Veiligheidsmanagementsysteem Defensie

Geldigheid:

01-02-2010 t/m 19-04-2019

Status: Was geldig

Artikel 1

Als Veiligheidsmanagementsysteem Defensie wordt vastgesteld het geheel van procedures en afspraken op het gebied van het veiligheidsmanagement, zoals beschreven in de bijlage bij dit besluit.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Artikel 3

Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit houdende vaststelling Veiligheidsmanagementsysteem Defensie.

Dit besluit zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst met uitzondering van de bijlage, die ter inzage ligt bij de Directie Voorlichting en communicatie bij de afdeling publieksvoorlichting, Binckhorstlaan 135 in Den Haag. Dit besluit zal met de toelichting en de bijlage in de Ministeriële Publicatieserie worden geplaatst.

Toelichting

De Minister van Defensie is verantwoordelijk voor de zorg voor de veiligheid van de bedrijfsvoering van het Ministerie van Defensie in al haar verschijningsvormen, zoals onder andere personele veiligheid, transportveiligheid, vliegveiligheid en munitieveiligheid. Veiligheid wordt door toepassing van (operationeel) risicomanagement bij de uitvoering van de taken van Defensie centraal gesteld. Dat betekent dat wordt gestreefd naar situaties waarin risico’s bekend zijn, zodat daarmee bewust en zorgvuldig wordt omgegaan. De bijlage bij dit besluit geeft richtlijnen voor de gestructureerde uitvoering van het veiligheidsbeleid en voor de bevordering van het veiligheidsbewustzijn op alle niveaus binnen Defensie. Het veiligheidsbeleid is er op gericht de risico’s op letsel of schade zoveel mogelijk te beperken en in dit verband ongewenste omstandigheden (voorvallen) te voorkomen. Het kader voor het veiligheidsmanagement van Defensie wordt gevormd door de Veiligheidsbeleidsverklaring van de Minister en het Veiligheidsmanagementsysteem Defensie (VMS Def). Het veiligheidsmanagementsysteem borgt dit uitgangspunt in de operationele, materiële, financiële en personele bedrijfsprocessen door afstemming van beleid, bedrijfsvoering en IV-ondersteuning. Intensieve en gerichte communicatie en opleiding vergroten het veiligheidsbewustzijn. Het VMS Def organiseert de bedrijfsvoering met het oog op veiligheid en biedt Defensie hulpmiddelen voor de invulling van het veiligheidsbeleid. Het voorziet onder meer in risico-inventarisaties en -evaluaties, terugkoppelings- en borgingsprocedures evenals audits. Het VMS Def wordt als bijlage bij dit besluit vastgelegd.  

1000. Inleiding

1100. Doel Veiligheidsmanagementsysteem

1101. Het begrip veiligheid (safety) beschrijft een situatie die het Ministerie van Defensie bij de bedrijfsvoering wil bereiken, waarbij de organisatie vrij is van gevaren of waarbij deze gevaren zodanig beheerst zijn dat het risico op ongewenste gevolgen aanvaardbaar is. Het betreft hier alle vormen van veiligheid (en gezondheid) binnen de gehele Defensieorganisatie, die niet verbonden zijn aan de gevaren door een vijandelijke opponent. Het VMS DEF richt zich niet op het begrip veiligheid in termen van beveiliging (security).

1102. Veiligheidsmanagement is een stelsel van taken om te borgen dat risico’s zijn geïnventariseerd, geanalyseerd en dat de daaruit volgende beschermende maatregelen zijn genomen en geborgd om een veilige bedrijfsvoering en operationele taakuitvoering mogelijk te maken. Het betreft alle processen uit de waardeketen van Defensie: (ver)werving, opleiding, training, gereedstelling, oefenen, inzet missie, redeployment, instandhouding en ondersteuning. Veiligheidsmanagement heeft als doel om de risico’s voor alle componenten van militair vermogen (conceptueel, fysiek en mentaal) te beheersen en/of beheersbaar te maken om elke vorm van materiële of immateriële schade voor personeel, materieel, informatie, activiteiten en installaties te voorkomen of te beperken. Daardoor wordt voorkomen dat afbreuk wordt gedaan aan het militair vermogen en doelstellingen van missies in gevaar worden gebracht. Bovendien worden publicitaire, juridische, financiële en emotionele gevolgen voorkomen of beperkt.

1103.

De zorg voor de veiligheid is een lijnverantwoordelijkheid. Veiligheidsmanagement is daarom een onlosmakelijk onderdeel van de managementfunctie en van het leidinggeven. Om dit te borgen zijn aanwijzingen voor het uitvoeren van veiligheidsmanagement ontwikkeld en vastgelegd in deze Ministeriële Publicatie betreffende het Veiligheidsmanagementsysteem Defensie (VMS DEF). Onder een veiligheidsmanagementsysteem wordt verstaan: het geheel van beleid, plannen, doelstellingen, (organisatie)structuren, procedures, afspraken en ondersteunende informatievoorzieningsystemen gericht op het aantoonbaar beheersen en continu verbeteren van de veiligheid. Het VMS DEF geeft aanwijzingen om:

1. Beleid, plannen en doel- en taakstellingen op veiligheidsgebied te realiseren;
2. praktisch invulling te geven aan relevante randvoorwaarden op veiligheidsgebied;
3. tijdig risico’s voor de veiligheid te signaleren en effectief veiligheidsrisico’s te beheersen;
4. continu en aantoonbaar de veiligheidsprestaties van Defensie te verbeteren.

1104. Veiligheid vormt een integraal onderdeel van het beleid en de bedrijfsvoering en wordt volledig en aantoonbaar meegenomen bij de besluitvorming op operationeel, financieel, personeel en materieel gebied. Het VMS DEF sluit aan op de beleid, plannings- en begrotingscyclus (BPB-cyclus).

1105. Vanwege de aard van de werkzaamheden en de daaraan verbonden risico’s vergt veiligheid juist onder operationele omstandigheden bijzondere aandacht om de inzetbaarheid van de eenheden op het gewenste niveau te houden. Dit gebeurt door veiligheid een volwaardig onderdeel van het operationele besluitvormingsproces te laten zijn en - zo nodig operationeel risicomanagement (ORM) toe te passen.

1106. Door haar taakstelling neemt Defensie een bijzondere positie in, waarvoor er uitzonderingsbepalingen in de wetgeving zijn opgenomen voor werkzaamheden verricht in militaire dienst. Het gaat dan alleen om de specifieke situaties voor, tijdens en direct na oefeningen, de inzet van wapensystemen en bij eenheden die gereed zijn voor en tijdens operationele inzet. De uitzonderingsbepalingen laten echter onverlet dat Defensie ook in genoemde bijzondere omstandigheden de zorgplicht heeft voor de veiligheid en gezondheid van het personeel. De commandant, het hoofd of de directeur stelt de CDS zo spoedig mogelijk via de commandolijn op de hoogte indien de uitzonderingspositie zoals aangegeven in wet- en regelgeving onvoldoende ruimte geeft voor het uitvoeren van de opgedragen taak. De CDS en bevoegde autoriteiten zijn bevoegd om namens de Minister van Defensie toestemming te geven om af te wijken van alleen interne geldende Defensievoorschriften indien er sprake is van operationele omstandigheden welke dit noodzakelijk maken. De CDS en de bevoegde autoriteiten passen hierbij operationeel risicomanagement toe en houden een registratie bij van de risico’s en de genomen maatregelen waaruit de gemotiveerde besluitvorming over het afwijken, kan worden getoond.

1107. Bij oefeningen zoals bedoeld in punt 1106 gaat het om het samenstel van activiteiten waarbij de daadwerkelijke inzet van de krijgsmacht wordt geoefend onder bijzondere omstandigheden. Dit laat onverlet dat de veiligheidsschriften zoveel als mogelijk worden nageleefd. Per oefening dient bezien te worden welke veiligheidsvoorzieningen van toepassing zijn. De mate van gevaarzetting is niet bepalend voor de vraag of er sprake is van een oefening.

1200. Reikwijdte

1201. Het VMS DEF is van toepassing op alle activiteiten die onder de verantwoordelijkheid van de Minister van Defensie worden gepland, uitgevoerd en geëvalueerd.

1202. Indien Defensiepersoneel wordt uitgeleend aan/gedetacheerd bij andere bedrijven of instellingen moeten afspraken worden gemaakt en vastgelegd over de zorg/veiligheid voor dit Defensiepersoneel.

1300. Beheer VMS DEF en uitzonderingen

1301. De HDP beheert het VMS DEF.

2000. Opbouw VMS DEF

2100. Algemeen

2101. De essentie van het VMS DEF bestaat uit een cyclisch proces waarbij door beleid, planning, uitvoering, evaluatie en bijstelling wordt gestreefd naar continue verbetering (figuur 1). De opzet van het VMS Def voldoet aan de internationale normen voor managementsystemen zoals ISO 9001, OHSAS 18001 en ISO 14001.

Figuur 1: Model van het VMS

2102. De elementen van het VMS DEF zoals weergegeven in figuur 1 worden in de volgende punten nader uitgewerkt.2103. De elementen van het VMS DEF zijn nader uitgewerkt in procedures. Die zijn opgenomen in deel 2.

2200. Veiligheidsbeleid

2201. De HDP zorgt, in overleg met de overige relevante beleidsverantwoordelijken, voor het opstellen van het veiligheidsbeleid van Defensie en voor publicatie hiervan in de vorm van de veiligheidsbeleidsverklaring van de Minister van Defensie. Ook zorgt de HDP voor communicatie over het veiligheidsbeleid en evaluatie van veiligheidsbeleid en uitvoering hiervan. Procedure 1 beschrijft dit proces.

2202. De beleidsverklaring is gebaseerd op:

1. wet- en regelgeving;
2. het Defensie ambitieniveau;
3. prestaties uit de praktijk;
4. eisen zoals gesteld in internationale normen zoals ISO 9001, OHSAS 18001 en ISO 14001.

2203. De schriftelijk vastgelegde beleidsverklaring moet ten minste:

1. betrekking hebben op alle activiteiten en processen binnen het Ministerie van Defensie en de effecten die daardoor kunnen worden veroorzaakt op veiligheidsgebied;
2. een verbintenis bevatten tot naleving van wet- en regelgeving;
3. een verbintenis bevatten tot het streven naar continue verbetering van veiligheidsprestaties;
4. het uitgangspunt vormen voor de doel- en taakstellingen;
5. beschikbaar zijn voor alle personen die voor of namens de organisatie werkzaam zijn;
6. beschikbaar zijn voor het publiek.

2300. Planning

2301. Om invulling te geven aan het beleid worden doel- en taakstellingen geformuleerd en via de BPB cyclus vastgesteld en bekend gesteld. De doel- en taakstellingen zijn onder andere gebaseerd op beleidsevaluaties, risicoanalyses, RI&E’s en wet- en regelgeving.

2310. Veiligheidsaspecten/Risicoanalyses

2311. De taken van Defensie brengen een grote diversiteit aan bedrijfsactiviteiten, producten en diensten met zich mee, die invloed hebben op de “veiligheid”. Het VMS DEF dient als ondersteuning om de bedrijfsactiviteiten beheerst uit te voeren. Daar waar nodig worden verbeteracties voorgesteld.

2312. Zowel de wetgeving als de ambitie van Defensie vereisen dat de risico’s bekend zijn, beoordeeld zijn, voorkomen worden of tot een aanvaardbaar niveau gereduceerd zijn. 2313. De commandanten van de Defensieonderdelen zorgen ervoor dat de onderliggende commandanten de veiligheidsaspecten binnen de processen en activiteiten inventariseren, evalueren en beheersen. Dit dient een continu proces te zijn dat deel uitmaakt van de bedrijfsvoering, zoals verder beschreven in procedure 2.

2320. Wettelijke en andere eisen

2321. Om zeker te stellen dat wordt voldaan aan de wet- en regelgeving op veiligheidgebied is HDP verantwoordelijk voor het bijhouden van ontwikkelingen op dit gebied en voor het bekend stellen van wijzigingen en consequenties. In procedure 3 wordt beschreven op welke wijze hier invulling aan wordt gegeven en op welke manier de consequenties voor de bedrijfsvoering worden bepaald. 

2330. Doel- en taakstellingen en uitvoeringsprogramma’s.

2331. Op basis van beleid, wet- en regelgeving, belangrijke veiligheidsaspecten, technologische, financiële en operationele mogelijkheden en gezichtspunten van belanghebbenden worden door de Minister jaarlijks doel- en taakstellingen op veiligheidsgebied bepaald en vastgelegd. De doel- en taakstellingen dienen voor de uitvoering van het beleid en de daarvan afgeleide beleidsverklaring. Het opstellen van deze doel- en taakstellingen wordt nader beschreven als onderdeel van procedure 1.

2332. CDS draagt zorg voor het opnemen van de doel- en taakstellingen in het Defensieplan.

2333. Op basis van het Defensieplan stellen de commandanten van de defensieonderdelen als onderdeel van de BPB-cyclus uitvoeringsprogramma’s op en nemen deze op in de bedrijfsplannen. Hierin dient te worden aangegeven welke activiteiten worden uitgevoerd, door wie dit wordt gedaan, binnen welk tijdsbestek en welke middelen hiervoor benodigd zijn.

2400. Implementatie en uitvoering

2401. Om het beleid en de daaruit volgende doel- en taakstellingen te kunnen realiseren, dient aan de volgende randvoorwaarden te worden voldaan:

1. de toewijzing van taakverdeling, verantwoordelijkheid en bevoegdheid;
2. zorgen voor bekwaamheid, training en bewustzijn van het personeel;
3. inrichten van communicatie structuur;
4. opstellen van documentatie;
5. beheersing van documentatie
6. beheersing van werkzaamheden;
7. voorbereid zijn en reageren op noodsituaties;
8. melden, registreren en onderzoeken van voorvallen.

2410. Taakverdeling, verantwoordelijkheid en bevoegdheid

2411. De eindverantwoordelijkheid voor veiligheid berust bij de Minister. De SG heeft als hoofd van de ambtelijke organisatie van het Ministerie van Defensie tot taak:

1. te bewerkstelligen dat het VMS DEF wordt geïmplementeerd en onderhouden;
2. de prestaties en de kwaliteit van het systeem te bewaken.

2412. De commandanten van de defensieonderdelen geven als onderdeel van hun verantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering (conform het AOD) binnen hun organisatie invulling aan de hun toegewezen taken en verantwoordelijkheden vanuit het VMS DEF.

2413. Commandanten van de defensieonderdelen wijzen binnen hun organisatie een directievertegenwoordiger veiligheid aan (zie ook punt 3402).

2414. Commandanten van de defensieonderdelen wijzen functionarissen aan die hem/haar ondersteunen bij de taken op het gebied van veiligheidsmanagement. Aantal en deskundigheid is afhankelijk van de aard en de omvang van de risico’s binnen het onderdeel. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van deze functionarissen dienen te worden vastgelegd in de functiebeschrijvingen.

2415. Elk personeelslid is, binnen het kader van zijn of haar functie, zelf verantwoordelijk voor het op een veilige wijze uitvoeren van zijn of haar werkzaamheden. Hij/zij is verplicht onveilige situaties, incidenten en/of ongevallen te melden bij zijn leidinggevende door gebruik te maken van de applicatie melden van voorvallen in Peoplesoft (zie ook procedure 7). Tevens moet hij/zij in de gelegenheid worden gesteld om afwijkingen/klachten met betrekking tot de veiligheid en gezondheid van het werk te bespreken met hiertoe door de commandanten aangewezen deskundigen.

2416. Het Besluit Medezeggenschap Defensie beschrijft de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de medezeggenschap commissie. Dit besluit is onverminderd van kracht op en binnen het VMS DEF.

2417. In hoofdstuk 3000 worden de taken en verantwoordelijkheden die voortvloeien uit het VMS DEF verder beschreven en toegewezen.

2420. Bekwaamheid, training en bewustzijn

2421. Personeel dat voor of namens de organisatie taken uitvoert, dient voldoende bekwaam te zijn door geschikte opleiding, training of eerder verworven ervaring en dient bekend te zijn met de risico’s en de beheersmaatregelen van hun werkzaamheden. Om vast te stellen of de bekwaamheden van een medewerker ten aanzien van veiligheid voldoende zijn, wordt gebruik gemaakt van bestaande procedures op gebied van personeelszorg en opleiding.

2422. Tijdens de reguliere functie-introductie-, functionerings-, respectievelijk beoordelingsgesprekken stellen leidinggevenden vast of:

1. voor het (kunnen) vervullen van de functie relevante bekwaamheden ten aanzien van veiligheid worden geëist van de medewerker;
2. bekwaamheden van de medewerker en genoten opleidingen of trainingen op gebied van veiligheid voldoende zijn voor het (kunnen) vervullen van de functie;
3. de medewerker behoefte heeft aan een (aanvullende) opleiding of training op gebied van veiligheid.

