Handleiding voor redacteuren

Wijzigingsoverzicht redactiehandleiding

Versie 3 (PUC release november 2018)

De belangrijkste wijzigingen in deze release zijn:

- In het statusoverzicht zijn de filters 'thema' en 'onderwerp' toegevoegd.
- De knoppen voor bewerken van documenten zijn verduidelijkt (andere positie en andere kleuren).
- Er komt een waarschuwing aan gebruiker als een geupload hoofddocument samen met handmatig op gevoerde tekst wordt opgeslagen (ipv het niet kunnen publiceren zonder directe terugkoppeling aan gebruiker waarom dit niet lukt)
- Er is meer informatie beschikbaar in het overzicht waarin relaties naar PUC documenten (tabje PUC-intern) kunnen worden gelegd. De status en geldigheid is toegevoegd.
- De inhoudsopgave wordt standaard uitgeklapt in de editor.
- De menubalk is vastgezet bovenaan het formulier, zo is deze altijd in beeld is op een standaard plek. Hij 'zweeft' dus niet meer over het scherm.
- De titel van het document waarin je aan het werk bent wordt nu in alle schermen bovenin getoond.
- Er is een mogelijkheid om Word-documenten (via een sjabloon) te importeren. Deze functionaliteit kan KOOP per kanaal instellen.

Redactie en contentbeheer

De redactie versie-omgeving van PUC kent verschillende workflow rollen, met specifieke rechten. Het kan zo zijn dat sommige opties die in deze handleiding behandeld worden of in de screenshots te zien zijn, niet beschikbaar zijn voor sommigealle rollen. Verschillende menu’s hebben een Annuleren/Opslaan/Opslaan en sluiten vak.

Na het inloggen kom je terecht op het status overzicht van de desbetreffende PUC versie (elke PUC versie heeft haar eigen redactie omgeving). In het statusoverzicht is een overzicht te zien van de documenten en in welke status zij verkeren. Dit overzicht, is sorteerbaar zoals te zien is in het eerste venster.

Inloggen

Op de redactie-omgeving kan worden ingelogd met de inlognaam en het wachtwoord dat de beheerder heeft gegeven. Mocht het wachtwoord zijn vergeten of is het (na 3 maanden) verlopen, dan kan met je inlognaam via 'reset wachtwoord' een nieuw wachtwoord worden aangevraagd.

Op het mailadres dat in het systeem is gekoppeld aan de inlognaam, worden instructies gestuurd hoe een nieuw wachtwoord aangevraagd kan worden.

De allereerste keer dat je inlogt, word je gevraagd het verstrekte wachtwoord te wijzigingen in een eigen wachtwoord.

Als je ingelogd bent, kun je het wachtwoord ook wijzigen als je klikt op je gebruikersnaam rechtsboven;

Wanneer de metadata is ingevuld kan men content toevoegen door op het tabje tekst te drukken. Het onderstaande scherm is het beginscherm van de tekst invoer. De tekstinvoer gebruikt een gelaagde structuur. Het is dus mogelijk om onderdelen te creëren, sub onderdelen, sub- sub onderdelen etc. Op het moment dat er op algemeen tekst/algemeen gedrukt wordt komt er de optie, invoegen:

Sectie
Bundel-onderdeel

Door sectie te klikken is er de mogelijkheid om een onderdeel te creëren. Elk onderdeel is apart linkbaar en verwijsbaar. Door Bundelonderdeel te kiezen kan men andere items invoegen, of kleinere onderdelen. Dit is mogelijk omdat het geheel een permalink heeft, maar elk sub onderdeel, los van elkaar, ook.

Secties en bundels aanmaken

Door op 'Voeg een nieuw onderdeel toe aan ..." te klikken verschijnt er een pop up keuze.

Je kan kiezen voor;

1 Sectie: 'Een sectie kiest men als er gekozen is om een hoofdstuk of sub hoofdstuk in het document te maken".

2 Bundel: "Een bundel kiest men als er in dit hoofdstuk een ander document geplaatst moet worden. Op deze manier is het mogelijk om bundels te creeren, bestaande uit meerdere PUC documenten."

Bij een onderliggend hoofdstuk kan men ook voor de 'invoeg optie bijlage" kiezen, welke dan niet in het document zelf te zien is, maar als bijlage.

