3.1 Registratieproces
In dit hoofdstuk worden achtereenvolgens de algemene registratiebepalingen, het openen van een dbc, het typeren van een dbc, het registreren op een dbc en het sluiten van een dbc besproken. Meer uitgebreide informatie over het hele proces (registreren-valideren-afleiden) en voorbeelden, nadere toelichting en stroomschema’s staan vermeld in Bijlage 1: Toelichting op de nadere regel.
3.1.1 Algemene registratiebepalingen
1. De registratie van de geleverde zorg in de administratie van de zorgaanbieder is volledig, juist en actueel.
2. De regiebehandelaar is verantwoordelijk voor het vastleggen van de daadwerkelijk verleende zorg in de door de NZa vastgestelde activiteiten en voor de juistheid van het gehele dbc-traject.
3. Voordat er een dbc geregistreerd kan worden moet er eerst een zorgtraject geopend worden. De registratie van het zorgtraject start op het moment dat een patiënt zich (met een nieuwe zorgvraag) aanmeldt. Het zorgtraject bestaat altijd uit één initiële dbc, en mogelijke vervolg-dbc’s. Zie ook Openen dbc’s.
4. Onder voorwaarden kunnen bij één zorgaanbieder (instelling of vrijgevestigde) maximaal drie reguliere zorgtrajecten per patiënt open staan. Dit kan als er sprake is van meerdere primaire diagnoses waarvoor gelijktijdig substantieel verschillende behandelingen moeten worden ingezet. Zie ook 3.1.3 Typeren van dbc’s.
N.B.: Daarnaast is het mogelijk om een vierde parallel zorgtraject te openen, wanneer dit een crisis-dbc is2.
3.1.2 Openen dbc's
1. Het openen van een dbc is een administratieve handeling. Iedereen onder verantwoordelijkheid van de regiebehandelaar kan een dbc openen.
2. De openingsdatum van een dbc is gelijk aan de datum waarop de eerste directe of indirecte patiëntgebonden activiteit door de behandelaar plaatsvindt. Een uitzondering hierop geldt bij enkele vervolg-zorgtypen. Zie onderdeel Wanneer een vervolg-dbc openen in Bijlage I.
3. Openen initiële dbc
De regiebehandelaar moet een initiële dbc openen als:
- een nieuwe patiënt zich aanmeldt;
- een bekende patiënt voor een andere primaire diagnose in zorg komt;
- een bekende patiënt zich aanmeldt met dezelfde primaire diagnose, maar 365 dagen verstreken zijn sinds het sluiten van de vorige dbc;
- bekostiging van de zorg vanuit een andere bekostigingssystematiek overgaat naar de Zvw.
In het onderdeel 3.1.2 Openen dbc’s in Bijlage I staat een verdere uitwerking van de situaties waarin een initiële dbc geopend moet worden.
4. Heropenen (initiële of vervolg) dbc
Als de patiënt binnen 35 dagen na het afsluiten van de dbc terugkomt in zorg voor dezelfde diagnose, moet als de jaargrens dat mogelijk maakt, de voorafgaande dbc heropend worden.
5. Openen vervolg-dbc
De regiebehandelaar opent een vervolg-dbc als:
- een (initiële of vervolg-)dbc 365 dagen openstaat en de behandeling nog niet afgerond is;
- een patiënt weer terug in zorg komt voor dezelfde diagnose binnen 365 dagen na afsluiting van de voorgaande dbc. Echter, als een patiënt binnen 35 dagen terug komt met dezelfde diagnose, móet als de jaargrens dat mogelijk maakt de voorgaande dbc heropend worden.
- als een zorgaanbieder de behandeling van een patiënt overneemt van een andere zorgaanbieder, nadat deze behandelaar een second opinion heeft uitgevoerd.
In het onderdeel 3.1.2 Openen dbc’s in Bijlage I staat een meer uitgebreid overzicht van de situaties waarin een vervolg-dbc geopend moet worden.
6. Er wordt géén vervolg-dbc geopend als de patiënt in aanmerking komt voor de generalistische basis-ggz, en voldoet aan één van de patiëntprofielen daarvan. In dat geval wordt de patiënt verwezen naar de generalistische basis-ggz.
