Onderwerp: Bezoek-historie

Accountantsprotocol Beschikbaarheidbijdrage op aanvraag Traumazorg voor zover het gaat om Opleiden, Trainen en Oefenen 2020
Ondertekeningsdatum:16-03-2021Geldigheid:01-01-2020 t/m Versie:vergelijk Vergelijk met Accountantsprotocol Beschikbaarheidbijdrage op aanvraag Traumazorg voor zover het gaat om Opleiden, Trainen en Oefenen 2019, versie: 1  X

Dit onderwerp bevat de volgende rubrieken.

Bij het aanvraagformulier verantwoording Opleiden, Trainen, Oefenen

Versie 1.0

December 2019 Maart 2021

1. Uitgangspunten

1.1 Inleiding

Dit accountantsprotocol heeft betrekking op de beschikbaarheidbijdrage voor ‘Traumazorg voor zover het gaat om Opleiden, Trainen en Oefenen’ (hierna: OTO) 20192020 zoals bedoeld in artikel 10 van de beleidsregel ‘Beschikbaarheidbijdrage op aanvraag’ met als kenmerk BR/REG 19162b20154b (hierna: de beleidsregel) en de beleidsregel Uniform kader beschikbaarheidbijdrage NZa met als kenmerk BR/REG-1915420153 (hierna: het Uniform kader). De regelgeving en overige relevante documentatie over deze beschikbaarheidbijdrage zijn te vinden op de website van de Nederlandse Zorgautoriteit (www.nza.nl).

De zorgaanbieders die een beschikbaarheidbijdrage ontvangen voor OTO hebben hiervoor een verleningsbeschikking ontvangen. In deze beschikking en in de beleidsregel staat onder welke voorwaarden zorgaanbieders in aanmerking komen voor een beschikbaarheidbijdrage voor OTO. Met zorgaanbieder wordt bedoeld de instelling die de beschikbaarheidbijdrage voor OTO ontvangt. In dit geval is dat de instelling met de erkenning als traumacentrum. Voor overige definities van de in dit accountantsprotocol gehanteerde begrippen wordt verwezen naar artikel 3 en artikel 10 van de beleidsregel.

1.2 Doelstelling

Het doel van dit accountantsprotocol is het verstrekken van duidelijkheid over de reikwijdte en diepgang van het onderzoek door de accountant en de in dat kader af te geven controleverklaring en rapport van feitelijke bevindingen ten aanzien van het door de zorgaanbieder ingevulde aanvraagformulier ‘Verantwoording Opleiden, Trainen en Oefenen’ (hierna: het formulier). De controleverklaring moetHet rapport van feitelijke bevindingen wordt door de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) zekerheid gevengebruikt bij haar oordeelsvorming over de juistheid van de gedeclareerde kosten, zoals verantwoord in het formulier.

Hiertoe verricht de accountant overeengekomen specifieke werkzaamheden ten aanzien van de verantwoordingsinformatie invan de beschikbaarheidbijdrage OTO die door de zorgaanbieder op het formulier is aangeleverd.

In het Uniform kader is vastgelegd dat voor de vaststelling een accountantsproduct wordt gevraagd in geval van een beschikbaarheidbijdrage met een verleend bedrag van € 125.000 of hoger en waarvan de hoogte van de bijdrage is gebaseerd op daadwerkelijk gemaakte kosten of op de realisatie (pxq).

1.3 Proces aanvraag tot vaststelling

Zoals volgt uit het Uniform kader, dient een zorgaanbieder een aanvraag tot vaststelling van de beschikbaarheidbijdrage in te dienen vóór 1 juni na afloop van het jaar waarvoor de beschikbaarheidbijdrage wordt verleend. Door de zorgaanbieder moet hiervoor gebruik worden gemaakt van het formulier, dat aan de zorgaanbieder ter beschikking is gesteld op het aanvraagportaal van de NZa https://aanvragen.nza.nl.

