Onderwerp: Bezoek-historie

Handleiding NZa-aanvragenportaal - voor zorgaanbieders, zorgverzekeraars en zorgkantoren

Dit onderwerp bevat de volgende rubrieken.

Inloggen

Via https://aanvragen.nza.nl kunt u inloggen op het vernieuwde portaal van de NZa. Wij adviseren u Google Chrome te gebruiken.

Chrome

We hebben naast deze handleiding ook twee uitlegvideo's gemaakt. Deze vindt u op ons Vimeokanaal. We adviseren u wel eerst de handleiding door te nemen. 

Voor het eerst inloggen

Als u voor de eerste keer inlogt op het vernieuwde portaal, voert u uw gebruikersnaam in. Uw gebruikersnaam is gelijk aan uw NZa-nummer.  Vervolgens klikt u op  ‘Wachtwoord vergeten’ om uw account opnieuw te activeren. U ontvangt dan een instructie en een wachtwoord om in te loggen in het portaal op het primaire mailadres, dat u eerder aan ons heeft doorgegeven.

Inloggen pagina 1

Lukt het niet om in te loggen, neemt u dan contact op met ons Informatie- en Contactcentrum via info@nza.nl of 088 – 7708 770.

Wat ziet u als u bent ingelogd?

Als u bent ingelogd, ziet u de startpagina. Kies hier voor de zorgsector door op het juiste keuzemenu (één van de tegels) te klikken. Indien u geen keuzemenu  ziet dan staat er voor u in dat menu geen dossier klaar. Klikt u dan op de link onderin uw scherm. Daar kunt u ook  (oudere)  dossiers terugvinden. Kunt u helemaal niets vinden, neem dan even contact op met ons Informatie en contactcentrum.

Wat ziet u als u bent ingeleogd

Wachtwoord wijzigen

Om uw wachtwoord te wijzigen kunt u klikken op ‘Mijn account’ en dan voor ‘Wachtwoord wijzigen’. Het wachtwoord moet voldoen aan de volgende eisen:

  • Het wachtwoord moet minimaal 6 karakters bevatten.
  • Het wachtwoord moet een cijfer bevatten.
  • Het wachtwoord moet een hoofdletter bevatten.
  • Het wachtwoord moet minimaal een van de volgende symbolen bevatten: `~!@#$%^&*()-_=+[]{}\|;:’”<>,./? 

Wachtwoord wijzigen

Huidige of oude dossiers benaderen?

Op de startpagina ziet u onderstaande link staan. Via deze link kunt u naar de vorige versie van het NZa-aanvragenportaal. 

Huidige of oude dossiers benaderen

Klik hier voor de handleiding van de vorige versie van het NZa-aanvragenportaal.

Dashboard dossieroverzicht

Als u het keuzemenu ‘Zorgsector’ (een van de tegels) selecteert, verschijnt het dashboard met uw dossiers. Dit is voor alle sectoren vergelijkbaar met het onderstaande voorbeeld van de Ambulancezorg. In een dossier vindt u bijvoorbeeld het betreffende budgetaanvraagformulier, de bijbehorende stukken en contactgegevens.

Uw overzichtsscherm opent standaard op het tabblad Alle dossiers. U kunt van tabblad wijzigen door op een ander tabblad te klikken.

De tabbladen geven de statussen weer waarin de aanvraag zich kan bevinden.

  • Nieuw: hier vindt u nieuwe nog niet gestarte aanvragen.
  • Invoeren: hier vindt u de aanvragen waarmee u al bent begonnen.
  • Ondertekenen: hier vindt u de aanvragen die in de ondertekenfase zitten. De gegevens kunt u nu niet meer wijzigen.
  • Indienen: de aanvragen die ondertekend zijn en klaar zijn voor indiening bij de NZa, vindt u hier.
  • Ingediend: de aanvragen die u heeft ingediend bij de NZa vindt u hier.
  • Beschikt: de aanvragen waarover de NZa een beschikking heeft afgegeven vindt u hier. U ziet hier de aanvraag zoals deze is beschikt. Dat hoeft niet hetzelfde te zijn als de aanvraag die u heeft ingediend.
  • Beschikkingen: de beschikkingen zelf kunt u hier vinden en downloaden.
  • Alle dossiers geeft alle aanvragen in alle statussen weer. Het scherm opent zich ook op dit tabblad.

