1. Uitgangspunten
1.1 Inleiding
Dit protocol heeft betrekking op de beschikbaarheidbijdrage voor ‘Coördinatie Traumazorg en Regionaal Overleg Acute Zorg’ (hierna: Coördinatie Traumazorg en ROAZ) 2021 zoals bedoeld in artikel 12 van de beleidsregel ‘Beschikbaarheidbijdrage op aanvraag’ met als kenmerk BR/REG 21150 (hierna: de beleidsregel) en de beleidsregel Uniform kader beschikbaarheidbijdrage NZa met als kenmerk BR/REG-21141 (hierna: het Uniform kader). De regelgeving en overige relevante documentatie over deze beschikbaarheidbijdrage zijn te vinden op de website van de Nederlandse Zorgautoriteit (www.nza.nl).
De zorgaanbieders die een beschikbaarheidbijdrage ontvangen voor Coördinatie Traumazorg en ROAZ hebben hiervoor een verleningsbeschikking ontvangen. In deze beschikking en in de beleidsregel staat onder welke voorwaarden zorgaanbieders in aanmerking komen voor een beschikbaarheidbijdrage voor Coördinatie Traumazorg en ROAZ. Met zorgaanbieder wordt bedoeld de instelling die de beschikbaarheidbijdrage voor Coördinatie Traumazorg en ROAZ ontvangt. In dit geval is dat de instelling met erkenning als traumacentrum. Voor overige definities van de in dit protocol gehanteerde begrippen wordt verwezen naar artikel 3 en artikel 12 van de beleidsregel.
1.2 Doelstelling
Het doel van dit accountantsprotocol is het verstrekken van duidelijkheid over de reikwijdte en diepgang van het onderzoek door de accountant en de in dat kader af te geven rapport van feitelijke bevindingen ten aanzien van het door de zorgaanbieder ingevulde aanvraagformulier ‘Verantwoording Coördinatie traumazorg en ROAZ’ (hierna: het formulier). Het rapport van feitelijke bevindingen wordt door de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) gebruikt bij haar oordeelsvorming over de juistheid van de gedeclareerde kosten.
Hiertoe verricht de accountant overeengekomen specifieke werkzaamheden ten aanzien van de verantwoordingsinformatie van de beschikbaarheidbijdrage Coördinatie Traumazorg en ROAZ die door de zorgaanbieder op het formulier is aangeleverd.
In het Uniform kader is vastgelegd dat voor de vaststelling een accountantsproduct wordt gevraagd in geval van een beschikbaarheidbijdrage met een verleend bedrag van € 125.000 of hoger en waarvan de hoogte van de bijdrage is gebaseerd op daadwerkelijk gemaakte kosten of op de realisatie (p x q).
1.3 Proces aanvraag tot vaststelling
Zoals volgt uit het Uniform kader, dient een zorgaanbieder een aanvraag tot vaststelling van de beschikbaarheidbijdrage in te dienen vóór 1 juni na afloop van het jaar waarvoor de beschikbaarheidbijdrage wordt verleend. Door de zorgaanbieder moet hiervoor gebruik worden gemaakt van het formulier, dat aan de zorgaanbieder ter beschikking is gesteld op het aanvraagportaal van de NZa http://aanvragen.nza.nl.
Dit formulier moet vergezeld gaan van een rapport van feitelijke bevindingen van een accountant (RA of AA) met certificerende bevoegdheid (hierna: de accountant).
De accountant hanteert het accountantsprotocol als basis voor zijn werkzaamheden. Daarnaast laat hij zich leiden door de geldende beroepsvoorschriften, in het bijzonder de Verordening gedrags- en Beroepscode accountants (VGBA), de verordening inzake onafhankelijkheid van de accountant bij assurance-opdrachten (VIO) en de Nadere voorschriften controle- en overige Standaarden (NV COS).
De accountant waarmerkt de aanvraag tot vaststelling van de beschikbaarheidbijdrage Coördinatie Traumazorg en ROAZ en de eventuele toelichting(en) hierbij.
Voor vragen over de regeling en/of het onderzoek door de accountant kunt u contact opnemen met het Informatie- en Contactcentrum van de NZa (zie www.nza.nl/contact).
1.4 Leeswijzer
Hoofdstuk 1 geeft de uitgangspunten weer van het accountantsprotocol.
Hoofdstuk 2 gaat in op de overeengekomen specifieke werkzaamheden.