Sectie toevoegen

Plakken:

Wanneer men op sectie geklikt heeft verschijnt het volgende pop up scherm. Dit scherm biedt verschillende opties tot tekstinvoer/plak en link mogelijkheden. In het eerste rode vierkant bevinden zich de eerste plak opties . Deze bieden de mogelijkheid om tekst te plakken, zoals uit Microsoft Word, hiervoor kies je de derde optie. Als er direct in het scherm geplakt wordt gaat de opmaak vaak verloren.

In het tweede rode vierkant zijn standaard opmaak mogelijkheden te zien.

Link toevoegen

Met het derde rode vierkant is het mogelijk om , per onderdeel, een link naar een ander document te maken. Dit document kan zich zowel binnen PUC als buiten de PUC omgeving bevinden. Er kan naar URLS gelinked worden, Interne PUC documenten, Jurisprudentie, Nederlandse Wet- en regelgeving (in zijn geheel, een individueel artikel of per lid) en Officiële publicaties. Elk type link gebruikt een eigen term, zoals bijvoorbeeld een ECLI nummer.

Voetnoten

In de tekst kunnen ook voetnoten worden toegevoegd, dit kan gedaan worden door op het voet tekentje te drukken. Het volgende scherm verschijnt en er kan het voetnoot nummer ingevoerd worden en het type voetnoot. Hierin is het ook mogelijk om tekst te plakken (met de eerder besproken plak opties. Ook is het mogelijk om in de voetnoten links toe te voegen zoals besproken in het vorige onderdeel. [voet]

Rollen en rechten

Binnen de redactie-omgeving van PUC kennen we in principe drie rollen: redacteur, publicist en beheerder.

Een redacteur mag:
- documenten aanmaken en bewerken
- documenten doorzetten ter controle

Een publicist mag alles wat een redacteur mag, en:
- documenten controleren en publiceren
- documenten terugzetten ter bewerking bij een redacteur

Een beheerder mag al het bovenstaande én:
- mag (als enige) documenten depubliceren
- kan het portaal (deels) configureren
- mag waardelijsten aanpassen
- en kan gebruikersaccounts aanmaken

(De laatste drie onderwerpen komen niet in dit document aan bod, maar staan in de handleiding voor beheerders.)

De workflow wordt verderop in een eigen hoofdstuk toegelicht.

Statusoverzicht

Na het inloggen wordt het statusoverzicht getoond. In dit overzicht staan de documenten en in welke status zij verkeren. Alleen zichtbaar zijn de documenten die een status hebben waarmee de rol die is ingelogd mag werken.

• Dit overzicht is sorteerbaar door op een kopje boven de kolommen te klikken.
• In de balk boven het overzicht zijn diverse mogelijkheden om te filteren, te selecteren en te zoeken.
• Standaard zijn alleen de laatste versies van documenten zichtbaar. Om alle versies te zien, zet je 'toon alle versies' op ja.
• Klikken op het icoontje voor de rijen geeft de statushistorie van het document weer.
  

Statushistorie
In de statushistorie wordt geregistreerd wanneer welke statuswijzgingen heeft plaatsgevonden van dit document. Hierbij wordt de oude en de nieuwe status getoond, en wie de eigenaar was op het moment van de statuswisseling. (De evt nieuwe eigenaar wordt hier niet getoond, die is wel te zien in het statusoverzicht).

Document aanmaken en bewerken

Zoals in het bovenstaande screenshot te zien is, kan (in het statusoverzicht) rechtsboven een nieuw document worden aangemaakt door op de knop ‘nieuw’ te drukken. Er komt dan een pop-up waarin een Informatietype en Documentsoort geselecteerd moet worden.

Vervolgens komt er een formulier met de tabjes: Metadata en Tekst. (Zodra het document een keer is opgeslagen, verschijnt er ook een tab Preview)

- In het eerste tabje (Metadata) worden documentgegevens en bijlagen toegevoegd.
- Het tweede tabje (Tekst) bevat een teksteditor waar de tekst kan worden ingevoerd.
- Het laatste tabje (Preview) geeft een beeld hoe de tekst er op het portaal uit komt te zien.

De tabjes worden hieronder één voor één besproken.

