 4.1.1, eerste lid, Besluit langdurige zorg (Blz) gestelde eisen. Ter beoordeling hiervan laat de NZa zich door de rechtspersoon zijn statuten alsmede een programma van werkzaamheden overleggen. Op grond van artikel 4.1.1, vierde lid, van het Blz is de NZa tevens bevoegd om nadere regels te stellen omtrent de inhoud van het programma van werkzaamheden.
Na aanmelding is de rechtspersoon op grond van artikel 4.1.1, tweede lid, Wlz verplicht te voldoen aan de voorschriften die bij of krachtens deze wet aan Wlz-uitvoerders zijn opgelegd. De Wlz-uitvoerder dient op basis van artikel 4.1.1, vijfde lid, van de Wlz er ook zorg voor te dragen dat het dagelijks beleid wordt bepaald of mede wordt bepaald door personen die geschikt zijn in verband met de uitvoering van de wettelijke taken en daaruit voorvloeiende werkzaamheden, en wier betrouwbaarheid buiten twijfel staat. De NZa stelt op grond van artikel 4.1.2, eerste lid, van het Blz vast of de Wlz-uitvoerder er zorg voor heeft gedragen dat de geschiktheid en de betrouwbaarheid van voornoemde personen buiten twijfel staat.
Ingevolge artikel 62 en artikel 68 van de Wmg is de NZa bevoegd tot het stellen van regels op het gebied van informatieverstrekking door Wlz-uitvoerders om vast te kunnen stellen of de Wlz-uitvoerders voldoen aan de eisen bij of krachtens de Wlz gesteld, waaronder de voornoemde eisen.
Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze regeling wordt, tenzij anders vermeld, verstaan onder:
Aanmelding:
Aanmelding van de Wlz-uitvoerder conform artikel 4.1.1, eerste lid, van de Wlz.
Beleidsbepalers:
Personen die het dagelijks beleid van de Wlz-uitvoerder bepalen. Hieronder zijn ieder geval te verstaan de statutair bestuurders.
BW:
Burgerlijk Wetboek.
Blz:
Besluit langdurige zorg.
Compliancefunctie:
Onafhankelijke functie bestaande uit het totaal aan activiteiten om erop toe te zien dat de rechtspersoon wettelijke voorschriften en interne afspraken en procedures naleeft.
Functie:
Beschreven hoedanigheid, dan wel samenstel van positionering, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, ingericht ten behoeve van een eveneens beschreven doel, c.q. resultaat.
Interne auditfunctie:
Onafhankelijke functie bestaande uit het totaal aan periodieke controleactiviteiten om te waarborgen dat de organisatie-inrichting en de processen, procedures en maatregelen van de rechtspersoon effectief zijn.
Interne toezichthouders:
Personen die statutair zijn belast met toezicht op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken in de rechtspersoon en de daarmee verbonden onderneming.
Medebeleidsbepalers:
Personen die het dagelijks beleid mede bepalen dan wel een (leidinggevende) functie vervullen direct onder het echelon van de beleidsbepalers (en verantwoordelijk zijn voor natuurlijke personen) of wier werkzaamheden het risicoprofiel van de onderneming wezenlijk kunnen beïnvloeden. Hieronder worden in ieder geval begrepen de sleutelfunctiehouders.
NZa:
Nederlandse Zorgautoriteit.
Onafhankelijkheid in mind:
In besluitvorming en gedrag zich aantoonbaar onafhankelijk tonen (opstellen) ten opzichte van deelbelangen.
Onafhankelijkheid in state:
Afwezigheid van relevante persoonlijke, hiërarchische of institutionele banden tussen de betrokkene en degene (persoon of organisatie) waarmee een relatie wordt onderhouden door hetzij de Wlz-uitvoerder, hetzij betrokkene vanuit de functie bij de Wlz-uitvoerder.
Risicobeheerfunctie:
Onafhankelijke functie bestaande uit het totaal aan risicobeheeractiviteiten en –processen die erop gericht zijn om de risico’s binnen vooraf gestelde aanvaardbare grenzen te houden.
Sleutelfunctiehouder:
Persoon die eindverantwoordelijk is voor één van de functies van compliance, interne audit of risicobeheer.
Uitbestede werkzaamheden:
De werkzaamheden die worden uitgevoerd door personen of organisaties die geen (hiërarchisch of rechtstreeks) onderdeel uitmaken van de rechtspersoon van de Wlz-uitvoerder, onafhankelijk of deze personen of organisaties onderdeel uitmaken van de groep waarvan de Wlz-uitvoerder deel uitmaakt.
Wlz:
Wet langdurige zorg.
Wmg:
Wet markordening gezondheidszorg.
Zorgverzekeraar:
Zorgverzekeraar als bedoeld in artikel 1, onderdeel b, van de Zvw.
Zvw:
Zorgverzekeringswet.
Voor overige begrippen die in deze nadere regel voorkomen en die niet hierboven worden vermeld, wordt verwezen naar de Beleidsregel definities Wlz.
Artikel 2 Doel van de regeling
Deze regeling beoogt regels te stellen ten aanzien van de informatie die een Wlz-uitvoerder moet indienen bij de NZa ten tijde van de aanmelding en, ten aanzien van reeds aangemelde Wlz-uitvoerders waarvan eerder is vastgesteld dat zij voldoende zijn voorbereid op uitvoering van de Wlz, bij wijzigingen in die feiten en omstandigheden zoals die bij aanmelding zijn getoetst door de NZa. Voornoemde informatie gebruikt de NZa in de beoordeling of doorlopend wordt voldaan aan de eisen die bij of krachtens de Wlz worden gesteld aan Wlz-uitvoerders.
Artikel 3 Reikwijdte
Deze regeling is van toepassing op Wlz-uitvoerders als bedoeld in artikel 1.1.1 van de Wlz.
Artikel 4 Aanmelding
1. De Wlz-uitvoerder meldt zich aan bij de NZa, uiterlijk 1 juli in het jaar voorafgaande aan het jaar waarin hij voornemens is de Wlz uit te gaan voeren.
2. De aanmelding bevat de naam van de Wlz-uitvoerder, de contactpersoon, statutaire vestiging, het vestigingsadres, het telefoonnummer en het e-mailadres.
De Wlz-uitvoerder legt de aanmelding inclusief de informatie conform artikel 7 tot en met artikel 16 van deze regeling schriftelijk over via het Uitwisselportaal van de NZa. De aanmelding dient te worden geadresseerd aan div@nza.nl onder vermelding van het kenmerk “Aanmelding en wijziging Wlz-uitvoerder TH/NR-020” in de onderwerpregel.
Indien de Wlz-uitvoerder geen toegang heeft tot het Uitwisselportaal, dan kan toegang worden aangevraagd per e-mail (info@nza.nl). Hierbij dient de Wlz-uitvoerder de volgende gegevens ten aanzien van de beoogde gebruiker aan te leveren:
• Naam organisatie;
• Voornaam;
• Achternaam;
• E-mailadres;
• Mobiele telefoonnummer.
Artikel 5 Het melden van wijzigingen in de besturing
-
De Wlz-uitvoerder meldt benoemingen, herbenoemingen en functiewijzigingen van personen als bedoeld in artikel 4.1.1, vijfde lid, van de Wlz aan de NZa, minimaal zes weken voorafgaand aan de dag waarop de (her)benoeming of functiewijziging is beoogd. Functiewijzigingen van personen waarvoor andere eisen aan geschiktheid worden gesteld dan voor de bestaande functie gelden, worden daarbij aangemerkt als relevante wijzigingen, waarvan de melding dient te voldoen aan het bepaalde in de artikelen 15 en 16.
-
Als tijdelijk niet kan worden voldaan aan de eis van een minimaal tweehoofdige leiding of aan de eis van een toezichthoudend orgaan van minimaal drie leden, dan dient dit onverwijld te worden gemeld bij de NZa. Hierbij toont de Wlz-uitvoerder aan op welke wijze de doeleinden die de eisen uit artikel 4.1.1 van het Blz of het bepaalde in artikel 5 van de Beleidsregel Toetsing eisen Wlz-uitvoerderschap (TH/BR-031) beogen te bereiken, anderszins worden bereikt.