3.1.3 Typeren van dbc’s
Het gaat hier om vastleggen van de identificatiegegevens van de patiënt, het zorgtype en het vastleggen van de classificatie van de (primaire) diagnose van de patiënt.
1. Alleen de regiebehandelaar mag typeren. De dbc moet bij het sluiten volledig en juist getypeerd zijn.
Onderdeel I - Vastleggen identificatiegegevens van de patiënt
2. Welke gegevens de zorgaanbieder (bij een initiële dbc) in ieder geval moet invullen bij de identificatiegegevens van een patiënt, is gebaseerd op de mds. Dit zijn de volgende gegevens:
- naam patiënt
- geboortedatum
- geslacht
- postcode (wijkcode)
- burgerservicenummer (BSN)
- unieke identificatie zorgverzekeraar3 (conform het UZOVI-register)
Onderdeel II - Vastleggen van het zorgtype
3. De regiebehandelaar noteert het zorgtype van een initiële of een vervolg-dbc dat het beste de aanleiding tot zorg beschrijft. Zie het onderdeel 3.1.3.3 Vastleggen zorgtype in bijlage I voor meer informatie, en Bijlage 2: Zorgtypen voor een overzicht van alle zorgtypen.
Onderdeel III – Classificeren en vastleggen van de diagnose van de patiënt
4. De regiebehandelaar voert de diagnoseclassificatie uit conform DSM-5. Voor de registratie en bekostiging moet de DSM-5 diagnose vertaald worden naar een DSM-IV-TR diagnose.
De regiebehandelaar registreert de geclassificeerde DSM-5 diagnose en de diagnose van de patiënt conform DSM-IV-TR.De diagnose moet geregistreerd worden op vijf assen. Zie voor uitgebreide toelichting het onderdeel 3.1.3.4 Vastleggen in bijlage I.
Registreren primaire diagnose
5. Nadat de diagnose op alle assen is geregistreerd kan de regiebehandelaar aangeven wat de primaire diagnose is die hoort bij het zorgtraject. De primaire diagnose is de belangrijkste reden voor behandeling, en kan alleen uit een diagnose op As 1 of As 2 worden geselecteerd. Niet alle diagnoses op die assen kunnen gekozen worden als primaire diagnose:
- De primaire diagnose kan niet een van de volgende codes zijn: ‘799.9 Diagnose/aandoening uitgesteld’ of ‘V71.09 Geen diagnose of aandoening op As 2 aanwezig’.
- Als er bij een diagnose op As 2 ‘Trekken van.’ wordt gescoord, kan deze wel dienen als primaire diagnose.
- De code op As 2 voor zwakzinnigheid of zwakbegaafdheid kan niet als primaire diagnose geregistreerd worden (hieronder vallen ook de codes voor stoornissen in de kindertijd op As 2).
Zie ook het onderdeel 3.1.3.5 Registreren primaire diagnose in bijlage I.
Meerdere (primaire) diagnoses
6. Er kan sprake zijn van meerdere (primaire) diagnoses. Dit kan leiden tot:
Voorwaarde hiervoor is dat de verschillende diagnoses apart benoemd worden in de lijst met mogelijke parallelle diagnoses én dat te verantwoorden is dat gelijktijdig substantieel verschillende behandelingen worden ingezet.
Hiervan is sprake als er verschillende diagnoses zijn waarvan één het meest dringend is (comorbiditeit) en het eerst behandeld wordt. De voorwaarde voor opeenvolgende dbc’s en bijbehorende zorgtrajecten is dat de primaire diagnoses van elkaar verschillen.
Voor behandeling bij ect geldt een uitzondering op de genoemde voorwaarden voor parallelle trajecten. Als er sprake is van een behandeling in combinatie met electroconvulsietherapie (ect), is het toegestaan om twee zorgtrajecten met dezelfde diagnosehoofdgroep (zoals opgenomen in Tabel 6) te declareren. Voorwaarde hierbij is dat de zorgtrajecten worden uitgevoerd door twee verschillende declarerende zorgaanbieders.
Meer gedetailleerde richtlijnen staan in het onderdeel 3.1.3.6 Omgaan met meerdere primaire diagnoses in bijlage I.