In de bijlage is een modeltekst opgenomen voor het rapport van feitelijke bevindingen met daarin een uitwerking van de specifieke werkzaamheden.
2. Onderzoeksaanpak
Voor de in het formulier door de zorgaanbieder opgenomen gerealiseerde kosten Coördinatie Traumazorg en ROAZ 2021 voert de accountant overeengekomen specifieke werkzaamheden uit op basis van de Nederlandse Standaard 4400N ‘Opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden’ en dit protocol. Dit betekent dat hij geen zekerheid verschaft of oordelen geeft, maar alleen feitelijke onderzoeksbevindingen rapporteert.
De overeengekomen specifieke werkzaamheden zijn in de modeltekst van het rapport opgenomen, hiervoor wordt verwezen naar bijlage 1 van dit accountantsprotocol. In het rapport vermeldt de accountant welke specifieke werkzaamheden hij in dit kader heeft verricht en tot welke bevindingen dit heeft geleid.
Op grond van de toelichting bij het formulier voor vaststelling van de beschikbaarheidbijdrage Coördinatie Traumazorg en ROAZ 2021 dient de zorgaanbieder een toelichting op te nemen waaruit de procedures omtrent het registeren van interne (project-)kosten per type activiteit blijkt. Deze toelichting maakt onderdeel uit van de door de accountant te verrichten overeengekomen specifieke werkzaamheden.
Indien in dit accountantsprotocol wordt gesproken over externe (project-) kosten wordt hieronder verstaan: kosten overeenkomstig in de beleidsregel opgenomen zorg die gebaseerd zijn op producten en/of diensten van derden waar externe brondocumentatie aan ten grondslag ligt (bijvoorbeeld facturen).
Onder interne (project-) kosten wordt verstaan: kosten overeenkomstig in de beleidsregel opgenomen activiteiten die gebaseerd zijn op producten en/of diensten van de zorgaanbieder of hieraan gelieerde (verbonden) entiteiten (bijvoorbeeld inzet eigen personeel).
Bijlage 1. Rapport van feitelijke bevindingen inzake verantwoording Coördinatie Traumazorg en ROAZ
Aan: de Raad van Bestuur1van <naam zorgaanbieder>
Opdracht
Wij hebben overeengekomen specifieke werkzaamheden verricht met
betrekking tot het formulier ‘Verantwoording Coördinatie traumazorg en ROAZ’ (hierna ‘het formulier’) voor <naam zorgaanbieder> te <statutaire zetel> over 2021, zoals hierna omschreven. De opdracht is met u overeengekomen en heeft als doel het verrichten van die werkzaamheden die wij met u zijn overeengekomen en het rapporteren over de feitelijke bevindingen. De overeengekomen werkzaamheden zijn door de NZa vastgelegd in het accountantsprotocol Beschikbaarheidbijdrage op aanvraag Coördinatie Traumazorg en ROAZ 2021. De opdrachtvoorwaarden zijn omschreven in onze opdrachtbrief van <datum brief opdrachtbevestiging>.
Verantwoordelijkheden
Het is uw verantwoordelijkheid om te bepalen of de overeengekomen specifieke werkzaamheden toereikend en geschikt zijn voor het hierboven beschreven doel.
Wij hebben onze werkzaamheden verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Standaard 4400N, ‘Opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden’ en het accountantsprotocol Beschikbaarheidbijdrage op aanvraag Coördinatie Traumazorg en regionaal Overleg Acute Zorg (ROAZ) 2021. Bij het uitvoeren van deze opdracht hebben wij ons gehouden aan de voor ons geldende relevante ethische voorschriften in de Verordening Gedrags- en Beroepsregels Accountants (VGBA).
Werkzaamheden en bevindingen
In deze paragraaf is een beschrijving van de uitgangspunten, overeengekomen specifieke werkzaamheden en feitelijke bevindingen opgenomen. Wij doen geen uitspraak over wat de feitelijke bevindingen betekenen voor de overige informatie in het formulier in zijn totaliteit. U zult hierover een eigen afweging moeten maken waarbij u gebruik kunt maken van dit rapport van feitelijke bevindingen en eventuele andere beschikbare informatie.
| # |
Werkzaamheden |
Feitelijke bevindingen |
| 1 |
De accountant stelt vast dat de zorgaanbieder in het bezit is van een erkenning als traumacentrum. |
|
| 2 |
De accountant stelt door middel van het inwinnen van inlichtingen bij relevante functionarissen vast dat in opzet procedures aanwezig zijn op basis waarvan wordt geborgd dat de gedeclareerde kosten betrekking hebben op activiteiten zoals opgenomen in de verleningsbeschikking of vallen onder de beleidsregel en hoofdstuk 2.2 van het rapport van het Landelijk Netwerk Acute Zorg met als titel ‘Bekostiging Acute Zorgnetwerken’ van 29 juli 2014.
