Algemeen
In artikel 4.1.1 van de Wlz en artikel 4.1.1 en artikel 4.1.2 van het Blz zijn verschillende eisen voor Wlz-uitvoerders opgenomen. Deze eisen bevatten voor een belangrijk deel open normen. In deze beleidsregel wordt vastgelegd op welke wijze de NZa gebruik maakt van haar bevoegdheid om nader uitleg te geven van deze bij en krachtens de Wlz gestelde eisen.
Voornoemde regelgeving is relevant bij aanmelding van een rechtspersoon die de Wlz voor de verzekerden wenst uit te voeren én voor Wlz-uitvoerders die reeds de Wlz uitvoeren. De rechtspersoon is immers vanaf aanmelding verplicht te voldoen aan de voorschriften die bij of krachtens de Wlz aan Wlz-uitvoerders worden gesteld (artikel 4.1.1, tweede lid, van de Wlz). Dit veronderstelt dat de minimumeisen waaraan de NZa bij aanmelding van een rechtspersoon moet toetsen om vast te stellen of de rechtspersoon voldoende is voorbereid op uitvoering van de Wlz, blijven gelden nadat de NZa heeft vastgesteld dat de rechtspersoon voldoende is voorbereid op uitvoering van de wet. Bij bestaande Wlz-uitvoerders kunnen veranderingen optreden in de feiten of omstandigheden aangaande die uitvoerder. Vastgesteld moet kunnen worden of die Wlz-uitvoerder na die wijzigingen nog steeds in staat zal zijn de Wlz binnen de daarvoor geldende eisen uit te voeren. Dat betekent dat alle wijzigingen die daarop van invloed kunnen zijn, tijdig moeten worden gemeld bij de NZa (zie daarvoor Regeling Informatieverstrekking aanmelding en wijzigingen Wlz-uitvoerderschap met kenmerk TH/NR-020). De NZa zal vervolgens toetsen of de Wlz-uitvoerder na die wijzigingen nog steeds in staat zal zijn de Wlz binnen de daarvoor geldende eisen uit te voeren.
De aan te leveren informatie bij aanmelding van een rechtspersoon die de Wlz voor de verzekerden wenst uit te voeren (Wlz-uitvoerder) is nader uitgewerkt in de Regeling Informatieverstrekking aanmelding en wijzigingen Wlz-uitvoerderschap, met kenmerk TH/NR-020. In deze regeling is ook opgenomen welke wijzigingen door Wlz-uitvoerders moeten worden gemeld bij de NZa. Daarnaast geeft deze regeling ook aan op welke wijze deze informatie moeten worden ingediend.
Deze beleidsregel vervangt de Beleidsregel Toetsing eisen Wlz-uitvoerderschap, met kenmerk TH/BR-027. De werking van deze beleidsregel gaf in de praktijk aanleiding tot vragen of onduidelijkheden, met name bij de uitbesteding van werkzaamheden en de toetsing van (mede)beleidsbepalers bij benoeming, herbenoeming en fuctiewijziging van (mede)beleidsbepalers en interne toezichthouders. Beoogd wordt dat Wlz-uitvoerders duidelijkheid hebben over beoordeling door de NZa van de inrichting van de bedrijfsvoering (waaronder de normen die in acht worden genomen bij binnen of buiten de groep uitbestede werkzaamheden), de governance en de toetsing van personen die het beleid van de Wlz-uitvoerder (mede) bepalen danwel hier toezicht op houden bij de wijziging van hun functie. Daarnaast worden inconsistenties weggenomen.
Deze beleidsregel betreft daarmee ook wijzigingen die betrekking hebben op de bedrijfsvoering of besturing (inclusief functiewijzigingen van personen) die worden gemeld aan de NZa conform de Regeling Informatieverstrekking aanmelding en wijziging Wlz-uivoerderschap – TH/NR-020.
Benadrukt wordt dat de Wlz-uitvoerder een eigen, afgescheiden aantoonbare beheerste bedrijfsvoering heeft ingericht. De bedrijfsvoering en governance dient aantoonbaar te zijn ingericht zodat de continuiteit en eigen aansturing geborgd is. Daarmee wordt invulling gegeven aan de normen van artikel 4.1.1 van het Blz.
In de beleidsregel worden de Raad van Bestuur en de Raad van Commissarissen niet meer genoemd. De NZa ziet in de praktijk dat de besturing van de Wlz-uitvoerder in een aantal gevallen mede wordt belegd bij titulaire bestuurders die geen zitting hebben in de raad van bestuur. Zij vormen dan samen met de statutaire bestuurders het gremium dat voor de dagelijkse leiding. Die berust in dat geval bij tenminste twee beleidsbepalers die verantwoordelijk zijn voor de leiding en de dagelijkse gang van zaken van de Wlz-uitvoerder. Het is van belang dat alle beleidsbepalers die de dagelijkse leiding hebben (aantoonbaar) geschikt en betrouwbaar zijn om deze functie uit te voeren. Daarbij is van belang dat zij zich bewust zijn van de eigen verantwoordelijkheid van de Wlz-uitvoerder, die in een aparte juridische entiteit is ondergebracht en dus een bedrijfsvoering heeft die is afgescheiden van de zorgverzekeraar.
Dit is met name van belang indien de Wlz-uitvoerder onderdeel is van een groepsstructuur waarbij in besluitvormende gremia (mede)beleidsbepalers deelnemen van andere juridische entiteiten, zoals zorgverzekeraars. De personen die verantwoordelijk zijn voor het beleid van de Wlz-uitvoerder dienen hun verantwoordelijkheid ten volle kunnen nemen zonder te worden belemmerd door beleidsbepalers die deze verantwoordelijkheid niet dragen. De Wlz-uitvoerder heeft immers een eigen verantwoordelijkheid, die verwant is aan de verantwoordelijkheid van de zorgverzekeraar, maar hieraan niet ondergeschikt is.