3.1.4 Registreren
Zodra een dbc geopend is kunnen activiteiten en verrichtingen op verschillende categorieën geregistreerd worden: diagnostiek en behandeling, dagbesteding, verblijf en verrichtingen. De codelijst die hiervoor gebruikt moet worden is te vinden in Bijlage 3: Activiteiten en verrichtingen. Daarin zijn ook de meer uitgebreide definities van de activiteiten en verrichtingen beschreven.
1. Alle behandelaren van wie het beroep op de openingsdatum van de dbc is opgenomen in de dbc-beroepentabel (Bijlage 4: Dbc-beroepentabel) kunnen op een dbc registreren.
2. Een initiële dbc moet directe tijd van een regiebehandelaar bevatten. Daarop zijn enkele uitzonderingen, zie Declaratiebepalingen dbc’s.
3. Behandelaren moeten bij het registreren gebruik maken van de codes die op de registratiedatum in de activiteiten- en verrichtingenlijst staan. Bij het registreren van patiëntgebonden activiteiten moet worden aangeven of het om directe of indirecte (reis)tijd gaat. In de codelijst in Bijlage 3: Activiteiten en verrichtingen staat per activiteit aangegeven welke vormen van tijd geregistreerd mogen worden.
4. Een behandelaar mag alleen de patiëntgebonden tijd, in het kader van de diagnostiek of behandeling, registreren die hij daadwerkelijk heeft besteed aan die activiteit. Niet-patiëntgebonden activiteiten, zoals scholing, het lezen van vakliteratuur, algemene vergaderingen en intervisiebijeenkomsten, mag de (hoofd)behandelaar niet op een dbc registreren.
5. De behandelaar mag alleen reistijd registreren als de reistijd in het teken staat van direct patiëntgebonden activiteiten. Als de patiënt niet verschijnt (no-show), dan mag de behandelaar de reistijd alsnog registreren. De tijd van het ingepland contact mag in geval van een no-show niet worden geregistreerd. Er mag géén reistijd geregistreerd worden als er gereisd moet worden naar een andere locatie binnen de eigen organisatie (Wtzi instelling).
6. Wanneer de behandelaar in het kader van diagnostiek of behandeling van de patiënt tijd besteedt aan het ‘systeem van de patiënt’ (familieleden, gezinsleden, ouders, partner of andere naasten), moet hij deze tijd registreren op de dbc van de betreffende patiënt.
7. De behandelaar verdeelt, in geval van meerdere behandelvormen tijdens één sessie met een patiënt, de bestede tijd naar verhouding over deze behandelvormen.
8. Wanneer een patiënt groepstherapie krijgt waarbij meerdere mensen tegelijkertijd behandeld worden, deelt de behandelaar zijn bestede tijd door het aantal deelnemers. Het maakt daarbij niet uit op grond van welke bekostiging (forensische zorg (fz), Zvw, Wet langdurige zorg (Wlz), Jeugdwet etc.) de behandelingen van die patiënten gefinancierd worden.
9. In het geval van een open inloopspreekuur verdeelt de behandelaar de tijd die hij in totaal besteedt aan de patiënten evenredig over het aantal patiënten dat hij tijdens het spreekuur heeft gezien.
10. Zorgaanbieders mogen op hun eigen manier invulling geven aan het registreren van de werkelijk bestede tijd. Het is ook toegestaan om standaardtijden of normtijden4 per activiteit vast te stellen.
11. In het geval van onderlinge dienstverlening registreert de opdrachtgevende zorgaanbieder de activiteiten die de uitvoerende zorgaanbieder heeft uitgevoerd als onderdeel van de prestatie van de opdrachtgever, op de bestaande dbc. De registratievereisten uit deze nadere regel zijn voor de opdrachtgevende zorgaanbieder onverkort van toepassing op activiteiten in het kader van onderlinge dienstverlening. De opdrachtgever betaalt de opdrachtnemer buiten de dbc-systematiek om. Zie ook het onderdeel 3.1.4.11 Onderlinge dienstverlening in bijlage I.
Categorie I - Diagnostiek en behandeling
12. Alle behandelaren van wie het beroep op de openingsdatum van de dbc is opgenomen in de dbc-beroepentabel, kunnen op de dbc diagnostiek en behandeling registreren.
13. In het kader van een behandeling moeten beroepen die onder het beroepencluster ‘somatische beroepen’ vallen (Zie Bijlage 4: Dbc-beroepentabel), hun tijd ook verantwoorden via activiteiten die het best passen bij de behandelingen die opgenomen zijn in Bijlage 3: Activiteiten en verrichtingen.