-
De Wlz-uitvoerder meldt relevante wijzigingen met betrekking tot de geschiktheid en betrouwbaarheid van (mede)beleidsbepalers en/of interne toezichthouders en die van invloed kunnen zijn op het blijven voldoen aan artikel 4.1.2 van het Blz aan de NZa. Deze wijzigingen dienen ten spoedigste doch uiterlijk binnen twee weken na constatering van de wijziging te worden gemeld. De Wlz-uitvoerder maakt de inhoud van de wijziging inzichtelijk en levert informatie aan ten aanzien van de betreffende wijziging conform het gestelde in artikel 15 en artikel 16 van deze regeling. Aan de hand van deze informatie zal de NZa beoordelen of de Wlz-uitvoerder blijft voldoen aan het gestelde in artikel 4.1.2 van het Blz.
-
De Wlz-uitvoerder meldt het terugtreden van personen als bedoeld in artikel 4.1.1, vijfde lid, van de Wlz aan de NZa, minimaal zes weken voorafgaand aan de dag waarop de betreffende functieuitoefening wordt beëindigd. Een onvoorzien terugtreden wordt ten spoedigste gemeld doch uiterlijk binnen twee weken na het daadwerkelijke terugtreden. Bij de melding wordt de reden voor terugtreden toegelicht. Indien de functie vervolgens niet (op gelijke wijze) wordt ingevuld, geldt dat als organisatiewijziging in de zin van artikel 6 (herverdeling van portefeuille of gewijzigde inrichting) die als nieuwe melding moet worden ingediend bij de NZa.
-
De Wlz-uitvoerder dient de melding van de wijziging in besturing in via het invullen van het formulier in het Aanvragenportaal van de NZa. Meldingen die niet conform het gestelde in dit artikel worden ingediend zullen niet in behandeling worden genomen en worden geacht niet te zijn gedaan.
-
Van het niet of niet tijdig aanleveren is sprake wanneer wijzigingen zijn doorgevoerd zonder aanlevering van de in artikel 15 en artikel 16 genoemde informatie, of zonder dat bij die aanlevering de in artikel 5, eerste tot en met het vierde lid, genoemde termijn in acht is genomen.
Artikel 6 Het melden van wijzigingen in de organisatie
-
De Wlz-uitvoerder meldt relevante wijzigingen met betrekking tot artikel 7 tot en met artikel 13 van deze regeling en die van invloed kunnen zijn op het blijven voldoen aan artikel 4.1.1 van het Blz aan de NZa. Deze wijzigingen dienen minimaal zes weken voorafgaand aan de beoogde dag van effectuering te worden gemeld. De Wlz-uitvoerder maakt de inhoud van de wijziging inzichtelijk en levert informatie aan over de betreffende wijziging conform het gestelde in artikel 7 tot en met artikel 13 van deze regeling. Aan de hand van deze informatie zal de NZa beoordelen of de Wlz-uitvoerder blijft voldoen aan het gestelde in artikel 4.1.1 van het Blz.
-
Als tijdelijk niet kan worden voldaan aan de eisen uit artikel 4.1.1 van het Blz of het bepaalde in artikel 5 van de Beleidsregel Toetsing eisen Wlz-uitvoerderschap (TH/BR-031), dan dient dit onverwijld te worden gemeld bij de NZa, waarbij wordt aangetoond op welke wijze de doeleinden die de eisen beogen te bereiken anderszins worden bereikt.
-
De Wlz-uitvoerder levert de melding van de wijziging in organisatie inclusief de informatie als bedoeld in de voorgaande leden schriftelijk aan via het Uitwisselportaal van de NZa. De aanmelding dient te worden geadresseerd aan div@nza.nl onder vermelding van het kenmerk “Aanmelding en wijziging Wlz-uitvoerder TH/NR-020” in de onderwerpregel. Meldingen die niet conform het gestelde in dit artikel worden ingediend zullen niet in behandeling worden genomen en worden geacht niet te zijn gedaan.
-
Van het niet of niet tijdig aanleveren is sprake wanneer wijzigingen zijn doorgevoerd zonder aanlevering van de in de artikel 7 tot en met artikel 13 genoemde informatie, of zonder dat bij die aanlevering de in artikel 6, eerste en tweede lid, genoemde termijn in acht is genomen.
Artikel 7 Onderdeel van groep
Om te beoordelen of de Wlz-uitvoerder voldoet aan de in artikel 4.1.1, eerste lid, onderdeel a, van het Blz genoemde eis dat de rechtspersoon behoort tot een groep als bedoeld in artikel 24b van Boek 2 van het BW waarvan ten minste één zorgverzekeraar deel uitmaakt levert de Wlz-uitvoerder ten minste aan:
-
een organogram en beschrijving van de groep, inclusief positionering van de Wlz-uitvoerder en de zeggenschapsstructuur;
-
actueel bewijs van inschrijving bij de Kamer van Koophandel ten aanzien van de onder i bedoelde informatie.
Artikel 8 Statuten
Om te beoordelen of de statuten van de rechtspersoon voldoen aan het bij en krachtens artikel 4.1.2 van de Wlz gestelde levert de Wlz-uitvoerder ten minste aan:
-
de meest actuele statuten van de Wlz-uitvoerder.
Artikel 9 Organisatiestructuur
Om te beoordelen of de Wlz-uitvoerder voldoet aan de in artikel 4.1.1, eerste lid, onderdeel c, van het Blz genoemde eis dat de rechtspersoon een duidelijke, evenwichtige en adequate organisatiestructuur heeft, levert de Wlz-uitvoerder ten minste aan:
-
een organogram van de Wlz-uitvoerder;
-
een overzicht met de namen van de (mede)beleidsbepalers en interne toezichthouders;
-
een beschrijving van de organisatiestructuur, waaronder governancestructuur omvattende de (mede)beleidsbepalers en de interne toezichthouders;
-
een beschrijving van de positionering van (mede)beleidsbepalers en interne toezichthouders binnen de Wlz-uitvoerder;
-
een beschrijving van de positionering van de functies van compliance, interne audit en risicobeheer binnen de Wlz-uitvoerder of de groep;
-
een beschrijving van de inrichting van de functies van compliance, interne audit en risicobeheer, alsmede de daaraan ten grondslag liggende overeenkomst(en) en documenten indien deze functies zijn uitbesteed;
-
de gehanteerde procedures voor werving en toetsing van de geschiktheid en betrouwbaarheid van de (mede)beleidsbepalers en de interne toezichthouders;
-
de (maximale) zittingsperiode als gemeld in artikel 5 sub v. van de Beleidsregel Toetsing eisen Wlz-uitvoerderschap (TH/BR–031) waarvoor de beleidsbepaler of interne toezichthouder wordt (her)benoemd;
-
het schriftelijk opleidingsbeleid en het kennis- en opleidingsplan als bepaald in artikel 5 sub ix van de Beleidsregel Toetsing eisen Wlz-uitvoerderschap (TH/BR–031) alsmede de vastlegging van de uitvoering hiervan.
Artikel 10 Verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
Om te beoordelen of de Wlz-uitvoerder voldoet aan de in artikel 4.1.1, eerste lid, onderdeel d, van het Blz genoemde eis dat de rechtspersoon een duidelijke, evenwichtige en adequate verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden heeft, levert de Wlz-uitvoerder ten minste aan:
-
een beschrijving van het orgaan ter borging van verzekerdeninvloed en de wijze van samenstelling van dit orgaan;
-
een beschrijving van de besluitvormingsprocessen en frequentie van vergaderen van de gremia waarin de (mede)beleidsbepalers en interne toezichthouders zijn georganiseerd;
-
een beschrijving van de verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de (mede)beleidsbepalers en interne toezichthouders, ter borging van onafhankelijke uitvoering;
-
de functieprofielen van de (mede)beleidsbepalers en de interne toezichthouders;
-
de interne reglementen van de gremia waarin de (mede)beleidsbepalers en interne toezichthouders zijn georganiseerd en van het orgaan ter borging van verzekerdeninvloed.