2423. Opleidingen en trainingen worden conform de reguliere procedures “Training en Opleiding” aangevraagd, verzorgd en geregistreerd (zie PeoplePoint).

2424. De coördinerende werkgevers zijn verantwoordelijk voor het verkrijgen van de noodzakelijke bewustwording van veiligheidsaspecten in de bedrijfsvoering. In procedure 5 wordt beschreven op welke wijze Defensiebrede voorlichting tot stand komt.

2430. Communicatie

2431. Veiligheidsmanagement vereist minimaal dat:

1. veiligheid onderwerp is binnen het lijnoverleg;
2. dat er afstemming plaatsvindt tussen de deskundigen binnen de organisatie;
3. overleg plaatsvindt met de medezeggenschapsorganen.

In hoofdstuk 4000 worden de interne overlegstructuren (communicatie) op veiligheidsgebied nader beschreven.

2432. Met partijen buiten Defensie wordt gecommuniceerd over relevante activiteiten van Defensie op het gebied van veiligheid. De verschillende beleidsverantwoordelijken voeren overleg met verschillende Ministeries. De HDP coördineert de inhoudelijke afstemming op veiligheidsonderwerpen. Commandanten (in hoedanigheid van bijvoorbeeld drijver der inrichting of werkgever) kunnen overleg voeren met de inspecteurs van diverse Ministeries naar aanleiding van ongevallen en handhavingbezoeken. De CDS is het contactpunt met de Onderzoeksraad voor Veiligheid (OVV). HDP is verantwoordelijk voor het overleg over veiligheid met de Centrales voor Overheidspersoneel.

2433. Communicatie over de veiligheidsprestaties van het Ministerie van Defensie gebeurt met name door middel van het Defensiejaarverslag waarin een paragraaf veiligheid is opgenomen. Het opstellen van deze paragraaf staat beschreven in procedure 6.

2434. Communicatie met belanghebbenden vindt plaats volgens de kaders van de Directie Voorlichting & Communicatie.

2440. Documentatie

2441. Naast dit document bestaat de documentatie van het VMS DEF uit documenten (en registraties) waarvan is vastgesteld dat deze noodzakelijk zijn om een doeltreffende planning, uitvoering en beheersing van processen en activiteiten te bewerkstelligen en om aan wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen.

2442. Op de documentatie van het VMS DEF zijn de richtlijnen van het DienstenCentrum Documentaire Informatie van toepassing. 2443. Voorstellen tot wijziging van de systeemdocumentatie (VTWS) dienen langs de hiërarchieke weg (dat wil zeggen via (de Directievertegenwoordiger van) de commandanten van de defensieonderdelen) te geschieden. Voor het indienen van het VTWS dient gebruik te worden gemaakt van het VTWS-formulier, zie bijlage 1.2444. De commandanten dragen zorg voor het (laten) beheren van de verschillende documenten en registraties voortvloeiend uit het VMS DEF waaronder onderhouds- en keuringsgegevens. Documenten en registraties moeten op zorgvuldige wijze worden bewaard gedurende een in bijlage 2 en in de wet- en regelgeving genoemde periode.

2450. Beheersing van werkzaamheden

2451. Elke commandant is verantwoordelijk voor het inzichtelijk hebben van de relevante veiligheidsrisico’s van de processen/activiteiten van zijn eenheid; de risico’s, evenals de maatregelen en de wijze van borging om deze risico’s te beperken, zijn schriftelijk vastgelegd in een RI&E. Deze RI&E is bekend bij het personeel en toegankelijk gemaakt via documenten en/of intranet. Bovendien moet de commandant (laten) toezien op de naleving van de vastgestelde beheersmaatregelen. In procedure 10 is dit nader uitgewerkt.2452. Commandanten zijn voor een veilige taakuitvoering deels afhankelijk van (interne) leveranciers. DMO en CDC zijn verantwoordelijk voor het “voorzien in” proces en dienen daarbij te zorgen voor een beoordeling van personeel, materieel, infrastructuur, installaties, apparatuur, diensten enzovoorts op de veiligheidseisen. Deze eisen worden vastgelegd in de behoeftestellingsfase onder verantwoordelijkheid van de CDS. De DMO en CDC zijn verantwoordelijk voor het vastleggen van de risico’s, de wijze van beheersing en de eventuele restrisico’s tijdens gebruik. De materiedeskundigheid voor het invullen van deze verantwoordelijkheid hoeft niet noodzakelijkerwijs binnen de genoemde organisatiedelen aanwezig te zijn maar kan ook worden ingehuurd. In procedure 4 is het proces “voorzien in personeel, materieel en diensten” nader beschreven.2453. Indien werkzaamheden door derden worden uitgevoerd, dienen vergelijkbare eisen te worden gesteld die binnen Defensie zouden worden gehanteerd. Deze eisen dienen contractueel te worden vastgelegd (zie ook procedure 4).2454. Voor het beheersen van risico’s kunnen specifieke veiligheidsmiddelen nodig zijn, zoals persoonlijke beschermingsmiddelen en signaleringen. De catalogus Veiligheids- en Gezondheidssignalering Defensie geeft de standaardnormering voor de binnen defensie in gebruik zijnde signalering op veiligheid en gezondheidsgebied. Voor overige middelen geeft de SG Aanwijzing A/922 (assortimentsmanagement) aan wie binnen Defensie verantwoordelijk is voor het betreffende assortiment.

2460. Voorbereid zijn en reageren op noodsituaties en voorvallen

2461. De commandanten dienen voorbereid te zijn op incidenten, ongevallen en (grootschalige) noodsituaties om - indien deze toch plaatsvinden - de gevolgen tot een minimum te beperken. De commandanten zijn ook verantwoordelijk voor het vereiste trainingsniveau. Procedure 9 beschrijft hoe hier invulling aan dient te worden gegeven.2462. Ter beheersing van incidenten, ongevallen en noodsituaties tijdens processen en activiteiten die buiten een locatie (kunnen) plaatsvinden (bijvoorbeeld transport, vliegen, varen) dient eveneens in procedures te zijn vastgelegd hoe hierop te reageren, de wijze waarop de gevolgen van een voorval kunnen worden beperkt en op welke wijze de melding aan en samenwerking met de locale autoriteiten en overige hulpinstanties is geregeld.

2470. Melden, registreren en onderzoeken van voorvallen

2471. De commandant is verantwoordelijk voor het (laten) melden en registreren van voorvallen conform procedure 7.

2472. Om de toedracht en (onderliggende) oorzaken van een voorval te achterhalen dienen (indien nodig) onderzoeken te worden uitgevoerd, zodat maatregelen kunnen worden genomen om de kans op herhaling van dergelijke voorvallen te verkleinen. Procedure 8 beschrijft hoe onderzoek wordt uitgevoerd. Onderzoek binnen de kaders van het VMS DEF zijn nooit gericht op het beantwoorden van de schuldvraag of op het straffen van personeel.

2473. Indien het onderzoek aanleiding geeft tot het nemen van maatregelen worden deze uitgevoerd conform punt 2540.

2500. Controle en toezicht

2501. Onder controle en toezicht worden alle activiteiten verstaan die als doel hebben om de werking en de effectiviteit van het VMS DEF te toetsen en de mogelijke verbeteringen op veiligheidsgebied in de bedrijfsvoering zichtbaar te maken. Het betreft de volgende activiteiten:

1. meting en rapportage;
2. beoordeling van de naleving van (wettelijke) voorschriften;
3. interne audits VMS DEF.

2502. De resultaten van bovengenoemde activiteiten dienen te worden vastgelegd (geregistreerd). Registraties worden gezien als documenten en beheerd conform punt 2441.

2503. Geconstateerde afwijkingen dienen te worden opgelost door het nemen van corrigerende maatregelen en preventieve maatregelen.

2510. Metingen en rapportages

2511. De veiligheidsprestaties van Defensie worden bewaakt door het monitoren van een aantal door de HDP vastgelegde indicatoren zoals vastgelegd in het meet- en registratieprogramma (procedure 6).

2512. De HDP draagt zorg voor opname van deze indicatoren in de HDFC-Aanwijzingen behorende bij de BPB-cyclus. Informatie daarvoor is o.a. afkomstig uit geautomatiseerde systemen als RIAS, (Arbo)GIDS, Peoplesoft (inclusief het Melden van voorvallen) en de SAP-systemen. Deze gegevens hebben onder andere betrekking op de realisatie van de doel- en taakstellingen, de naleving van wet- en regelgeving en op de veiligheidsprestaties.

2513. In een aantal gevallen zijn specifieke metingen noodzakelijk om de omvang, aard en gevolgen van veiligheidsrisico’s te kunnen bepalen. Dergelijke metingen en onderzoeken (bijvoorbeeld van personeel, materieel, infrastructuur) dienen te worden uitgevoerd door deskundig personeel en zo nodig met voor het doel geschikte meetapparatuur (dat wil zeggen gekalibreerd, geijkt indien dit is vereist en gecontroleerd).

2520. Beoordeling van de naleving

2521. Om te beoordelen of aan wet- en regelgeving en de genomen beheersmaatregelen zoals opgenomen in de RI&E wordt voldaan, is controle en toezicht noodzakelijk. De commandanten van de Defensieonderdelen zijn verantwoordelijk voor het structureel en systematisch laten uitvoeren van deze (interne) controles en het rapporteren van de resultaten hiervan (zie procedure 10).

2530. (Interne) audits VMS DEF

2531. Met een audit wordt bij een defensieonderdeel de werking van het VMS DEF, of belangrijke onderdelen daarvan, periodiek (minimaal jaarlijks) beoordeeld en geëvalueerd. De audit wordt, onder verantwoordelijkheid van de HDP, uitgevoerd door competente auditors die niet bij de betrokken commandanten van de defensieonderdelen werkzaam zijn. Hierbij wordt beoordeeld of wordt voldaan aan de eisen van het VMS DEF. In procedure 10 wordt beschreven op welke wijze deze audits worden uitgevoerd.

2532. De HDP beoordeelt periodiek de relatie tussen het VMS DEF en de internationale norm (onder andere OHSAS 18001) waaraan het VMS DEF moet voldoen.

2533. Commandanten van de defensieonderdelen zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van interne audits van hun eigen veiligheidsmanagementsysteem.

2540. Afwijking, corrigerende maatregelen en preventieve maatregelen

2541. De commandanten dienen geconstateerde en mogelijke afwijkingen volgens procedure 11 op te nemen in plannen van aanpak en zorgen voor het nemen van corrigerende- en preventieve maatregelen conform deze plannen.2542. Het opstellen van (verbeter)maatregelen dient gericht te zijn op het wegnemen van de oorzaak en het borgen van maatregelen om herhaling te voorkomen.2543. Corrigerende en preventieve maatregelen kunnen op elk niveau worden geïnitieerd. Defensiebrede maatregelen worden in de praktijk op bestuursstaf niveau in de beleidsevaluatie (procedure 1) geïnitieerd en vastgelegd in doel- en taakstellingen.

2600. Beoordeling door Departementaal Beraad (DB)/Veiligheidsraad Defensie

2601. Het gehele VMS DEF wordt door het DB/Veiligheidsraad Defensie jaarlijks beoordeeld op geschiktheid en doelmatigheid op basis van een door de HDP opgesteld evaluatierapport. Verder wordt bepaald of het beleid nog actueel en in overeenstemming met andere beleidsdoelstellingen is aan de hand van de resultaten van het VMS DEF en de veranderende omstandigheden, adviezen en externe rapportages. In procedure 1 wordt beschreven op welke wijze deze beoordeling plaatsvindt.

3000. Organisatie en taakverdeling binnen het VMS DEF

3100. Samenhang

3101. In hoofdstuk 2000 zijn de verschillende onderdelen van het VMS DEF beschreven. In figuur 2 wordt de onderlinge samenhang van het VMS DEF schematisch weergegeven. Geheel links staan de stappen uit de BPB-cyclus. De linkerkant van het blokschema geeft aan op welke wijze de beheersing van de processen/activiteiten wordt geregeld. De rechterkant van het schema beschrijft de bewaking van de processen/activiteiten waarbij het leren van afwijkingen op verschillende niveaus centraal staat.

Figuur 2: Overzicht onderlinge samenhang procedures

3200. Organisatie en Taakverdeling

Figuur 3: (veiligheid) organisatie Ministerie van Defensie

3201. Het VMS DEF is van toepassing op alle processen, defensieonderdelen en eenheden en geldt voor alle medewerkers van Defensie. In figuur 3 is de organisatie van het Ministerie van Defensie weergegeven. Binnen de hoofd(bedrijfs)processen van Defensie dient echter door een aantal organisatiedelen en/of functionarissen een bijzondere (of specifieke) bijdrage te worden geleverd. Deze organisatiedelen met hun taken worden onder punt 3300 en verder nader beschreven.

3202. Naast de algemene verantwoordelijkheid voor veiligheid als integraal onderdeel van de lijnverantwoordelijkheid en zorgplicht, gelden ook specifieke, wettelijke kaders en verantwoordelijkheden voor het Ministerie van Defensie. Deze kaders volgen onder andere uit: de Arbowet, de milieuwetgeving en de luchtvaarteisen. Hieraan zijn de volgende specifieke verantwoordelijkheden verbonden:

1. het werkgeverschap;
2. de drijver der inrichting/vergunninghouder;
3. de accountable manager.

Indien deze verantwoordelijkheden van toepassing zijn, dienen deze expliciet te worden toegewezen aan de commandanten van defensieonderdelen en ondercommandanten.

3203. De Minister van Defensie is politiek verantwoordelijk voor het Ministerie van Defensie. De SG is de hoogste ambtelijke functionaris en eindverantwoordelijk voor de bedrijfsvoering binnen het Ministerie, waaronder de veiligheid en het veiligheidsmanagement volgens het VMS DEF. De verantwoordelijkheid voor het beleid en de coördinatie berust bij de HDP. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het VMS DEF is gemandateerd aan de directeuren/commandanten van de Defensieonderdelen. Deze beschikken over een op hun omgeving en organisatie toegesneden managementsysteem. Een dergelijk systeem is nooit in strijd met het VMS DEF. Binnen dit systeem wordt de algemene verantwoordelijkheid voor veiligheid en de specifieke verantwoordelijkheden belegd.

3204. De commandanten van de Defensieonderdelen zijn:

1. PSG (voor de bestuursstaf);
2. Commandant Koninklijke Marechaussee;
3. Commandant Zeestrijdkrachten;
4. Commandant Landstrijdkrachten;
5. Commandant Luchtstrijdkrachten;
6. Directeur Defensie Materieel Organisatie;
7. Commandant Commando Dienstencentra;
8. Commandant der Strijdkrachten (voor operationeel ingezette eenheden).

3205. De commandanten van de defensieonderdelen kunnen op hun beurt de taken en aansprakelijkheid verder delegeren tot op niveau van commandanten (conform de Regeling aanwijzing commandanten defensie).

3206. Commandanten hebben een integrale verantwoordelijkheid voor de veiligheid tijdens de uitvoering. Ieder niveau commandant heeft zijn eigen bevoegdheden en mogelijkheden voor het nemen van maatregelen. Daarom kunnen uitkomsten van risicoanalyses op het operationele niveau het noodzakelijk maken om hierover te besluiten op hoger niveau. Deze risico’s moeten dan door de lagere commandant of directeur worden aangemeld. Evenzo kunnen keuzes op hoger niveau leiden tot het nemen of aanpassen van maatregelen op uitvoerend niveau.

3207. Alle Defensiemedewerkers zijn mede verantwoordelijk voor de juiste uitvoering van het veiligheidsbeleid van Defensie en het naleven van de regels, gesteld in de wet- en regelgeving en defensie-eigen voorschriften op het gebied van veiligheid.

3208. Commandanten van de defensieonderdelen wijzen schriftelijk de commandanten aan die worden aangemerkt als “decentrale werkgevers”. Voorwaarde is dat de aangewezen commandanten (kunnen) beschikken over een medezeggenschapscommissie. De decentrale werkgevers zijn aansprakelijk voor het voldoen aan de Arbo-wet (waaronder het hebben van een RI&E conform artikel 5 van deze Arbo-wet).

3209. Commandanten van de defensieonderdelen wijzen- vanuit hun rol als hoofdgebruiker- schriftelijk de commandanten aan die worden aangemerkt als “drijver der inrichting/vergunninghouder” en die daardoor aansprakelijk zijn voor de verplichtingen die voortvloeien uit de milieuwetgeving en het Gebruiksbesluit (bouwwetgeving) zoals de milieuprestaties, het naleven van de vergunningen en het melden van milieuvoorvallen.

3211. Commandanten van de defensieonderdelen wijzen schriftelijk de commandanten aan volgens de Militaire Luchtvaarteisen fungeren als “Accountable Manager”, Deze is aansprakelijk voor het waarborgen dat alle activiteiten vallend onder de Militaire Luchtvaarteisen worden uitgevoerd in overeenstemming met de vereiste normen en binnen toegewezen budget en binnen de ter beschikking gestelde middelen.

