Regeling rijopdrachten Defensie

Geldigheid:

07-04-2015 t/m

Status: Geldig vandaag

1. Grondslagen

• Artikel 4, eerste lid van de Wegenverkeerswet 1994
• Koninklijk Besluit van 15 december 1994, Staatsblad 1994 967
• Artikel 165 van de Wegenverkeerswet 1994
• Artikel 181 van de Wegenverkeerswet 1994

2. Doel

Het geven van richtlijnen ten aanzien van het gebruik, administratie en beheer van een rijopdracht/rittenstaat. Tevens het toewijzen en het vastleggen van de daaraan verbonden taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden is hierin opgenomen. Door het realiseren van een sluitende rittenadministratie kan op ieder moment de rechtmatigheid van een rit worden vastgesteld, evenals de identiteit van bestuurder van het militaire motorrijtuig waardoor, indien van toepassing, op basis daarvan een schade kan worden verhaald.

3. Refertes

1. AMAR Artikel 145 (MP 31-101 regeling 1210)
2. BARD Artikel 85 (MP 33-200 100)
3. Regeling aanwijzing commandanten (MP 31-101 regeling 1210b)
4. Beleidsregel inzake het schadeverhaal Defensiepersoneel (MP 31-110, 1140)
5. VI-VV-004/0 (v.w.b. CLAS en KMar)
6. Voorschrift Movement & Transportation CLSK (Publicatienummer 62465)
7. ACZSK DOST/MATLOG 303
8. Logboek Materieel
9. LF 17042 (Inhoudsopgave logboek materieel)
10. Formulieren rijopdrachten: 1) Rijopdracht LF 15399 (in gebruik bij CLAS, KMar en CDC) 2) Rijopdracht Motorvoertuigen cfm bijlage 3B van ACZSK 303 (in gebruik bij CZSK) 3) Rijopdracht DIGIplan (in gebruik bij CLSK) 4) Rijopdracht DTMS (in gebruik bij CDC)

4. Algemeen

Ingevolge het gestelde weergegeven in de grondslagen is het noodzakelijk om een adequaat (administratief) bedrijfsvoeringsysteem voor rijopdrachten/rittenstaten te voeren. Hierdoor zijn gevraagd en ongevraagd interne en externe controles mogelijk, is snel managementinformatie te genereren en is in het geval van het doorbelasten van verkeersboetes de identiteit van de bestuurder vast te stellen. Deze regeling is niet van toepassing op voertuigen die voorzien zijn van het Civiele Dienstauto Geautomatiseerde Informatie Systeem (CGIS) en onder het beheer vallen van het Centrale Wagenpark Beheer van CDC.

5. Begrippen en definities

In deze regeling wordt onder de hierna genoemde begrippen en definities verstaan:

1. Bestuurder De defensiemedewerker (of een persoon die van de hoofd van dienst toestemming heeft gekregen) die, in het bezit van een geldig op naam gesteld (militair) rijbewijs, een militair motorrijtuig bestuurt. Hierna te noemen de bestuurder.
2. Bevoegd gezag: (1) Binnen de Bestuursstaf, de Secretaris-Generaal. (2) Binnen het CZSK, de Commandant Zeestrijdkrachten. (3) Binnen het CLAS, de Commandant Landstrijdkrachten. (4) Binnen het CLSK, de Commandant Luchtstrijdkrachten. (5) Binnen de KMAR, de Commandant Koninklijke Marechaussee. (6) Binnen de DMO, de Directeur Defensie Materieel Organisatie. (7) Binnen het CDC, de Commandant Commando Dienstencentra. (8) Voor de in het buitenland geplaatste dienstreiziger behorende tot het internationaal functiebestand, de SC-IMS van de Defensiestaf. (9) Voor de in Nederland werkzame defensiemedewerker tijdelijk geplaatst buiten het Ministerie van Defensie, de CDS.
3. Commandant Een functionaris als genoemd in de Regeling aanwijzingen commandanten Defensie (MP 31-101/1210b).
4. Defensiemedewerker De militair als bedoeld in artikel 1 eerste lid, onderdeel b van het AMAR en de ambtenaar als bedoeld in artikel 1 van het BARD.
5. Derden Personen niet in dienst van, of werkzaam bij, Defensie.
6. Formulier Rijopdrachten Een speciaal daartoe vervaardigd formulier, ook wel bekend als rittenstaat, waarop de schriftelijke opdracht tot het uitvoeren van één of meerdere ritten wordt vermeld en gegevens bevat die voor een goede bedrijfsvoering noodzakelijk worden geacht. De volgende formulieren zijn in gebruik: 1) Rijopdracht (Lf 15399) 2) Rijopdracht DIGI-plan 3) Rijopdracht Motorvoertuigen cfm bijlage 3B van ACZSK 303
7. Militair motorrijtuig Een voertuig bestemd om anders dan langs spoorstaven te worden voortbewogen uitsluitend of mede door een mechanische kracht, op of aan het voertuig zelf aanwezig dan wel door elektrische tractie met stroomtoevoer van elders en dat wordt gebruikt ten behoeve van de krijgsmacht. Hieronder vallen ook de zogenaamde inhuurvoertuigen.
8. Rijopdracht Een door of namens de commandant geautoriseerde en op een speciaal daartoe vervaardigd formulier vermelde schriftelijke opdracht, aan een bestuurder, om één of meerdere ritten uit te voeren.
9. Rit Een door een bestuurder van een militair motorrijtuig uit te voeren / uitgevoerde verplaatsing waarbij gebruik wordt gemaakt van een militair motorrijtuig, volgens een route tussen voorgeschreven plaatsen.
10. Schade De schade als bedoeld in artikel 1 onder a. van de Beleidsregel inzake schadeverhaal defensiepersoneel (referte d.).
11. Verkeersboete Een opgelegde boete, op basis van een door een opsporingsambtenaar geconstateerde overtreding van een voorgeschreven gedraging in de Wegenverkeerswet.
12. Verplaatsing Het geheel van activiteiten en handelingen om een eenheid, voorraad, uitrustingsstuk en/of personeel van locatie te doen wijzigen. Het verplaatsingsproces is opgebouwd uit de verkeers-, vervoers- en verplaatsingsondersteunende functie.

6. Gebruik van het formulier Rijopdracht

1. Elk militair motorrijtuig moet, door zorg van de hoofd van dienst zijn voorzien van één formulier Rijopdracht, tenzij het een inhuurvoertuig betreft. Een inhuurvoertuig wordt bij aflevering door zorg van de gebruiker voorzien van een (blanco) formulier ?Rijopdracht?.
2. Een formulier Rijopdracht?is slechts geldig op de daarop vermelde kalendermaand en kalenderjaar.
3. Voor elke rit moet de bestuurder in het bezit zijn van een rijopdracht tenzij de bestuurder door het bevoegd gezag is geautoriseerd het militair motorrijtuig t.b.v. het uitvoeren van woon-werkverkeer te gebruiken. In dit geval moet de bestuurder zelf zorg dragen voor een juiste opmaak en afwerking van het formulier Rijopdracht waarbij er geen verplichting bestaat om aansluitend daarop nog een eindcontrole te laten plaatsvinden. Wel dient de bestuurder de formulieren te kunnen overleggen ter verantwoording bij een jaarlijkse controle.
4. Een rijopdracht is slechts geldig indien, per enkelvoudige rit, minimaal is vermeld: de eenheid, de naam bestuurder (met peoplesoft personeelsnummer), de datum en tijdgegevens, plaats vertrek, plaats bestemming, de eventuele lading alsmede het doel van de rit en deze rit is geautoriseerd door of namens de commandant.
5. Na het uitvoeren van de rijopdracht dient de bestuurder het formulier Rijopdracht in te leveren bij de daarvoor aangewezen functionaris van de eigen eenheid, waarbij op het formulier Rijopdracht aanvullend de kilometerstand voertuig einde rit moet zijn vermeld als, in voorkomende gevallen, eventuele bijzonderheden.

7. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden

1. De commandant: 1) Bepaalt en legt vast wie binnen zijn eenheid bevoegd is tot het autoriseren van een rit. 2) Bepaalt en legt vast wie verantwoordelijk is voor de eindcontrole van een rijopdracht. Daarbij mag de bevoegdheid tot het autoriseren van een rit en het dragen van verantwoordelijkheid voor de eindcontrole van een rijopdracht achteraf niet worden opgedragen aan een zelfde persoon. 3) Bepaalt binnen zijn eenheid wie verantwoordelijk is voor de administratieve verwerking en het beheer van de formulieren Rijopdracht. 4) Is bevoegd toestemming te geven tot vervoer van derden met een militair motorvoertuig mits dit valt onder de regelgeving beschreven in punt 9.d. 5) Draagt er zorg voor dat de bestuurder van een militair motorrijtuig geïnformeerd is over het feit dat in voorkomend geval verkeersboetes op de bestuurder verhaald kunnen worden.
2. De functionaris bevoegd tot het autoriseren van een rit: 1) Voorziet de bestuurder van een rijopdracht. 2) Stelt de bestuurder op de hoogte van het feit dat verkeersboetes op de persoon kunnen worden verhaald.
3. De bestuurder van een militair motorrijtuig: 1) Draagt na uitvoering van de rit zorg voor een juiste administratieve afwikkeling ervan op het formulier Rijopdracht. Na afwikkeling dient minimaal ingevuld te zijn: eenheid, plaats vertrek, plaats bestemming, de juiste kilometerstanden, naam bestuurder met het peoplesoft personeelsnummer, gegevens lading, de datum/tijdgegevens en, indien van toepassing, eventuele bijzonderheden. 2) Draagt zorg voor het z.s.m. aanbieden van de afgehandelde rijopdracht bij de functionaris belast met de eindcontrole. 3) Is bevoegd om, in dringende gevallen, bij afwezigheid van de hiervoor genoemde functionarissen als genoemd, zelfstandig een rijopdracht per opdracht (p.o.) te tekenen. Hij/zij dient hierna z.s.m. deze functionaris(sen) hiervan in kennis te stellen. Deze functionaris(sen) dien(en)t vervolgens de p.o. getekende rijopdracht(en) te controleren en achteraf te autoriseren.
4. De functionaris belast met de eindcontrole: 1) Controleert de juistheid van de ingevulde gegevens. 2) Corrigeert, indien aanwezig, de gemaakte administratieve onvolkomenheden en voorziet deze van een paraaf. 3) Voorziet de formulieren Rijopdracht, na de eindcontrole, per voertuigregistratienummer en per kalendermaand van een opvolgend nummer tenzij dit door digitale opslag niet mogelijk is. 4) Treft in voorkomend geval maatregelen om herhaling van geconstateerde administratieve fouten te voorkomen c.q. te beperken. 5) Controleert aan het einde van elke kalendermaand steekproefsgewijs, doch minimaal 15% van alle rijopdrachten, op rechtmatigheid. 6) Stelt gevraagd en ongevraagd de hoofd van dienst van zijn bevindingen op de hoogte.
5. De functionaris belast met de administratieve verwerking en beheer: 1) Verzamelt aan het begin van de kalendermaand, de formulieren Rijopdracht van de voorgaande kalendermaand. 2) Handelt verder conform het gestelde in punt 8 van deze regeling.

8. Administratie en beheer van formulieren Rijopdracht

1. De formulieren Rijopdracht dienen gebundeld per voertuigregistratienummer gedurende een periode van 5 jaren bewaard te blijven. Indien een formulier Rijopdracht in deze periode niet is opgevraagd ten behoeve van enig nader onderzoek volgt vernietiging.
2. Indien een formulier Rijopdracht ten behoeve van enig onderzoek is opgevraagd dient de bewaartermijn te worden verlengd met 5 jaren. De nieuwe bewaartermijn van 5 jaren gaat in op het moment dat het formulier Rijopdracht na enig nader onderzoek is geretourneerd aan de functionaris belast met de administratieve verwerking en beheer. De nieuwe vernietigingsdatum dient aan de voorzijde in rood op het betreffende formulier Rijopdracht vermeld te worden.
3. Indien het gebruik van een militair motorrijtuig door het bevoegd gezag is geautoriseerd t.b.v. het uitvoeren van woon-werkverkeer, dienen de formulieren Rijopdracht, in tegenstelling tot het gestelde onder punt 8.a., ingevolge de wettelijke bewaartermijn voor de Belastingdienst, in overleg met de functionaris die verantwoordelijk is voor de eindcontrole, voor een periode van 7 jaren, te worden opgelegd.
4. Digitale archivering van formulieren Rijopdracht is toegestaan mits voldaan is aan de hiervoor genoemde bewaartermijnen en in geval van enig onderzoek de relevante gegevens (zie punt 5 van deze regeling) benodigd voor dat onderzoek onverkort inzichtelijk en direct beschikbaar zijn.