De NZa verwacht dan ook dat bij het inrichten van deze gecombineerde overleg- en besluitvormingsgremia duidelijk is wie verantwoordelijk is voor de Wlz-uitvoerder, dat waarborgen zijn ingericht om deze verantwoordelijkheid te nemen en dat de werking hiervan aantoonbaar is. Vanuit de verantwoordelijkheid voor een integere en beheerste bedrijfsvoering dient (het bestuur van) de Wlz-uitvoerder dit in zijn governance vast te leggen en de werking regelmatig te evalueren.
Artikelsgewijs
Artikel 1 Begripsbepalingen
In de Beleidsregel Toetsing eisen Wlz-uitvoerderschap – TH/BR-031 heeft de NZa aansluiting gezocht bij de opzet van de Wft voor de toetsing van personen. In de Beleidsregel worden beleidsbepalers, medebeleidsbepalers, sleutelfunctiehouders en interne toezichthouders onderscheiden.
Beleidsbepalers zijn de personen die het dagelijks beleid bepalen. Zoals in het onderdeel “Algemeen” beschreven, kunnen dit naast de statutaire bestuurders ook de personen zijn die onder een andere titel verantwoordelijk zijn voor de dagelijks gang van zaken binnen de Wlz-uitvoerder.
Voor de verdere invulling van bepalende personen is aansluiting gezocht bij de financiële regelgeving. Evenals bij de Wft worden ook leden die intern toezicht houden op het bestuur geacht medebeleidsbepaler te zijn. Interne toezichthouder hebben veelal zitting in een raad van commissarissen. Ook andere benamingen (zoals raad van toezicht) komen voor, in verband waarmee ervoor is gekozen om deze term niet te gebruiken in de Beleidsregel. Interne toezichthouders zijn een specifieke groep binnen de categorie medebeleidsbepalers. Teneinde misverstanden te voorkomen wordt er in de uitwerking van de Beleidsregel (en de Regeling) onderscheid gemaakt naar interne toezichthouders en (mede)beleidsbepalers.
Onder medebeleidsbepalers vallen daarnaast personen direct onder het echelon van de beleidsbepalers die het dagelijks beleid van de Wlz-uitvoerder mede bepalen en personen die werkzaamheden verrichten die het risicoprofiel van de onderneming wezenlijk kunnen beïnvloeden. Dit zijn in ieder geval de sleutelfunctiehouders. Welke personen hier verder onder vallen dient de Wlz-uitvoerder zelf, onderbouwd en op een consistente wijze, te bepalen. Dit is onder andere afhankelijk van de interne organisatie en de gehanteerde governance. Dit kunnen ook personen zijn die niet direct werkzaam zijn bij de Wlz-uitvoerder en toch een wezenlijke invloed hebben op het beleid (bijvoorbeeld doordat zij overwicht hebben bij het nemen van besluiten). Het is aan de Wlz-uitvoerder om deze mechanismen goed in kaart te brengen en te zorgen dat de regelgeving ook voor deze (mede)beleidsbepalers wordt nageleefd.
De termen “onafhankelijkheid in mind”, “onafhankelijkheid in state” en “onafhankelijk in appearance” zijn opgenomen in de begripsbepalingen. Het is van belang dat (mede)beleidsbepalers en interne toezichthouders onafhankelijk zijn in de uitoefening van de verantwoordelijkheid die zij binnen de Wlz-uitvoerder vervullen. Met name bij het hebben van meerdere (neven)functies binnen het zorgdomein dient iedere schijn belangenverstrengeling voorkomen te worden, om (imago) schade naar de Wlz-personen en de personen in kwestie te voorkomen.
Bij het begrip “onafhankelijkheid in state” is van belang dat bij relevante persoonlijke, hiërarchische of institutionele banden met een andere partij in het speelveld van de Wlz-uitvoerder waarborgen zijn genomen om te voorkomen dat dit leidt tot voordelen voor de betrokkenen. Voorbeelden van voordelen zijn (financiële of materiële) bevoordeling door een betrokken partij anders dan de rechtstreekse vergoedingen van de organisatie in verband met honorering voor de functie.
Onder “onafhankelijkheid in mind” wordt verstaan dat er sprake moet zijn van een een onafhankelijke opstelling ten aanzien van de verschillende betrokken belangen en dat er altijd juiste, evenwichtige en uitlegbare besluiten moeten worden genomen. Dit is van belang bij een afweging van belangen van de rechtspersonen binnen de groep waar de Wlz-uitvoerder onderdeel van uitmaakt, maar ook bij een belangenafweging in relaties met andere entiteiten buiten de groep. Te allen tijde dient sprake te zijn van een onafhankelijke opstelling door (mede)beleidsbepalers en interne toezichthouders.
Onafhankelijk in appearance betekent dat iedere schijn van belangenverstrengeling dient te worden voorkomen in handelingen en uitingen.
Deze normen worden gelden specifiek voor (mede)beleidsbepalers en interne toezichthouders, maar zijn niet tot hen beperkt. Veelal worden deze normen ingevuld en geconcretiseerd in gedragscodes en heeft de compliance functie de taak om hierover voorlichting en advies te verstrekken en, vanuit haar onafhankelijke positie, toezicht op te houden.
Voor de term “sleutelfunctiehouders” is aangesloten bij de terminologie in de Wet op het financiële toezicht en de hieruit voortvloeiende regelgeving. Omdat sleutelfunctiehouders eindverantwoordelijk zijn voor het bepalen van het beleid voor die functie, worden zij onder medebeleidsbepalers geschaard. Iedere Wlz-uitvoerder dient een sleutelfunctiehouder te hebben voor compliance, risicobeheer en interne audit.