Procedure 1: Beleid, evalueren en plannen

1000. Doel

1001. Het doel van deze procedure is:

1. het opstellen, aanpassen en jaarlijks evalueren van het gevoerde veiligheidsbeleid;
2. het vastleggen van doel- en taakstellingen om invulling te geven aan het beleid (inclusief preventieve maatregelen);
3. het evalueren van de werking van het VMS DEF,

teneinde de veiligheidsprestaties van Defensie te kunnen beoordelen, eventueel te verbeteren en te beoordelen of het systeem nog effectief en actueel is.

2000. Toepassingsgebied

2001. Deze procedure heeft betrekking op de effectiviteit van het veiligheidsbeleid, het VMS DEF en het realiseren van veiligheids- doel- en taakstellingen bij Defensie.

2002. De procedure heeft betrekking op de volgende actoren binnen Defensie:

1. de Minister van Defensie;
2. de (vertegenwoordigers in de) DB/Veiligheidsraad Defensie;
3. de HDP;
4. de Directeur Voorlichting & Communicatie.

3000. Werkwijze

3100. Opstellen beleidsevaluatierapport

3101. De HDP evalueert, namens de Minister van Defensie, jaarlijks vanaf januari het veiligheidsbeleid en de effectiviteit van het VMS DEF. Hij maakt hierbij onder andere gebruik van de reviews (beleidsevaluaties) van de managementsystemen van de commandanten van de defensieonderdelen. De HDP legt de bevindingen, conclusies en aanbevelingen schriftelijk vast in een evaluatierapport en legt dat voor 1 april ter becommentariëring voor aan de vertegenwoordigers in de Veiligheidsraad Defensie.

3102. De vertegenwoordigers in de Veiligheidsraad Defensie geven voor 1 mei hun eventuele op- en aanmerkingen door aan de HDP. Voor 15 mei wordt het eventueel bijgestelde evaluatierapport door HDP aangeboden aan het DB/Veiligheidsraad Defensie.

3103. Het DB/Veiligheidsraad Defensie bespreekt voor 15 juni het evaluatierapport en kan zich uitspreken over aanpassingen van het veiligheidsbeleid van Defensie en de doel- en taakstellingen op het gebied van veiligheid.

3104. De eventuele opmerkingen en aanvullingen van het DB/Veiligheidsraad Defensie worden door de HDP in het definitieve evaluatierapport opgenomen. Hij stuurt het definitieve evaluatierapport naar de commandanten van de defensieonderdelen. De commandanten van de defensieonderdelen maken de beleidsevaluatie bekend aan de onder hen ressorterende organisatieonderdelen.

3200. Veiligheids-doel- en taakstellingen

3201. De HDP actualiseert jaarlijks in mei de veiligheids- doel- en taakstellingen voor de komende jaren op basis van de beleidsevaluatie, nieuw beleid en de gezichtspunten van belanghebbenden partijen. De geactualiseerde doel- en taakstellingen worden voor 15 juni aan de vertegenwoordigers in het DVA en de werkgroep AP van het sectoroverleg Defensie aangeboden. Die beoordelen de veiligheids- doel- en taakstellingen en brengen voor 15 juli een advies uit aan de HDP. Het advies bevat een globale inschatting van de operationele, personele, materiële en financiële consequenties.

3202. De HDP beoordeelt en verwerkt het commentaar van de vertegenwoordigers in het DVA en de werkgroep AP van het sectoroverleg Defensie op de concept veiligheids- doel- en taakstellingen en biedt deze voor 15 augustus aan bij de CDS. De CDS zorgt voor opname van de doel- en taakstellingen in het Defensieplan.

3203. De uitvoeringsverantwoordelijken in de veiligheidsdoel- en taakstellingen maken plannen om invulling te geven aan de doel- en taakstellingen en rapporteren in de P&C cyclus over de realisatie hiervan. Bij de realisatie van doel- en taakstellingen wordt gebruikgemaakt van de bestaande procedures voor het tot stand komen van de begroting- en activiteitenplannen.

3300. Actualiseren veiligheidsbeleidsverklaring

3301. De HDP toetst jaarlijks voor 15 mei de veiligheidsbeleidsverklaring op actualiteit.

3302. Indien de beleidsverklaring niet actueel is, stelt de HDP een concept aangepaste veiligheidsbeleidsverklaring op. Conform de punten 3303 en 3304 wordt de nieuwe beleidsverklaring vastgesteld.

3303. De concept veiligheidsbeleidsverklaring wordt door HDP afgestemd met de vertegenwoordigers in de Veiligheidsraad Defensie en de CMC en hierna aangeboden aan DB. Het DB accordeert de concept veiligheidsbeleidsverklaring voor 1 juli. HDP biedt hierna de gewijzigde veiligheidsbeleidsverklaring aan ter bespreking met het Sectoroverleg Defensie. De Staatssecretaris ondertekent vervolgens de veiligheidsbeleidsverklaring.

3304. De HDP maakt de veiligheidsbeleidsverklaring schriftelijk bekend bij commandanten van de defensieonderdelen, de AD, de Directeur Voorlichting & Communicatie en de vertegenwoordigers van de Werkgroep AP. De commandanten van de defensieonderdelen maken de veiligheidsbeleidsverklaring bekend aan de onder hen vallende organisatieonderdelen.

3305. De Directeur Voorlichting & Communicatie draagt zorg voor publicatie van de beleidsverklaring (intranet en internet).

4000. Documenten

Procedure 2: Risico identificaties en analyses

1000. Doel

1001. Het doel van deze procedure is het vastleggen van taken, verantwoordelijkheden en werkwijzen die betrekking hebben op:

1. het identificeren van de risico’s op veiligheidsgebied van activiteiten, producten en diensten in de bedrijfsvoering, zowel tijdens voorzien-in, gereedstelling en in standhouding, als tijdens daadwerkelijke inzet. Hierbij moet rekening worden gehouden met geplande of nieuwe ontwikkelingen en nieuwe of gewijzigde activiteiten, producten of diensten;
2. het analyseren van de risico’s en van de mogelijke effecten op de bedrijfsvoering (door en voor processen, personeel, materieel/infra en milieu;
3. het treffen van preventieve maatregelen om de veiligheidsaspecten te beheersen ter voorkoming of vermindering van nadelige effecten, inclusief het toewijzen van acties en het borgen hiervan.

1002. Aan de onder punt 1001 genoemde punten wordt invulling gegeven door middel van het uitvoeren van Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) en het toepassen van operationeel risicomanagement (ORM).

1003. Voor de activiteit onder punt 1001 en 1002 worden verschillende termen gebruikt, afhankelijk van de materie/discipline. De kern is echter nagenoeg hetzelfde, zodat intern defensie de term RI&E wordt gebruikt voor alle vormen van risicoanalyse op het gebied van veiligheid (door en voor proces, personeel, materieel/infra en milieu).

2000. Toepassingsgebied

2001. Deze procedure is van toepassing op alle activiteiten en processen binnen Defensie.

2002. Deze procedure heeft betrekking op de volgende actoren binnen Defensie:

1. HDP;
2. DRMV
3. MLA;
4. DMO/MCGS;
5. CDS;
6. CDC;
7. DMO;
8. commandanten Defensieonderdelen;
9. commandanten;
10. Arbodienst Defensie (in samenwerking met de bedrijfsartsen van de geneeskundige diensten);
11. Medezeggenschap Commissie (MC).

2003. Tijdens oefeningen en daadwerkelijke inzet is vaak sprake van bijzondere en/of steeds wisselende omstandigheden, waardoor risico’s niet altijd kunnen worden beheerst zoals onder andere in wet- en regelgeving wordt voorgeschreven. Bij het nemen van maatregelen moet een zo optimaal mogelijke balans worden gevonden tussen veiligheid en het belang van de oefening of operatie. Het beleid van Defensie vereist dat risico’s worden geïdentificeerd en geanalyseerd zodat een weloverwogen besluit kan worden genomen binnen het (operationele) plannings/besluitvormingsproces. De resultaten van dit ORM zullen worden beoordeeld en worden verwerkt in de reguliere bedrijfsvoering.

2004. De CDS is als corporate operator verantwoordelijk voor het (laten) uitvoeren van de risico-identificaties en analyses ten behoeve van daadwerkelijke inzet (zoals bedoeld in de CDS aanwijzingen A-130 en A-410) en het (laten) toepassen van operationeel risico management (zoals beschreven in CDS A-130), als onderdeel van de operationele planning en besluitvorming. Hierbij is instemming van het medezeggenschapsorgaan en de toetsing door de Arbodienst Defensie niet vereist.

2005. De CDS kan zich bij het uitvoeren van de taken onder punt 2004 laten adviseren door diverse beleidsverantwoordelijken en materiedeskundigen (zoals HDP, MLA, DRMV, DMO/MCGS, CEMG en AD).

3000. Werkwijze

3100. Algemeen

3101. Voor het uitvoeren van risicoanalyses bestaan verschillende instrumenten en methodes. Deze instrumenten en methoden zijn in recente jaren veelvuldig toegepast binnen defensie vanuit verschillende (wettelijke) invalshoeken. (Noot:  Voorbeelden hiervan zijn de risico inventarisaties en evaluaties (RI&E), de ARIE en QRA’s.)

3102. Naar aanleiding van verschillende ongevalsonderzoeken is geconstateerd dat de bestaande risicoanalyses (waaronder de RI&E’s) niet volledig zijn of niet voldoende op de processen en activiteiten van de organisatie gericht zijn.

3103. Om invulling te geven aan de eigen ambities van Defensie en verplichtingen op het gebied van de Risico Identificatie en Analyse is binnen Defensie gekozen om de risicoanalyses primair te richten op de processen en activiteiten van een organisatie of eenheid en in mindere mate op de gebouwen en materialen die worden gebruikt. De risicoanalyses worden zoveel mogelijk defensiebreed uit gevoerd en geregistreerd in een applicatie RIAS (Risico Identificatie en Analyse Systeem).

3104. In RIAS is de database van de RI&E van alle processen/activiteiten van Defensie opgenomen (de vulling van de database vindt projectmatig plaats). Het inhoudelijke beheer van de database wordt uitgevoerd door de HDP.

3105. Tijdens de RI&E zijn de risico’s van de processen zoveel mogelijk onderzocht. Hoewel daarbij zoveel mogelijk rekening wordt gehouden met operationele omstandigheden, kunnen deze risico’s uiteraard niet allemaal in kaart worden gebracht. Dit zal namelijk per oefening/inzet sterk kunnen verschillen. Steeds opnieuw zal voor een oefening/inzet beoordeeld moeten worden wat de specifieke risico’s, en de bijbehorende maatregelen die dan getroffen moeten worden onder de omstandigheden die dan gelden.

3106. Op basis van de database in RIAS beschikken commandanten op een voor hun situatie passende Risico Inventarisatie en Evaluatie. Onderdelen/scenario’s uit de RI&E vanuit de defensiebrede database die voor de commandant niet van toepassing zijn worden gemotiveerd aangemerkt als niet van toepassing. Commandanten moeten alert zijn op nog niet onderkende scenario’s.

3107. De beheersmaatregelen die uit de RI&E volgen zijn deels (wettelijk) verplicht en in een aantal gevallen optioneel. Veel van de beheersmaatregelen zijn al vastgelegd in defensiebrede voorschriften, maar nog niet alle risico’s en scenario’s zijn al onderkend. Indien de beheersmaatregelen zijn afgestemd met de centrales van overheidspersoneel kan er sprake zijn van een zogenaamde Arbocatalogus.

3108. In punt 5000 wordt per stap beschreven hoe de Risico Inventarisatie en Evaluatie wordt uitgevoerd en vastgelegd. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van hulpmiddelen zoals vragenlijsten, branchespecifieke methodes, rekenmodellen en - voor het beschrijven van beheersmaatregelen – van “best practices”.

3200. Risico Identificatie en Evalutie

3201. De commandanten van de defensieonderdelen dragen zorg dat alle commandanten in het bezit zijn van een actuele bij de activiteiten en arbeidsomstandigheden van de werknemers passende Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E). De commandant initieert bij iedere verandering in de bedrijfsvoering (organisatorisch, procesmatig, materieel- of infrastructuurtechnisch) of zo dikwijls als de stand van de wetenschap en professionele dienstverlening daartoe aanleiding geven, een mogelijke aanpassing van de RI&E. Voor het uitvoeren van een RI&E overlegt de commandant met zijn MC. De RI&E moet schriftelijk zijn vastgelegd. Bij veranderingen in de bedrijfsvoering hoeven alleen de betrokken onderdelen en de relatie met de omgeving te worden bekeken.

3202. De RI&E bestaat uit drie delen:

1. een algemeen deel;
2. de beoordeling van processen en activiteiten;
3. een plan van aanpak.

3203. In het algemene deel wordt de invulling van het veiligheidsmanagementsysteem bij de betreffende organisatie beschreven. Onder punt 5100 staat een overzicht van de verschillende onderwerpen die hierbij aan de orde moeten komen.

3204. Voor de beoordeling van alle processen en activiteiten (beheerst en onbeheerst, routinematig en niet routinematig) wordt gebruik gemaakt van de database in RIAS. De resultaten van de RI&E van de betreffende organisatie worden in RIAS geregistreerd, Bij de beoordeling van de processen en activiteiten wordt aangegeven hoe de gevolgen hiervan voor de werknemers worden beperkt. Onder punt 5200 wordt per onderdeel van het format zoals opgenomen in RIAS een toelichting gegeven over hetgeen moet worden opgenomen.

3205. Indien uit de RI&E blijkt dat de gevolgen van risicovolle activiteiten en processen niet voldoende beperkt (beheerst) zijn en er sprake is van een te hoge risicoscore, stelt de commandant, in overleg met de betreffende MC, een bijbehorend plan van aanpak op (zie procedure 11). Indien maatregelen nodig zijn die buiten de bevoegdheid van de commandant liggen, dient de commandant hiervoor een behoeftestelling in/vraagt de commandant ondersteuning bij zijn hogere commandant. De te nemen maatregelen moeten leiden tot een aanvaardbaar risiconiveau, tot uitdrukking komend in de risicoscore. Indien de voorgestelde maatregelen een lange realisatietermijn kennen moet de commandant tijdelijke maatregelen nemen.

3210. Nadere onderzoeken

3211. Niet in alle gevallen is direct een beoordeling van de risico’s te bepalen waardoor nader onderzoek noodzakelijk is. Dit zal vaak het geval zijn bij het gebruik van gevaarlijke stoffen (waaronder kankerverwekkend, voortplantingsgiftig, mutageen, toxisch), opslag van munitie, in het geval van fysieke belasting, enzovoorts. Ook kan een nadere beoordeling van de psychosociale arbeidsbelastingaspecten (PSA) aan de orde zijn.

3212. De resultaten van nadere onderzoeken dienen in RIAS te worden opgenomen.

3220. De risicoanalyse van (wapen)systemen/machines/installaties/gebouwen/diensten

3221. Ook gevaren die direct volgen uit het gebruik van gebouwen, installaties, apparaten, machines en voertuigen, dienen te worden geïdentificeerd. Dit gebeurt in de fase van behoeftestelling, ontwerp en voorzien-in door DMO en/of CDC (zie procedure 4) en leidt tot een veiligheidsconstructiedossier of een vergelijkbaar document, waarin de (rest)risico’s en de benodigde maatregelen worden beschreven. Het veiligheidsconstructiedossier dient als uitgangspunt voor de RI&E waarin de gebruiker met aanvullende maatregelen voor de gebruiksfase (bijvoorbeeld door opleidingen, procedures, voorzieningen, enzovoorts) zorgt voor beheersing van de restrisico’s.

3230. Toetsen RI&E

3231. Voor de RI&E geldt een wettelijke verplichting om deze te laten toetsen door een deskundige (zoals bedoeld in de Arbowet voor de Risico Inventarisatie en Evaluatie). Bij Defensie wordt deze toetsing uitgevoerd door de Arbodienst Defensie (AD)

3232. Deze toetsing is bedoeld om een advies te geven over de volledigheid, betrouwbaarheid en actualiteit van de RI&E. Bovendien is instemming nodig van het betreffende medezeggenschapsorgaan (behalve tijdens operationele omstandigheden).

3233. De commandant is verantwoordelijk voor het laten beoordelen van de RI&E (inclusief plan van aanpak) door de AD. De AD toetst de uitgevoerde RI&E op volledigheid, actualiteit, toereikendheid en betrouwbaarheid. Bij munitie gerelateerde processen raadpleegt de AD indien nodig DMO/MCGS.

3234. De AD adviseert over het plan van aanpak en rapporteert dit aan de commandant en de MC van de desbetreffende eenheid. De commandant optimaliseert de RI&E en het plan van aanpak naar aanleiding van de rapportage van de AD en biedt het definitieve rapport aan de MC aan.

3240. Actueel houden RI&E

3241. Na realisatie van een actie in het plan van aanpak dienen opnieuw de wijze van borging en de hierbij behorende risicoscore te worden bepaald. De gewijzigde situatie dient in de actualisatie van de RI&E te worden opgenomen. Tenminste één maal in de 5 jaar dient een geactualiseerde RI&E opnieuw ter toetsing aan de AD te worden aangeboden.