14. Als behandelaren nog bezig zijn met een vervolgopleiding, registreren zij onder het beroep van de opleiding die zij op het moment van behandelen hebben afgerond (als dat beroep voorkomt in de dbc-beroepentabel). Er mag niet geregistreerd worden op het beroep waarvoor iemand nog in opleiding is.
15. Beroepen die 24-uurscontinuïteitszorg leveren, registreren hun bestede tijd tijdens het verblijf van een patiënt niet, omdat deze tijd is verwerkt in het tarief voor verblijf.
Categorie II – Dagbesteding
16.Iedereen, onder verantwoordelijkheid van de regiebehandelaar, kan binnen de dbc dagbesteding registreren.
17. Er zijn vijf vormen van dagbesteding te onderscheiden. Deze staan beschreven in onderdeel 3.1.4.17 Vormen van dagbesteding in Bijlage I. Zie voor de te gebruiken codes Bijlage 3: Activiteiten en verrichtingen.
18. Er geldt een aantal voorwaarden voor het registreren van dagbesteding:
- Dagbesteding is in het kader van de (psychiatrische) behandeling.
- Dagbesteding is terug te vinden in het behandelplan opgesteld door de behandelaar.
- De patiënt is daadwerkelijk aanwezig.
19. Tijdens dagbesteding kan de behandelaar géén direct patiëntgebonden behandelactiviteiten registreren.
20. Dagbesteding mag niet geregistreerd worden met verblijf zónder overnachting.
Categorie III – Verblijf
Bij de registratie van verblijf wordt onderscheid gemaakt tussen verblijf met overnachting en verblijf zonder overnachting. Verblijf wordt altijd geregistreerd op basis van dagen aanwezigheid door middel van deelprestaties verblijf. De codes die bij registratie gebruikt moeten worden staan in Bijlage 3: Activiteiten en verrichtingen, een uitgebreide beschrijving van de verschillende verblijfscategorieën staat in onderdeel Bijlage 5: Deelprestaties verblijf.
21. Iedereen onder verantwoordelijkheid van de regiebehandelaar mag verblijfsdagen registreren.
22. De aanbieder moet in het behandeldossier vastleggen welke keuzes er gemaakt zijn rondom het inschalen van de patiënt op één van de prestaties van verblijf, rondom het herbeoordelen van de patiënt bij een gewijzigde zorgvraag en rondom het al dan niet beëindigen van het verblijf van de patiënt. Het herbeoordelen van de patiënt gaat over het mogelijk op- en afschalen van de patiënt, wijzigen van afspraken over verlof en wijzigen van afspraken over beveiliging.
Verblijfsdag met overnachting
23. Een verblijfsdag met overnachting mag alleen geregistreerd worden als de patiënt op zijn laatst om 20:00 uur is opgenomen en ’s nachts in de instelling verblijft. De dag van opname en de daarop volgende nacht gelden als één verblijfsdag. De dag waarop de patiënt ‘ontslagen’ wordt – en dus niet ’s nachts in de kliniek verblijft – geldt niet als verblijfsdag. Bij iedere verblijfsdag wordt de bijbehorende nhc-prestatie geregistreerd voor de kapitaallasten bij verblijf.
24. Voor de keuze van de deelprestatie verblijf is de zorgvraag van de patiënt leidend. Op basis van de initiële zorgvraag van de patiënt is één van de acht prestaties van verblijf van toepassing welke het meest overeenkomt met de beschreven verblijfszorg.
Toeslag op nhc voor verblijf in een beveiligde setting
In aanvulling op de declaratie van de nhc, geldt een toeslag op de nhc als er sprake is van verblijf in een beveiligde setting voor het beveiligingsniveau 2 en het beveiligingsniveau 3. Deze beveiligingsniveaus komen overeen met de forensische zorg.
De voorwaarde voor de registratie van deze toeslag is dat de beveiligde zorg wordt geleverd door een zorgaanbieder die een gesloten gespecialiseerde voorziening voor geestelijke gezondheidszorg exploiteert en zorg levert aan het ministerie van VenJ.
Verblijfsdag zonder overnachting
Een verblijfsdag zonder overnachting wordt geregistreerd, als er sprake is van de aanwezigheid van een patiënt gedurende een groot deel van de dag (gemiddeld tussen 09.00 en 17.00 uur), voor diagnostiek en/of behandeling.