Dit formulier moet vergezeld gaan van een controleverklaring doorrapport van feitelijke bevindingen van een accountant (RA of AA) met certificerende bevoegdheidbevoegd­heid (hierna: de accountant). Daarnaast dient een rapport van feitelijke bevindingen door de accountant te worden verstrekt.

De accountant hanteert het accountantsprotocol als basis voor zijn werkzaamheden. Daarnaast laat hij zich leiden door de geldende beroepsvoorschriften, in het bijzonder de Verordening gedrags- en Beroepscode accountants (VGBA), de verordening inzake onafhankelijkheid van de accountant bij assuranceopdrachten (ViO) en de Nadere voorschriften controle- en overige Standaarden (NV COS).

De accountant rapporteert aan de zorgaanbieder naar aanleiding van zijn bevindingen en informeert de zorgaanbieder wat betreft de controle van de verantwoordingsinformatie over de tijdens het onderzoek geconstateerde afwijkingen (fouten) en onzekerheden. De zorgaanbieder brengt op basis hiervan correcties aan in het formulier.

Het kan voorkomen dat het doorvoeren van correcties niet mogelijk is, omdat bijvoorbeeld onzekerheden niet of niet voldoende nauwkeurig kunnen worden gekwantificeerd. Het is van belang dat de zorgaanbieder in een bijlage bij het formulier onderbouwt welke correcties niet doorgevoerd konden worden.

De accountant waarmerkt de aanvraag tot vaststelling van de beschikbaarheidbijdrage OTO en de toelichting(en) hierbij ter identificatie.

Voor vragen over de regeling en/of het onderzoek door de accountant kan contact opgenomen worden met de NZa via: info@nza.nl of via het Informatie- en contactcentrum van de NZa op telefoonnummer 088-770 8 770. Deze is op werkdagen telefonisch bereikbaar van 09.00 tot 17.00 uur.

1.4 Leeswijzer

Hoofdstuk 1 geeft de uitgangspunten weer van het accountantsprotocol.

Hoofdstuk 2 geeft het toetsingskader en de materialiteit voor de accountant van de zorgaanbieder weer in het kader van de controleopdracht.

Hoofdstuk 32 gaat in op de overeengekomen specifieke werkzaamheden.

In bijlage 1 is een modeltekst opgenomen voor een goedkeurende Controleverklaring. Bij een andersluidende verklaring past de accountant de inhoud van de verklaring aan overeenkomstig de voorschriften van de NV COS.

In de bijlage 2 is een modeltekst opgenomen voor het rapport van feitelijke bevindingen met daarin een uitwerking van de specifieke werkzaamheden.

2. Onderzoeksaanpak controleopdracht

2.1 Inleiding

De accountant voert werkzaamheden uit op de gegevens zoals door de zorgaanbieder opgenomen in het formulier ten behoeve van de vaststelling van de beschikbaarheidbijdrage OTO 2019.

Dit accountantsprotocol betreft de volgende onderdelen van het formulier:

  • De opgave van de gerealiseerde kosten van de activiteiten. In het verantwoordingsformulier zijn de interne en externe (project-) kosten gerelateerd aan OTO opgenomen en;
  • De van toepassing zijnde door de zorgaanbieder op te stellen toelichting(en) op het formulier.

De zorgaanbieder stelt een toelichting bij het formulier op, waarbij het onderscheid tussen de interne en externe (project-) kosten wordt gespecificeerd. De toelichting dient aan te sluiten op het totaalbedrag in het formulier verantwoording Opleiden, Trainen en Oefenen’ en ‘overige kosten’.

De accountant voert een controle uit op de verantwoordingsinformatie voor zover dit externe (project-)kosten betreft (paragraaf 2.2 tot en met 2.5 van dit accountantsprotocol). Onder externe (project-)kosten worden in dit verband verstaan: kosten overeenkomstig in de beleidsregel opgenomen zorg die gebaseerd zijn op producten en/of diensten van derden waar externe brondocumentatie aan ten grondslag ligt, bijvoorbeeld facturen.