4000. Documenten

5000. Toelichting RI&E

5100. Algemeen deel RI&E

5101. De onderstaande indeling wordt gebruikt voor het opstellen van het algemene deel van de RI&E. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van verwijzingen naar brondocumenten of geautomatiseerde systemen (refertes).

5200. Stappen beoordeling processen en activiteiten

Bij het opstellen van de RI&E zijn een aantal stappen te onderkennen. Deze stappen komen ook terug in RIAS.

5210 Stap 1: Bepalen van het bereik

5211. Een belangrijke stap is het vaststellen van de scope van de Risicoanalyse: welk proces/activiteit wordt beoordeeld. Een overzicht van processen/activiteiten is opgenomen in RIAS. Verder wordt vastgelegd welke organisatie-elementen daarbij betrokken zijn, wie de verantwoordelijke is voor de activiteit, welke personele en materiële middelen gebruikt worden (personeel, materieel, producten [inclusief bedrijfsstoffen, infrastructuur]), welke wet- en regelgeving van toepassing is en welke locatie het betreft. Hiervoor zijn in RIAS rolmenu’s beschikbaar.

5212. Bij het vastleggen van de RI&E gaat het om de volgende onderwerpen:

1. de processen/activiteiten die voor commandant van toepassing zijn;
2. de functionaris die namens commandant verantwoordelijke is voor proces/activiteit;
3. op welke locatie (gebouw, ruimte, omschrijving) het proces/activiteit plaatsvindt;
4. het materieel dat wordt gebruikt bij de processen/activiteiten;
5. het personeel dat wordt ingezet bij de processen/activiteiten;
6. de van toepassing zijnde wet- en regelgeving.

5220 Stap 2: Identificeren gevaren

5221. Na het vaststellen van de processen en activiteiten, kan worden bepaald welke gevaarrubrieken van toepassing zijn. In bijlage 7 is een lijst van gevaarrubrieken opgenomen welke beoordeeld moeten worden.

5222. Niet in alle gevallen is het mogelijk direct te beoordelen of een gevaarrubriek van toepassing is en is nader onderzoek (eventueel door Arbodienst Defensie) noodzakelijk zoals:

1. arbeidshygiënisch onderzoek zoals: onderzoek naar de aard en duur van de blootstelling aan geluid, gevaarlijke stoffen, fysieke belasting, trillingen enzovoorts.
2. veiligheidskundige analyses zoals: taakrisicoanalyses, kansberekeningen, bepalen aantal vluchtwegen, enzovoorts.
3. analyse van de organisatorische/menselijke factoren: supervisie, deskundigheid, voldoende informatie, werklast, communicatie, complexiteit enzovoorts.

5230 Stap 3: Beschrijven scenario’s en mogelijke schade

5231. Bij scenario’s wordt beschreven op welke wijze een gevaarsaspect (bijvoorbeeld een gevaarlijke stof) mogelijke schade veroorzaken aan mens of materiaal. In bijlage 8 is een overzicht opgenomen van de mogelijke schade waarbij bij het beschrijven van de scenario’s rekening gehouden moet worden.

5232. Het beschrijven van scenario’s kan het beste plaatsvinden door samenwerking tussen de uitvoerders van de activiteit, kenniscentra en VMS- deskundigen. Soms is daarvoor specifieke deskundigheid nodig. Een duidelijk omschreven scenario is noodzakelijk voor het goed kunnen inschatten van het risiconiveau en van de maatregelen. Ook bij het reproduceren van de risico-inschatting en het bespreken van de maatregelen is een duidelijk beschrijving van de gebruikte scenario’s essentieel.

5233. Bij het beschrijven van de scenario’s zijn verschillende werkmethoden te gebruiken. Het gebruik van brainstormtechnieken kan voorkomen dat ogenschijnlijk niet relevante aspecten over het hoofd worden gezien. Daarnaast kan het bestuderen van werkinstructies en het waarnemen van de praktijk zorgen voor aanvulling. Rekening moet worden gehouden met de situatie waarin bepaalde processen plaatsvinden (bv op een kazerne, in een oefengebied, tijdens slecht weer, onder tijdsdruk, enzovoorts).

5240 Stap 4 bepalen risicoscore

5241. Uit het beschreven scenario en de nadere onderzoeken kan de risicoscore worden bepaald. De risicoscore R wordt bepaald door het product van de waarschijnlijkheid (W) dat een scenario zich voordoet, de duur van de blootstelling (B) aan die situatie en het effect (E).

5242. De rekenkundige methode om de risicoscore te bepalen is een hulpmiddel om de risico’s te kwantificeren zodat ze eventueel met elkaar vergeleken kunnen worden. De absolute gevonden waarde heeft op zich geen betekenis. Voor het berekenen van de risicoscore wordt gebruik gemaakt van de kwantitatieve ranking methode van Fine & Kinney.

5243. Bij het bepalen van de W(aarschijnlijkheid) wordt vastgesteld hoe vaak het scenario optreedt. Hierbij kan onder andere gebruik worden gemaakt van het register van voorvallen, verzuimgegevens en gegevens van buiten de organisatie. De W zal zoveel als mogelijk Defensiebreed worden vastgelegd in de database). Er dient een keuze te worden gemaakt uit onderstaande tabel.

5244. Bij het bepalen van het E(ffect) wordt gekeken naar de ernst van het gevolg van een gevaarlijke situatie (scenario). Hierbij dient een keuze te worden gemaakt uit onderstaande tabel.

5245. De B(lootstellingfrequentie) geeft aan hoe vaak de situatie, waarbij het ongewenste effect kan optreden, zich voordoet. Hierbij dient een keuze te worden gemaakt uit onderstaande tabel.

5246. De gevonden risicoscore (R = W x E x B) wordt onderverdeeld in categorieën zoals weergegeven in onderstaande tabel. Bij het opstellen en toetsen van de Risicoanalyse dient de uniformiteit van het invullen van de factoren W, E en B wel te worden bewaakt bijvoorbeeld door deze gegevens te laten invullen/controleren door een deskundige.

5250 Stap 5: Aangeven beheersmaatregelen en borging hiervan.

5251. Beheersmaatregelen zijn voorzieningen die voorkomen dat aanwezige risico’s schade kunnen veroorzaken aan mens of materieel of de gevolgen van het risico beperken. De maatregelen zijn ruwweg onder te verdelen in personeelsgerichte maatregelen (zoals opleidingen, duidelijke functiebeschrijvingen), technische maatregelen (zoals overdrukbeveiliging, brandmeldinstallatie) en organisatorische maatregelen (zoals duidelijke verantwoordelijkheden, procedures, communicatie). De maatregelen kunnen zijn voorgeschreven in wet- en regelgeving. Dit wordt in RIAS aangegeven. Deze maatregelen dienen altijd aanwezig te zijn.

5252. Voor veel risico’s zijn eerder al beheersmaatregelen vastgesteld, gerealiseerd door voorzieningen in installaties, materieel of infra of beschreven in o.a. werkinstructies. Belangrijk is dat de kwaliteit daarvan voldoende is. Nader onderzoek kan daarvoor noodzakelijk zijn (bv. de capaciteit van afzuiginstallaties, de duidelijkheid van werkinstructies, de explosieveiligheid van een ruimte, de sterkte van kabels of de vloeistofdichtheid van een vloer).

5253. De borging moet inhouden dat de maatregelen zijn verankerd in de (dagelijkse) taken van functionarissen en geen specifieke aandacht behoeven. Maatregelen die essentieel zijn voor de veiligheid of een grote bijdrage leveren op het niveau van de veiligheid kunnen vereisen dat periodieke controle moet worden georganiseerd, bijvoorbeeld door het uitvoeren van inspecties, het verrichten van onderhoud of toezicht op de kwaliteit van uitvoering of naleven van de werkinstructies.

5254. Bij het beschrijven van de scenario’s en het vaststellen van de kans op een scenario wordt zoveel mogelijk uitgegaan van daadwerkelijke gegevens (verzuim, meldingen voorvallen enzovoorts). De beheersmaatregelen en wijze van borging hiervan dragen hieraan bij. Het komt echter voor dat beheersmaatregelen niet meer functioneren waardoor er vaker voorvallen voorkomen en dus de score voor W(aarschijnlijkheid) hoger wordt.

5255. Om te beoordelen of de kwaliteit van de beheersmaatregelen nog voldoende is en of de bijbehorende borging nog van kracht is zijn periodieke inspecties noodzakelijk (zie procedure 10).

5260. Stap 6: Analyseren en formuleren mogelijke verbeterpunten

5261. Op basis van de gevonden risicoscore kan worden bepaald of aanvullende maatregelen noodzakelijk zijn. Dit is het geval indien de risicoscore groter of gelijk is dan 20. Hierbij moet dan wel eerst worden bepaald of de voorgeschreven beheersmaatregelen daadwerkelijk aanwezig zijn en ook als zodanig functioneren (zie punt 5255).

5262. De noodzakelijke maatregelen worden als verbeterpunt opgenomen in het plan van aanpak (zie procedure 11). Ook op basis van interne en externe controles, audits, onderzoeken naar voorvallen, enzovoorts kunnen verbeterpunten worden geformuleerd.

5263. Op basis van een inschatting van het risico wordt een risicoprioriteit vastgesteld voor het uitvoeren van de verbeterpunten.

5264. Naast urgentie (risicoprioriteit) zijn er echter meer factoren die invloed hebben op de prioriteit. Het betreft hier de prioriteit bij de te nemen acties. Hierbij zijn onder andere van belang de realisatietermijn, voldoen aan wet- en regelgeving, de kosten van de maatregelen, de mogelijkheid om snel te kunnen scoren (motiverend) en de haalbaarheid van maatregelen. Deze prioriteit is zelf te bepalen.

5265. De te nemen actie beschrijft de voorgestelde maatregelen die nodig zijn om de activiteit beter te beheersen en waarmee de risicoscore kan worden verlaagd tot een aanvaardbaar niveau. Te denken valt hierbij aan het elimineren van de risicobron, het nemen van organisatorische maatregelen, het (beter) opleiden van personeel, het uitvoeren van beschermende maatregelen of het aanpassen dan wel stopzetten van de werkzaamheden.

5266. Bij voorkeur worden maatregelen genomen die leiden tot het wegnemen van het gevaar conform de zogenaamde “arbeidshygiënische strategie “ Indien bronaanpak is niet mogelijk is, of niet in eerste instantie, worden andersoortige maatregelen genomen. Het is ook mogelijk dat eerst een interim-oplossing moet worden genomen om het risico tot een aanvaardbaar niveau terug te dringen. In ieder geval wordt de effectiviteit van de voorgenomen maatregelen beoordeeld door opnieuw de risicoscore vast te stellen (R = W x E x B). De hoogte van dit restrisico is van invloed op de keuze voor de maatregelen.

Procedure 3: Bijhouden en toegankelijk maken van wettelijke en andere eisen

1000. Doel

1001. Het doel van deze procedure is het identificeren van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, en de hieruit volgende eisen, voor de veiligheidsaspecten van het Ministerie van Defensie.

2000. Toepassingsgebied

2001. Deze procedure heeft betrekking op de volgende actoren:

1. DJZ;
2. CDS;
3. HDP;
4. DRMV;
5. commandanten.

3000. Werkwijze

3100. Register wettelijke en andere eisen

3101. De HDP is verantwoordelijk voor het toegankelijk (laten) maken van de wet- en regelgeving op veiligheidsgebied.

3102. In de wet- en regelgeving zijn ook de uitzonderingsposities voor Defensie weergegeven. Deze uitzonderingen gelden voornamelijk net voor, tijdens en direct na operationele inzet en tijdens de voorbereiding hierop. Daarnaast zijn er uitzonderingen die gelden voor specifieke wapensystemen.

3103. De HDP is verantwoordelijk voor het bijhouden van de voor Defensie van toepassing zijnde wettelijke en andere eisen op veiligheidsgebied. De DJZ ondersteunt de HDP hierbij. De HDP analyseert, in overleg met de betrokken materiedeskundigen, of de wijzigingen consequenties hebben voor de bedrijfsvoering van Defensie en overlegt hierover met DJZ. HDP houdt een overzicht bij van de beoordeelde stukken. HDP informeert de commandanten en relevante beleidsdirecties over (voorgenomen) wijzigingen, de mogelijke consequenties en initieert zondig defensiebrede maatregelen.

3104. Indien een commandant wordt geconfronteerd met nieuwe of gewijzigde wet- en regelgeving waarvan hij oordeelt dat er geen of niet voldoende maatregelen zijn getroffen, stelt hij de HDP (door tussenkomst van de CDS indien het een operationeel commando betreft) hiervan op de hoogte. De HDP neemt hierna maatregelen om de consequenties alsnog te inventariseren en de maatregelen vast te stellen.

3200. Toegankelijk maken van voorschriften

3201. De beleidsverantwoordelijken en de commandanten stellen zich op de hoogte van de geldende wet- en regelgeving. De eisen uit de wet- en regelgeving worden geïdentificeerd en eventueel opgenomen in borgingsmiddelen en beheersmaatregelen zoals algemene voorschriften (HDP) en werkinstructies (commandanten). Een verwijzing naar deze borgingsmiddelen dient te worden opgenomen in de RI&E’s.

3202. De commandanten dragen zorg voor het bekendmaken van de toegankelijk gemaakte veiligheidsvoorschriften ten behoeve van de betrokken organisatiedelen.

4000. Schematisch overzicht

Procedure 4: Vervullen behoefte materieel, materialen en infrastructurele voorzieningen en leveren van diensten

1000. Doel

1001. Het doel van deze procedure is het waarborgen dat bij het voorzien in en in stand houden van personeel, materieel, materialen en infrastructurele voorzieningen (roerende en onroerende zaken) en het leveren van diensten, uitvoering wordt gegeven aan de wet- en -regelgeving op veiligheidsgebied en het Defensiebeleid.

2000. Toepassingsgebied

2001. Deze procedure heeft betrekking op de volledige cyclus van het voorzien in en instandhouding van het personeel:

1. werving en behoud van personeel;
2. doorstroom van personeel;
3. uitstroom van personeel.

2002. Deze procedure heeft betrekking op de volledige levenscyclus van roerende en onroerende zaken en op het leveren van diensten:

1. onderzoek en ontwikkeling;
2. ontwerpen en specificeren;
3. verwerven of realiseren (bouwen);
4. bouwbegeleiding en afname controle;
5. onderhoud en reparatie;
6. opslag en distributie;
7. transport;
8. slopen of afstoten.

2003. Deze procedure heeft betrekking op de volgende actoren binnen Defensie:

1. HDP;
2. CDS;
3. DMO (onder andere projectleiders, assortimentsmanagers, bedrijven);
4. CDC;
5. Commandanten;
6. Inkopers;
7. AD.

3000. Werkwijze

3100. Voorzien in personeel

3101. Defensie stelt specifieke eisen aan (militair) personeel. Om te bepalen of nieuw personeel aan deze eisen voldoet worden aanstellingskeuringen uitgevoerd.

3102. Een aanstellingskeuring wordt slechts verricht indien binnen de functie zogenaamde bijzondere functie-eisen aanwezig zijn die bijzondere eisen stellen op het punt van de medische geschiktheid van de werknemer (bijzondere belastbaarheideisen). De eisen worden vastgesteld door de CDS (OPCO’s). Dit ter bescherming van de gezondheid en veiligheid van de keurling, overige werknemers en van derden bij de uitvoering van de desbetreffende arbeid. De risico’s voor de gezondheid en veiligheid bij het uitvoeren van deze bijzondere taken kunnen niet met gangbare maatregelen worden gereduceerd. De keuringen vinden plaats door het Diensten Centrum Medische Keuringen (DCMK). Voor luchtvarenden vindt de keuring plaats bij het CML.

3200. Voorzien in materieel

3201. De CDS is verantwoordelijk voor de planning en het beheer van de materieelinvesteringen van Defensie. De budgetten voor deze grote materieelinvesteringen zijn vermeld in het Defensie Investeringsplan (DIP). Het DIP geeft aan welke deel-budgetten op welk moment beschikbaar zijn voor grote materieelprojecten en infrastructurele voorzieningen.

3202. De behoeftesteller dient rekening te houden met veiligheidsaspecten in de gestelde behoefte. Hij maakt hierbij onder andere gebruik van de bestaande RI&E’s.

3203. De realiserende partij dient in het uitwerken van de behoefte rekening te houden met veiligheidsaspecten. In het gehele traject van vervullen van behoefte in dient een veiligheidsanalyse te worden uitgevoerd (Arbo en milieurisicoanalyse (AMRA)). De afwegingen dienen te worden vastgelegd in een veiligheidsconstructiedossier (VCD) dat bij opleveren aan de behoeftesteller moet worden overhandigd.