25. Verblijf zonder overnachting mag alleen geregistreerd worden als aan een aantal voorwaarden is voldaan:
- Er zijn niet meer dan vier uren aan direct patiëntgebonden activiteiten5 op deze dag uitgevoerd.
- Ondersteuning van VOV-personeel is nodig voor een goed verloop van diverse behandel- en/of diagnostiekactiviteiten.
- Er is geen sprake van aaneengeschakelde behandeling van de patiënt binnen één dagdeel.
- Er vinden op die dag minimaal twee direct patiëntgebonden activiteiten (diagnostiek en/of behandeling) of een verrichting ect plaats.
Zie voor meer informatie het onderdeel 3.1.4.21 – 3.1.4.26 Verblijf registreren in bijlage I.
26. De op de dag uitgevoerde behandel- en/of diagnostiekactiviteiten maken geen onderdeel uit van de verblijfsdag zonder overnachting en moeten ook geregistreerd worden op de dbc.
Categorie IV - Verrichtingen
Binnen de zorgcategorie verrichtingen wordt een onderscheid gemaakt tussen electroconvulsietherapie (ect) en de ambulante methadonverstrekking (amv).
27. Verrichtingen mogen alleen geregistreerd worden door behandelaren van wie het beroep op de openingsdatum van de dbc is opgenomen in de dbc-beroepentabel.
28. Bij ect moet de behandelaar de tijd én het aantal behandelingen ect registreren. Zie onderdeel 3.1.4.28 Electroconvulsietherapie in bijlage I.
29. Bij de verstrekking van methadon aan ambulante patiënten moet de behandelaar de tijd én het aantal verstrekkingen van methadon per kalendermaand registreren. Zie onderdeel 3.1.4.29 Ambulante verstrekking van methadon in bijlage I.
3.1.5 Sluiten
1. De regiebehandelaar is verantwoordelijk voor het sluiten van de dbc. De regiebehandelaar (of degene die onder zijn of haar verantwoordelijkheid valt) controleert daarbij de volgende punten:
- de dbc is ingevuld conform deze nadere regel;
- de dbc bevat de juiste informatie;
- de typering is juist en volledig ingevuld;
- de diagnose is juist ingevuld6;
- de GAF-score is ingevuld.
2. Als één van de onderdelen onder punt 1. niet, of niet juist is ingevoerd, mag de dbc niet afgesloten worden.
3. Er zijn verschillende redenen waarom een dbc gesloten moet worden, met bijbehorende code voor de sluitreden. Zie het onderdeel Wanneer moet een dbc afgesloten worden, en met welke sluitreden in bijlage I.
3.1.6 Crisis-dbc
1. Alleen instellingen met een 24-uurs crisisdienst met een regionale functie mogen in het geval van een crisisinterventie een dbc openen waarop crisisactiviteiten geschreven kunnen worden.
De geleverde crisiszorg heeft als doel de crisissituatie van de patiënt zo spoedig mogelijk te stabiliseren.
2. Alle behandelaren van wie het beroep op de openingsdatum van de dbc is opgenomen in de dbc-beroepentabel mogen op de dbc crisisactiviteiten registreren. Zie Bijlage 4: Dbc-beroepentabel.
3. Een crisis-dbc heeft een maximale duur van 28 dagen.
4. Er mag per patiënt per instelling maar één crisis-dbc tegelijk openstaan.
Openen
In het geval van een crisiscontact wordt een (nieuwe) crisis-dbc geopend of – als er nog korter dan 28 dagen geleden een crisis-dbc is geopend – in de al geopende crisis-dbc geregistreerd. Zie voor voorbeelden van het gebruik van crisis-dbc’s bijlage I.
5. Er mag pas een nieuwe crisis-dbc geopend worden, als bij de instelling in de periode van 28 dagen vóór die datum geen crisis-dbc geopend is. Als een crisis-dbc (voortijdig) gesloten is, kan deze heropend worden.
6. Na een crisis-dbc met 28 dagen opname mag niet aansluitend een nieuwe crisis-dbc met opname worden geopend. Als opname nog noodzakelijk is, moet aansluitend een reguliere dbc geopend worden.