In de praktijk is gebleken dat er behoefte is aan de nadere invulling van het begrip “uitbestede werkzaamheden”. Om deze reden is dit begrip uitgewerkt. Onder uitbestede werkzaamheden worden alle werkzaamheden verstaan die voortvloeien uit de aard (“core business”) van de verantwoordelijkheden van de Wlz-uitvoerder en die de Wlz-uitvoerder laat uitvoeren door personen of (organisatorische of juridische) entiteiten die niet binnen de rechtspersoon van de Wlz-uitvoerder zijn ingericht. Het is niet van belang of de werkzaamheden zijn uitbesteed binnen of buiten de groep waartoe de Wlz-uitvoerder behoort, het gaat erom dat deze niet in de eigen rechtspersoon zijn belegd. Werkzaamheden die worden uitgevoerd door personen die niet onder hiërarchische sturing van de beleidsbepalers van de Wlz-uitvoerder staan, zijn uitbestede werkzaamheden. Dit is ook het geval indien deze worden verricht door andere (organisatie-) onderdelen binnen de groep waarvan de Wlz-uitvoerder onderdeel uitmaakt.
Uitbesteding verlengt de keten van de bedrijfsvoering en heeft derhalve gevolgen voor de beheersing in de uitvoering. Dit kan impact hebben op de reputatie of soliditeit van de Wlz-instelling. Om dit risico te beheersen wordt aangesloten bij de wet- en regelgeving ten aanzien van de financiële sector en dienen specifieke normen in acht te worden genomen.
Voor uitbestede werkzaamheden blijven de (mede)beleidsbepalers van de Wlz-uitvoerder ongewijzigd volledig verantwoordelijk. Het is dan ook van belang dat zij hierover verantwoording af kunnen leggen. Daarvoor is nodig dat er strikte afspraken worden gemaakt met de uitvoerder van deze werkzaamheden over onder andere de kwaliteit, capaciteit, informatieverstrekking, mogelijkheid tot functionele sturing of het doorvoeren van een wijziging in de organisatie van de activiteiten. Bij uitbesteding binnen een groep waar de Wlz-uitvoerder toe behoort kan dit worden vormgegeven door schriftelijke afspraken met de juridische entiteit en het bedrijfsonderdeel dat deze werkzaamheden uitvoert (termen als intra group arrangement worden gebruikt). Indien de werkzaamheden zijn uitbesteed aan een partij die geen onderdeel is van de groep dan is noodzakelijk dat er een gedegen overeenkomst wordt gesloten waarin bepalingen zijn opgenomen waardoor de verantwoordelijkheid voor deze activiteiten onverkort kan worden genomen.
Artikel 3 Reikwijdte
Deze beleidsregel is van toepassing op de Wlz-uitvoerder die reeds de Wlz uitvoert (al dan niet met een zorgkantoor) en de rechtspersoon die de Wlz wenst uit te voeren voor de verzekerden en daarvoor een aanmelding bij de NZa indient. De verwijzing in deze bepaling naar artikel 1.1.1 van de Wlz leidt ertoe dat ook een rechtspersoon wiens aanmelding nog niet is beoordeeld al wel als Wlz-uitvoerder wordt beschouwd. Op grond van artikel 4.1.1, tweede lid, van de Wlz is de rechtspersoon na aanmelding als Wlz-uitvoerder verplicht te voldoen aan de voorschriften die bij of krachtens de Wlz aan Wlz-uitvoerders zijn opgelegd. Daardoor zal een dergelijke rechtspersoon vanaf het moment dat de NZa vaststelt dat zij voldoende is voorbereid op uitvoering van de Wlz, aan alle daarvoor geldende voorwaarden moeten voldoen. Zij is immers vanaf datzelfde moment verantwoordelijk voor de uitvoering van de wet voor de verzekerden. Vanaf het moment van het besluit van de NZa dat de Wlz-uitvoerder voldoende is voorbereid op het uitvoeren van de Wlz, zullen zich onmiddellijk verzekerden kunnen inschrijven en zich kunnen melden met een zorgvraag. Dat betekent dat vanaf dat moment de Wlz-uitvoerder daadwerkelijk in staat moet zijn de benodigde werkzaamheden te verrichten.
Tegelijk ligt in het verlengde van een toetsing door de NZa bij aanmelding aan de minimumeisen, gesteld in artikel 4.1.1 van het Blz, dat ook nadien aan deze eisen wordt voldaan. Op grond van artikel 4.1.1, tweede lid, van de Wlz is de rechtspersoon na aanmelding als Wlz-uitvoerder immers verplicht te voldoen aan de voorschriften die bij of krachtens de Wlz zijn of worden opgelegd aan Wlz-uitvoerders.
Artikel 4 Onderdeel van een groep
- Hier is beoogd nadere invulling te geven aan het groepsverband waarin de Wlz-uitvoerder moet zijn opgenomen. Binnen dat verband is het de op zichzelf staande opdracht van de Wlz-uitvoerder de Wlz uit te voeren voor de eigen verzekerden.
- In het geval de Wlz-uitvoerder de rechtsvorm van een nv heeft, zijn de aandelen niet vrij verhandelbaar (blokkeringsregeling). De verbondenheid met de groep waarin ook een zorgverzekeraar deelneemt dient in stand te blijven, wat betekent dat aandelen niet vrij verhandelbaar kunnen zijn. Voorkomen moet daarnaast ook worden dat andere belangen dan het publieke (inclusief klant)belang een rol kunnen spelen bij de uitvoering van de Wlz. De Wlz-uitvoerder blijft immers verantwoordelijk voor de uitvoering van de Wlz voor de eigen verzekerden, zodat behartiging van zowel de publieke- als de klantbelangen bij de uitvoerder zelf geborgd dient te zijn.