Dashboard dossieroverzicht

Op elk tabblad vindt u een aantal knoppen. We bespreken de knoppen die u tegen kunt komen:

Toon Filters: Klik hier om filters wel of niet zichtbaar te maken. Deze filters worden verderop besproken.

Openen: Selecteer uw dossier in het overzicht en klik op Openen of dubbelklik op de geselecteerde regel.

Exporteer Overzicht: Hiermee maakt u een Excel-export van het overzicht zoals getoond op deze pagina.

Exporteer Formulier: Hiermee maakt u een Excel-export van de inhoud van het geselecteerde formulier zoals het op dat moment is ingevuld.

Alles (de)Selecteren: Via deze knoppen kunt u meerdere dossiers tegelijk (de)selecteren en daarna bijvoorbeeld exporteren naar Excel.

 

Toelichting Filters

Zaak ID: Dit is het referentienummer voor de NZa waar we alle gegevens over dit dossier kunnen vinden. Gebruik dit nummer altijd als u contact met ons opneemt, wij kunnen u dan sneller op weg helpen.

Type: Het type dossier. Voor sommige dossiers geldt dat er meerdere formulieren per jaar zijn.

Jaar: Het beleids- of kalenderjaar waar het dossier op van toepassing is.

Status: De status van het dossier het dossier. Mogelijke opties zijn Nieuw, Invoeren, Ondertekenen, Ingediend en Beschikt.

Laatste wijziging: De laatste keer dat er een wijziging heeft plaatsgevonden op het dossier door u of uw zorgkantoor/zorgverzekeraar.

Tip
Toon Filters en sorteren: U kunt met de knop ‘Toon filters’ een filter aanbrengen om zo sneller het dossier te vinden dat u op dat moment nodig hebt, bijvoorbeeld Nacalculatie en 2018. Door op het sorteerknopje (1) in de kolomnamen regel te klikken kunt u snel sorteren. 
1) pijltje

Exporteren van gegevens naar Excel

Gegevens exporteren is nu ook mogelijk voor zowel de zorgaanbieder als zorgverzekeraar of zorgkantoor. U vindt op meerdere tabbladen en in het portaal mogelijkheden voor het exporteren van gegevens.

Via het Dashboard zijn er bijvoorbeeld mogelijkheden voor het exporteren van gegevens. 

Exporteren naar Excell

Indien u voor Exporteer overzicht verschijnt er een links onderaan uw scherm een Excel document met de inhoud van het scherm zoals u dat op uw beeldscherm ziet.

Als u één of meerdere dossiers selecteert en kiest voor Exporteer formulier verschijnt er onderaan een Excel document met de inhoud van één of meerdere formulieren (afhankelijk van uw selectie).

Exporteer Excell 2

Aan de slag

Om uw dossier en daarna uw formulier te openen, selecteert u het betreffende dossier en klikt u op de knop ‘Openen’. U kunt ook dubbelklikken op het betreffende dossier.

Naar uw dossier én formulier

Op de dossierpagina ziet u de status van uw aanvraag. U krijgt een overzicht van alle openstaande en afgeronde acties. Zodra een actie is afgerond, kleurt een icoon groen en wordt de volgende processtap (invoeren, ondertekenen, indienen of beschikken) zichtbaar.