7. Er moet een nieuwe crisis-dbc geopend worden als:
- er sprake is van een nieuwe (crisis)patiënt;
- bij een bekende patiënt na 28 dagen de crisisinterventie nog niet is afgerond;
- een bekende patiënt terugkomt in crisiszorg, en er meer dan 28 dagen verstreken zijn sinds het openen van de vorige crisis-dbc.
Voor een overzicht van de situaties waarin een (nieuwe) crisis-dbc geopend moet worden zie ook het onderdeel 3.1.6.5 Wanneer een crisis-dbc openen in bijlage I.
Typeren
8. In het geval van een crisisinterventie, heeft een behandelaar de keuze uit twee zorgtypen namelijk Crisisinterventie zonder opname en Crisisinterventie met opname. Zie ook het onderdeel 3.1.6.8 – 3.1.6.12 Typeren van een crisis-dbc in bijlage I.
9. Gedurende de looptijd van de dbc mag het zorgtype gewijzigd worden. Het zorgtype moet echter bij het sluiten van de dbc volledig en juist geregistreerd zijn.
10. De diagnose van de crisis-dbc en een gelijktijdig regulier zorgtraject mag overeenkomen. Zie ook onderdeel Crisis-dbc met een gelijktijdig openstaand regulier zorgtraject: bijlage 1.
11. Eén crisis-dbc per crisissituatie. In onderstaande situaties mag er maar één crisis-dbc geopend worden:
- Als een crisisdienst een patiënt van een andere instelling opvangt en opneemt, een crisis-dbc opent en dezelfde of één van de volgende dagen de patiënt overdraagt aan die ggz-instelling.
Registratie: één crisis-dbc, door de ambulante crisisdienst.
Na overdracht registratie in een reguliere dbc als dat van toepassing is.
Uitzondering: als overdracht plaatsvindt van de ene regionale crisisdienst naar een andere regionale crisisdienst.
- Als een ambulante crisisdienst face-to-face beoordeelt dat er sprake is van crisis conform definitie, een crisis-dbc opent en de patiënt bij dezelfde instelling in zorg komt.
Registratie: alles wordt geregistreerd in één crisis-dbc.
- Als de ambulante crisisdienst telefonische triage doet, er sprake is van crisis conform de definitie en de ambulante crisisdienst doorverwijst door naar een andere instelling met 24 x 7 beschikbaarheidsfunctie.
Registratie: andere instelling opent de crisis-dbc. Alles wordt geregistreerd in één crisis-dbc. De ambulante crisisdienst opent géén crisis-dbc.
- Als de politie een patiënt overdraagt aan een ggz-instelling/paaz/puk met regionale 24x7 crisisdienst:
Registratie: als er sprake is van crisis conform de definitie: ggz-instelling/paaz/puk opent crisis-dbc.
- Binnen één instelling kan voor één patiënt maar één crisis-dbc per 28 dagen worden geopend (door validatie afgevangen m.i.v. 1-1-2016).
12. Het is niet verplicht om bij een crisis-dbc een diagnose te registreren. Als er bij het openen van een crisis-dbc wél een diagnose wordt geregistreerd, kan dat in de vorm van een zo goed mogelijk passende (werk)diagnose. Als de patiënt opnieuw in crisis raakt hoeft deze diagnose niet te worden aangepast en kan de opvolgende crisis-dbc geregistreerd worden in hetzelfde zorgtraject.
Registreren
13. Behandelaren van een 24-uurs crisisdienst mogen binnen de dbc-systematiek crisiszorg leveren.
14. Er mogen alleen activiteiten geregistreerd worden op een crisis-dbc die in verband staan met crisiszorg. Er moeten dan twee zaken geregistreerd worden, namelijk de beschikbaarheidscomponent én de uitgevoerde crisisactiviteiten. Zie ook 3.1.6.13 – 3.1.6.16 Registeren op een crisis-dbc in bijlage 1.
15. Er mogen geen verblijfsdagen (met of zonder overnachting) geregistreerd worden op een crisis-dbc met het zorgtype ‘crisisinterventie zonder opname’.
16. Als er sprake is van parallelle zorgtrajecten, moet de behandelaar de geboden zorg registreren op de dbc waarop deze betrekking heeft. Het is toegestaan dat de reguliere dbc en de crisis-dbc tegelijk open staan, en dat op dezelfde kalenderdag een activiteit wordt geregistreerd op zowel de crisis-als de reguliere dbc, als dat in het belang is van de continuïteit van de zorg.