NB: Sla regelmatig aanpassingen op. Als de sessie verloopt en wordt afgesloten, dan worden de aanpassingen niet automatisch opgeslagen.

Document verwijderen
Zolang een document nog nooit is gepubliceerd, kan deze uit het systeem verwijderd worden via de verwijder knop.

Metadata

In dit scherm zijn er diverse velden die gevuld kunnen worden, of waar waarden gekozen kunnen worden. Afhankelijk van hoe de omgeving is geconfigureerd zijn bepaalde velden zichtbaar in dit formulier.

Hier een korte toelichting bij de belangrijkste velden.

Titel

Dit is samen met Informatietype en Documentsoort een verplicht veld.

Bestand uploaden

• Bij 'Document upload' kan oa een Word, Excel of PDF-bestand worden geupload. Dit wordt dan de hoofdtekst bij publicatie. Dit kan niet samen met handmatig ingevoerde teksten worden gepubliceerd! (Het onderdeel 'Samenvatting' wordt niet als hoofdtekst gezien en kan wel samen met een geupload hoofdbestand worden gepubliceerd.)
• Documenten geupload als bijlage kunnen wel samen met handmatig opgevoerde teksten worden gepubliceerd.
  Daarnaast kan in het veld 'Titel' bij het uploaden een titel worden meegegeven, deze zal zichtbaar zijn in het portaal.

Geldigheid

Hier kunnen geldigheidsdata worden ingevoerd. Uit de ingevoerde gegevens wordt de geldigheidsperiode afgeleid. Deze geldigheid wordt gebruikt bij de geldigheids-selectiecriteria op het portaal (vb 'geldig vandaag').
Bij niet ingevulde velden gaat het systeem ervan uit dat het document altijd geldig is.

Formele data

Hieronder zitten drie soorten data die handmatig in te vullen zijn:
1. ondertekeningsdatum
2. publicatiedatum
3. uitspraakdatum

(Let op; publicatiedatum is een handmatige in te vullen datum. Het systeem kent ook automatisch een 'verschijningsdatum' toe op het moment dat het document wordt gepubliceerd. Deze hoeven niet gelijk te zijn.)

Beschrijving

Dit veld wordt op het portaal getoond in de tab documentgegevens van een document.

Thema en Onderwerp

Door het document te koppelen aan een Thema of Onderwerp wordt hij opgenomen en getoond in de thema- en onderwerp-boom op het portaal.

Relatie

Hier kun je op documentniveau een relatie leggen naar één of meerdere items, zoals een:

• Website (de weergave van de link is aanpasbaar)
• ander PUC-document (evt als voorganger of opvolger -> dan wordt deze in de vergelijkingsfunctie op het portaal meegenomen)
• Jurisprudentie (vul een ECLI of LJN-nummer in)
• Wet- en regelgeving
• Officiële publicatie

Er wordt standaard gelinkt naar een specifieke versie van een document.
Het is mogelijk om altijd naar de laatste versie te linken; zet dan het vinkje aan bij 'link altijd naar de laatste versie'.

De ingevoerde relaties zijn op het portaal zichtbaar in de tab 'relaties' bij het document.

Tekst / editor

Wanneer de metadata is ingevuld kan content worden toegevoegd in het tabje 'Tekst'.




De tekstinvoer gebruikt een gelaagde structuur. Het is dus mogelijk om onderdelen te creëren, en daarin subonderdelen, sub- sub onderdelen etc. te maken.

Onderdelen van een tekst

Samenvatting

In dit veld kan een samenvatting gezet worden. De tekst die hierin geplaatst wordt, is geen onderdeel van het hoofddocument, maar is zichtbaar op de portaal onder het aparte tabje 'samenvatting'.

Algemene tekst

Hier kunnen nieuwe onderdelen / secties worden aangemaakt, via de link 'Voeg een nieuw onderdeel toe in [...].' Je krijgt dan de keuze voor een sectie of een bundel-onderdeel.

Sectie
Door 'Sectie' te klikken is er de mogelijkheid om een (nieuw) onderdeel te creëren. Afhankelijk van waar een nieuwe onderdeel wordt toegevoegd, kunnen sub- onderdelen, sub-sub-onderdelen etc worden aangemaakt.