Naar uw dossier en formulier

Toelichting dossierpagina

  1. De thuisknop: hiermee keert u terug naar het portaal met het totale dossieroverzicht.
  2. Het formulier dat u heeft geopend en namens welke zorgaanbieder/zorgkantoor/zorgverzekeraar u bent ingelogd.
  3. Tweezijdige- /eenzijdige indiening: Indien van toepassing kunt u hier aangeven dat u uw tweezijdige aanvraag wilt omzetten naar eenzijdig en vice versa.
  4. Dossier voortgang: hier kunt zien in welke fase van het proces het dossier zich bevindt.
  5. Contactpersoon opgeven: hier kunt u aangeven wie bij uw organisatie het aanspreekpunt is voor dit formulier.
  6. Contactgegevens die u heeft ingevoerd, verschijnen in dit scherm.
  7. Als u wilt dat de NZa tijdens het Invoeren/Ondertekenen meekijkt (bijvoorbeeld omdat u vragen heeft), dan kunt u gebruik maken van deze knop. Standaard kan de NZa niet met u meekijken tot u het formulier indient.
  8. Berichtenfunctie: als u een opmerking wilt plaatsen die belangrijk is voor uw zorgverzekeraar,  dan kunt u van de berichtenfunctie gebruikmaken. Let op: er wordt geen notificatie bij de berichten gestuurd. Het is daarom van belang dat u bij belangrijke berichten, telefonisch of via de e-mail contact opneemt. U kunt ook gezamenlijk afspraken maken over het gebruik van deze functie. U kunt hier ook aangeven of de NZa met uw berichten mag meelezen. Standaard kan de NZa niet meelezen, ook niet als u het formulier heeft ingediend. Als u vragen heeft voor de NZa neem dan altijd telefonisch of per email contact op.
  9. Formulier openen: met deze knop kunt u het formulier openen en invullen.

Hoe open ik een formulier?

Via het keuzemenu ‘Formulieren’ vindt u onderaan de optie ‘openen’.

Als u een formulier opent, ziet u het volgende scherm (dit voorbeeld is van Ambulancezorg).

Hoe open ik een formulier

Het formulier invoeren

Zodra u het formulier heeft geopend kunt u aan de slag gaan met invoeren. Hieronder volgt een toelichting van de velden en knoppen.

Het formulier invoeren

Toelichting invoeren formulier

  1. Klik op de 'i' voor meer informatie over het betreffende onderdeel.
    ibutton
  2. Tabbladen: Hier kunt u zien welke tabbladen er zijn en in welk tabblad u bent.
  3. Het invulveld: In de invulvelden kunt u waarden invullen.
  4. Verplichte velden worden gemarkeerd met een sterretje. 
  5. Bestand uploaden: Hier kunt u een document toevoegen. Let op dit kan uitsluitend in PDF-formaat!
  6. Annuleren: Hiermee verlaat u het formulier en gaat u terug naar het beginscherm. Wijzigingen worden niet (automatisch) opgeslagen!
  7. Opslaan: Hiermee kunt u het formulier tussentijds opslaan.
  8. Opslaan en Sluiten: Hiermee slaat u de gegevens op en sluit u het formulier af.
  9. Volgende: Hiermee gaat u naar de volgende stap in het formulier.
  10. Voltooien: Deze knop staat altijd op het laatste overzicht tabblad. Onderaan Voltooiende pagina kunt u het ingevoerde formulier, na uw controles, voltooien.
  11. Procesbalk: Hier ziet u in welke fase van het proces u zich bevindt. Zodra het formulier naar een volgende stap gaat in het proces, verspringt de status naar een volgende stap en kleurt de vorige stap groen.

    Groen bolletje
  12. De uiterste indieningstermijn van het formulier staat als reminder vermeld. 

Ondertekenen door Zorgaanbieder

Wanneer u het formulier heeft ingevuld en op ‘voltooien’ heeft geklikt, gaat u naar de stap ‘Toe te voegen stukken’ (1)  en vervolgens naar ‘Ondertekening’ (2).

Ondertekenen

Wat moet u doen bij:

  1. Toe te voegen stukken: In dit veld kunt u bijvoorbeeld een document downloaden en gevraagde documenten toevoegen (in pdf-formaat). Zodra alle verplichte acties zijn voltooid, kleurt het icoontje groen.
    Toe te voegen stukken
  2. Ondertekening: Hier kunt u het ondertekendocument eerst downloaden, dan ondertekenen, opslaan op uw eigen computer en vervolgens weer ondertekend als pdf-formaat toevoegen.
    Ondertekening
  3. Formulier: Het is mogelijk om uw formulier nog te bewerken, in te zien of een exemplaar te downloaden. Indien u op bewerken klikt nadat uw stukken zijn toegevoegd, worden alle documenten (bv. accountantsverklaring, jaarrekening) verwijderd. 
    Formulier