Sluiten
17.Wanneer een crisis-dbc de maximale looptijd van 28 dagen heeft bereikt, moet deze worden gesloten. Zie voor een eventuele vervolg-dbc artikel 3.1.2 onder ‘openen’.
3.4 Informatiebepalingen dbc’s
Elke factuur moet in ieder geval de volgende gegevens bevatten als onderdeel van de prestatiebeschrijving:
Dbc-traject startdatum
1. Bij initiële dbc's is dit de datum waarop het eerste directe of indirecte patiëntgebonden contact plaatsvindt. Bij vervolg dbc's is dit de startdatum van het vervolg dbc-traject.
Dbc-traject einddatum
2. De dbc wordt afgesloten zodra de laatste activiteit (direct of indirect patiëntgebonden) voor een patiënt is geleverd7.
Declaratiecode
3. Dit is de zescijferige code die op basis van de prestatiecode kan worden afgeleid. De declaratiecode is gekoppeld aan de prestatiecode. Meerdere prestatiecodes kunnen afleiden op dezelfde declaratiecode. Aan elke declaratiecode is ook een tarief gekoppeld.
Gedeclareerde tarief
4. Op de factuur wordt het te declareren dbc-tarief vermeld. Het te betalen bedrag wordt rekenkundig afgerond op twee decimalen.
AGB-code
5. Voor zelfstandig gevestigde zorgaanbieders: de AGB-zorgverlenerscode en – als dat van toepassing is- de AGB-praktijkcode.
Voor instellingen: de AGB-instellingscode en – als dat van toepassing is- de AGB-zorgverlenerscode.
De AGB-code en het beroep van de regiebehandelaar
6.Naast bovenstaande AGB-code moet ook de AGB-code en het beroep van de regiebehandelaar op de factuur vermeld worden. Als de regiebehandelaar in de fase van behandeling een andere regiebehandelaar is dan in de fase van de diagnose, dan moet ook de AGB-code van de tweede regiebehandelaar en diens beroep op de factuur vermeld worden.
Directe en indirecte tijd
7. Op de factuur moet ook de volgende informatie met betrekking tot de bestede tijd vermeld te worden:
1. directe en indirecte tijd van de regiebehandelaar(s);
2. directe en indirecte tijd van iedere medebehandelaar en vermelding van diens beroep;
3. de totaal bestede directe en indirecte tijd van de gehele dbc (optelsom van 1 en 2).
Het type verwijzer
8. Op de declaratie moet het type verwijzer vermeld te worden naar onderstaande classificatie:
4. verwezen patiënt vanuit de eerste lijn (o.a. huisarts, bedrijfsarts);
5. verwezen patiënt vanuit een (andere) ggz-instelling, instelling voor medisch specialistische zorg of ggz-praktijk;
6. verwezen patiënt vanuit de crisiszorg of spoedeisende hulp;
7. eigen patiënt (bijvoorbeeld in geval van een vervolg-dbc);
8. verwezen patiënt, maar verwijzer heeft geen AGB-code (bijvoorbeeld in geval van een verwijzing naar de crisiszorg, buitenlandse zorgaanbieder);
9. zelfverwijzer;
10. bemoeizorg.
AGB-code van de verwijzer
9. Als er sprake is van type verwijzer genoemd onder 3.4.8.1 tot en met 3.4.8.4 moet op de factuur de AGB-code van de verwijzende zorgverlener (natuurlijk persoon) vermeld worden. Dit moet de AGB-code op persoonsniveau zijn.
Dagbesteding
10. Op de factuur moet de activiteitencode waarmee dagbesteding bij de aanbieder wordt geregistreerd en het aantal uren dagbesteding per dbc worden vermeld.