3300. Exploitatie/in stand houden personeel

3310. Arbeidsomstandighedenspreekuur (AOS)

3311. Iedere werknemer heeft het recht een deskundige van de AD ¹⁾ te spreken met betrekking tot de arbeidsomstandigheden in zijn werksituatie. De commandant van het defensieonderdeel moet zorg dragen voor de invulling hiervan bij de onderliggende commandanten. De werknemer moet in staat zijn de afspraak zelf te maken, aangezien dat de privacy waarborgt. De locatie van het spreekuur moet zodanig worden gekozen dat de privacy van de werknemer wordt gewaarborgd. Voor militairen geldt dat zij primair gebruik maken van het arbeidsomstandigheden spreekuur bij de geneeskundige dienst van het Defensieonderdeel.

^{1) Voor militairen geldt dat zij zich hiervoor primair richten tot de (bedrijfs)arts van het medische zorgteam.}

3312. De AD draagt, in samenwerking met de geneeskundige diensten van de OPCO’s, zorg voor het uitvoeren van het AOS en inventariseert en registreert de betreffende gegevens. De AD analyseert de AOS- gegevens en rapporteert daarover (anoniem zonder werknemersgegevens) in overleg aan betrokken commandant.

3320. Arbeidsverzuimbegeleiding

3321. Het arbeidsverzuim wordt door de lijnmanagers bij de werkgevers geregistreerd in Peoplesoft.

3322. Het terugdringen van verzuim en het herstel van de inzetbaarheid van de medewerker/militair door een succesvolle re-integratie is de einddoelstelling van het arbeidsverzuimbeleid. Het uitgangspunt van Defensie bij arbeidsre-integratie is, voor zowel de werkgever als de werknemer, om er samen alles aan te doen wat mogelijk is om de arbeidsre-integratie bij voorkeur intern en anders extern de defensieorganisatie succesvol te realiseren. Het is voor een belangrijk deel (positief en negatief) te beïnvloeden waarbij het management (de commandant) en de werknemers beide een sleutelrol vervullen met betrekking tot preventie van verzuim.

3323. Een Sociaal Medisch Team adviseert de commandant bij het voeren van het arbeidsverzuimbeleid.

3324. Om herhaling van arbeid gerelateerd verzuim te voorkomen wordt de oorzaak van het verzuim gezocht en in relatie met de RI&E gebracht (zie procedure 2).

3400. Exploitatie/in stand houden materieel

3401. Bij oplevering van het roerende of onroerende goed of dienst aan de gebruiker (inclusief veiligheidsconstructiedossier en instandhoudingvoorschriften) wordt het product of de dienst door de commandant opgenomen in de RI&E van de eenheid en worden de benodigde borgingsmiddelen/beheersmaatregelen bepaald (BNP, opleidingen, enzovoorts).

3402. Bij de introductie van nieuwe materialen en bedrijfsstoffen (nog geen NSN), dient de aanvrager advies te vragen bij de DMO. De DMO beoordeelt deze nieuwe producten ten aanzien van veiligheids- en milieucriteria en ten aanzien van eventuele beschikbare veiligere en milieuvriendelijkere alternatieven. Voor het toepassen van stoffen gelden de in bijlage 5 genoemde restricties.

3403. Indien bestaande niet-gevaarlijke stoffen decentraal worden ingekocht, bepaald de aanvrager aan de hand van de RI&E en de behoefte of er sprake is van veiligheidsaspecten. Indien dit het geval is, zullen aan de hand van het Register wettelijke en andere eisen eventuele eisen worden geïdentificeerd. De specificaties van de behoefte of programma van eisen zullen in dit geval door de werkgever moeten worden beoordeeld en geaccordeerd. Hierna zullen de desbetreffende materialen worden ingekocht door de inkoper. Na levering dient het nieuwe product (indien noodzakelijk) te worden opgenomen in de RI&E (procedure 2).

3500. Uitstroom personeel

PM

3600. Afstoten materieel

PM

3700. Werkzaamheden door derden (diensten)

3701. Indien werkzaamheden door derden worden uitgevoerd (inhuur of uitbesteden) dient de verwerver/inkoper veiligheidsaspecten op te nemen in de af te sluiten contracten. De risico’s (voor beide partijen) bij het uitvoeren van werkzaamheden door derden dienen duidelijk te worden gemaakt in het contract zodat de juiste maatregelen getroffen kunnen worden.

3702. De commandant controleert of veiligheidsvoorwaarden in de contracten zijn opgenomen en ziet toe op de naleving hiervan.

3703. Bij het uitbesteden van werkzaamheden dienen vergelijkbare eisen te worden gesteld zoals deze voor het Ministerie van Defensie gelden.

3704. Indien verscheidene werkgevers werkzaamheden verrichten, moeten zij op doelmatige wijze samenwerken om naleving van het bij of krachtens de Arbeidsomstandighedenwet bepaalde te waarborgen. Voor (grotere) nieuwbouw-/verbouwactiviteiten dient een Veiligheid- en gezondheidsplan te worden opgesteld. Dit plan wordt opgesteld door de hoofdaannemer en goedgekeurd door de opdrachtgever.

4000. Schematisch overzicht

Procedure 5: Interne voorlichting

1000. Doel

1001. Het doel van deze procedure is het verzorgen van de interne voorlichting voor het personeel van het Ministerie van Defensie op het gebied van veiligheid.

2000. Toepassingsgebied

2001. De procedure richt zich op het verstrekken van informatie op veiligheidsgebied aan werknemers zodat zij zich bewust zijn van:

1. de waarde van betere veiligheidsprestaties, zowel voor zichzelf als voor collega’s en derden;
2. hun eigen rol in en verantwoordelijkheden voor het realiseren van het beleid, de doel- en taak­stellingen en het functioneren van het veiligheidsmanagementsysteem;
3. de mogelijke consequenties als van werkprocedures wordt afgeweken.

2002. De procedure heeft betrekking op de volgende actoren:

1. commandanten van defensieonderdelen;
2. HDP.

3000. Werkwijze

3100. Algemeen

3101. De commandant van het defensieonderdeel inventariseert jaarlijks de voorlichtingsbehoefte op het gebied van veiligheid en legt dit vast in een voorlichtingsplan.

3002. In ieder geval dient door de commandant voorlichting te worden gegeven over de veiligheidsgevaren (risico’s) die op de werkplek aanwezig zijn aan:

1. (nieuw) geplaatst personeel;
2. ingehuurd personeel;
3. stagiaires.

3200. Incidentele voorlichtingsbehoefte

3201. Bij de incidentele voorlichtingsbehoefte draagt de commandant van het defensieonderdeel zorg voor het verzamelen en samenstellen van de benodigde informatie en het aanbieden van het voorlichtingsmateriaal aan de betrokken doelgroep(en). Dit betreft bijvoorbeeld specifieke werknemers zoals jeugdigen, zwangeren en gehandicapten.

3300. Structurele voorlichtingsbehoefte

3301. Voor de structurele voorlichtingsbehoefte stelt de commandant van het defensieonderdeel voor 1 oktober een voorlichtingsplan op.

3302. De commandant van het defensieonderdeel biedt dit plan aan de HDP aan.

3303. HDP beoordeelt of de commandant van het defensieonderdeel zelf in de voorlichtingsbehoefte kan voorzien of dat er sprake kan zijn van een Defensiebrede voorlichtingsbehoefte.

3304. HDP inventariseert jaarlijks of Defensiebrede voorlichtingsactiviteiten dienen te worden geïnitieerd. Hij baseert zich hierbij op de verzoeken van commandanten van de defensieonderdelen en de algemene ontwikkelingen op veiligheidsgebied. De HDP stelt vervolgens een concept Defensiebreed voorlichtingsplan op.

3305. HDP draagt zorg voor het opnemen van financiële middelen voor het uitvoeren van Defensiebrede voorlichtingsactiviteiten op veiligheidsgebied in de begrotingen. Na toekennen van de financiële middelen stelt HDP het voorlichtingsplan vast en stelt de HDP het voorlichtingsplan bekend.

3306. De HDP en de commandanten van de defensieonderdelen dragen zorg voor het uitvoeren van het voorlichtingsplan. Zij kunnen zich laten ondersteunen door materiedeskundigen.

4000. Schematisch overzicht

Procedure 6: Metingen, registraties en rapportage

1000. Doel

1001. Het doel van deze procedure is:

1. het vaststellen en actualiseren van een meet- en registratieplan op gebied van ;
2. het rapporteren van veiligheidsgegevens uit dit plan;
3. het opstellen en verspreiden van het veiligheidsjaarverslag (als onderdeel van het Defensie jaarverslag).

1002. Het meet- en registratieplan bestaat uit onderwerpen en kengetallen die het management van Defensie in staat stellen inzicht te krijgen in de uitvoering van het veiligheidsbeleid, alsmede de realisatie van de vastgestelde doel- en taakstellingen.

2000. Toepassingsgebied

2001. Deze procedure heeft betrekking op de volgende actoren binnen Defensie:

1. DB/Veiligheidsraad Defensie;
2. HDP;
3. commandanten van defensieonderdelen;
4. HDFC.

3000. Werkwijze

3100. Actualiseren format veiligheidsrapportage

3101. De HDP actualiseert jaarlijks in oktober het meet- en registratieprogramma ten behoeve van de rapportage van de commandanten van de defensieonderdelen voor het komende verslagjaar. Het geactualiseerde format wordt opgenomen in de HDFC aanwijzing voor bedrijfsrapportages.

3102. In het meet- en registratieprogramma worden de volgende zaken aangegeven:

1. welke gegevens dienen te worden geregistreerd en gerapporteerd. Het betreft zowel reactieve als proactieve metingen en metingen naar de effectiviteit van corrigerende en preventieve maatregelen;
2. de frequentie van meten;
3. de meetinstrumenten;
4. de meeteenheden;
5. hoe de resultaten worden geregistreerd.

3103. De commandant van het defensieonderdeel meet, registreert, bewaart gegevens en rapporteert conform het aangeleverde programma in de maandrapportage conform de HDFC aanwijzing en zendt een afschrift ter informatie aan de DMC.

3104. De HDP beoordeelt en verifieert de kwaliteit van de rapportages en stelt de appreciatie hiervan op en biedt deze aan HDFC aan, waarna de normale behandeling van de maandrapportage plaatsvindt in de hiervoor aanwezige besluitvormingsfora.

3200. Opstellen veiligheidsjaarverslag

3201. De HDP evalueert in augustus de ontvangen op- dan wel aanmerkingen op het vorige jaarverslag. De bevindingen worden besproken met de directeur Voorlichting en Communicatie en vastgelegd in een evaluatieverslag. De HDP actualiseert in september de verslaggegevens, alsmede de doelgroepen en de informatiebehoefte van de doelgroepen.

3202. Op basis van de rapportages en gegevens in RIAS, GIDS en Peoplesoft verifieert, analyseert en verwerkt de HDP alle relevante gegevens in een concept paragraaf veiligheid ten behoeve van het defensie jaarverslag. HDFC draagt verder zorg voor het opstellen van het defensiejaarverslag.

4000. Schematisch overzicht

Procedure 7: Melden en registreren van voorvallen

1000. Doel

1001. Het doel van deze procedure is het zorg dragen voor een uniforme wijze van melden en registreren van voorvallen in binnen en buitenland zodat de juiste personen tijdig worden geïnformeerd en maatregelen kunnen worden genomen om herhaling te voorkomen.

2000. Toepassingsgebied

2001. Deze procedure is van toepassing op alle voorvallen (met betrekking tot veiligheidsmanagement) waarbij het Ministerie van Defensie is betrokken, waarbij:

1. dood van of letsel aan een persoon is ontstaan of had kunnen ontstaan;
2. sprake is van (potentiële) schade aan materieel of infrastructuur;
3. sprake is van bedreiging van de volksgezondheid;
4. sprake is van (potentiële) milieuschade;
5. sprake is van ongewenst gedrag;
6. sprake is van voorvallen met explosieve of gevaarlijke stoffen.

2002. Deze procedure heeft betrekking op de volgende actoren:

1. commandanten;
2. HDP;
3. CDS;
4. Directeur Voorlichting en Communicatie;
5. DCHR;
6. alle werknemers van Defensie (inclusief personeel, werkzaam in opdracht van Defensie).

3000. Werkwijze

3100. Algemeen

3101. In diverse wetgeving is de commandant (werkgever) een registratieverplichting van ongevallen opgelegd. Aan deze verplichting wordt invulling gegeven door de bepalingen in deze procedure. Om het veiligheidsbeleid te ondersteunen en tevens te voldoen aan de wettelijke verplichting tot het registreren van voorvalgegevens is er een geautomatiseerd systeem voor het melden van voorvallen ontwikkeld en opgenomen in Peoplesoft. Dit informatiesysteem wordt beheerd door de CDS en gevuld met gegevens door de commandanten.

3102. De meldingsplicht kent geen uitzonderingen. Voorvallen dienen conform Aanwijzing SG A/963 te worden gemeld.

3103. Iedereen binnen Defensie heeft de plicht om voorvallen te melden aan de commandant van de betrokken eenheid of aan de daarvoor aangewezen functionaris en onmiddellijk de maatregelen te treffen die redelijkerwijs kunnen worden verlangd om herhaling van het voorval te voorkomen en de gevolgen zoveel mogelijk te beperken of ongedaan te maken.

3104. Personen buiten Defensie (bijvoorbeeld persvertegenwoordigers) die inlichtingen wensen over een voorval moeten worden verwezen naar de Directeur Voorlichting & Communicatie.

3105. In geen geval mogen persoonsgegevens van personen die bij een ongeval zijn verwond of om het leven zijn gekomen, bekend worden gemaakt buiten de organisatie, voordat de familie van de betrokkenen daarvan langs officiële weg in kennis zijn gesteld. In alle gevallen dient de hand te worden gehouden aan het Integraal Beveiligingsvoorschrift Defensie (MP 10-10), deel 3: Beveiliging van staatsgeheimen en vitale onderdelen/objecten.

3200. Het registreren van voorvallen

3201. Een melding dient zo snel mogelijk (meestal binnen 24 uur), door, of in opdracht van, de commandant te worden ingevoerd in het meldingen en registratiesysteem. Hierin worden tevens de genomen en nog openstaande acties vermeld.

3202. De commandant is verplicht een registratie bij te houden van de reguliere werkzaamheden met kankerverwekkende stoffen en reprotoxische stoffen zoals benzeen, asbest, zandsteen en zandstralen, lood en loodwit. Het betreft hier stoffen met de volgende R-zinnen: R45, R46, R49, R60, R61, R62, R63, R64 en een aantal R68 gecombineerde R zinnen (onherstelbare effecten zijn niet uitgesloten). De beoordeling van de blootstelling van deze gevaarlijke stoffen maakt onderdeel uit van de RI&E (zie procedure 2).

3203. Individuele medewerkers kunnen bij (vermeende) incidentele blootstelling het PRGS formulier (zie bijlage 6) invullen en ondertekend door de commandant op laten nemen in het P-dossier van de betrokkenen. Voor oud-medewerkers van Defensie geldt de mogelijkheid om de PRGS formulieren in te vullen voor voorvallen vanaf 1 januari 1994.^Noot Zij kunnen het volledig ingevulde formulier (eventueel zonder handtekening van de commandant als de eenheid niet meer bestaat) opsturen naar DCHR (Postbus 295, 7500 AG Enschede). DCHR zorgt voor het laten beoordelen van de ingevoerde gegevens door de HDP en hierna voor opname in het P-dossier van de betrokkene.

^{Noot: Op basis van brief van de Staatssecretaris van Defensie van 22 maart 2000 (P/2000001680)}

3204. Bij een incidentele blootstelling van een individu of een groep kan een blootstellingsrapport worden opgesteld met conclusies en aanbevelingen. In het persoonsdossier van betrokkene(n) kan worden verwezen naar dit rapport. Op aangeven van DMG kunnen (verwijzingen naar) blootstellingsrapporten ook in het medisch dossier van betrokkene(n) worden opgenomen.

4000. Documenten

Procedure 8: Onderzoeken van voorvallen

1000. Doel

1001. Het doel van deze procedure is het onderzoeken van voorvallen zodat de oorzaken en leermogelijkheden van voorvallen worden gevonden.

2000. Toepassingsgebied

2001. Deze procedure heeft betrekking op het onderzoeken van voorvallen in binnen- en buitenland waarbij het Ministerie van Defensie is betrokken.

2002. Deze procedure is niet van toepassing op onderzoeken van voorvallen indien deze een directe relatie hebben met inzet door vijandige opponenten (geweldsvoorvallen) of geweldshandelingen tenzij door de SG of CDS anders wordt besloten.

2003. Deze procedure heeft betrekking op de volgende actoren:

1. SG;
2. CDS;
3. commandanten van defensieonderdelen;
4. commandanten;
5. alle werknemers van Defensie (inclusief personeel, werkzaam in opdracht van Defensie).