Artikel 5 Organisatiestructuur
- Artikel 4.1.1 Wlz bepaalt dat alleen een rechtspersoon (die behoort tot een groep waar ook een zorgverzekeraar deel van uitmaakt) zich bij de NZa kan aanmelden om voor de verzekerden de Wlz uit te voeren. De NZa sluit voor het begrip ‘rechtspersoon’ aan bij Boek 2 van het BW. Daarbij is relevant dat ook verzekeraars uit andere EU-lidstaten op basis van hun Europees paspoort in Nederland als zorgverzekeraar kunnen opereren. Dit betekent dat ten aanzien van de groep waarin de Wlz-uitvoerder dient te zijn opgenomen op grond van artikel 4.1.1, eerste lid, van de Wlz ook sprake kan zijn van een buiten Nederland gevestigde groep. Aangezien het evenwel bij de Wlz gaat om het uitvoeren van een Nederlandse publiekrechtelijke volksverzekering en deze volksverzekering daarmee wordt uitgevoerd door (wel privaatrechtelijke) zelfstandige bestuursorganen (zbo’s), die volledig uit publieke middelen worden gefinancierd, én met het oog op klantbelang, moet de organisatie in Nederland kunnen worden benaderd en waar nodig bezocht. Daarnaast is het ook vanuit het houden van toezicht door de NZa van belang dat de Wlz-uitvoerder te benaderen en te bezoeken is, hetgeen bij een vestiging buiten Nederland niet mogelijk zal zijn. Dit betekent dat de rechtspersoon statutair in Nederland moet zijn gevestigd en ook de werkzaamheden vanuit een (of meer) vestiging(en) in Nederland worden uitgevoerd. Aansluiting bij het Nederlandse vennootschaprecht qua rechtsvorm past daarnaast bij het publiekrechtelijke karakter van een Wlz-uitvoerder. Zoals toegelicht door de wetgever (Staatsblad 2014, 520, p. 82) zoekt de NZa bij de beoordeling van een aanmelding van een rechtspersoon die de Wlz wenst uit te voeren, aansluiting bij de wijze waarop De Nederlandsche Bank (DNB) als toezichthouder beoordeelt of een aspirant-verzekeraar kan worden toegelaten tot de markt van financiële ondernemingen. In dat verband is dan relevant dat de Wet op het financieel toezicht (Wft) voor het verzekeringsbedrijf de wettelijke eis kent dat dagelijks beleidsbepalers hun werkzaamheden in verband met het dagelijks beleid vanuit Nederland moeten verrichten (artikel 3:15 van de Wft) en dat voor de verzekeraar een bepaling is opgenomen over de daarvoor toegelaten rechtsvormen (artikel 3:20 van de Wft). Hier sluiten voornoemde uitgangspunten ten aanzien van de Wlz-uitvoerder bij aan.
- Gelet op de aansluiting bij de beoordeling die door DNB wordt toegepast ten aanzien van een toelating van een aspirant-verzekeraar kan gewezen worden op artikel 3:15 van de Wft wat betreft de leiding van de onderneming. De Wft stelt voor het verzekeringsbedrijf de wettelijke eis van een minimaal tweehoofdige leiding. De eis van twee leden wordt gesteld met het oog op continuïteit, waarborgen van een adequate interne controle, ondervangen van bedrijfsblindheid en onevenwichtig beleid en het waarborgen van een goede governance structuur. Dit uitgangspunt wordt gevolgd voor de beleidsbepalers van de Wlz-uitvoerder. Ook uit artikel 4.1.1, vijfde lid, van de Wlz is af te leiden dat een dagelijkse leiding uit meerdere personen moet bestaan.
De NZa ziet rechtspersonen waarbij een personele unie met bestuurders van andere onderdelen van het concern van de zorgverzekeraar is ingericht. Bij een dergelijke inrichting van de governance is noodzakelijk dat de belangen van de Wlz-uitvoerder goed worden geborgd. De personen die verantwoordelijk zijn voor de dagelijkse leiding van de Wlz-uitvoerder dienen deze verantwoordelijkheid onafhankelijk uit te voeren en zijn hierop aanspreekbaar. Zoals eerder gemeld wordt geen verwijzing meer gemaakt naar een raad van bestuur (of directie): de toezichthouder richt zich tot de personen die verantwoordelijk zijn voor de dagelijkse gang van zaken binnen de Wlz-uitvoerder en het dagelijks beleid bepalen. Dat stelt onder andere voorwaarden aan het voorkomen van combinaties van functies, rollen of hiërarchische verhoudingen die aan de onafhankelijkheid van de betreffende functionarissen in de weg staan. Vastlegging van de gekozen governance is noodzakelijk om de beheerste bedrijfsvoering te verankeren.