Dbc-prestatiecode
11. De specificatie van het geleverde zorgproduct. De dbc-prestatiecode wordt afgeleid van de gevalideerde dbc-dataset. Deze code bestaat uit 12 alfanumerieke posities, gevuld volgens vier 3-cijferige dbc-componenten en in onderstaande volgorde:
- zorgtype
- diagnoseclassificatie
- zorgvraagzwaarte
- productgroep voor behandeling van de dbc-dataset
De diagnose-informatie op de factuur moet zich beperken tot de 14 diagnosehoofdgroepen in uitsluitend de langdurende of intensieve behandelgroepen overeenkomstig de productstructuur. Voor de behandelgroepen ‘diagnostiek’, ‘crisis’ en ‘kortdurend’ is vermelding van diagnose-informatie en de zorgvraagzwaarte op de factuur niet toegestaan. Evenmin is het toegestaan dat uit de factuur blijkt of er ten aanzien van het zorgtype sprake is van een rechterlijke uitspraak.
Zorgvraagzwaarte-indicator
12. Hiervoor geldt het volgende:
- Indien kosten door tussenkomst van VECOZO B.V. in rekening worden gebracht bij een zorgverzekeraar, neemt de zorgaanbieder de zorgvraagzwaarte in de dbc-prestatiecode op. De zorgaanbieder, bedoeld in de vorige zin, verstrekt de gegevens die op grond van art. 3.4 van deze nadere regel moeten worden vermeld op de declaratie, op digitale wijze aan de zorgverzekeraar door tussenkomst van VECOZO B.V. met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 7.2a en 7.2b van de Nadere regel zorgverzekering. Verdere verwerking van de zorgvraagzwaarte geschiedt conform het bepaalde bij de Nadere regel zorgverzekering, zoals deze is gewijzigd na inwerkingtreding van de Nadere regel aanlevering zorgvraagzwaarte cggz8.
- Indien de kosten op andere wijze dan door tussenkomst van VECOZO B.V. in rekening worden gebracht dan geldt dat de component ‘zorgvraagzwaarte’ op de factuur dient te worden aangeduid met ‘000’.
- Indien de patiënt en de zorgaanbieder een privacy verklaring als bedoeld in artikel 3.5.1 hebben ondertekend dan geldt dat de component ‘zorgvraagzwaarte’ dient te worden aangeduid met ‘999’. Dit geldt zowel voor als er door tussenkomst VECOZO B.V. kosten in rekening worden gebracht als indien er op andere wijze dan door tussenkomst van VECOZO B.V. kosten in rekening worden gebracht.
- Voor dbc’s die geopend zijn in 2015 en die worden gedeclareerd in 2016 geldt dat het vooralsnog niet verplicht is de zorgvraagzwaarte-indicator aan te leveren. Als voor dbc’s geopend in 2015 en gedeclareerd in 2016 de zorgvraagzwaarte wel wordt aangeleverd, dan geldt met betrekking tot de aanlevering van de zorgvraagzwaarte hetgeen in de vorige leden van dit artikel is aangegeven.9
De verplichting tot het verstrekken van de zorgvraagzwaarte op de factuur was tot en met 31 december 2015 niet van toepassing op zorg die in het jaar 2015 door de zorgaanbieder werd gedeclareerd.
De zorgaanbieder was en is verplicht de brongegevens waaruit de zorgvraagzwaarte-indicator is af te leiden te blijven registreren.
In latere instantie zal de NZa bepalen hoe de zorgvraagzwaarte-gegevens van de in 2014 en 2015 geopende dbc’s aangeleverd moeten worden bij de zorgverzekeraars. Dit op grond van art. II lid 2 van de Regeling ‘aanlevering zorgvraagzwaarte cggz’ (865607-143589-MC)
Deelprestaties
13. De volgende deelprestaties worden onderscheiden:
- verblijf met overnachting (vmo): in totaal worden acht deelprestaties verblijf onderscheiden (deelprestatie verblijf A t/m H). Deze deelprestaties worden per dag geregistreerd;
- verblijf zonder overnachting (vzo);
- electroconvulsietherapie (ect);
- ambulante methadon verstrekking (amv);
- beschikbaarheidcomponent crisis (bcc).
Alle deelprestaties worden altijd in combinatie met een productgroep voor behandeling in rekening gebracht. Op de factuur wordt vermeld welke deelprestaties op welke datum geleverd zijn.
Lekenomschrijving
14. Als een zorgaanbieder aan de patiënt factureert, voegt hij op de factuur een lekenomschrijving met betrekking tot de geleverde zorg toe. Vermelding van de lekenomschrijving blijft achterwege, als de zorgaanbieder de factuur rechtstreeks aan de zorgverzekeraar zendt.