Artikel 11 Rechten en verplichtingen
Om te beoordelen of de Wlz-uitvoerder voldoet aan de in artikel 4.1.1, eerste lid, onderdeel e, van het Blz genoemde eis dat de rechten en verplichtingen binnen de rechtspersoon adequaat zijn vastgelegd, levert de Wlz-uitvoerder ten minste aan;
-
de informatie die beschikbaar wordt gesteld aan verzekerden over hun rechten en verplichtingen;
-
een beschrijving van de wijze waarop verzekerden worden geïnformeerd over hun rechten en verplichtingen;
-
een beschrijving van de wijze waarop rechten en verplichtingen die door de organisatie worden aangegaan, worden vastgelegd.
Artikel 12 Bedrijfsvoering vastgelegd en afgestemd
Om te beoordelen of de Wlz-uitvoerder voldoet aan de in artikel 4.1.1, eerste lid, onderdeel g, van het Blz genoemde eis dat de bedrijfsvoering van de rechtspersoon op een inzichtelijke wijze is vastgelegd en is afgestemd op de werkzaamheden die de rechtspersoon als Wlz-uitvoerder zal uitvoeren of laten uitvoeren, levert de Wlz-uitvoerder ten minste aan:
-
een beschrijving van de werkzaamheden van de Wlz-uitvoerder en de wijze waarop deze zijn ingericht in de organisatie;
-
indien van toepassing, een beschrijving van het voorgenomen gebruik van volmacht/uitbesteding, inclusief de daaraan ten grondslag liggende overeenkomst(en);
-
het handboek Administratieve Organisatie;
-
het Interne Controleplan, inclusief risicoanalyse;
-
het beleid ten aanzien van de (onafhankelijke) werking van het risicobeheersysteem, compliance en interne audit.
Artikel 13 Rapportagelijnen, informatievoorziening en communicatie
Om te beoordelen of de Wlz-uitvoerder voldoet aan de in artikel 4.1.1, eerste lid, onderdeel f, van het Blz genoemde eis dat de rechtspersoon beschikt over adequate rapportagelijnen en over een adequaat systeem van informatievoorziening en communicatie, levert de Wlz-uitvoerder ten minste aan:
-
een beschrijving van de wijze waarop en wanneer de functies compliance, interne audit en risicobeheer rapporteren aan de (mede)beleidsbepalers en interne toezichthouders;
-
een beschrijving van de wijze waarop en wanneer de (mede)beleidsbepalers en interne toezichthouders aan elkaar rapporteren;
-
een beschrijving van het informatiesysteem dat wordt gebruikt voor de Wlz en op welke wijze dit is gescheiden van het informatiesysteem van de overige onderdelen van de groep;
-
een beschrijving van procedures en maatregelen om de continuïteit, integriteit, voortdurende beschikbaarheid en beveiliging van geautomatiseerde gegevensverwerking te waarborgen;
-
een beschrijving van de systematiek van het opstellen en onderhouden van procesbeschrijvingen;
-
het beleid en de richtlijnen van ieder van de functies van compliance, interne audit en risicobeheer.
Artikel 14 Verwachte beheerskosten
Om te beoordelen of de Wlz-uitvoerder voldoet aan de in artikel 4.1.1, eerste lid, onderdeel h, van het Blz genoemde eis dat, gegeven de verwachte beheerskosten die de rechtspersoon als Wlz-uitvoerder zal maken, zal kunnen worden voorzien in een recht- en doelmatige uitvoering van de wet, levert de Wlz-uitvoerder bij aanmelding ten minste aan;
-
een beschrijving en onderbouwing van de verwachte te maken beheerskosten voor de eerste 3 jaar.
Artikel 15 Geschiktheid
Om vast te stellen of de Wlz-uitvoerder er zorg voor heeft gedragendat de geschiktheid van personen als bedoeld in artikel 4.1.1, vijfde lid, van de Wlz buiten twijfel staat:
i. levert de Wlz-uitvoerder bij benoeming ten minste aan:
a. de gehanteerde procedure voor de werving en de toetsing van de geschiktheid van de (mede)beleidsbepaler(s) of interne toezichthouder(s) voor de functie bij de Wlz-uitvoerder;
b. het functieprofiel en aandachtgebied van de betreffende (mede)beleidsbepaler(s) of interne toezichthouder(s) na benoeming in de beoogde functie bij de Wlz-uitvoerder;
c. de beschrijving en onderbouwing van de besluitvorming ten aanzien van de geschiktheid bij de benoeming van de (mede)beleidsbepaler(s) of interne toezichthouder(s) voor de beoogde functie bij de Wlz-uitvoerder, waaronder tenminste de beoordeling op de aspecten genoemd in artikel 10 sub i. tot en met vi. van de Beleidsregel Toetsing eisen Wlz-uitvoerderschap (TH/BR–031);
d. de procedure voor beoordeling en de uitkomst hiervan voor onafhankelijkheid in state en de tijdsbesteding die benodigd is voor de beoogde functie, beide in relatie tot de (neven)functies van de (mede)beleidsbepaler(s) of interne toezichthouder(s);
e. een toelichting op de voorbereiding van de betreffende (mede)beleidsbepaler(s) of interne toezichthouder(s) voor de functie door de Wlz-uitvoerder waarbij rekening wordt gehouden met de aanwezige opleiding en ervaring;
f. de ingevulde geschiktheidsmatrices van de beleidsbepalers en de interne toezichthouders (zie bijlagen 1 en 2) voor de functie bij de Wlz-uitvoerder;
g. de verdeling van de portefeuilles tussen beleidsbepalers danwel interne toezichthouders;
h. de (persoons)gegevens en documenten van de te benoemen (mede)beleidsbepalers of interne toezichthouder
-
-
naam (achternaam, voorletter(s), titel(s));
-
geboortedatum en geboorteplaats;
-
nationaliteit;
-
privé-adres;
-
functie(s);
-
beoogde ingangsdatum functie(s);
-
curriculum vitae;
-
een beschrijving van relevante geldige diploma’s voor de functie bij de Wlz-uitvoerder waarvan de juistheid en geldigheid is getoetst door de Wlz-uitvoerder;
i. indien een toetsing van geschiktheid heeft plaatsgevonden door (een) andere toezichthouder(s) dan DNB of AFM, de beschikking houdende de uitkomst van deze beoordeling.
ii levert de Wlz-uitvoerder bij herbenoeming in dezelfde functie aan:
a. de gehanteerde procedure voor hertoetsing van de geschiktheid van de (mede)beleidsbepaler(s) of interne toezichthouder(s) en de uitkomst hiervan, alsmede de documenten waarin de uitkomst hiervan is vastgelegd;
b. de relevante wijzigingen in feiten en omstandigheden met betrekking tot de geschiktheid ten opzichte van de voorgaande (her)benoeming(en) in de betreffende functie, waaronder tenminste de beoordeling op de aspecten genoemd in artikel 10 sub i. tot en met vii. van de Beleidsregel Toetsing eisen Wlz-uitvoerderschap (TH/BR–031), danwel de melding dat er geen relevante feiten of omstandigheden zijn;
c. de wijze waarop is vastgesteld dat de benodigde kennis actueel is gehouden, inclusief een overzicht van de gevolgde opleidingen, trainingen of andere vormen van permanente educatie of scholing;
d. de procedure voor beoordeling en de uitkomst hiervan voor onafhankelijkheid in state en de tijdsbesteding die benodigd is voor de beoogde functie, beide in relatie tot de (neven)functies van de (mede)beleidsbepaler(s) of interne toezichthouder(s);
e. de ingevulde geschiktheidsmatrices van de beleidsbepalers en de interne toezichthouders (zie bijlagen 1 en 2) voor de functie bij de Wlz-uitvoerder;
f. de (persoons)gegevens van de te herbenoemen (mede)beleidsbepaler(s) of interne toezichthouder(s):
-
naam (achternaam, voorletter(s), titel(s));
-
geboortedatum en geboorteplaats;
-
nationaliteit;
-
privé-adres;
-
functie(s);
-
overige (hoofd- of neven)functies;
-
beoogde ingangsdatum van herbenoeming;
-
indien een hertoetsing heeft plaatsgevonden door een andere toezichthouder dan DNB of AFM, de beschikking inhoudende de uitkomst van deze beoordeling.