- In het kader van het toezicht op het verzekeringsbedrijf gaat DNB uit van een Raad van Commissarissen (RvC), een Raad van Toezicht of organen met een vergelijkbare taak en stelt DNB als eis dat de RvC minimaal uit drie leden bestaat. De NZa gaat bij de Wlz-uitvoerder eveneens uit van een een orgaan dat verantwoordelijk is voor het interne toezicht dat bestaat uit minimaal drie leden. Aan de RvC worden door DNB ook eisen van onafhankelijkheid gesteld om alle in aanmerking komende deelbelangen zorgvuldig te behartigen in het belang van de rechtspersoon. Het gaat hierbij om het onafhankelijk functioneren van de RvC in totaal, als ook van de individuele leden ten opzichte van elkaar, het bestuur, de aandeelhouder, de ondernemingsraad (OR), de werknemers etcetera. Omdat dit feitelijk ziet op de individuele personen wordt vervolgens telkens gesproken over “interne toezichthouders”. Onafhankelijkheid wordt door de NZa in het kader van een evenwichtige organisatiestructuur geoperationaliseerd aan de hand van het principe van 100% onafhankelijkheid in state, in mind én in appearance. De NZa gaat ervan uit dat intern toezicht bij de Wlz-uitvoerder volledig onafhankelijk dient te gebeuren, hetgeen veronderstelt dat relevante persoonlijke, hiërarchische of institutionele banden tussen degene die intern toezicht houdt en het object van toezicht afwezig zijn en dat er ook niet op een andere wijze een indruk van niet-onafhankelijke oordeels- of besluitvorming kan ontstaan. De ratio van dit uitgangspunt is dat onafhankelijkheid een randvoorwaarde is voor effectief toezicht. Daarnaast is van belang dat een Wlz-uitvoerder een zelfstandig bestuursorgaan is, belast met een publieke taak, namelijk uitvoering van de Wlz voor de verzekerden, binnen een volledig publiek gefinancieerd stelsel. Met het uitgangspunt van 100% onafhankelijkheid wordt beoogd te voorkomen dat zich een situatie voordoet waarin (de schijn van) belangenverstrengeling ontstaat. Onderzocht moet worden of er een relatie bestaat tussen leden van het toezichthoudend orgaan en de organisatie waarop toezicht wordt gehouden, en zo ja, of deze relatie in de weg staat aan de onafhankelijkheid in state. Mocht onverhoopt de schijn van belangenverstrengeling zich toch voordoen, dan veronderstelt de onafhankelijkheid in mind dat de betreffende interne toezichthouder daarop eigener beweging reageert, bijvoorbeeld door zich te onthouden van stemming (bij een tegenstrijdig belang). Naast de onafhankelijkheid in state wordt van interne toezichthouders verwacht dat zij onafhankelijk in mind en in appearance zijn. Dit is ook toegelicht onder “Algemeen”. Onafhankelijkheid in appearance betekent dat in gedrag, uitingen en in bestaande relaties iedere schijn van belangenverstrengeling dient te worden voorkomen.
Het voorgaande betekent niet dat benoeming van commissarissen buiten de groep zou moeten plaatsvinden. Voorkomen moet worden dat deze relatie of positie binnen de groep in de weg staat aan de onafhankelijkheid in state, bijvoorbeeld omdat sprake is van vermenging van rollen tussen bestuurders en commissarissen binnen de groep (oftewel, bestuurdersrollen en commissarisrollen lopen samen) of dat een hogere bestuurder als lagere toezichthouder wordt aangewezen.
- De Wlz-uitvoerder moet ervoor zorgdragen dat het dagelijks beleid wordt bepaald of mede wordt bepaald door personen die geschikt zijn in verband met de uitvoering van de wettelijke taken en daaruit voorvloeiende werkzaamheden en wier betrouwbaarheid buiten twijfel staat (artikel 4.1.1, vijfde lid, van de Wlz). Dit betekent dat de Wlz-uitvoerder niet alleen procedures heeft voor werving en toetsing van de (mede)beleidsbepalers en interne toezichthouders, maar voor deze functies ook passende profielen vaststelt.
De uitvoering van de Wlz valt buiten de reikwijdte van de Wft, waarbij ervoor is gekozen om de toetsing op geschiktheid in eerste instantie aan de Wlz-uitvoerder zelf op te dragen. Dat betekent dat de Wlz-uitvoerder hierbij in ieder geval in aanmerking moet nemen de opleiding, werkervaring en competenties van een beoogd (mede)beleidsbepaler, alsmede zijn of haar kennis van de financiële sector in het algemeen en van de maatschappelijke functies van de Wlz-uitvoerder en de risico’s die daarbij worden gelopen in het bijzonder (artikel 4.1.2, tweede lid, van het Blz).
De NZa houdt er toezicht op dat de Wlz-uitvoerder gechikte en betrouwbare (mede)beleidsbepalers en interne toezichthouders aanstelt. Dat doet de NZa door te toetsen hoe de Wlz-uitvoerders zelf controleren of deze personen aan de eisen voldoen. Daarmee maakt de NZa gebruik van het al gedane onderzoek en wordt (zoveel mogelijk) voorkomen dat de NZa een eigen onderzoek moet doen. Eventueel kan de NZa ook eigen onderzoek doen (zie artikel 4.1.2 sub 7 Blz). De beschrijving van de toetsingen door de Wlz-uitvoerder is erop gericht dat het onderzoek door de Wlz-uitvoerder zelf zodanig is, dat de NZa geen gebruik hoeft te maken van deze bevoegdheid tot eigen onderzoek.
- Interne toezichthouders en (in toenemende mate) beleidsbepalers worden doorgaans aangesteld voor bepaalde periode, waarna herbenoeming plaats kan vinden totdat de maximale zittingsperiode is bereikt. Deze ontwikkeling draagt ertoe bij dat er doorstroming is, en dat een zittingsperiode voor lange periode niet vanzelfsprekend is. Het is van belang dat Wlz-uitvoerders bij het inrichten van hun governance een keuze maken over de gewenste en passende vorm: aanstelling van beleidsbepalers en interne toezichthouders voor onbepaalde (en mogelijk zeer lange) tijd of aanstelling voor een bepaalde periode waardoor er na afloop van de periode een bewuste keuze wordt gemaakt om de samenwerking te continueren of te beëindigen.
Deze onderbouwde keuze is onderdeel van de governance en wordt vastgelegd in de inrichting van de organisatie. Bij meldingen van beleidsbepalers en interne toezichthouders wordt aangegeven voor welke termijn de beleidsbepaler of interne toezichthouder wordt aangesteld.