Voor de verantwoording van de interne (project-) kosten voert de accountant overeengekomen specifieke werkzaamheden uit. Zie hiervoor hoofdstuk 3 van het accountantsprotocol.

Onder interne (project-)kosten worden in dit verband verstaan: kosten overeenkomstig in de beleidsregel opgenomen zorgactiviteiten die gebaseerd zijn op producten en/of diensten van de zorgaanbieder of hieraan gelieerde (verbonden) entiteiten, bijvoorbeeld inzet van eigen personeel.

Ten aanzien van andere informatie zoals opgenomen in het verantwoordingsformulier wordt verwezen naar paragraaf 2.6 van dit protocol.

2.2 Controle van verantwoordingsinformatie ten aanzien van de externe (project-)kosten

De accountant onderzoekt of de verantwoordingsinformatie ten aanzien van de externe (project-)kosten, zoals door de zorgaanbieder opgenomen in het formulier, is opgesteld in overeenstemming met de voorwaarden zoals opgenomen in de hieraan ten grondslag liggende beleidsregel.

In artikel 10 van de beleidsregel is opgenomen aan welke criteria de aanvraag inzake de beschikbaarheidbijdrage OTO dient te voldoen. De scope van de controleopdracht van de accountant zijn de externe (project-)kosten. De accountant toetst de juistheid van de opgegeven externe (project-) kosten zoals door de zorgaanbieder opgenomen in het formulier.

De onderzoeksaanpak is primair de verantwoordelijkheid van de accountant. Dit accountantsprotocol beoogt dan ook niet een aanpak van de opdracht voor te schrijven.

De accountant voert zijn onderzoek uit in overeenstemming met het Nederlands recht waaronder Standaard 805 ‘Speciale overwegingen - Controles van een enkel financieel overzicht en controles van specifieke elementen, rekeningen of items van een financieel overzicht.’

De accountant belast met het onderzoek van het formulier zorgt voor een adequate onderzoeksaanpak en een op de zorgaanbieder toegesneden werkprogramma. Hiervoor zal hij zich onder meer richten op de opzet, het bestaan en de werking van de administratieve organisatie en de interne controle (AO/IC) van de zorgaanbieder en de daaraan ten grondslag liggende registratie- en declaratieprocessen. Van de accountant wordt geen expliciet oordeel over de kwaliteit van de AO/IC verwacht, noch een detailcontrole op medewerker- of cliëntniveau.

Regelgeving en overige relevante documentatie over deze beschikbaarheidbijdrage zijn alleen relevant voor dit accountantsprotocol en de daarop gebaseerde controle wanneer er bepalingen in staan die de grondslag vormen voor de toetsingscriteria in de volgende paragraaf. Van de accountant wordt niet verwacht dat hij de verantwoordingsinformatie toetst aan alle bepalingen die zijn opgenomen in de hiervoor genoemde regelgeving. Dat doet hij uitsluitend indien en voor zover deze bepalingen zijn uitgewerkt in de toetsingscriteria van paragraaf 2.3. Indien in de regelgeving bepalingen zijn opgenomen die verder gaan dan of afwijken van de toetsingscriteria van paragraaf 2.3, dan vallen deze buiten de reikwijdte van het onderzoek en de verklaring van de accountant.