iii levert de Wlz-uitvoerder bij een relevante functiewijziging van een (mede)beleidsbepaler en/of interne toezichthouder(s) ten minste aan:
a. de gehanteerde procedure voor toetsing van de geschiktheid van de (mede)beleidsbepaler(s) of interne toezichthouder(s) voor deze functie en de uitkomst hiervan, alsmede de documenten waarin de uitkomst hiervan is vastgelegd;
b. het functieprofiel en aandachtgebied van de betreffende (mede)beleidsbepaler(s) of interne toezichthouder(s) voor en na de wijziging;
c. de besluitvorming met onderbouwing en overwegingen voor de benoeming van betrokkene;
d. de kennis en competenties die in vergelijking met de vorige functie aanvullend benodigd zijn voor een goede invulling;
e. een op de betrokkene toegespitst opleidingsprogramma voor het verkrijgen van kennis en competenties;
f. de procedure voor beoordeling en de uitkomst hiervan voor onafhankelijkheid in state en de tijdsbesteding die benodigd is voor de beoogde functie, beide in relatie tot de (neven)functies van de (mede)beleidsbepaler(s) of interne toezichthouder(s);
g. de ingevulde geschiktheidsmatrices van de beleidsbepalers en de interne toezichthouders (zie bijlagen 1 en 2) voor de functie bij de Wlz-uitvoerder;
h. de persoons)gegevens van de (mede)beleidsbepaler(s) of interne toezichthouder(s) van wie de functie wijzigt:
-
-
naam (achternaam, voorletter(s), titel(s));
-
geboortedatum en geboorteplaats;
-
nationaliteit;
-
privé-adres;
-
bestaande en toekomstige functie(s);
-
overige (hoofd- of neven)functies;
-
de beoogde ingangsdatum van functiewijziging;
i. indien een hertoetsing van geschiktheid heeft plaatsgevonden door (een) andere toezichthouder(s) dan DNB of AFM, de beschikking inhoudende de uitkomst van deze beoordeling.
Artikel 16 Betrouwbaarheid
Om vast te stellen of de Wlz-uitvoerder er zorg voor heeft gedragen dat de betrouwbaarheid van personen als bedoeld in artikel 4.1.1, vijfde lid, van de Wlz buiten twijfel staat:
-
levert de Wlz-uitvoerder bij benoeming van de (mede)beleidsbepaler(s) of interne toezichthouder(s) en indien DNB of AFM niet heeft getoetst ten minste aan:
-
indien de Wlz-uitvoerder uitsluitend zelf de betrouwbaarheid heeft getoetst:
-
de gehanteerde procedure (op basis van pre-employment screening) voor toetsing van de betrouwbaarheid van de (mede) beleidsbepaler(s) of interne toezichthouder(s) waaronder in ieder geval de aan de te benoemen persoon voorgelegde vragen, bevindingen uit openbare bronnen en ingeschakelde referenties;
-
de overwegingen en besluitvorming ten aanzien van de betrouwbaarheid bij de benoeming van de (mede)beleidsbepaler(s) en de interne toezichthouder(s);
-
een verklaring omtrent gedrag (VOG) die is aangevraagd door de Wlz-uitvoerder en niet ouder is dan één maand;
-
indien een toetsing van betrouwbaarheid heeft plaatsgevonden door een andere toezichthouder (dan DNB of AFM):
-
de aan de toezichthouder overlegde informatie en documentatie voor de toetsing van de betrouwbaarheid van de (mede) beleidsbepaler(s) of interne toezichthouder(s);
-
de beschikking van de toezichthouder inhoudende de uitkomst van deze beoordeling;
-
de eigen overwegingen en besluitvorming van de Wlz-uitvoerder ten aanzien van de conclusies van de betrouwbaarheid;
-
een verklaring omtrent gedrag (VOG) die is aangevraagd door de Wlz-uitvoerder en niet ouder is dan één maand.
-
levert de Wlz-uitvoerder bij herbenoeming van de (mede)beleidsbepaler(s) of interne toezichthouder(s) in dezelfde functie aan:
-
de gehanteerde procedure (op basis van in-employment screening) voor hertoetsing van de betrouwbaarheid van de (mede)beleidsbepaler(s) of interne toezichthouder(s) alsmede de uitkomst hiervan, waarbij tenminste de aspecten als genoemd in artikel 4.1.2 lid 3 van het Blz zijn betrokken;
-
de relevante wijzigingen in feiten en omstandigheden met betrekking tot de betrouwbaarheid ten opzichte van de voorgaande (her)benoeming(en) in de betreffende functie;
-
een verklaring omtrent gedrag (VOG) die is aangevraagd door de Wlz-uitvoerder en niet ouder is dan één maand;
-
indien een hertoetsing van betrouwbaarheid heeft plaatsgevonden door (een) andere toezichthouder(s) dan DNB of AFM, de beschikking inhoudende de uitkomst van deze beoordeling.
-
levert de Wlz-uitvoerder bij functiewijziging van de (mede)beleidsbepaler(s) of interne toezichthouder(s) aan:
-
de gehanteerde procedure (op basis van in-employment screening) voor hertoetsing van de betrouwbaarheid van de (mede)beleidsbepaler(s) of interne toezichthouder(s) alsmede de uitkomst hiervan waarbij tenminste de aspecten als genoemd in artikel 4.1.2 lid 3 van de Blz zijn betrokken;
-
de relevante wijzigingen in feiten en omstandigheden met betrekking tot de betrouwbaarheid ten opzichte van de voorgaande (her)benoeming(en) bij de Wlz-uitvoerder;
-
een verklaring omtrent gedrag (VOG) die is aangevraagd door de Wlz-uitvoerder en niet ouder is dan één maand;
-
indien een (her)toetsing van betrouwbaarheid heeft plaatsvonden door (een) andere toezichthouder(s) dan DNB of AFM, de beschikking inhoudende de uitkomst van deze beoordeling.
Artikel 17 Intrekken oude regeling
Gelijktijdig met de inwerkingtreding van deze regeling wordt de Regeling informatieverstrekking statuten en toetsing (mede)beleidsbepalers Wlz-uitvoerder, met kenmerk TH/NR-015, ingetrokken.
Artikel 18 Toepasselijkheid voorafgaande regeling, bekendmaking, inwerkingtreding en citeertitel
Toepasselijkheid voorafgaande regeling
De Regeling informatieverstrekking aanmelding en wijzigingen Wlz-uitvoerderschap, met kenmerk TH/NR-015, blijft van toepassing op besluiten en aangelegenheden die hun grondslag vinden in die regeling en die betrekking hebben op de periode waarvoor die regeling gold.
Inwerkingtreding / Bekendmaking
Deze beleidsregel treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin de beleidsregel ingevolge artikel 5, aanhef en onder e, van de Bekendmakingswet, wordt geplaatst.
De regeling ligt ter inzage bij de NZa en is te raadplegen op www.nza.nl.
Citeertitel
Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling informatieverstrekking aanmelding en wijzigingen Wlz-uitvoerderschap – TH/NR-020.
Ondertekening
De Nederlandse Zorgautoriteit,
dr. M.J. Kaljouw
voorzitter Raad van Bestuur
Toelichting
Algemeen
Wlz-uitvoerders zijn verplicht om het aanmelden van activiteiten als Wlz-uitvoerder, wijzigingen in de bedrijfsvoering van de activiteiten, (her)benoeming, functiewijziging en terugtreding van personen die een (mede)beleidsbepalende of toezichthoudende functie invullen vooraf te melden bij de NZa. Naleving van deze regels is een verantwoordelijkheid van de Wlz-uitvoerder zelf. De NZa voert eigen onderzoek uit op basis van door de Wlz-uitvoerder aangeleverde informatie en documentatie over de verrichte toetsingen en de uitkomsten hiervan om te beoordelen of (blijvend) wordt voldaan aan de wet- en regelgeving.