  4. Berichten: In sommige gevallen is deze functionaliteit zichtbaar. Met deze functionaliteit kunt u berichten uitwisselen met de betrokken zorgaanbieder/zorgverzekeraar. Klik op de +* om een bericht te maken. Er opent een nieuw venster. Hier kunt u een bericht achterlaten. U kunt aangeven of dit zichtbaar moet zijn voor de NZa.
    Berichten

Ondertekenen door zorgverzekeraar of zorgkantoor

Nadat de zorgaanbieder of de zorgverzekeraar / het zorgkantoor heeft ondertekend, wordt er een geautomatiseerd e-mailbericht verstuurd naar de andere partij. De actie voor het ondertekenen is te herkennen aan het roze icoontje Ondertekenicoontjeen de openstaande actie Openstaande actie

Ondertekenen2

Indien u als zorgverzekeraar of zorgkantoor kiest voor inzien toegevoegde stukken, kunt u de stukken van de zorgaanbieder downloaden door op de downloadafbeelding te klikken.

Ondertekenen 3

Indienen

Nadat u alle stukken heeft toegevoegd via ‘Toe te voegen stukken’ en vervolgens via het menu ‘Ondertekening’ uw ondertekende document toevoegt, verschijnt het menu ‘Indienen’. Deze optie verschijnt ook in het portaal van de Zorgverzekeraar of het Zorgkantoor.

Nu kunt u of uw zorgverzekeraar / zorgkantoor uw formulier indienen. Zoals u hieronder ziet zijn alle verplichte documenten toegevoegd aan het dossier. Alleen als alle verplichte documenten zijn toegevoegd, verschijnt er een optie om uw dossier in te dienen.

Klik op de knop ‘Indienen’ om het formulier definitief bij de NZa aan te leveren. De aanvraag is dan voltooid. U ontvangt een bevestigingsmail. De NZa zal uw aanvraag beoordelen en vervolgens een beschikking publiceren.

Indienen

Eén of tweezijdige procedure

Bij Beschikbaarheidbijdragen is er geen tweezijdige procedure en wordt alleen door de zorgaanbieder ondertekend, waarna het dossier wordt ingediend bij de NZa. U hoeft niets aan te geven in het formulier.

Van tweezijdig naar eenzijdig indienen
In sommige gevallen is er wel een tweezijdige procedure, maar komen partijen er niet uit samen. Dan kan er gekozen worden voor Eenzijdig indienen. U klikt dan bovenaan het dossier op  Ketting.

Tweezijdig indienen

Op het moment dat u kiest om uw dossier om te zetten naar een eenzijdig proces, wordt er een kopie gemaakt van het ingevoerde formulier en kunt u het proces verder vervolgen.    

Van eenzijdig naar tweezijdig indienen
Indien u er voor kiest om van eenzijdig weer terug te gaan naar een tweezijdig proces, wordt een nieuw leeg formulier geplaatst en de bestaande ingevoerde gegevens worden verwijderd. U begint opnieuw.

Tweezijdig indienen plaatje 2

In de statusbalk ziet u dat de processtappen zijn voltooid en dat de status Beschikken resteert. Dit doet de NZa.

Groene bolletjes indienen

 

 

NZa-beschikking

Zodra de beschikking in pdf formaat is gepubliceerd, krijgt u hiervan een notificatie op het e-mailadres dat u heeft opgegeven. In deze e-mail ontvangt u informatie waar u de beschikking kunt downloaden.

Via het Dashboard kunt u in het tabblad ‘Beschikkingen’ uw beschikking opvragen en downloaden.

Indien u één of meerdere beschikkingen wilt downloaden selecteert u deze en klikt u op de knop ‘Download Beschikking’.

Beschikking

Details over het proces, de deadlines en termijnen kunt u vinden op de volgende pagina’s op onze website:

Medisch-specialistische zorg
Langdurige zorg 
Geestelijke gezondheidszorg

Vragen over dit document of inhoudelijke vragen of suggesties over het nieuwe portaal? Neem contact op met ons  Informatie- en Contactcentrum via telefoon 088-770 8770  of e-mail  info@nza.nl .

Naar boven