9. Bijzondere bepalingen

1. Oefeningen 1) Bij verplaatsingen in het kader van een oefening kan v.w.b. de te volgen route verwezen worden naar de van toepassing zijnde routetijdtabel (RTT) of routebrief. 2) Bij oefeningen, kan door de commandant worden bepaald dat kan worden volstaan met de term oefening. De naam van de oefening dient daarbij op het formulier Rijopdracht vermeld te zijn.
2. Lokaal verkeer Bij lokaal verkeer (verplaatsingen binnen de grenzen van een militair terrein en/of tussen het militaire terrein en de erbij behorende locaties en/of tussen die locaties onderling) kan door de functionaris als bedoeld onder punt 6.b. worden bepaald dat meerdere opeenvolgende ritten op één rijopdracht worden verantwoord met dien verstande dat de ritten op dezelfde dag dienen plaats te vinden. Daarbij dient wel per rit aangegeven te worden wie de bestuurder is.
3. Annuleringen Het annuleren van één of meer ritten dient te geschieden door de betreffende rijopdracht door te halen, zodanig dat de tekst zichtbaar blijft.
4. Het gebruik van defensiemotorrijtuigen door derden De defensiemotorrijtuigen zijn bestemd voor gebruik voor en door defensiemedewerkers. Het is niet-defensiemedewerkers niet toegestaan gebruik te maken van of vervoerd te worden door een defensiemotorrijtuig. Hiervan zijn de volgende situaties uitgezonderd: 1) Indien de defensiemedewerker een dienstauto met chauffeur is toegewezen en hij/zij zich dient te laten vergezellen van zijn/haar partner in de uitoefening van de functie. 2) Indien het vervoer van een defensiemedewerker plaatsvindt in het kader van "patiëntenvervoer";?, waarbij de patiënt (de defensiemedewerker) zich op medische of sociale indicatie dient te laten vergezellen, bijvoorbeeld een ouder of partner. 3) Indien sprake is van een verbintenis met defensie, bijvoorbeeld een (onderhouds)contract, een convenant of een opleidings- c.q. stageplek. De betrokkene hoeft in dit verband niet in het bezit te zijn van een militair rijbewijs, conform MP 11-70 100, artikel 25, lid c. 4) Buitenlandse militairen die organiek binnen een NLD eenheid zijn ingedeeld en waarbij het gebruik van defensiemotorrijtuigen is opgenomen in het contract c.q. een MoU. De betrokkene hoeft in dit verband niet in het bezit te zijn van een militair rijbewijs, conform MP 11-70 100, artikel 25, lid d. 5) In noodgevallen. Als er sprake is van een hierboven genoemde situatie, dan dient de rijopdracht c.q. rittenstaat ten minste getekend te worden door de commandant zoals bedoeld in de Regeling aanwijzing commandanten Defensie (MP 31-101, 1210b). Hoewel defensie voor al zijn voertuigen een inzittenden aansprakelijkheidsverzekering heeft, vindt het gebruik door niet-defensiemedewerkers op eigen risico plaats. Vervolgschade zoals geheel of gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid komen niet ten laste van defensie. Het vervoer van derden in civiele dienstauto's is opgenomen in regeling 2200 Civiele Dienstauto's, punt 10 van de DP 40-10.
5. Verkeersboetes Verkeersboetes kunnen worden verhaald op de bestuurder van het dienstmotorrijtuig conform regeling 1340 Afhandeling Verkeersovertredingen van de DP 40-10.
6. Schade Bij verkeers- en oefenschade dient gehandeld te worden conform regeling 2500 Regeling melding verkeers- en oefenschade Defensie van de DP 40-10. De schade kan, bij schuld, worden verhaald op de bestuurder van het dienstmotorrijtuig conform de regeling schadeverhaal. De regeling schadeverhaal staat verwoord in zowel het AMAR (art. 145) als ook in het BARD (art. 85).