De basis hiervoor is artikel 4.1.1 van de Wlz en artikel 4.1.1 en artikel 4.1.2 van het Blz. In deze artikelen zijn eisen opgenomen waaraan (de bedrijfsvoering van) de Wlz-uitvoerders moet voldoen, alsmede de eisen voor geschiktheid en betrouwbaarheid van (mede)beleidsbepalers en interne toezichthouders. Deze regels zijn nader uitgewerkt in de Beleidsregel Toetsing eisen Wlz-uitvoerderschap (kenmerk TH/NR-031).
In deze geactualiseerde beleidsregel staat beschreven welke eisen worden gesteld aan de bedrijfsvoering en organisatie van de Wlz-uitvoerder en aan de geschiktheid en betrouwbaarheid van de (mede)beleidsbepalers en intern toezichthouders.
Bij de uitvoering van de Regeling met kenmerk TH/NR-015 zijn mogelijkheden voor verbeteringen gesignaleerd, die zowel het proces ten goede zullen komen als de duidelijkheid over de informatie en documenten die moeten worden aangeleverd bij een melding. Deze zijn verwerkt in de Beleidsregel Toetsing eisen Wlz-uitvoerderschap TH/NR-031 en de voorliggende Regeling Informatieverstrekking aanmelding en wijzigingen Wlz-uitvoerderschap (TH/NR-020). Deze regeling werkt het proces voor aanlevering, registratie en verwerking uit. Duidelijkheid wordt gegeven hoe en met welke informatie en documentatie de meldingen dienen te worden ingediend. Het doel is dat de NZa in één aanlevering een complete set met benodigde informatie ontvangt. Dit levert efficiency en tijdwinst op. Incomplete meldingen of meldingen die niet toereikend zijn onderbouwd leiden immers tot vragen en daardoor een verlenging van de behandeltermijn.
Benadrukt wordt dat meldingen voortaan slechts op één manier gedaan kunnen worden: via de hiervoor ingerichte digitale portalen bij de NZa.
De regeling sluit aan bij de wijze waarop meldingen in deze portals worden gedaan. De melder wordt door de relevante vragen geleid en geattendeerd op de informatie en documentatie die moet worden bijgevoegd. Naast een verbetering van de efficiency en begeleiding bij de vragen en documentatie leidt dit tot een reconstrueerbare vastlegging.
Er zijn twee portals ingericht. Het bestaande Uitwisselportaal blijft beschikbaar voor meldingen over de organisatiestructuur en het indienen van een aanmelding voor een Wlz-uitvoerder. Het Aanvragenportaal is ingericht voor het melden van (her)benoemingen, terugtreden of functiewijzigingen van (mede)beleidsbepalers of interne toezichthouders. In het Aanvragenportaal is naast de vragenlijst ook een functie verwerkt waardoor benodigde documenten bij de vragen worden opgevoerd. Hierdoor wordt beoogd dat aanvragen in één keer compleet en voldoende onderbouwd ingediend worden en de NZa zonder (veel) aanvullende vragen tot een onderbouwd oordeel kan komen. Informatie, documenten en toelichtingen worden reconstrueerbaar vastgelegd en zodanig verwerkt dat de beschikking op de meldingen binnen de gestelde tijdlijnen worden afgegeven. Het is van belang dat de Wlz-uitvoerders alle meldingen over personen via dit portaal indienen. Meldingen die op een andere manier worden ingediend worden niet in behandeling genomen en zullen niet tot een beschikking leiden.
Deze regeling vervangt Regeling informatieverstrekking aanmelding en wijzigingen Wlz-uitvoerderschap (TH/NR-015). Tegelijkertijd wordt Beleidsregel Aanmelding Toetsing eisen Wlz-uitvoerderschap (TH/BR-027) ingetrokken en treedt de nieuwe Beleidsregel Toetsing eisen Wlz-uitvoerderschap (TH/BR-031) in werking.
Artikelsgewijs
Artikel 1 Begripsbepalingen
Evenals bij financiële instellingen dient het dagelijks beleid van Wlz-uitvoerders bepaald te worden door personen die aantoonbaar geschikt en betrouwbaar zijn. Dit is verankerd in de Wlz (artikel 4.1.1 sub 5) en wordt uitgewerkt in het Blz (artikel 4.1.2) en de Beleidsregel Toetsing eisen Wlz-uitvoerderschap (TH/BR-031).
De categorieën van personen op wie deze toetsing van toepassing is sluit aan bij de financiële wet- en regelgeving. Dit zijn de (mede)beleidsbepalers en interne toezichthouders. Dit is uitgewerkt in de definitie. In de beleidsregel en in de regeling worden de interne toezichthouders en de overige (mede)beleidsbepalers apart genoemd.
Voor de term “sleutelfunctiehouders” is aangesloten bij de terminologie uit het financiële toezicht. Omdat sleutelfunctiehouders eindverantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van het beleid voor die functie én omdat zij het risicoprofiel van de onderneming wezenlijk kunnen beïnvloeden worden zij onder medebeleidsbepalers geschaard. Onder medebeleidsbepalers vallen daarnaast personen direct onder het echelon van de beleidsbepalers en (andere) personen die werkzaamheden verrichten die het risicoprofiel van de onderneming wezenlijk kunnen beïnvloeden. Welke personen onder de laatste categorie vallen dient de Wlz-uitvoerder zelf, op een consistente wijze, te bepalen. Dit is onder andere afhankelijk van de interne organisatie en de gehanteerde governance.
Gebleken is dat niet altijd duidelijk is wat onder “uitbesteding” en “uitbestede werkzaamheden” wordt verstaan. Daarom is er een definitie opgenomen. Onder uitbestede werkzaamheden worden alle werkzaamheden verstaan die voortvloeien uit de aard (“core business”) van de verantwoordelijkheden van de Wlz-uitvoerder en die de Wlz-uitvoerder laat uitvoeren door personen of (organisatorische of juridische) entiteiten die niet binnen de rechtspersoon van de Wlz-uitvoerder zijn ingericht. Hiervoor is niet van belang of de werkzaamheden zijn uitbesteed binnen of buiten de groep waartoe de Wlz-uitvoerder behoort. Het gaat erom dat deze niet in de eigen rechtspersoon zijn belegd. Werkzaamheden die worden verricht door andere (organisatie-) onderdelen binnen de groep waarvan de Wlz-uitvoerder onderdeel uitmaakt vallen derhalve onder het begrip uitbesteding. Dit is van belang, omdat de Wlz-uitvoerder afdwingbare afspraken nodig heeft om sturing te kunnen geven aan deze activiteiten en te borgen dat de benodigde capaciteit op voldoende niveau ingezet kan worden.
Uitbesteding verlengt de keten van de bedrijfsvoering en heeft derhalve gevolgen voor de beheersing in de uitvoering. Indien uitbestede werkzaamheden niet goed zijn georganiseerd kan dit impact hebben op de reputatie of soliditeit van de Wlz-instelling. Om de uitbestede werkzaamheden goed te beheersen zijn daarom naast gedegen afspraken ook (onder andere) een actieve regie op de uitbestede werkzaamheden noodzakelijk. Door deze regiefunctie wordt een functie in de keten toegevoegd.
Artikel 2 Doel van de regeling
Ongewijzigd is dat bij eerste aanmelding van een nieuwe Wlz-uitvoerder de NZa moet vaststellen of deze rechtspersoon voldoende is voorbereid op het uitvoeren van de Wlz (artikel 4.1.1, vierde lid, Wlz). Bij bestaande Wlz-uitvoerders kunnen veranderingen optreden in de feiten of omstandigheden aangaande die uitvoerder. Vastgesteld moet kunnen worden of die Wlz-uitvoerder na die wijzigingen nog steeds in staat zal zijn de Wlz volgens de daarvoor geldende eisen uit te voeren. Dat betekent dat alle wijzigingen die daarop van invloed kunnen zijn, tijdig moeten worden gemeld bij de NZa. De NZa zal vervolgens toetsen of de Wlz-uitvoerder na die wijzigingen nog steeds in staat zal zijn de Wlz binnen de daarvoor geldende eisen uit te voeren: er moet sprake zijn van een doorlopende naleving van de eisen van de wet- en regelgeving. De NZa is bevoegd (formele) maatregelen te nemen met betrekking tot die wijziging. De meest vergaande daarvan kan zijn dat de Wlz-uitvoerder niet langer geacht kan worden te voldoen aan de voorschriften die de Wlz stelt.