3000. Werkwijze

3100. Algemeen

3101. In deze paragraaf wordt het onderzoeken van voorvallen beschreven zoals dit door het Ministerie van Defensie wordt uitgevoerd. Indien een ongeval ook door een andere instantie wordt onderzocht zal Defensie hierbij zoveel als mogelijk aansluiting zoeken.

3102. Het onderzoek van een Commissie van Onderzoek (CvO) betreft een intern defensieonderzoek naar oorzaken van voorvallen. Andere instanties kunnen afzonderlijk onderzoek doen naar een voorval. Hierbij valt te denken aan de Onderzoeksraad voor Veiligheid (OVV) ^Noot, een commissie conform “procedure voor de reconstructie van ernstige voorvallen onder operationele omstandigheden”, de Arbeidsinspectie (AI), de Koninklijke Marechaussee (KMar), VROM Inspectie en de Inspectie Gezondheidsbescherming, Waren en Veterinaire zaken. Deze instanties gebruiken grotendeels dezelfde onderzoeksgegevens als de CvO, maar hebben een eigen invalshoek bij het onderzoek. In een aantal situaties kunnen de onderzoekers eventueel samenwerken.

^{Noot: Zie Rijkswet Onderzoeksraad Voor Veiligheid, Stb. 2004, 677.}

3103. De Onderzoeksraad voor Veiligheid (OVV) kan onderzoek doen naar voorvallen bij Defensie. Een onderzoek van de OVV richt zich op het achterhalen van oorzaken om voorvallen in de toekomst te voorkomen. Na melding van het voorval zal de OVV doorgaans binnen 5 dagen besluiten over het wel of niet instellen van een eigen onderzoek. Indien de OVV besluit het voorval te onderzoeken is het afstemmingsprotocol: “Onderzoeksraad voor Veiligheid – Defensie” van toepassing. De OVV kan de inbeslagname vorderen van bepaalde onderzoeksgegevens en fysieke bewijsstukken.

3104. In voorkomende gevallen kan de SG conform de “procedure voor de reconstructie van ernstige voorvallen onder operationele omstandigheden” (de zogenaamde procedure “De Veer”) opdracht geven tot het instellen van een onderzoek.

3105. Het Openbaar Ministerie kan onderzoek gelasten naar een voorval met het oog op eventueel strafbare feiten. De insteek hierbij is dan ook niet primair gericht op het verhogen van de veiligheid. Het onderzoek wordt namens het Openbaar Ministerie uitgevoerd door de KMar. Het Openbaar Ministerie kan de inbeslagname vorderen van bepaalde onderzoeksgegevens en fysieke bewijsstukken.

3106. De AI, VROM Inspectie en Inspectie Gezondheidsbescherming, Waren en Veterinaire zaken onderzoeken voorvallen vooral om vast te stellen of bepaalde regels ten aanzien van de veiligheid zijn overtreden. Indien er onveilige situaties worden geconstateerd kunnen bestuurlijke maatregelen worden opgelegd.

3107. Ook andere niet genoemde instanties kunnen onderzoek doen naar een ongeval. Het betreft hier bijvoorbeeld advocaten of journalisten die informatie kunnen opvragen bij de CvO. Indien dit het geval is neemt de voorzitter van de CvO zo snel mogelijk contact op met de opdrachtgever voor nadere instructies.

3108. Hulpverlening en maatregelen ter beperking van de schade dienen direct na het voorval ter hand te worden genomen. Om onderzoekers (CvO/KMar/AI/VROM/OVV) in staat te stellen het onderzoek naar behoren uit te voeren, worden de omstandigheden op de plaats des onheils, na het veilig stellen van de situatie, zoveel mogelijk intact gelaten totdat de onderzoekers ter plaatse zijn aangekomen of hebben aangegeven dat er ter plaatse geen onderzoek zal worden ingesteld.

3109. In Aanwijzing SG/868 (procedure afstemming intern Defensieonderzoek en strafrechtelijk onderzoek) wordt beschreven op welke wijze wordt voorkomen dat onderzoeken zoals bedoeld in deze procedure een strafrechtelijk onderzoek belemmeren.

3111. Indien tijdens het onderzoek blijkt dat er sprake is van mogelijk strafbare feiten stelt de commandant de Directeur Juridische Zaken en de KMar hiervan in kennis.

3112. De coördinatie van het onderzoek van voorvallen is door de SG gemandateerd aan de CDS.

3200. De Commissie van Onderzoek (CVO)

3201. Indien een voorval heeft plaatsgevonden en nader onderzoek noodzakelijk is moet zo spoedig mogelijk een CvO worden ingesteld door:

1. de CDS voor categorie 4 voorvallen;
2. de commandant van het Defensieonderdeel voor categorie 1, 2 en 3 voorvallen.

De opdrachtgever van de CvO legt schriftelijk de onderzoeksopdracht, onderzoeksvragen en eventuele randvoorwaarden vast in een instellingsbeschikking en informeert ook de betreffende MC hierover.

3202. De CvO bestaat uit minimaal drie leden:

1. voorzitter: een door de opdrachtgever aan te wijzen zo onafhankelijk mogelijke persoon;
2. secretaris;
3. lid: een materiedeskundige op het gebied van veiligheid, respectievelijk het betrokken materieel of ander aandachtsgebied.

De CvO kan worden uitgebreid met meerdere leden indien de aard van het voorval daartoe aanleiding geeft. Minimaal één van de leden heeft een relevante opleiding, dan wel ervaring op het gebied van veiligheidskundige onderzoeken.

3203. Bij samenstelling van de CvO moet zijn gewaarborgd dat het onderzoek zo onafhankelijk mogelijk en met voldoende deskundigheid kan worden uitgevoerd. Eventueel kan worden geparticipeerd door een vertegenwoordiger van een ander defensieonderdeel.

3204. De CvO start direct met het onderzoek en bezoekt zo spoedig mogelijk de plaats van het voorval.

3205. De voorzitter van de CvO heeft de volgende bevoegdheden en verplichtingen:

1. hij/zij is bevoegd iedere functionaris van het Ministerie van Defensie en andere betrokken partijen rechtstreeks te benaderen voor het verkrijgen van informatie en hulp ten dienste van het onderzoek;
2. hij/zij is bevoegd bij het ongeval betrokken materieel of bescheiden te vorderen en ter beschikking van de commissie te laten blijven voor de duur van het onderzoek zolang als de commissie dit noodzakelijk acht;
3. hij/zij is bevoegd functionarissen als bedoeld onder a, van wie de getuigenis voor het onderzoek van belang kan zijn, te spreken en bevindingen vast te leggen;
4. hij/zij is verplicht een lid van de commissie te laten vervangen, als blijkt dat deze zodanig bij het ongeval is betrokken, dat zijn/haar objectiviteit in twijfel kan worden getrokken;
5. hij/zij is verplicht de commandant in te lichten over belangrijke nieuwe aspecten die in de loop van het onderzoek aan het licht komen en eventuele veiligheidsbevorderende maatregelen die noodzakelijk zijn;
6. hij/zij is verplicht gevorderd materieel vrij te geven, zodra de commissie oordeelt hierbij geen belang meer te hebben. Hij/zij deelt een en ander mede aan commandant van het Defensieonderdeel en betrokken commandant van de eenheid.

3206. De CvO streeft ernaar het onderzoek binnen 60 werkdagen na tijdstip van het voorval af te ronden.

3207. Indien het onderzoek niet binnen 60 werkdagen kan worden afgerond, rapporteert de CvO in een tussenrapportage over de voortgang van het onderzoek de opdrachtgever. Indien de opdrachtgever de CDS is wordt gerapporteerd door tussenkomst van de commandant van het Defensieonderdeel.

3208. De CvO legt haar bevindingen vast in een rapport van onderzoek conform bijlage 9. De voorzitter van de CvO verzendt het rapport, na ondertekening, naar de betrokken commandant van het defensieonderdeel.

3209. De commandant van het defensieonderdeel biedt het rapport van onderzoek van categorie 3 en 4 voorvallen, voorzien van een appreciatie, binnen 6 weken na afronding van het onderzoek aan de CDS aan. Hierna wordt de CvO ontbonden door de opdrachtgever.

3211. De appreciatie van de commandant van het defensieonderdeel moet tenminste bevatten:

1. een overzicht van de aanbevelingen van de CvO die worden overgenomen;
2. de argumentatie voor het eventueel niet overnemen van bepaalde aanbevelingen van de CvO;
3. de uitwerking van de overgenomen aanbevelingen in concrete maatregelen;
4. de actienemer van de maatregelen.

3212. De CDS draagt zorg voor doorgeleiding van het eindrapport, voorzien van zijn appreciatie, naar de bewindslieden door tussenkomst van de SG, betrokken beleidsdirectie (bijvoorbeeld HDP en MLA), betrokken defensieonderdeel en andere defensieonderdelen. In voorkomend geval wordt de OVV geïnformeerd over het (vastgestelde) eindrapport.

3213. De commandant van het betrokken defensieonderdeel draagt zorg voor het informeren van de nabestaanden/slachtoffers over de inhoud van het rapport. Dit dient echter pas plaats te vinden nadat 3212 is uitgevoerd.

3300. Eindbeschikking

3301. Na afronding van de onderzoeken die in opdracht van de CDS worden uitgevoerd, worden de conclusies en de te nemen maatregelen ter voorkoming van herhaling van het voorval, vastgelegd in een eindbeslissing. Deze eindbeslissing wordt in de vorm van een appreciatie door de CDS vastgesteld.

3302. De eindbeslissing wordt binnen 40 werkdagen na ontvangst van het rapport vastgesteld op grond van de resultaten van het ingestelde onderzoek en eventuele overige informatie.

3303. Namens de SG bewaakt de CDS de voortgang van de uit te voeren verbetervoorstellen uit de eindbeslissing.

4000. Schematisch overzicht

Procedure 9: Voorbereid zijn op noodsituaties en voorvallen

1000. Doel

1001. Het doel van deze procedure is het identificeren van potentiële voorvallen en noodsituaties en het adequaat kunnen reageren daarop, zodat ongewenste effecten voor mens en omgeving zoveel mogelijk worden beperkt.

2000. Toepassingsgebied

2001. Deze procedure heeft betrekking op onvoorziene en ongewenste voorvallen:

1. waardoor verstoring van de algemene veiligheid is of kan ontstaan; waarbij de (volks)gezondheid dan wel materiële belangen in het geding zijn;
2. waarbij (gecoördineerde) inzet van verschillende hulpdiensten is vereist;
3. waarbij civiele autoriteiten dienen te worden gewaarschuwd.

2002. Deze procedure heeft betrekking op de volgende actoren:

1. commandant van defensieonderdeel;
2. commandant van het object;
3. commandanten.

3000. Werkwijze

3100. Bedrijfsnoodplan (BNP)

3110. Opstellen

3111. De commandant van het defensieonderdeel draagt zorg voor het opstellen van een bedrijfsnoodplan (BNP) per locatie (voor opbouw en inhoud zie bijlage 4). De commandant van het object is hiervoor verantwoordelijk en doet dit in overleg met de (G)MC. Het BNP van een locatie geldt voor alle op die locatie aanwezige commandanten. Deze commandanten dienen een bijdrage te leveren aan het opstellen, trainen en verbeteren van het BNP en de organisatorische vulling van de organisatie ten behoeve van het BNP.

3112. Het BNP en overige noodprocedures dienen aan te sluiten bij de rampenbestrijdingsplannen van de civiele autoriteiten.

3113. In het BNP dienen instructies te zijn opgenomen die eventuele schade voor mens en milieu als gevolg van een (grote) calamiteit minimaliseren.

3120. Uitvoeren en oefenen

3121. De commandant van het object dient er zorg voor te dragen dat alle middelen aanwezig zijn om het BNP uit te kunnen voeren. Hij draagt zorg voor het bekendmaken van de inhoud van dat plan aan al het personeel in dienst van of werkend op de locatie.

3122. De commandant van het object zorgt ervoor dat het BNP minimaal jaarlijks wordt geoefend. Hij stelt hiervoor een oefenprogramma op en verzorgt een schriftelijke evaluatie van de oefening. Indien dit uit de evaluatie blijkt of indien de activiteiten op de locatie zijn gewijzigd, stelt hij het BNP bij.

3123. In geval van een noodsituatie stelt de commandant van het object het BNP inwerking zodat de negatieve gevolgen voor mens en milieu worden beperkt.

3200. Verblijf elders

3201. Bij permanent of tijdelijk verblijf elders van een eenheid of groot gedeelte hiervan, stelt de commandant zich op de hoogte van de instanties die ter plaatse aanspreekpunt zijn voor calamiteiten en welke procedures (bijvoorbeeld STANAG) terzake gelden en leeft deze procedures na. In de RI&E (zie procedure 2) dient rekening gehouden te worden met deze procedures.

3202. De commandant zorgt ervoor dat er een organisatie of een plan is dat regelt dat bij calamiteiten passende (eerste) maatregelen worden genomen ter beperking van nadelige gevolgen voor mens en milieu.

4000. Schematisch overzicht

Procedure 10: Interne veiligheidsaudits

1000. Doel

Het doel van deze procedure is:

1. a. het monitoren of de processen en activiteiten op de juiste wijze worden uitgevoerd en
2. b. het beoordelen van de effectiviteit van het Veiligheidsmanagementsysteem.

2000. Toepassingsgebied

2001. De procedure heeft betrekking op:

1. het uitvoeren van controles en toezicht op naleving van voorschiften uit wet- en regelgeving;
2. het vaststellen of aan de geldende systeemdocumentatie die deel uitmaakt van het VMS DEF op effectieve wijze uitvoering wordt gegeven;
3. het door middel van audits beoordelen of het VMS DEF voldoet aan de eisen (onder andere OHSAS 18001).

2002. De procedure heeft betrekking op de volgende actoren:

1. HDP;
2. DB/Veiligheidsraad Defensie;
3. DMO;
4. DVD;
5. Commandanten van defensieonderdelen;
6. Commandanten;
7. AD;
8. OIB;
9. ADD;
10. KMCGS;
11. IMG;
12. MLA;

3000. Werkwijze

3100. Controles procesbeheersing

3110. Interne controle

3111. De commandanten van defensieonderdelen dragen zorg voor het laten controleren van de beheersmaatregelen en de borging hiervan.

3112. Een belangrijk instrument dat wordt gebruikt voor de eerstelijnscontrole van wet- en regelgeving is de controlelijst die door RIAS wordt gegenereerd op basis van de beheersmaatregelen en wijze van borging zoals opgenomen in de RI&E (zie procedure 2).

3113. Inspecties, keuringen en calibraties aan vastgoedgerelateerde installaties en infrastructurele voorzieningen vallen doorgaans onder verantwoordelijkheid van de DVD. De DVD is tevens verantwoordelijk voor het opstellen en beheren van een onderhouds- en keuringsdossier, waarin de planning en resultaten van deze inspecties, keuringen en calibraties zijn opgenomen. De DMO is hiervoor verantwoordelijk voor roerende zaken. De commandant is eindverantwoordelijk en ziet toe op een juiste uitvoering van de hierboven genoemde werkzaamheden door de DVD en de DMO.

3114. Controles aan installaties en voorzieningen die niet in onderhoud zijn bij de DVD of DMO moeten door de commandant zelf worden gepland en uitgevoerd. Van de uitgevoerde onderhoudsactiviteiten en keuringen dienen registraties te worden bijgehouden.

3115. Om (vroegtijdig) inzicht te krijgen in de eventuele ongewenste effecten van het werk op de gezondheid van het personeel stelt de commandant zijn medewerkers periodiek in de gelegenheid een (te ontwikkelen) preventief medisch onderzoek (PMO) te ondergaan. Het PMO is erop gericht de risico’s die de arbeid voor de gezondheid van de werknemers met zich meebrengt zoveel mogelijk te voorkomen of te beperken.

3116. De commandant stelt op grond van de uitgevoerde RI&E’s vast of er een aanleiding is voor het uitvoeren van een PMO. De RI&E geeft de specifieke aandachtspunten aan die binnen het PMO aan de orde dienen te komen.

3117. De commandant stelt in overleg met de AD en de MC de doelgroep en de frequentie van het PMO vast. De deelname aan het PMO is vrijwillig. De AD draagt, in samenwerking met de geneeskundige dienst, zorg voor het uitvoeren van het PMO en inventariseert en registreert de betrokken gegevens. De AD rapporteert aan de werkgevers en de MC.

3118. De AD analyseert de PMO gegevens en rapporteert hierover zo vaak als noodzakelijk, doch tenminste eenmaal per jaar aan de commandant en de betrokken medezeggenschap commissie.

3120. Toezicht

3121. Een bijzondere vorm van interne controle is het toezicht op bepaalde aspecten van de bedrijfsvoering door de IMG, de MLA en Korps Militaire Controleurs Gevaarlijke Stoffen.

3130. Externe controle

3131. Naast de eigen interne controle van de bedrijfsvoering worden ook door derden inspecties uitgevoerd. Het gaat hier onder andere over gemeentelijke brandweerkorpsen, de Arbeidsinspectie, VROM Inspectie, Voedsel en Warenautoriteit, enzovoorts.