Bundel-onderdeel
Een bundel kiest men als er in dit document een ander PUC-document ingevoegd moet worden. Op deze manier is het mogelijk om bundels te creëeren, bestaande uit meerdere PUC documenten.
Houd er bij het publiceren van het hoofddocument wel rekening mee, dat de bundelonderdelen ook gepubliceerd moeten zijn.

Elk onderdeel is apart linkbaar en te verplaatsen (door te slepen in de inhoudsopgave).

Bijlage

Aan het laatste blok kan ook een bijlage worden toegevoegd, deze komt onderaan het document op het portaal te staan.

Opmaakbalk

Als je een tekstveld klikt wordt de opmaakbalk zichtbaar. De opties kunnen per soort onderdeel verschillen, maar hieronder als voorbeeld de meest voorkomende.

• In het eerste blokje zitten de functies om te knippen, kopieëren, plakken en wijzigingen ongedaan te maken.
• Het tweede blokje geeft de opties voor het opmaken van de teksten.
• Het derde blokje heeft onder andere de mogelijkheden voor quotes, tabellen, opsommingen, inspringen en linken aanbrengen.
  (Over de tabellen komt hierna een extra uitleg.)
• Het blok erna geeft de opties voor een standaardtekst of het markeren van een kopje.
• In het een na laatste blok zit de mogelijkheid om een horizontale streep in te voegen, een voetnoot in te brengen of een plaatje toe te voegen.
• Het laatste blokje bevat de mogelijkheid om bijzondere tekens in de tekst te zetten.

Opsommingstekens:
Als je via de opmaakbalk een (on)genummerde opsommingslijst hebt gemaakt, kun je de opsommingstekens aanpassen. Door op de opsomming te gaan staan, op je rechtermuisknop te klikken en te kiezen voor 'Eigenschappenlijst met opsommingstekens' krijg je verschillende opties. (In de genummerde lijst bv letters of Romeinse cijfers).

Tabellen

Een tabel invoegen kan door op het raster-icoontje te klikken.
Je krijg dan het scherm met de tabeleigenschappen te zien:

Hierin kan worden aangegeven:

• hoeveel rijen/ kolommen de tabel moet bevatten
• of de tabel een kop-rij of kop-kolom (of beide) kent
• hoe de tabelstijl eruit moet zien:

1. Standaaard = gewone raster, als er koppen zijn gekozen, dan worden deze vet-gedrukt
2. Koppen arceren = gewoon raster, de koppen worden vetgedrukt en de cellen worden van kleur voorzien
3. Zonder randen= zonder raster (dit kan worden gebruikt voor bijvoorbeeld het uitlijnen van handtekeningblokken onderaan een document).

Als je in een tabel op de rechtermuisknop klikt, krijg je de opties om cellen te splitsen, en rijen of kolommen in te voegen.

Preview

In dit tabblad kun je zien hoe een document er op het portaal uit zou gaan zien. Wijzigingen die in de tekst zijn doorgevoerd, kunnen zo direct gecontroleerd worden.

Vergelijkfunctie versies

In dit tabblad is het ook mogelijk om een vergelijking tussen verschillende versies van de tekst te laten uitvoeren. Bovenin dit scherm zijn de versies te selecteren die vergeleken moeten worden.

In de tekst worden de verschillen aangegeven op woordniveau, dmv kleuren en doorstrepen van de tekst.

PDF maken

Het concept-document kun je hier als PDF downloaden ter controle. De PDF knop zit rechtsboven. NB Dit is een PDF van de redactie/conceptversie, deze hoeft niet in deze vorm te zijn gepubliceerd, maar kan nog onder handen werk zijn.
Het is ook mogelijk om een PDF te maken van de vergelijking tussen twee versies van een document.

Word-document importeren

Het is in PUC mogelijk om een WORD-document (via een sjabloon) in PUC te importeren. (Deze functie moet dan wel door KOOP zijn aangezet.)

Word sjabloon

Alleen documenten die zijn opgemaakt in het 'PUC-sjabloon' kunnen worden ingeladen. Dit sjabloon (met korte instructie) is beschikbaar op de PUC OD omgeving, of via deze link.
Een document wat niet volgens het sjabloon is opgemaakt, wordt niet door het systeem geaccepteerd en geeft een foutmelding.