Van de accountant wordt niet verwacht dat hij het bestaan en de effectieve werking van deze procedures onderzoekt of daarover een conclusie dan wel inhoudelijk oordeel geeft. |
|
| 3 |
De accountant stelt vast dat de zorgaanbieder in de toelichting op het formulier informatie heeft verstrekt over de mate waarin de begrote activiteiten zijn gerealiseerd (indien een begroting aanwezig is).
Van de accountant wordt niet verwacht dat hij daarover een conclusie dan wel inhoudelijk oordeel geeft. |
|
| 4 |
Door middel van een deelwaarneming stelt de accountant inzake de geselecteerde externe (project-) kosten het volgende vast:
- Blijkens brondocumentatie (bijvoorbeeld facturen of bankafschriften) hebben deze kosten betrekking op verantwoordingsjaar 2021.
- Blijkens brondocumentatie (bijvoorbeeld facturen of bankafschriften) zijn deze kosten gemaakt en betaald door de zorgaanbieder.Met ‘betaald en gemaakt’ wordt het volgende bedoeld: Het moment van betaling is ondergeschikt aan het jaar van verantwoording. Het moment van verantwoording wordt bepaald op basis van het jaar waarop de kosten betrekking hebben. Voor wat betreft overlopende kosten worden deze verantwoord naar rato van het jaar waarop deze betrekking hebben.
Bij dit onderzoekspunt is een deelwaarneming van de zes grootste facturen, aangevuld tot minimaal 75% van de opgegeven externe (project-) kosten voldoende. |
|
| 5 |
De accountant stelt door middel van het inwinnen van inlichtingen bij relevante functionarissen (benoemen functie) vast dat in opzet procedures aanwezig zijn omtrent het registeren van interne (project-) kosten per type activiteit, zoals door de zorgaanbieder in de toelichting bij het formulier opgenomen.
Van de accountant wordt niet verwacht dat hij het bestaan en de effectieve werking van deze procedures onderzoekt of daarover een conclusie dan wel inhoudelijk oordeel geeft. |
|
| 6 |
De accountant stelt op basis van inlichtingen bij de relevante functionaris (benoemen functie) vast hoe de wijze van toerekening van FTE aan de verantwoording Coördinatie Traumazorg en ROAZ heeft plaatsgevonden. Hierbij vraagt hij naar de aanwezigheid van een kostenplaatssysteem (of hiermee vergelijkbaar)
In zijn rapport geeft hij een beschrijving van deze toerekening |
|
| 7 |
De accountant stelt ten aanzien van de verantwoorde interne uren vast dat de zorgaanbieder heeft aangetoond dat de betreffende medewerkers gedurende de verantwoordingsperiode in dienst zijn van <naam zorgaanbieder>. Dit doet hij door vast te stellen dat hetgeen de zorgaanbieder heeft aangetoond, aansluit op de onderliggende administratie waaruit het dienstverband blijkt. |
|
| 8 |
De accountant stelt ten aanzien van de verantwoorde interne uren vast dat de contracturen van de betreffende medewerkers (op basis van de arbeidsovereenkomst) aansluiten op de contracturen in de administratie.
Indien sprake is van een overschrijding stelt de accountant vast dat de zorgaanbieder een nadere toelichting heeft verstrekt die aansluit op de interne administratie en die als bijlage bij het formulier is opgenomen. |
|
| 9 |
De accountant stelt vast dat de zorgaanbieder in het formulier (in een bijlage) de totale kosten heeft uitgesplitst naar de interne en de externe (project-) kosten. |
|
Beperking in het gebruik en verspreidingskring
Bij het opstellen van deze rapportage is rekening gehouden met de verwachtingen van de beoogde gebruikers. Daarom is deze rapportage alleen bestemd voor <naam zorgaanbieder> en de Nederlandse Zorgautoriteit. U kunt deze rapportage niet aan anderen afgeven zonder onze toestemming, tenzij wettelijke voorschriften anders bepalen.
<plaats, datum>
<naam accountantspraktijk>
<naam accountant>