Artikel 3 Reikwijdte
Dit artikel is ongewijzigd. De verwijzing in deze bepaling naar artikel 1.1.1 van de Wlz leidt ertoe dat ook een rechtspersoon wiens aanmelding nog niet is beoordeeld al wel als Wlz-uitvoerder wordt beschouwd. Op grond van artikel 4.1.1, tweede lid, van de Wlz is de rechtspersoon na aanmelding als Wlz-uitvoerder verplicht te (blijven) voldoen aan alle voorschriften die bij of krachtens de Wlz aan Wlz-uitvoerders zijn opgelegd. Zij is immers vanaf datzelfde moment verantwoordelijk voor de uitvoering van de wet voor de verzekerden.
Artikel 4 Aanmelding
Op grond van artikel 4.1.1, eerste lid, Wlz moet een rechtspersoon die behoort tot een groep als bedoeld in artikel 24b van Boek 2 van het BW waarvan ook een zorgverzekeraar deel uitmaakt en die de Wlz ten aanzien van de verzekerden wenst uit te voeren, zich daartoe als Wlz-uitvoerder aanmelden bij de NZa, onder vermelding van de dag met ingang waarvan hij voornemens is zulks te gaan doen. Omdat de beoordeling van de vraag of de rechtspersoon voldoende is voorbereid om de Wlz uit te voeren tijd in beslag neemt, wordt er, op grond van artikel 68 Wmg, een uiterlijke datum voor indienen van de aanmelding gesteld. Voor deze meldingen heeft de NZa het Uitwisselportaal ter beschikking. In dit portal wordt alle relevante informatie en documentatie voor een nieuwe aanmelding overgelegd.
Artikel 5 en 6 Het melden van wijzigingen
Een Wlz-uitvoerder dient bij aanvang, maar ook bij en na wijzigingen, te blijven voldoen aan de eisen uit artikel 4.1.1, eerste lid, en artikel 4.1.2 van het Blz. Dit volgt uit artikel 4.1.1, tweede lid, Wlz. Wijzigingen die aan deze eisen raken, moeten worden gemeld bij de NZa. De NZa zal vervolgens vaststellen of ook na wijziging wordt voldaan aan de betreffende eisen. Relevante wijzigingen in de zin van dit artikel zijn die wijzigingen, die kunnen leiden tot een ander oordeel ten aanzien van het blijven voldoen aan genoemde eisen. Op grond van artikel 62 en artikel 68 van de Wmg stelt de NZa in het navolgende regels voor de informatieverstrekking door Wlz-uitvoerders over de meldingen die onderwerp zijn van deze regeling.
Indien zich tussentijds wijzigingen voordoen die van belang zijn voor de toets op geschiktheid en betrouwbaarheid, dan dienen deze te worden gemeld bij de NZa.
Wanneer tijdelijk niet kan worden voldaan aan de eisen, dan dient dit te worden gemeld. Het gaat bijvoorbeeld om het tijdelijk niet voldoen aan de eis van een minimaal tweehoofdige leiding of het tijdelijk niet voldoen aan een RvC van drie leden. De NZa kan daarbij aansluiten bij een door DNB afgegeven tijdelijke ontheffing, mits het bij de Wlz-uitvoerder hetzelfde gremium en dezelfde personen betreffen als waarvoor DNB tijdelijk ontheffing heeft verleend. Daarbij moet inzichtelijk worden gemaakt wat de reden is van het tijdelijk niet kunnen voldoen en de waarborgen die zijn ingericht met het oog op continuïteit, waarborgen van een adequate interne controle, ondervangen van bedrijfsblindheid en onevenwichtig beleid en het waarborgen van een goede governance structuur.
Indien een functionaris een andere postie binnen de Wlz-uitvoerder gaat bekleden, zal de Wlz-uitvoerder ook daarna aan de genoemde eisen moeten blijven voldoen. Dat geldt ook voor wijzigingen rondom een functie, waardoor die een andere plaats in de (hierarchie van de) organisatie krijgt, zoals wanneer managementlagen worden anagepast. Het vaststellen van geschiktheid en betrouwbaarheid is daarom ook voor de nieuwe (plaats van die) functie relevant. Dan zal een hernieuwde toetsing nodig zijn, ervan uitgaande dat voor de nieuwe functie andere eisen gesteld worden als voor de oude.
De termijn voor het doen van meldingen is ongewijzigd gebleven. Deze is zes weken voor de datum waarop de wijziging in werking treedt. Hierbij is aansluiting gezocht bij de termijnen die DNB hanteert. In het verleden werd deze termijn niet altijd gehaald. Met de in deze regeling beschreven procedure en proces wordt beoogd om de efficiency te verbeteren door te beschrijven welke informatie moet worden overlegd.
De meldingen die betrekking hebben op personen worden via het Aanvragenportaal ingediend. In het Aanvragenportaal wordt de melder door het volgen van een vragenlijst ondersteund in het doen van een volledige melding. Per vraag wordt aangegeven of informatie en documentatie overlegd moet worden zodat de melding efficiënt en zo mogelijk zonder nadere vragen of informatiebehoefte kan worden behandeld door de NZa. Dat is ook in het belang van de personen op wie de melding betrekking heeft: indien er bijvoorbeeld nog onvoldoende kennis over de Wlz is, dienen er afspraken te worden gemaakt over de deelname aan overleg- en besluitvormingsorganen binnen de Wlz-uitvoerder.
Bij een terugtreden die niet was voorzien is een uitzondering opgenomen voor de termijn van zes weken. Een onvoorzien terugtreden zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen twee weken na het moment van terugtreden worden gemeld aan de NZa. Het terugtreden dient toegelicht te worden. Voor een adequaat toezicht is het relevant om de reden van het terugtreden te kennen.
Artikel 7 Onderdeel van groep
Gelet op het tijdstip van aanmelding en de beoogde datum om te starten met uitvoering van de Wlz hoeft de inschrijving bij de Kamer van Koophandel niet reeds bij de start van de aanmeldingsprocedure te worden overgelegd. De inschrijving bij de Kamer van Koophandel moet in ieder geval voor daadwerkelijke goedkeuring van de aanmelding door de NZa zijn overgelegd aan de NZa.
Een voorbeeld van een relevante wijziging die moet worden gemeld is een wijziging in de aandeelhoudersstructuur en/of zeggenschap door het plaatsen of verwijderen van een tussenholding. Daarnaast kan de inrichting van de zeggenschapsstructuur gewijzigd worden door reglementen of andere inrichting van besluitvormingsorganen. Ook dergelijke wijzigingen worden gemeld aan de NZa.
Artikel 8 Statuten
Het is denkbaar dat ten tijde van de aanmelding de rechtspersoon waarin de Wlz-uitvoerder wordt ondergebracht nog niet is opgericht. Dan kan de aanmeldingsprocedure op basis van conceptstatuten worden gestart. Echter, zoals bij de toelichting bij artikel 7 gesteld, ten tijde van het besluit van de NZa op de aanmelding dient deze rechtspersoon te zijn opgericht en ingeschreven. Dan zullen de alsdan geldende statuten dienen te worden overgelegd.
Gezien het belang van statuten als juridische basis van een rechtspersoon zullen wijzigingen daarin altijd relevant zijn voor de toezichthouder. Alle wijzigingen zullen daarom gemeld moeten worden, voorzien van een doorlopende tekst na wijziging.
Artikel 9 Organisatiestructuur
Voor een relevante wijziging in of ten aanzien van de organisatiestructuur moet bijvoorbeeld worden gedacht aan het verplaatsen van de in artikel 9 genoemde (sleutel)functies tussen groepsentiteiten, dus ook het binnen de Wlz-uitvoerder brengen van eerder uitbestede werkzaamheden. Verder gaat het om wijzigingen in de zeggenschapsstructuur (binnen de groep), zoals andere indelingen in divisies of business lines of het laten vervallen van (management)lagen. Andere voorbeelden van relevante wijzigingen die moeten worden gemeld zijn een wijziging van een vestigingsadres, statutaire zetel, statutaire naam, handelsnaam, rechtsvorm, of nummer van inschrijving in het handelsregister bij de Kamer van Koophandel.