- Gelet op de aansluiting bij de beoordeling die door DNB wordt toegepast ten aanzien van een toelating van een aspirant-verzekeraar, verwacht de NZa dat de Wlz-uitvoerder ten minste de in artikel 5, onderdeel vi gemelde functies inricht (daarmee zijnde sleutelfuncties). De Wlz-uitvoerder is niet verplicht om de personen die deze functies vervullen zelf in dienst te hebben. Invulling kan ook geschieden door deze personen van buiten de Wlz-uitvoerder, zoals een op groepsniveau georganiseerde functie. In dat geval is er sprake van uitbesteding van werkzaamheden en dienen er wel overeenkomsten aan ten grondslag te liggen, waarin zaken zoals aansturing, instructie, capaciteit, kwaliteit, rapportagelijnen en doorbelasting van kosten zijn vastgelegd. Als voor deze optie wordt gekozen dienen de betreffende overeenkomsten bij de aanmelding te worden overgelegd.
Het is voor het adequaat functioneren van de sleutelfuncties van belang dat de taken en rollen van de sleutelfunctiehouder helder zijn beschreven en geborgd. Dit betekent dat deze schriftelijk zijn vastgelegd en vastgesteld in een document (een “charter”). Wanneer de sleutelfunctiehouder niet onderdeel is van de Wlz-uitvoerder (bijvoorbeeld omdat deze functie elders in de groep is ingericht, met de daar beschreven taken en rollen), is een vastlegging van deze interne uitbesteding noodzakelijk om een borging te hebben van de kwaliteit van de diensten en de tijd die besteed wordt aan de Wlz-uitvoerder. Hierbij kan worden vastgelegd welke taken en rollen ook voor andere onderdelen van de groep worden verricht. In ieder geval moet duidelijk zijn welke activiteiten, taken en rollen specifiek voor de Wlz-uitvoerder worden uitgevoerd en welke inzet van menskracht hiervoor standaard en bij bepaalde situaties beschikbaar zijn.
Risicobeheer (ook wel aangeduid als risicomanagement) is gericht op het identificeren, meten en evalueren van risico’s waaraan een organisatie kan worden blootgesteld. Het gaat daarbij onder andere om operationele, financiële, politieke en maatschappelijke risico’s, voor Wlz-uitvoerders in het bijzonder betrekking hebbend op:
- invulling zorgplicht, verzekeringsprestatie wordt geleverd;
- afspraken binnen contracteerruimte;
- uitgaven pgb binnen vastgestelde kader (bij zorgkantoorfunctie);
- onjuiste besteding Wlz-geld wordt voorkomen;
- geen onnodige kosten uitvoering.
- Als de sleutelfuncties buiten de Wlz-uitvoerder worden ingevuld, is er sprake van uitbestede werkzaamheden (zie ook onder vi). De aanwijzing van de sleutelfunctiehouder als eindverantwoordelijke dient schriftelijk te zijn vastgelegd door de Wlz-uitvoerder, waarbij ook aansturing en rapportage tussen de Wlz-uitvoerder en de partij met wie een dienstverband bestaat zijn vastgelegd. Hiermee wordt invulling gegeven aan de verantwoordelijkheid bij uitbesteding van werkzaamheden. Indien de werkzaamheden zijn uitbesteed aan een (zelfstandig werkende) sleutelfunctiehouder die niet in enig dienstverband werkt worden deze afspraken gemaakt met de sleutelfunctiehouder zelf.
- Het is van belang dat de Wlz-uitvoerder waarborgen heeft om de kennis en inzichten van (mede)beleidsbepalers en interne toezichthouders over de wet- en regelgeving en gang van zaken in de zorgsector in het algemeen en langdurige zorg in het bijzonder actueel te houden. De NZa verwacht dat de Wlz-uitvoerder aan kan geven hoe hier beleidsmatig invulling aan wordt gegeven en hoe dit in de praktijk wordt uitgevoerd. De beleidsmatige invulling wordt vormgegeven in een beleidsdocument dat wordt geconcretiseerd in een (jaarlijks te actualiseren) plan met specifieke aandachtpunten, onderwerpen en middelen. Indien het opleidingsbeleid op het niveau van de groep is opgesteld, dient hierin afzonderlijk aandacht te worden besteed aan de (bij)scholing voor de Wlz-uitvoerder en dient de uitvoering voor de Wlz-uitvoerder te worden vastgelegd.
Artikel 6 Verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
- De verzekerden, waaronder cliënten, worden in staat gesteld invloed uit te oefenen op het beleid van de Wlz-uitvoerder. Daarbij wordt gekeken naar instrumenten zoals een orgaan waarmee verzekerden, waaronder cliënten, aantoonbaar invloed kunnen uitoefenen op het beleid van de Wlz-uitvoerder en andere middelen waarmee hieraan invulling wordt gegeven (panels, onderzoeken, klachtenfunctie, etcetera).
- De Wlz-uitvoerder moet adequate besluitvormingsprocessen hebben vastgelegd en vastgesteld. Het gaat daarbij om de vraag bij wie/welk orgaan welke bevoegdheden tot besluitvorming zijn belegd en op welke wijze processen van besluitvorming zijn ingericht.
- Dit betreft onder andere de beschrijving van een eerste, tweede en derde lijnen van beheersing.
Artikel 7 Rechten en verplichtingen
Voor nadere regels inzake controle en administratie wordt verwezen naar de Regeling Controle en Administratie Wlz-uitvoerder.