3132. De commandant dient een afschrift van de resultaten van alle externe inspecties op veiligheidsgebied te verzenden naar de HDP.

3200. Audits

3210. Planning

3211. De HDP beheert een lijst van functionarissen die deel uitmaken van de auditpool van het VMS DEF. Deze functionarissen kunnen op basis van navolgende criteria optreden als auditor van het VMS DEF. De auditors:

1. hebben tenminste 2 jaar werkervaring op het gebied van veiligheid;
2. zijn opgeleid en werkzaam als auditor bij de commandanten van de defensieonderdelen;
3. beschikken over een afgeronde veiligheidsopleiding op tenminste HBO niveau;
4. beschikken over bekwaamheden om audits uit te kunnen voeren.

3212. De HDP stelt jaarlijks in oktober een concept-auditplanning op voor het uitvoeren van veiligheidsaudits van het VMS DEF in het volgende jaar. Ieder defensieonderdeel wordt tenminste één keer per jaar geaudit.

3213. De HDP overlegt de concept-auditplanning met de directievertegenwoordigers van de defensieonderdelen om de planning af te stemmen in tijd en zo nodig aan te laten sluiten op eventueel aanwezige behoeften of wensen.

3214. De definitieve auditplanning wordt voor 1 december vastgelegd door het DB/Veiligheidsraad Defensie. De HDP maakt vervolgens die planning voor 15 december bekend bij alle betrokkenen.

3215. De commandanten van de defensieonderdelen zijn verantwoordelijk voor het plannen en uitvoeren van audits van hun eigen veiligheidsmanagementsysteem. De resultaten hiervan komen aan de orde in de audits van het VMS DEF.

3220. Voorbereiden audit

3221. De lead-auditor van de HDP wijst voor elke uit te voeren audit één of meer auditors aan. In dit voorschrift wordt verder gesproken over auditor. Hij draagt er zorg voor dat de auditor de vereiste werkdocumenten en specifieke middelen heeft, die zijn benodigd om de audit uit te kunnen voeren.

3222. In overleg met de commandant van het defensieonderdeel wordt een auditplan opgesteld. In dit plan wordt vastgelegd met welke functionarissen wordt gesproken tijdens de audit.

3230. Uitvoeren audit

3231. Indien de commandant van het defenisieonderdeel hieraan behoefte heeft, wordt voor het begin van de audit een bijeenkomst belegd met het management van de te auditten onderdelen. In dit overleg wordt de auditplanning toegelicht en worden nadere werkafspraken gemaakt.

3232. De auditor verzamelt tijdens de audit gegevens, door middel van interviews met de te auditten personen. Hij verifieert de gegevens ter plaatse om vast te kunnen stellen of de bedrijfsvoering bij de eenheid ten aanzien van de veiligheidsaspecten in overeenstemming is met de eisen van het VMS DEF. De auditor beoordeelt de gegevens, stelt eventueel tekortkomingen vast en legt die schriftelijk vast in een bevindingenrapport.

3233. Jaarlijks wordt door de HDP ook gecontroleerd of het VMS DEF nog voldoet aan alle elementen van OHSAS 18001 en andere normen waaraan voldaan moet worden.

3240. Rapporteren en verbeteringen

3241. Binnen een maand na afloop van de audit stelt de lead-auditor een concept auditrapport met de geconstateerde bevindingen op. Dat conceptrapport wordt door de lead-auditor besproken met de betreffende commandant. Hierna stelt de lead-auditor het definitieve rapport op en stuurt dat naar commandant van het defensieonderdeel in afschrift aan de HDP.

3242. De commandant van het defensieonderdeel draagt zorg voor de uitvoering van de in het auditrapport opgenomen verbeteracties. Daarvoor staat in principe een termijn van maximaal zes maanden. Na deze periode kan opnieuw een audit worden uitgevoerd. De nadruk van deze audit ligt op de uitgevoerde verbeteringen.

4000. Schematisch overzicht

Procedure 11: Afwijkingen, corrigerende en preventieve maatregelen

1000. Doel

1001. Het doel van deze procedure is het vastleggen van taken en verantwoordelijkheden die betrekking hebben op:

1. het structureel optreden bij geconstateerde afwijkingen;
2. het nemen van passende corrigerende en eventueel preventieve maatregelen.

1002. Aan de onder punt 1001 genoemde punten wordt invulling gegeven door middel van het opstellen en uitvoeren van verbeterpunten met behulp van een plan van aanpak.

2000. Toepassingsgebied

3. Deze procedure heeft betrekking op de volgende actoren:

1. Commandanten.

3000. Werkwijze

3001. De commandant stelt op basis van bijvoorbeeld klachten, inspecties, resultaten van interne controles, monitoring, voorvallen en audits vast of er sprake is van een afwijking. Hij/zij registreert de afwijking in een plan van aanpak in RIAS.

3002. De commandant onderzoekt de afwijking, stelt de oorzaak (oorzaken) hiervan vast en neemt maatregelen om de effecten van de afwijking tegen te gaan en te voorkomen.

3003. De commandant beoordeelt de noodzaak voor het nemen van maatregelen om afwijkingen te voorkomen en implementeert geschikte maatregelen om te voorkomen dat afwijkingen opnieuw zullen optreden.

3004. Vooral voor complexe situaties is het noodzakelijk dat duidelijke besluitvorming plaatsvindt. Besluiten worden genomen in de lijn door de commandant of namens hem door de daartoe aangewezen functionaris. Deze formele besluitvorming vormt tegelijk het mandaat voor de actieverantwoordelijken om de opgedragen maatregelen uit te gaan voeren met daaraan gekoppeld mandaat en budget en andere behoefte zoals voldoende personeel. De planning voor realisatie dient in overleg met de medezeggenschapscommissie te worden vastgesteld.

3005. De genomen maatregelen worden door de commandant opgenomen in de RI&E en beoordeeld op effectiviteit.

4000. Schematisch overzicht

Bijlage 1 Formulier voorstel wijziging van systeemdocumentatie

Dit formulier zenden naar:

HDP t.a.v. dhr. J.H. van de Ruit MPC 58L Binckhorstlaan 135 Postbus 20703 2500 ES Den Haag

Bijlage 2 Documenten procedures

(zie punt 2451 van hoofdstuk 2000)

Bijlage 3: Overzicht regelgeving veiligheid

PM

Bijlage 4: Richtlijn bedrijfsnoodplan

(zie procedure 9, onder 3100)

100. Algemeen

110. Inleiding

111. Conform procedure 9 dient iedere locatie een bedrijfsnoodplan (BNP) op te stellen.

112. In het BNP moeten instructies zijn opgenomen om de nadelige gevolgen voor mens en milieu als gevolg van een calamiteit te minimaliseren.

120. Opzet bedrijfsnoodplan (BNP)

121. Het opzetten van een BNP bestaat uit een aantal stappen:

1. het inventariseren van de mogelijke risico’s;
2. te nemen organisatorische maatregelen (bijvoorbeeld BHV) inclusief het vastleggen van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden;
3. technische maatregelen (bijvoorbeeld alarmsystemen);
4. procedures en instructies;
5. communicatie (interne en externe).

122. Het resultaat van deze stappen is een BNP waarin staat aangegeven:

1. wie de leiding heeft en wat zijn bevoegdheden zijn binnen zijn taakgebied;
2. hoe een calamiteit wordt bestreden;
3. welke afspraken met wie zijn gemaakt ten aanzien van melding, waarschuwing, omgeving, evacua­tie, externe hulpverlening en het bestrijden van de calamiteit;
4. een handleiding met procedures en instructies voor verantwoordelijken om zo snel mogelijk de juiste maatregelen te nemen.

130. Nazorg en evaluatie

131. Niet alleen het opzetten en beschikken over een BNP is van belang. Ook de nazorg en evaluatie van het BNP na een incident of calamiteit zijn belangrijk.

132. Bij nazorg en evaluatie komen de volgende onderwerpen aan de orde:

1. een toelichting op een incident of calamiteit;
2. hoe het incident of de calamiteit is bestreden;
3. hoe de interne en externe communicatie is verlopen;
4. wat er (eventueel) is misgegaan;
5. de nazorg van betrokkenen;
6. het bijstellen van het BNP.

200. Onderdelen BNP

201. In het BNP dienen ten minste de volgende onderwerpen te worden beschreven:

1. doelstellingen en begrenzingen;
2. beschrijving van de activiteiten op de locatie;
3. invulling van de organisatie;
4. omschrijving van de beschikbare middelen;
5. actieplannen voor de aanpak van incidenten;
6. communicatieprocedure;
7. plattegronden;
8. diverse van belang zijnde informatie.

210. Doelstellingen en begrenzingen

211. Bij dit onderwerp dienen de beschouwde mogelijke risico’s (noodsituaties) te worden aangegeven. Ook dienen de beperkingen en de uitgangspunten (bijvoorbeeld tijdsduur waarbinnen hulpverleners aanwezig zijn) te worden beschreven en hoe het wordt geregeld na deze tijd.

220. Beschrijving van de activiteiten op de locatie

221. Een beschrijving van de activiteiten (met name productieprocessen) op de locatie is van belang voor de verschillende hulpverleners als beeldvorming voor de mogelijke te verwachten risico’s. Voor het overzicht van de verschillende activiteiten kan gebruik worden gemaakt van het milieuaspectenregister van de eenheid.

222. Het BNP dient een indicatieve opgave te bevatten van het aantal personen dat op bepaalde momenten aanwezig (kan) zijn met inbegrip van bezoekers (inclusief evenementen), medewerkers van derden en uitzendkrachten.

230. Invulling van de organisatie

231. Voorts worden de verschillende organisaties die een rol hebben in het BNP beschreven. Dit kunnen zijn:

1. een crisismanagementteam;
2. een opvangteam;
3. de bedrijfshulpverleningsorganisatie (BHV-organisatie).

232. In het BNP wordt beschreven hoe de gezagsverhoudingen zijn tijdens een noodsituatie.

233. In het BNP wordt beschreven wat de samenstelling is en wat de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verschillende organisatiedelen zijn.

234. Het beschikken over een BHV-organisatie is wettelijk verplicht. Uitgangspunt is dat gedurende de tijd die verstrijkt totdat de professionele hulpverleners ter plaatse (kunnen) zijn, een begin wordt gemaakt met de hulpverlening. De taken moeten gelijktijdig kunnen worden uitgevoerd en de hulp moet “binnen enkele minuten” kunnen worden geboden. De organisatie moet zodanig zijn dat de uitvoering van de taken is gewaarborgd zolang er mensen aanwezig zijn (dag en nacht).

235. Aan de BHV-organisatie zijn door de Arbowet de volgende taken toegewezen:

1. het verlenen van eerste hulp op medisch gebied (LEH, EHBO);
2. het bestrijden van beginnende brand;
3. het alarmeren en evacueren van medewerkers;
4. ontruimen van gebouwen, installaties en terreinen;
5. het alarmeren van en het samenwerken met professionele hulpverleners, zoals brandweer- en ambulancediensten.

236. Nadat de professionele hulpverleners ter plaatse zijn gearriveerd, nemen zij de leiding van de hulpverlening over. De BHV-ers kunnen daarna zo nodig worden ingezet voor ondersteunende taken zoals het gidsen, opvangen en begeleiden van slachtoffers, ontruiming enzovoorts.

237. De omvang van de BHV-organisatie is afhankelijk van:

1. de beschikbaarheid van professionele hulpdiensten, zoals (bedrijfs) brandweer, beveiliging en ambulance en de tijd die nodig is voor die diensten om de locatie te bereiken;
2. de (rest) risico’s van de werkzaamheden die worden verricht (op basis van RI&E);
3. de kwaliteit en de ligging van de gebouwen;
4. de omvang van de locatie;
5. totaal aantal aanwezige personen, zoals werknemers, uitzendkrachten, schoonmakers, bezoekers, niet zelfredzame personen enzovoorts.

238. Afhankelijk van de omvang van de locatie en de aanwezigheid van verschillende werkgevers kan worden gekozen voor het indelen van de locatie in zogenaamde clusters. Per cluster dient de door de drijver van de inrichting aangewezen werkgever een BHV-plan te worden opgesteld. Deze BHV-plannen dienen in het BNP te worden geïntegreerd.

239. Het minimaal benodigde aantal BHV-ers (eventueel per cluster) kan de onder punt 300 opgenomen berekeningswijze als hulpmiddel dienen. Voor de nachtelijke situatie is het minimale aantal BHV-ers niet van toepassing. Wel dienen de aanwezige risico’s voldoende te zijn afgedekt.

240. Omschrijving van de beschikbare middelen

241. Om de beschreven taken goed uit te voeren, zijn hulpmiddelen en financiële middelen noodzakelijk. In het BNP dient een overzicht van de aanwezige hulpmiddelen te worden opgenomen.

250. Actieplannen voor de aanpak van incidenten

251. In het BNP moeten procedures en instructies zijn opgenomen, hoe wordt omgegaan met incidenten of calamiteiten.

252. Daarbij moeten, afhankelijk van de aanwezige risico’s, de volgende onderwerpen aan bod komen:

1. brandpreventie;
2. aanvalsplannen;
3. ontruimingsplannen;
4. bommeldingen;
5. lichamelijke bedreiging, vandalisme en overvallen;
6. ernstige ongevallen;
7. grote technische storingen;
8. incidenten en ongevallen met gevaarlijke of milieugevaarlijke stoffen.

253. In alle actieplannen dient de afstemming tussen de verschillende partijen te zijn vastgelegd. In het BNP kan ook worden verwezen naar plannen van bijvoorbeeld de brandweer (aanvalsplannen) en gemeenten (rampenbestrijdingsplan).

260. Communicatieprocedure

261. In het BNP dient duidelijk te worden aangegeven op welke wijze er wordt gecommuniceerd. Dit geldt zowel intern als met externe partijen.

270. Plattegronden

271. Naast plattegronden van de gebouwen (per verdieping) dient in het BNP ook een plattegrond met de ligging van de locatie ten opzichte van de omgeving te zijn opgenomen.

280. Diverse van belang zijnde informatie

281. In het BNP wordt ook overige van belang zijnde informatie opgenomen, zoals:

1. telefoonnummers;
2. personen die deel uitmaken van het crisisteam;
3. aanwezige gevaarlijke stoffen;
4. instructiekaarten.

300. Berekening aantal benodigde BHV-ers

(excel-bestand is te vinden op de intranetsite van de HDP)

Bijlage 5: Restricties voor het toepassen van stoffen

(zie procedure 4 punt 3202)

100. Inleiding

101. Bij het formuleren van producteisen moeten de belasting van het milieu en de bedreiging van de gezondheid, de veiligheid en het welzijn van de mens, gedurende de gehele levenscyclus van het product bij Defensie (vanaf ontvangst tot en met de verwijdering van het product, inclusief eventuele productie binnen Defensie zelf) in beschouwing worden genomen. Dit betekent dat er eisen moeten worden gesteld aan de milieubelasting en blootstellingeffecten van in roerende goederen en verbruiksgoederen aanwezige gevaarlijke stoffen gedurende de gebruiksfase, bij de verwijdering van het product en bij eventuele productie bij Defensie zelf.

102. Bij marktverkenning of bij behoeftestelling moeten producten / leveranciers worden geïnformeerd over de restricties voor het toepassen van stoffen om milieubelasting en blootstelling te reduceren. Daarbij kunnen de volgende aspecten een rol spelen:

1. verbodsbepalingen ten aanzien van stoffen;
2. stoffen die voorkomen op de lijst van prioritaire stoffen;
3. emissie van schadelijke stoffen;
4. straling.

200. Categorieën toepassingen en stoffen

201. Voor het stellen van restricties bij de verwerving van gevaarlijke stoffen wordt een lijst opgesteld van verboden en beperkte toepassingen (List “Banned and Restricted Substances”), kortweg de Lijst. Bij het opstellen van de Lijst wordt een categorie-indeling gehanteerd, enerzijds op basis van toepassingen en anderzijds op basis van beperkingen, hetzij vanuit wetgeving, hetzij vanuit het ambitieniveau van Defensie.

202. Voor de indeling van gevaarlijke stoffen in categorieën is gebruik gemaakt van:

1. algemene wet- en regelgeving;
2. stofspecifieke wetgeving en een lijst van 116 prioritaire stoffen met een buitengewone milieurelevantie (binnen die lijst is in een convenant tussen de Ministeries van Defensie en VROM bepaald, dat specifiek inzicht moet worden gegeven in 23 aangewezen prioritaire stoffen) en;
3. de relevantie, die een aantal stoffen hebben in het kader van veiligheid en gezondheid.