Voor een transparante vastglegging van de organisatiestructuur is relevant om aan te geven welke werkzaamheden binnen de Wlz-uitvoerder zijn belegd en welke werkzaamheden zijn uitbesteed. In dit laatste geval is tevens van belang of er sprake is van een uitbesteding binnen de groep waar de Wlz-uitvoerder onderdeel van uitmaakt of dat deze werkzaamheden buiten de groep zijn belegd. Bij iedere uitbesteding van werkzaamheden, binnen of buiten de groep, dienen aantoonbaar afdwingbare afspraken te zijn gemaakt over de kwaliteit en de capaciteit die afgestemd zijn op de verantwoordelijkheden van de Wlz-uitvoerder. Dit is een voorwaarde om de dagelijkse gang van zaken binnen de Wlz-uitvoerder te kunnen sturen en besturen.
Een Wlz-uitvoerder maakt keuzes over de inrichting van de organisatie, ook op het gebied van zittingstermijnen van beleidsbepalers en interne toezichthouders en legt deze keuzes vast. Deze keuzes (of de wijzigingen hiervan) zijn onderdeel van de governance worden gedeeld met de NZa.
Van belang is verder dat de Wlz-uitvoerder zorgt voor goede kennis van de langdurige zorg (waaronder de juridische grondslag en systematiek), de trends en ontwikkelingen in dit domein en de eisen die aan de Wlz-uitvoerder worden gesteld. Dit is een voorwaarde voor een goed functionerende Wlz-uitvoerder. Deze kennis dient bij alle (mede)beleidsbepalers en interne toezichthouders aanwezig te zijn en actueel te blijven. De wijze waarop dit wordt gefaciliteerd wordt door de Wlz-uitvoerder vastgelegd in een beleid dat resulteert in een jaarplan zodat deze kennis ook daadwerkelijk actueel blijft. De uitvoering van dit jaarplan dient goed gedocumenteerd te worden.
Artikel 10 Verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
Binnen de Wlz-uitvoerder dient voor een adequate uitvoering van de Wlz een aantal taken en verantwoordelijkheden te zijn belegd. Een daarvan betreft het borgen van redelijke invloed van verzekerden op het beleid, zoals dat ook binnen een zorgverzekeraar hoort te zijn belegd. Wanneer voor een vorm wordt gekozen waarin dat niet al van rechtswege bestaat, dient hiervoor een statutair geborgde voorziening te worden getroffen.
Wijzigingen in (de inrichting van) de verzekerdeninvloed dienen derhalve te worden gemeld. Ook wijzigingen in de positionering en bevoegdheden van interne gremia en organen, die bepalend zijn ten aanzien van de beoordeling van het voldoen aan de normen die aan dit artikel ten grondslag liggen dienen te worden gemeld, zoals bijvoorbeeld wijzigingen in benoemingsprocedures voor statutair geborgde functies en gremia.
Artikel 12 Bedrijfsvoering vastgelegd en afgestemd
De inrichting van de bedrijfsvoering van de Wlz-uitvoerder dient passend te zijn bij zijn gekozen missie, visie en strategie, alsmede bij zijn omvang en samenstelling van de groep. Dat betekent dat bij de inrichting van de organisatie het risicoprofiel van de organisatie wordt bepaald en dat keuzes worden gemaakt ten aanzien van risicobereidheid en de wijze van beheersing van geïdentificeerde risico’s. Deze keuzes dienen bij aanvang van het uitvoeren van de Wlz te zijn bepaald.
Voor de functies compliance, risicobeheer en interne audit dienen de kaders vastgelegd te zijn in een beleid dat een basis geeft voor de uitvoering van deze functies.
Deze uitgangpspunten geven richting aan de inrichting van de bedrijfsvoering, zoals het buiten de groep uitbesteden van primaire processen of sleutelfuncties. Indien werkzaamheden op gebied van compliance, risicobeheer of interne audit zijn uitbesteed is van belang dat de verantwoordelijkheid voor deze activiteiten afdwingbaar is belegd. Alleen door de afspraken over de uitbesteding in een goede uitbestedingsovereenkomst vast te leggen is wederzijds duidelijk hoe gestuurd wordt op de kwaliteit en capaciteit van deze werkzaamheden, wanneer deze ingezet worden en hoe deze worden gemonitord. Daarmee wordt dan ook aangetoond dat de Wlz-uitvoerder een opzet heeft dit moet leiden tot een aantoonbaar niveau van beheersing.
Dit betekent overigens dat wijziging van de organisatie van de groep aan wie activiteiten uitbesteed zijn, zoals bij artikel 9 aangeduid, relevant kunnen zijn voor de beoordeling van het voldoen aan dit artikel.
Artikel 13 Rapportagelijnen, informatievoorziening en communicatie
De onder artikel 13 aangeduide keuzes worden vervolgens uitgewerkt in de wijze waarop binnen de gekozen inrichting wordt samengewerkt om de gestelde doelen te bereiken, c.q. de daaraan verbonden risico’s te beheersen. Het betreft hier deels feitelijk uitgewerkte ketens en processen, deels bestaat het uit beleid van de sleutelfuncties compliance, interne audit en risicobeheer ter uitvoering van de onder artikel 13 aangeduide keuzes. De beschrijving wanneer de sleutelfuncties rapporteren, omvat ook de frequentie en het traject van reguliere (periodieke) rapportages.
Artikel 15 Geschiktheid
De Wlz-uitvoerder moet zelf toetsen op geschiktheid voor de functie bij de Wlz-uitvoerder. De NZa stelt vast of de Wlz-uitvoerder deze toets goed verricht aan de hand van de onderzoeksresultaten van de Wlz-uitvoerder zelf. De NZa heeft kan ook zelf een onderzoek starten naar de geschiktheid (zie artikel 4.1.2 lid 7 van het Blz). Het doel is echter dat de NZa geen gebruik hoeft te maken van deze bevoegdheid tot eigen onderzoek. De vaststelling of de Wlz-uitvoerder deze toets goed uitvoert, is daarmee een randvoorwaarde voor de (her)benoeming of functiewijziging van de betrokkene en draagt bij aan een efficiënte relatie met de toezichthouder.
Bij aanmelding als Wlz-uitvoerder moeten alle (mede)beleidsbepalers en interne toezichthouders worden getoetst op geschiktheid voor de functie bij de Wlz-uitvoerder. Door de omschrijving van de (mede)beleidsbepalers en interne toezichthouders is verduidelijkt welke functionarissen moeten worden gemeld. De geschiktheid van voornoemde functies bij een nieuwe benoeming, herbenoeming en wijziging van functie (zoals van lid naar voorzitter van het statutaire bestuur) moet worden vastgesteld. De NZa stelt vast dat de Wlz-uitvoerder dit heeft geborgd in lijn met de eisen uit het Blz. Daarbij zal de NZa er ook op letten dat zowel tussen de personen die het dagelijks beleid bepalen als binnen het toezichthoudend orgaan een gedegen verdeling van de portefeuilles is vastgelegd. Hierbij dienen alle aandachtgebieden voor het aansturen of toezichthouden op de organisatie in kaart te zijn gebracht. De aandachtgebieden dienen aan te sluiten bij de competenties van de beleidsbepalers en de interne toezichthouders.
Het Blz verlangt van Wlz-uitvoerder dat zij bij de benoeming van (mede)beleidsbepalers en interne toezichthouders de maatschappelijke functies van de Wlz-uitvoerder en de risico’s die daarbij worden gelopen in aanmerking neemt, naast opleiding, ervaring en competenties, als bedoeld in artikel 4.1.2 van het Blz. Het is van belang dat iedere (schijn van) belangenverstrengeling wordt voorkomen. Dit speelt zowel wanneer een persoon meerdere (neven)functies vervult in het zorgdomein of de zorgketen als bij de opstelling en het acteren van een persoon binnen de Wlz-uitvoerder. Personen moeten onafhankelijk “in appearance”, “in state” en “ in mind” zijn.