Artikel 8 Bedrijfsvoering vastgelegd en afgestemd
Artikel 4.1.1, eerste lid, van het Blz schrijft voor dat de Wlz-uitvoerder beschikt over onder andere een duidelijke, evenwichtige en adequate verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, adequate vastlegging van de rechten en verplichtingen binnen de rechtspersoon en bijbehorende rapportagelijnen. Dat betekent dat de bedrijfsvoering van de Wlz-uitvoerder op inzichtelijke wijze is vastgelegd en is afgestemd op zijn werkzaamheden. De Wlz-uitvoerder dient in control te zijn.
Ten aanzien van alle onderdelen van dit artikel zullen zowel opzet en bestaan, als de werking aantoonbaar dienen te zijn. Zoals bij enkele andere onderdelen van deze beleidsregel en de Regeling informatieverstrekking aanmelding en wijzigingen Wlz-uitvoerderschap kan hierbij aansluiting worden gezocht bij hetgeen geldt voor het verzekeringsbedrijf.
Ad i., onderdeel b.
- […]
- Onder uitbestede werkzaamheden wordt ook verstaan hetgeen binnen de Mandaat- en volmachtverleningsovereenkomst inzake uitvoering van werkzaamheden zorgkantoren 2021-2025 is uitbesteed aan zorgkantoren. De Wlz-uitvoerder dient deze en andere uitbestede werkzaamheden adequaat te kunnen beheersen en dit inzichtelijk te hebben vastgelegd zodat dit ook aantoonbaar is.
- Uitbesteding van werkzaamheden heeft geen invloed op de verantwoordelijkheid van de Wlz-uitvoerder over deze activiteiten: de Wlz-uitvoerder heeft de verantwoordelijkheid dat het (organisatie-) onderdeel aan wie deze werkzaamheden zijn uitbesteed deze werkzaamheden verricht in lijn met de toepasselijke wet- en regelgeving en het beleid van de Wlz-uitvoerder. De verantwoordelijkheid neemt niet af door de uitbesteding. Sterker nog: door deze uitbesteding wordt een schakel in het proces toegevoegd. De NZa verwacht van de Wlz-uitvoerder dat hij aan kan tonen hoe dit is geregeld en hoe regie wordt gevoerd op de uitbestede activiteiten. Voorbeelden hiervoor zijn de schriftelijke afspraken met het bedrijfsonderdeel binnen de groep waartoe de Wlz-uitvoerder behoort (zgn. intra group arrangements) of de overeenkomst met het bedrijf buiten de groep en de vastlegging van de voorwaarden en (performance) criteria in een service level agreement.
- Bij het uitbesteden van werkzaamheden is van belang dat er voldoende capaciteit beschikbaar is om deze werkzaamheden adequaat uit te voeren. Voor de invulling van het begrip “voldoende” is bewust gekozen voor een open norm, zodat de Wlz-uitvoerder in haar beleid en jaarplannen hier zelf invulling aan kan geven op basis van omvang, aard en complexiteit van de organisatie. Daarbij is van belang dat de partij die de werkzaamheden uitvoert gekwalificeerde en terzake deskundige medewerkers inzet. Hierover worden afspraken gemaakt in, of als bijlage bij, de overeenkomst waarin de uitbesteding wordt vastgelegd, die van jaar tot jaar worden geconcretiseerd in een jaarplan.
- Om verantwoording af te kunnen leggen is noodzakelijk dat de Wlz-uitvoerder toeziet op de uitvoering van de uitbestede werkzaamheden. De wijze waarop de Wlz-uitvoerder hier invulling aan geeft is een open norm. Het staat echter vast dat er aansluiting moet zijn tussen de regie op de uitbestede werkzaamheden, de structuur van de groep en de aard, omvang en het belang van deze activiteiten.
- Om in control te zijn op uitbestede werkzaamheden is noodzakelijk dat de informatie-uitwisseling tussen de Wlz-uitvoerder en de partij die de werkzaamheden uitvoert concreet en transparant is: door afspraken over deze informatie-uitwisseling vast te leggen (in de overeenkomst of in een service level agreement) wordt voorkomen dat belangrijke informatie wordt gemist.
Artikel 10 Geschiktheid
De wetgever heeft de Wlz-uitvoerder de opdracht gegeven ervoor zorg te dragen dat de te benoemen personen aan de eisen van betrouwbaarheid en geschiktheid voldoen. Deze verplichting blijft ook na aanmelding als Wlz-uitvoerder van toepassing bij nieuwe benoemingen, herbenoemingen en functiewijzigingen. De NZa houdt hier toezicht op. De wetgever heeft de concreet te stellen eisen geënt op de voorwaarden waarop krachtens de Wft (artikel 2:31, artikel 3:8 en artikel 3:9 van de Wft juncto hoofdstuk 2 Besluit prudentiële regels Wft) bij de zorgverzekeraar moeten worden getoetst voor vergelijkbare functies bij een Wlz-uitvoerder (Kamerstukken II 2013/14, 33 891, nr. 3, p. 163). Dit betekent onder meer dat, naast bestuurders en commissarissen conform artikel 3:8 van de Wft, personen die direct onder het echelon van de beleidsbepalers vallen, eveneens moeten worden getoetst bij een Wlz-uitvoerder. De ratio hierbij is dat deze personen, gelet op hun positie binnen deze organisatie, het dagelijks beleid mede bepalen. De NZa heeft ervoor gekozen deze verschillende beleidsbepalende personen onder te brengen onder de medebeleidsbepalers, omdat Wlz-uitvoerders over het algemeen redelijk compact zijn ingericht.
In artikel 10 wordt aangegeven welke specifieke aandachtspunten van belang zijn voor de Wlz-uitvoerder om uitvoering te geven aan de toets op geschiktheid.