2.3 Toetsingscriteria

Op basis van de beleidsregel Beschikbaarheidbijdrage op aanvraag (BR/REG-19162b) voert de accountant zijn controle uit op de verantwoordingsinformatie aangaande de externe (project-) kosten zoals door de zorgaanbieder opgenomen in het formulier. De specifieke controlepunten hierbij zijn:

a. Aanbieders kunnen in aanmerking komen voor de toekenning van een beschikbaarheidbijdrage Traumazorg voor wat betreft Opleiden, Trainen en Oefenen ten behoeve van rampen en crises (OTO) indien zij de in de beleidsregel genoemde vorm van zorg leveren en indien zij in het bezit zijn van een erkenning als traumacentrum.

b. De gedeclareerde kosten betreffen de activiteiten zoals opgenomen in de verleningsbeschikking of vallen onder de beleidsregel, waaronder de activiteiten zoals opgenomen in het OTO convenant d.d. 16 oktober 2008 en het Landelijk Beleidskader Crisisbeheersing en OTO 2.0' (2016).

Substitutie tussen kosten van activiteiten is toegestaan, mits:

  • De activiteiten onderdeel zijn van de verlening, en;
  • De activiteiten zijn uitgevoerd.

De omschrijving van de kosten van activiteiten voor wat betreft opleidingen, trainingen en oefeningen zoals bedoeld in het OTO convenant d.d. 16 oktober 2008 kunnen bij de aanvraag tot vaststelling worden opgenomen indien de kosten voor deze activiteiten niet meer bedragen dan 20% van het totaal aangevraagde bedrag.

c. De gedeclareerde kosten voor de opgegeven activiteiten hebben betrekking op het verantwoordingsjaar 2019. De kosten zijn gemaakt en betaald door de zorgaanbieder. Het moment van betaling is hierbij ondergeschikt aan het jaar van verantwoording. Het moment van verantwoording wordt bepaald op basis van het jaar waarop de kosten betrekking hebben. Voor wat betreft overlopende kosten worden deze verantwoord naar rato van het jaar waarop deze betrekking hebben.

2.4 Materialiteit (controletolerantie) en betrouwbaarheid

Voor de verantwoorde externe (project-)kosten dient een redelijke mate van zekerheid te worden verkregen dat het formulier geen afwijkingen (fouten) en onzekerheden van materiaal belang bevat (waarbij de normen voor invulling van het formulier zijn gegeven in de beleidsregel en in de toelichting op het formulier).

Voor de controle van de verantwoorde externe (project-)kosten dient de accountant uit te gaan van een betrouwbaarheid van 95%.

Een goedkeurende controleverklaring impliceert dat, gegeven de hierboven genoemde betrouwbaarheid, in het formulier geen afwijkingen (fouten) en onzekerheden voorkomen met een materieel belang dat groter is dan de voorgeschreven toleranties.

De toleranties die worden weergegeven in onderstaande tabel, worden uitgedrukt in een percentage van het totaal van de in het formulier opgenomen externe (project-)kosten 2019.

Goedkeurend

Beperking

Oordeel-onthouding

Afkeurend

Fouten in het formulier

≤ 3%

> 3% en ≤ 5%

n.v.t.

> 5%

Onzekerheden in de controle

≤ 5%

> 5% en ≤ 10%

>10%

n.v.t.

Indien de accountant zowel fouten in de informatie in het aanvraagformulier als onzekerheden in de controle aantreft, dan weegt hij deze bij zijn oordeelsvorming altijd in onderlinge samenhang.

Van fouten in de verantwoording is sprake indien naar aanleiding van het uitgevoerde onderzoek is gebleken dat de verantwoordingsinformatie in het formulier onjuistheden bevat omdat deze niet voldoen aan de toetsingscriteria van paragraaf 2.3 van dit accountantsprotocol.

Van een onzekerheid in het onderzoek is sprake als er onvoldoende (controle-)informatie beschikbaar is om de ingevulde informatie in het formulier als goed of fout aan te merken. Kortom als onzekerheid bestaat over het wel of niet voldoen aan de toetsingscriteria van paragraaf 2.3 van dit accountantsprotocol.

De accountant rapporteert de uit zijn controle geconstateerde afwijkingen (fouten) en onzekerheden aan de zorgaanbieder, omdat de zorgaanbieder deze dient te corrigeren.