De NZa ziet (mede)beleidsbepalers en interne toezichthouders die betrokken zijn bij zorgaanbieders of andere organisaties die een functie in de keten vervullen. Er dient een gedegen aantoonbare afweging te worden gemaakt of er sprake kan zijn van een (schijn van) belangenverstrengeling. Wordt een (mede)beleidsbepaler of interne toezichthouder die een (neven)functie vervult bij een organisatie waar de Wlz-uitvoerder een relatie mee heeft of kan krijgen na afweging van alle relevante aspecten toch benoemd, dan dienen maatregelen aantoonbaar te worden geborgd om iedere schijn van belangenverstrengeling te voorkomen. De besluitvorming, afspraken en maatregelen worden gedeeld met de NZa bij de melding van de (her)benoeming of functiewijziging. In haar besluiten naar aanleiding van deze meldingen kan de NZa hieromtrent bijzondere voorwaarden opnemen.
Voor een goed functioneren van de Wlz-uitvoerder is van belang dat (mede)beleidsbepalers en interne toezichthouders beschikken over een gedegen kennis van de functie van de Wlz-uitvoerder, de organisatie en werking van de langdurige zorg en de relevante wet- en regelgeving. Om dit te borgen moet de Wlz-uitvoerder een opleidingsbeleid te hebben. De kaders voor de vereiste (doorlopende en actuele) kennis van de (mede)beleidsbepalers en interne toezichthouders worden in dit beleid vastgelegd. Uitwerking vindt van jaar tot jaar plaats waarbij wordt ingespeeld op noodzakelijke kennisverbetering en actualiteiten.
Bij (her)benoeming van (mede)beleidsbepalers en interne toezichthouders dient de Wlz-uitvoerder getoetst te hebben of de kennis en ervaring van de betrokkene aansluit bij de noodzakelijke kennis. Hierbij wordt (conform artikel 4.1.2 lid 2 sub b. van het Blz) de geldigheid van de relevante diploma’s vastgesteld. Dit kan door kopieën van diploma’s op te vragen of door bij de (onderwijs)instelling de geldigheid te verifiëren. In dit laatste geval verdient het aanbeveling om het bericht van de instelling op te slaan.
Indien aanscherping van de kennis of ervaring nodig is wordt van de Wlz-uitvoerder verwacht dat hiervoor een op maat gemaakt plan wordt gemaakt. De uitkomst van de beoordeling en de borging van de kennis wordt door de Wlz-uitvoerder bepaald en gedeeld met de NZa bij de melding van de voorgenomen (her)benoeming van de betrokkene. De NZa neemt dit mee in haar toetsing.
In de voorkomende gevallen dat een (mede)beleidsbepaler of interne toezichthouder geen of beperkte ervaring heeft in de langdurige zorg en de verantwoordelijkheden van de Wlz-uitvoerder, dient overtuigend te worden aangetoond dat de betrokkene een gedegen en toegespitst traject doorloopt waardoor deze kennis en ervaring eigen wordt gemaakt. Dit is nodig om een goede bijdrage te kunnen leveren aan de besluitvorming binnen de Wlz-uitvoerder. Indien dit traject voor aantreden nog niet is doorlopen wordt verwacht dat de kandidaat zich terughoudend opstelt in de besluitvorming van de Wlz-uitvoerder. Over de uitvoering en afronding van het traject door de kandidaat wordt de NZa geïnformeerd. In haar besluiten naar aanleiding van deze meldingen kan de NZa hieromtrent bijzondere voorwaarden opnemen.
De in de bijlage opgenomen geschiktheidsmatrices zijn gebaseerd op de matrices die DNB hanteert bij de toetsing van beleidsbepalers, aangevuld met/toegepitst op specifieke eisen die relevant zijn voor de Wlz (bijvoorbeeld wetgeving). Omdat (uitvoering van) de Wlz buiten de reikwijdte van de Wft blijft, zullen de bijzondere kenmerken en eisen van de Wlz door de Wlz-uitvoerder in zijn toetsing moeten worden opgenomen.
Bij herbenoemingen dient de Wlz-uitvoerder zich aantoonbaar te buigen over de vraag of de betreffende persoon nog steeds geschikt is voor zijn/haar functie. Naast een doorgaans jaarlijkse evaluatie van het collectief functioneren van bestuurs- en toezichthoudende gremia ziet de NZa steeds meer dat ook een persoonlijke evaluatie wordt gemaakt die input is voor het op peil houden van de relevante kennis en ontwikkelingen. Dat getuigt van een positief-kritische houding over het eigen functioneren. Bij een herbenoeming overlegt de Wlz-uitvoerder informatie en documentatie over de wijze waarop uitvoering is gegeven aan de permanente educatie met betrekking tot de persoon die wordt herbenoemd.
Bij relevante functiewijzigingen (zoals van lid naar voorzitter van het statutaire bestuur) kan voor de te verstrekken informatie worden volstaan met de bepalende wijzigingen met betrekking tot de geschiktheid en betrouwbaarheid sinds de eerdere (her)benoeming, respectievelijk de bepalende wijzigingen met betrekking tot de voorgaande functie. Waar die er niet zijn, wordt verwacht dat die constatering wordt gemeld.
Artikel 16 Betrouwbaarheid
De Wlz-uitvoerder moet zelf alle (mede)beleidsbepalers en interne toezichthouders toetsen op betrouwbaarheid voor de functie bij de Wlz-uitvoerder. Evenals bij de geschiktheid is het doel dat de NZa op basis van deze toetsing vast kan stellen dat de Wlz-uitvoerder deze toetst goed uitvoert zodat er geen aanvullend onderzoek door de NZa nodig is. De vaststelling of de Wlz-uitvoerder deze toets goed uitvoert, is daarmee een randvoorwaarde voor de (her)benoeming van de betrokkene.
Deze toetsing vindt niet alleen bij nieuwe benoemingen plaats, maar ook bij herbenoeming en wijziging van functie (zoals van lid van de RvB naar voorzitter van de RvB). De NZa verwacht dat de Wlz-uitvoerder een relevant beleid heeft op gebied van “in-employmentscreening”, in ieder geval voor de (mede)beleidsbepalende en toezichthoudende functies en dit toepast.
Het is mogelijk dat (mede)beleidsbepalende personen en interne toezichthouders ook elders in de groep in dezelfde rol optreden. Voor dergelijke situaties wordt gebruik gemaakt van recente toetsingen door DNB (of de AFM).
Daarnaast is het mogelijk dat er (mede)beleidsbepalers of interne toezichthouders worden voorgesteld die door buitenlandse toezichthouders zijn getoetst. Dit kan zich voordoen wanneer de Wlz-uitvoerder hoort bij een groep die via een Europese vergunning toegang heeft tot de Nederlandse markt. De Wlz-uitvoerder zal dan dienen te onderbouwen in hoeverre de toetsing door een buitenlandse toezichthouder zodanig vergelijkbaar is aan de toetsing door DNB of AFM, dat van die buitenlandse toetsing gebruik kan worden gemaakt. Daarnaast wordt van de Wlz-uitvoerder verwacht dat de eigen toetsing eveneens gedegen is uitgevoerd. De procedure voor deze toetsing, de resultaten en de conclusies dienen met de NZa te worden gedeeld. In deze gevallen dient tevens een recente verklaring omtrent gedrag te worden overlegd. Van toetsingen door een toezichthouder buiten de EU kan geen gebruik worden gemaakt.
Bij herbenoeming en functiewijziging dient de Wlz-uitvoerder zich aantoonbaar te buigen over de vraag of de betreffende persoon nog steeds betrouwbaar te achten is. Hiervoor kan niet verwezen worden naar een gelijke melding bij DNB of AFM. De Wlz-uitvoerder dient zelf een goede afweging te maken waarbij (in lijn met artikel 4.1.2 lid 3 van het Blz) antecedenten op gebied van strafrente, financiën, toezicht, fiscaal-bestuursrecht en overige antecedenten als bedoeld in artikel 6 van het Besluit prudentiële regels Wft in aanmerking worden genomen. Een recente verklaring omtrent gedrag maakt in ieder geval onderdeel uit van deze in-employmentscreening. De resultaten van de uitgevoerde toetsing en een kopie van de recente verklaring omtrent gedrag worden aan de NZa overgelegd.