Voor onderdeel i wordt aansluiting gezocht bij het beleid van DNB. Er is daarnaast in dit artikel benadrukt dat het gaat om geschiktheid voor de betreffende functie binnen de Wlz-uitvoerder. Er dient voldoende kennis en ervaring te zijn om de functie te vervullen. Indien dit niet het geval is, verwacht de NZa dat de kandidaat een passend inwerkprogramma doorloopt, dat resulteert in kennis over de (regelgeving in de) sector als relevante ervaring.
De Wlz-uitvoerder moet zelf wegen op welke wijze de onderdelen i-v relevant zijn voor de betreffende functie, mede bezien in het licht van een eventueel collectief zoals bijvoorbeeld het bestuur en de interne toezichthouders.
(Mede)beleidsbepalers en interne toezichthouders moeten onafhankelijk in mind zijn, hetgeen betekent dat zij in staat moeten zijn om onafhankelijk op te treden. Zij dienen zich, in hun afwegingen, besluitvorming en gedrag, aantoonbaar onafhankelijk te tonen (en op te stellen) ten opzichte van deelbelangen. Dat betekent dat zij in staat zijn een evenwichtige belangenafweging te maken, waarbij zij rekening houden met alle relevante belangen die verband houden met de rechtspersoon en de daaraan verbonden onderneming. In het bijzonder gaat het daarbij om de maatschappelijke functies van de Wlz-uitvoerder en de risico’s die daarbij worden gelopen. Dit onderzoek wordt door de Wlz-uitvoerder zelf uitgevoerd.
De NZa moet vaststellen of de Wlz-uitvoerder er zorg voor heeft gedragen dat de geschiktheid en de betrouwbaarheid van (mede)beleidsbepalers en interne toezichthouders buiten twijfel staat. Deze toets verricht de NZa allereerst aan de hand van het onderzoek dat de Wlz-uitvoerder zelf heeft uitgevoerd. De vaststelling van de geschiktheid en betrouwbaarheid is een randvoorwaarde voor de (her)benoeming van de betrokkene. Naast het onderzoek door de Wlz-uitvoerder maakt de NZa gebruik van het onderzoek door DNB naar de betrouwbaarheid en de geschiktheid voor de onder toezicht van DNB staande juridische entiteiten. Indien deze toets met positief resultaat is afgerond hoeft alleen de specifieke geschiktheid als (mede)beleidsbepaler en interne toezichthouder voor de Wlz-uitvoerder te worden aangetoond. Dit aspect valt immers buiten de toetsing en het toezicht van DNB.
Bij herbenoeming toetst DNB niet altijd opnieuw de geschiktheid. DNB heeft een breed instrumentarium om op de geschiktheid van (mede) beleidsbepalers of interne toezichthouders bij te sturen of in te grijpen. Dat is anders bij de NZa. Daarom verwacht de NZa dat de Wlz-uitvoerder bij een herbenoeming zelf een toetsing uitvoert op de geschiktheid. Een (jaarlijkse) evaluatie van de (samen)werking van beleidsbepalers en interne toezichthouders is een goed gebruik, naast individuele evaluaties die hiervoor ingezet kunnen worden. In de Regeling Informatieverstrekking aanmelding en wijzigingen Wlz-uitvoerderschap TH/NR-020 is verwerkt dat deze uitkomsten en (relevante) documentatie bij herbenoemingen dienen te worden gedeeld met de NZa.
Een functiewijziging kan de andere eisen stellen aan de (aantoonbare) geschiktheid, bijvoorbeeld doordat de functie andere risico’s inhoudt. De aan te stellen persoon zal hierop getoetst moet zijn. Het is van belang dat dit proces objectieve en passende waarborgen biedt die ertoe leiden dat ook de interne kandidaat beschikt over de juiste kennis, ervaring en competenties. Indien dit niet (volledig) het geval is is noodzakelijk om een (op maat gemaakt) plan te doorlopen.
Artikel 11 Betrouwbaarheid
De Wlz-uitvoerder moet aantonen dat de (mede)beleidsbepalers en interne toezichthouders betrouwbaar zijn. Het Blz beschrijft in artikel 4.1.2 sub 3 welke antecedenten de Wlz-uitvoerder in het onderzoek moeten worden betrokken en met welke middelen dit wordt onderzocht. De onderwerpen van onderzoek komen in belangrijke mate overeen met de aspecten die worden onderzocht door DNB bij een onderzoek naar betrouwbaarheid. Voor personen die door DNB worden getoetst maakt de NZa gebruik van de uitkomst van het onderzoek van DNB naar betrouwbaarheid. De NZa zal hierover rechtstreekse afstemming hebben met DNB.
Indien DNB geen onderzoek doet naar de betrouwbaarheid is de Wlz-uitvoerder gehouden onverkort zelf onderzoek te doen naar de betrouwbaarheid. In dat onderzoek moeten de gemelde aspecten worden betrokken, en de resultaten moeten worden vastgelegd. Wanneer er antecedenten zijn of worden aangetroffen, dient de Wlz-uitvoerder met onderzoeksresultaten aan te tonen waarom deze geen belemmering vormen voor de beoogde functie. Aan de hand van deze onderzoeksresultaten beoordeelt de NZa of de betrouwbaarheid voldoende is aangetoond.
Bij herbenoeming toetst DNB niet altijd opnieuw de betrouwbaarheid. Zowel de persoon in kwestie als de onder toezicht staande instelling dienen mogelijke antecedenten te melden. Ook in dit geval kan DNB, evenals bij de geschiktheid, tussentijds ingrijpen. De NZa verwacht van de Wlz-uitvoerder dat tussentijds, met name bij herbenoeming, de betrouwbaarheid wordt getoetst en de uitkmsten hiervan te delen met de NZa.