In het sjabloon kun je het document opmaken, deze opmaak wordt bij het importeren meegenomen.
De tekst en eventueel de samenvatting worden overgenomen. Er wordt geen metadata overgezet, ook de titel word niet overgenomen.

Importeren

In het teksttab staat onder de reguliere bewerkknoppen de knop 'Word import'.

Bij het klikken op de knop, kun je in het volgende scherm het juiste bestand selecteren.

Vervolgens klik je op knop 'Importeer' en de tekst zal (met opmaak) in PUC worden gezet.

Bij het importeren zal het systeem alle tekst overschrijven. Als de oude tekst toch bewaard moet blijven kan er een nieuwe versie gemaakt worden, of moet er een nieuw bestand worden aangemaakt.

Workflow

Er zit een simpele workflow in PUC.

De reguliere workflowstappen zijn:

1. Nieuw
2. Te bewerken
3. Te controleren
4. Publiceren (dan wordt het document zichtbaar en vindbaar op het portaal)
5. Depubliceren (dan is het document niet meer zichtbaar en vindbaar op het portaal. Normaal gesproken is dit niet wenselijk en moeten oudere versies ook nog te raadplegen zijn.) Depubliceren gaat per versie. Als je de laatste versie depubliceert, kunnen oudere versies nog wel gewoon beschikbaar zijn op het portaal. Elke versie moet je apart depubliceren.
   Depubliceren kan alleen door een beheerder worden gedaan.
6. Archiveren (het document wordt dan helemaal uit het systeem gehaald! En is voor niemand, ook niet voor de beheerders, meer toegankelijk.)

Afhankelijk van de rol van de gebruiker zijn documenten via het status-overzichtscherm door (of terug) te zetten naar een andere status. De namen die in dat scherm te selecteren zijn, hangen samen met de rol die die status mag verwerken. (Bij 'te controleren' zullen de namen van de publicisten en beheerders te zien zijn. De redacteuren komen in die lijst niet voor, want die werken niet met documenten in de status 'te controleren.')

Nieuwe versie

Om een nieuwe versie (met ander versienummer) van het document te maken, moet het document in de bewerkstatus staan. Dan kan deze opgeslagen worden als een nieuwe versie, dit is een van de knoppen boven in.
De oude versie staat dan (ook) nog steeds op bewerken, deze moet opnieuw gepubliceerd worden, dan is het duidelijk dat daar geen aanpassingen meer in gedaan worden.

Van publicatie naar bewerken

Documenten kunnen een status teruggezet worden. Als een document van 'publiceren' op 'bewerken' wordt gezet (omdat de tekst aangepast moet worden) dan blijft het document nog wel gepubliceerd /vindbaar op het portaal! Bij opnieuw publiceren wordt het document overschreven met de wijzigingen. Tenzij er echt een nieuwe versie is gemaakt, dan komt er een nieuwe versie beschikbaar op het portaal (en blijft de oude nog vindbaar).

Meerdere documenten in batch van status veranderen

Het is mogelijk om meerdere documenten in een keer van status te veranderen. Daarvoor moet wel bovenin maar één status worden geselecteerd.
Onderaan de selectie verschijnt dan een 'batch'-knop.

Vink vervolgens de documenten aan die doorgezet moeten worden naar een volgende status, en klik op de batch-knop. Alle aangevinkte documenten kunnen dan in een keer doorgezet worden naar een andere status en op een andere naam.

Workflow stappen checken

In het statusoverzicht zit vooraan de documenten een icoon van een 'bladzij'. Daaronder zit de statushistorie van het document.

Workflowinformatie

Bovenin het formulier zit een linkje naar de workflowinformatie. Daaronder is te zien wat de vorige status was, wie de huidige eigenaar is en zit een link naar het gepubliceerde document op het portaal (als het document al eens is gepubliceerd).

• Informatietype: Documentatie
• Documentsoort: Gebruikersdocumentatie
• Toegangsrechten: Intern
• Identificatie: PUC_68209_12
• Versie: 3
• Datum beschikbaarheid: 14-11-2018
• Geldigheidsdatum: Niet gevuld
• Wijzigingsdatum: 14-11-2018
• Titel: Handleiding voor redacteuren
• Organisatie: UBR|KOOP
• Taal: Nederlands