Alle fouten ten aanzien van de verantwoordingsinformatie moeten in het formulier door of namens het bestuur van de zorgaanbieder worden gecorrigeerd en onzekerheden ten aanzien van de verantwoordings- informatie in het formulier moeten nader worden onderzocht. Niet gecorrigeerde fouten betrekt de accountant in zijn oordeel.

De NZa benadrukt dat de nauwkeurigheidstolerantie, die de accountant hanteert voor de controle c.q. onderzoek van het formulier, alleen bedoeld is voor de opzet, uitvoering en evaluatie van de controlewerkzaamheden van de accountant. Het is de zorginstelling niet toegestaan om de nauwkeurigheidstolerantie te gebruiken als acceptabele foutmarge voor het opstellen van het formulier. Niet gecorrigeerde fouten dienen in de toelichting bij het formulier door de zorgaanbieder gekwantificeerd te zijn opgenomen.

2.5 De controleverklaring

Voor de controleverklaring dient het model controleverklaring in de bijlage bij dit protocol gehanteerd te worden. Indien de bevindingen uit de controle daartoe aanleiding geven wordt de tekst van de controleverklaring aangepast overeenkomstig de Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NV COS).

2.6 Verenigbaarheid andere informatie

Het formulier omvat naast de verantwoordingsinformatie ook andere informatie, die bestaat uit:

  • Het ‘ondertekeningsdocument’;’
  • de toelichting(en) bij de verantwoording.

Wat betreft de verenigbaarheid van de andere informatie met het formulier 2019 geldt het volgende.

De accountant stelt vast dat de andere informatie verenigbaar is met de informatie in het ingevulde formulier en geen materiële afwijkingen bevat. Indien blijkt dat het door de zorgaanbieder ingevulde ‘ondertekeningsdocument’ dan wel de toelichting(en) bij het formulier niet in lijn zijn met het formulier vermeldt de accountant dit in de controleverklaring.

32. Overeengekomen specifieke werkzaamheden

Door de zorgaanbieder is onderscheid gemaakt tussen verantwoordingsinformatie op basis van externe (project-)kosten en interne (project-)kosten.

Voor de interne (project-)in het formulier door de zorgaanbieder opgenomen gerealiseerde kosten OTO 2020 voert de accountant overeengekomen specifieke werkzaamheden uit op basis van de Nederlandse Standaard 4400N ‘Opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden’ en dit protocol. Dit betekent dat hij geen zekerheid verschaft of oordelen geeft, maar alleen feitelijke onderzoeksbevindingen rapporteert.

De overeengekomen specifieke werkzaamheden zijn in de modeltekst van het rapport opgenomen, hiervoor wordt verwezen naar bijlage 21 van dit accountantsprotocol. In het rapport vermeldt de accountant welke specifieke werkzaamheden hij heeft verricht en tot welke bevindingen dit heeft geleid.

Op grond van de toelichting bij het formulier voor vaststelling van de beschikbaarheidbijdrage OTO dient de zorgaanbieder een toelichting op te nemen waaruit de procedures omtrent het registeren van interne (project-)kosten blijkt. Deze toelichting maakt onderdeel uit van de door de accountant te verrichten overeengekomen specifieke werkzaamheden.

Indien in dit accountantsprotocol wordt gesproken over externe (project-) kosten wordt hieronder verstaan: kosten overeenkomstig in de beleidsregel opgenomen zorg die gebaseerd zijn op producten en/of diensten van derden waar externe brondocumentatie aan ten grondslag ligt (bijvoorbeeld facturen). Onder interne (project-) kosten wordt verstaan: kosten overeenkomstig in de beleidsregel opgenomen activiteiten die gebaseerd zijn op producten en/of diensten van de zorgaanbieder of hieraan gelieerde (verbonden) entiteiten (bijvoorbeeld inzet eigen personeel).