203. De lijst is onderverdeeld in de volgende categorieën van toepassingen en stoffen:

1. Bedrijfsstoffen. Tabel 1 van de lijst moet in het PVE worden opgenomen indien chemische onderhoudsmiddelen worden verworven of meegeleverd;
2. Brandblusmiddelen. Tabel 2 geeft uitleg over de Halonwetgeving. Aan de onderzijde van de annex staat een tekstvoorstel wat in het PVE kan worden opgenomen, indien een blussysteem wordt verworven.
3. Corrosiebescherming / oppervlaktebehandeling. Tabel 3 moet in het PVE worden opgenomen, indien bij de verwerving van het materieel corrosiebescherming / oppervlaktebehandeling een issue is;
4. Elektronica / verlichting. Tabel 4 is van belang, indien leveranciers die niet op de hoogte zijn van Europese wet- en regelgeving een offerte uitbrengen;
5. Textiel, kledingartikelen, persoonsgebonden uitrusting en schoeisel. Tabel 5 is specifiek bestemd voor het KPU-bedrijf en/of andere organisatiedelen, die kleding en dergelijke verwerven;
6. Koudemiddelen;
7. Radioactieve stoffen;
8. Munitie;
9. Nano-deeltjes.

204. De lijst kent de volgende categorieën van restricties:

1A. Een door de wetgever uitgevaardigd verbod voor het toepassen van de gevaarlijke stof zonder de mogelijkheid van het kunnen verkrijgen van een vrijstelling / ontheffing;

1B. Een door de wetgever uitgevaardigd verbod voor een specifieke toepassing van een gevaarlijke stof, zonder de mogelijkheid voor deze toepassing een vrijstelling / ontheffing te kunnen krijgen;

1C. Door de wetgever toegestaan gebruik van de gevaarlijke stof voor specifiek vermelde toepassingen. Voor de niet vermelde toepassingen is het toepassen van de gevaarlijke stof verboden. De leverancier meldt aan de wapen / systeemmanager dat hij gebruik maakt van deze vrijstelling;

1D. Een door de wetgever uitgevaardigd verbod voor het toepassen van de gevaarlijke stof. Defensie kan bij het bevoegd gezag een vrijstelling en/of (specifieke) ontheffing aanvragen voor het toepassen van de gevaarlijke stof. Het bevoegd gezag kan aan de vrijstelling en/of (specifieke) ontheffing voorwaarden verbinden;

2A. Defensie staat het toepassen van de gevaarlijke stof niet toe. Er zijn voldoende alternatieven beschikbaar;

2B. Defensie ontmoedigt het toepassen van de gevaarlijke stof. De wapen- /systeem- /assortimentsmanager zoekt actief naar alternatieven en legt de onderzoekresultaten vast in het hoofdstuk Arbo & Milieu van de invoerinstructie. Indien de wapen-/systeem-/assortimentsmanager besluit om een onder restrictie 2B vallende stof toch toe te passen, legt hij ten minste de volgende gegevens vast:

• Welke alternatieven zijn onderzocht;
• Wat de redenen zijn dat niet voor één van deze alternatieven is gekozen.

In het kader van kennismanagement worden de onderzoeksresultaten bovendien vastgelegd in het Defensie Arbo & Milieu Informatie Systeem;

3A. Defensie registreert het gebruik van de gevaarlijke stof. De wapen-/ systeem-/assortimentsmanager legt het gebruik vast in het hoofdstuk Arbo & Milieu van de Invoerinstructie. In het kader van kennismanagement wordt het gebruik tevens vastgelegd in RIAS Gevaarlijke Stoffen.

205. Het verbod / verplichting tot registratie geldt niet, indien de in de tabel vermelde bovengrens c.q. detectiegrens niet wordt overschreden.

206. In het offertestadium dient de leverancier te verklaren dat hij geen stoffen of materialen heeft toegepast waarop een restrictie van categorie 1A, 1B, 1C en/of 2A van toepassing is. Indien stoffen of materialen zijn toegepast waarop een restrictie van categorie 2 B van toepassing is, dient de leverancier in het offertestadium schriftelijk te melden aan de wapen- / systeem- / assortimentsmanager welke stof in welke vorm in welk systeem is toegepast. De leverancier dient tevens de wapen-/systeem-/assortimentsmanager actief te steunen bij het zoeken naar alternatieven. Het toepassen van de stoffen waarop een restrictie van de categorie 3A van toepassing is, dient in het offertestadium te worden gemeld aan de wapen-/systeem-/assortimentsmanager onder vermelding van het systeem en de vorm waarin de stof is gebruikt.

207. Aan de hand van de verstrekte informatie maakt de wapen-/systeem-/assortimentsmanager een risicoafweging. Dit houdt het volgende in:

• voor geoffreerde producten/artikelen, waarin stoffen/materialen (verwerkt) zitten waarop een restrictie van de categorieën 1A, 1B, 1C en/of 2A van toepassing zijn, kan de risicoanalyse leiden tot afwijzing van de offerte;
• de aanwezigheid van stoffen/materialen van de categorie 1D zijn verboden, tenzij de leverancier aan de hand van een relevant gebruiks- en blootstellingscenario veilig gebruik aantoont. Bovendien moet het Ministerie van Defensie in het bezit zijn van de op grond van de REACH-verordening vereiste ontheffing;
• de aanwezigheid van carcinogene-, mutagene- en/of reprotoxische stoffen met een restrictie van de categorie 2B in een geoffreerd product is verboden, tenzij geen technisch gelijkwaardig alternatief verkrijgbaar is;
• De aanwezigheid van stoffen/materialen met een restrictie van de categorie 2B – niet zijnde carcinogene-, mutagene- en/of reprotoxische stoffen/materialen – wordt meegewogen bij de offertebeoordeling.

Het Kenniscentrum Arbo & Milieu kan adviseren bij het toepassen van de lijst.

208. De lijst wordt vastgesteld door de Directeur Beleid van de DMO en is te raadplegen en te downloaden via Intranet: http://dmoportaal.mindef.nl/AMCA/wet_regelgeving/gevaarlijke_stoffen/Lijst/Documents/LijstNL.pdf

300. Categorieën van stoffen die op grond van Europese regelgeving niet mogen worden gebruikt.

301. De leverancier is op grond van de Europese REACH verordening wettelijk verplicht om de aanwezige (gevaarlijke) stoffen in bedrijfsstoffen en/of reservedelen te registreren, te evalueren en te laten autoriseren.

302. In een aantal gevallen is het de leverancier op grond van een internationaal verdrag verboden, om informatie met betrekking tot de samenstelling van een bedrijfsstof aan anderen te verstrekken zodat registratie niet mogelijk is. Ook is het mogelijk dat het gebruik van een bepaalde stof niet wenselijk wordt geacht en door de Europese Unie is verboden voor gebruik maar dat er geen alternatieven voor Defensie aanwezig zijn.

303. De REACH verordening biedt het Ministerie van Defensie de mogelijkheid om in dergelijke situaties in het belang van de defensie bij het Ministerie van VROM een ontheffing aan te vragen. Het Ministerie van Defensie heeft met het Ministerie van VROM de volgende afspraken gemaakt:

1. Het Ministerie van Defensie gaat zeer terughoudend om met het aanvragen van deze ontheffingen;
2. Indien het Ministerie van VROM deze aanvraag honoreert, is het Ministerie van Defensie volledig verantwoordelijk voor het treffen van adequate maatregelen om mens en milieu tegen de door deze stoffen veroorzaakte risico’s te beschermen.

304. Indien een leverancier een beroep doet op deze ontheffingsmogelijkheid, dient eerst intern het Ministerie van Defensie de noodzaak te worden vastgesteld, De verantwoordelijkheid voor deze beoordeling ligt bij de Directeur Beleid van de DMO. Het Kenniscentrum Arbo & Milieu is verantwoordelijk om namens de wapen- / systeem- / assortimentsmanager deze aanvraag op te stellen.

Bijlage 6: Formulier persoonsregistratie blootstelling gevaarlijke stoffen en fysische processen (zie punt 3202 van procedure 7 (deel 2))

I. Persoonsgegevens

II. Arbeidsgegevens

A. Omschrijving van de werkzaamheden

Organisatie eenheid/locatie:

Functieplaats:

Werkplek (zo gedetaileerd mogelijk):

Functievervulling:

van:

tot:

B. Blootstelling

1. Betreft het een mogelijke/daadwerkelijke ) blootstelling?

2. Aan welke stof/fysisch proces is de betrokken werknemer blootgesteld? (omschrijving van: stof/product/biologisch agentium/straling):

Naam op etiket/verpakking:

r-zin:

NSN nummer:

UN-nummer:

CAS-nummer:

3. Tijdens welke werkzaamheden is de betrokken werknemer blootgesteld geweest? (schuren, verven, etc)

4. Hoe lang is de betrokken werknemer blootgesteld geweest? (bv aantal uren per dag/ week/maand/jaar)

5. Zijn er concentraties bekend van de stof waaraan de betrokken werknemer is blootgesteld b.v. doordat:

• metingen zijn gedaan, en zo ja, wat zijn de resultaten:
• blootstelling is beoordeeld in een RI&E, en zo ja, wat is het documentnummer en datum:

C. Hulpmiddelen

1. Welke beschermende maatregelen zijn getroffen? Bijvoorbeeld afzuiginstallatjes, afgesloten systeem. Werkten deze en werden ze gebruikt? Bijvoorbeeld ook voorlichting of instructie?

2. Welke persoonlijke beschermingsmiddelen zijn verstrekt? Welke zijn gebruikt? B.v. Filtermasker/handschoenen/speciale kleding

3. Bijzonderheden (was er sprake van een incident, is er proces-verbaal van ongeval opgemaakt?)

Ingevuld formulier opsturen naar Afdeling P&O van defensieonderdeel

1) Indien van toepassing.

2) Doorhalen wat niet van toepassing is.

Bijlage 7: Tabel gevaarsrubrieken

(zie punt 5221 van procedure 2 (deel 2))

Bijlage 8: Tabel mogelijke schade

(zie punt 5231 van procedure 2 (deel 2))

Bijlage 9: Format rapport van onderzoek

(zie punt 3208 van procedure 8 (deel 2)) (Voor u ligt het format voor het opstellen van een onderzoeksrapport van de Commissie van Onderzoek naar aanleiding van veiligheidsonderzoek in het kader van het VMS DEF. Bij het opstellen van een onderzoeksrapport dient u zo veel als mogelijk de indeling van het onderstaande format vast te houden. Cursief vindt u de toelichting, deze dient bij het uiteindelijke rapport te worden weggelaten. Het format is geen leidraad voor onderzoek voor de CvO. Het is aan de CvO en de opdrachtgever om de inhoud, methode, soort en diepgang van het onderzoek te bepalen. Daar waar in het format opsommingen worden gedaan of kanthoofden worden geplaatst, is dit veelal slechts indicatief en nimmer limitatief. Afhankelijk van de aard en ernst van het voorval kan de inhoud worden aangepast)  

  Foto van voorval ter illustratie (Anonieme, niet schokkende impressie van het voorval)

Samenstelling van de onderzoekscommissie

Voorzitter: de door de opdrachtgever aan te wijzen zo onafhankelijk mogelijke persoon met een relevante opleiding, dan wel ervaring op het gebied van (veiligheids)onderzoeken die verantwoordelijk is voor de uitvoering van het onderzoek.

(Werkvoorzitter): de door de opdrachtgever aan te wijzen zo onafhankelijk mogelijke persoon met een relevante opleiding, dan wel ervaring op het gebied van (veiligheids)onderzoeken die onder leiding van de voorzitter het daadwerkelijke onderzoek uitvoert. De invulling hiervan is ter competentie van het defensieonderdeel.

Secretaris: een door de voorzitter aan te wijzen persoon uit de onderzoekscommissie die zorg draagt voor de secretariële taken.

Leden: materiedeskundige(n) op het gebied van veiligheid, respectievelijk het betrokken materieel of ander aandachtsgebied.

De CvO kan worden uitgebreid met meerdere leden, afhankelijk van de soort van het voorval en expertise benodigd. In de tabel worden alle leden van de CvO ingevuld met naam, rang en functie. De lijst kan worden aangevuld naar behoeven. Voor luchtvaartongevallen dient de lijst indien nodig te worden aangevuld met vliegtechnisch lid, technisch lid, vliegerarts, vliegerpsycholoog en overige aan de CvO toegevoegde deskundigen.

Opdrachtgever: functie opdrachtgever, eventueel met naam

Met ingang van: datum verstrekking opdracht tot onderzoek

Uitvoeringsdatum: datum voltooiing onderzoek door CvO

De CvO wordt in opdracht van de CDS of defensieonderdeel ingesteld. Het is tevens mogelijk dat een CvO door een zelfstandig commandant wordt ingesteld (onderdeelscommandant, scheepscommandant). Onderstaand dient te worden aangegeven in wiens opdracht het onderzoek is gestart, per wanneer de CvO haar werk is gestart, wanneer de CvO haar werk heeft afgerond (uitvoeringsdatum) en wanneer het rapport is afgerond. Dit laatste is meestal een actie van de CDS, nadat zij haar zienswijze heeft gegeven, of de onderdeelscommandant indien het een intern onderzoek betreft.

Onderzoeksrapport nr: nummer te verstrekken door opdrachtgever

In het ondertekeningblok van voorvallendossier staat aangegeven in welk kader het onderzoek is uitgevoerd, het nummer van het dossier en eventuele bijzonderheden. Het wordt ondertekend door de voorzitter van de CvO.

Rapport van het onderzoek naar de oorzaak van het voorval met (korte omschrijving van voorval, plaats, datum)

Het doel van het onderzoek, uitgevoerd door de Commissie van Onderzoek, is het vaststellen van de (vermoedelijke) oorzaak van het voorval zodat leermogelijkheden worden gevonden, niet het vaststellen van schuld of aansprakelijkheid. De Voorzitter van de Commissie van Onderzoek,

Naam:

rang:

Inhoudsopgave

Managementsamenvatting Lijst van begrippen 1. Feitelijke informatie 1.1. Chronologische beschrijving van het voorval. 1.2. De opdracht. 1.3. Omstandigheden.. 1.4. Letsel. 1.5. Schade (aan het luchtvaartuig / voertuig / schip / materiaal / omgeving). 1.6. Schade aan derden. 1.7. Gegevens betrokken personeel. 1.8. Gegevens van het betrokken materiaal. 1.9. Plaats van het voorval. 1.10. Verloop na het voorval. 1.11. Nadere tests en onderzoeken. 1.12. Organisatie en management. 1.13. Aanvullende informatie. 1.14. Onderzoekstechnieken. 2. Analyse / het onderzoek. 2.1. Het voorval. 2.2. De opdracht. 2.3. Omstandigheden. 2.4. Letsel. 2.5. Schade (aan het luchtvaartuig / voertuig / schip / materiaal / omgeving). 2.6. Schade aan derden. 2.7. Gegevens betrokken personeel. 2.8. Gegevens van het betrokken materiaal. 2.9. Plaats van het voorval. 2.10. Verloop na het voorval. 2.11. Nadere tests en onderzoeken. 2.12. Organisatie en management. 2.13. Aanvullende informatie. 2.14. Onderzoekstechnieken. 3. Overige bevindingen (in relatie tot verbeteringen defensiebreed) 3.1. Soortgelijke voorvallen elders of in het verleden. 3.2. Bevindingen zonder directe relatie met het voorval. 4. Conclusies 5. Oorzaak 5.1. Directe oorzaak. 5.2. Indirecte/achterliggende oorzaak. 5.3. Bijdragende factoren. 6. Maatregelen en aanbevelingen 6.1. Genomen maatregelen (direct na het voorval of ten tijde van het onderzoek). 6.2. Nog te nemen maatregelen. 6.3. Aanbevelingen. 7. Visie betrokkene(n) 8. Appreciatie (onderdeels)commandant Bijlagen Bijlage A: Verklaring direct betrokkenen Bijlage B: Verklaringen getuigen Bijlage C: Verklaringen overige betrokkene(n) Bijlage D: Medische gegevens Bijlage E: Technische gegevens Bijlage F: Foto’s

Management samenvatting

Voor uitgebreide onderzoeksrapporten (meer dan 10 pagina’s) wordt een samenvatting van het rapport gevoegd waarin het voorval, de belangrijkste bevindingen, conclusies en de oorzaak (oorzaken) worden aangegeven zonder daarbij uitgebreid in te gaan op analyse en onderbouwing.

Afkortingenlijst

Het rapport wordt voorzien van een lijst met in het dossier voorkomende afkortingen, niet zijnde taalkundige afkortingen. Niet alle lezers van het voorvallendossier zijn materiedeskundigen en het is derhalve zeer wenselijk een lijst met vaktechnische afkortingen te voegen.

Lijst van begrippen

Deze lijst geeft aan wat met specifieke begrippen wordt bedoeld die in de tekst voorkomen maar niet nader worden uitgelegd. Alle tijden in dit rapport zijn locale tijden (UTC +/- tijdsverschil met UTC aangeven) tenzij anders vermeld.

Algemene informatie betreffende het voorval

Hier wordt kort een beeld gegeven van de feitelijke omstandigheden waaronder het voorval heeft plaatsgevonden. Plaats, datum, tijdstip. Daarnaast wordt aangegeven welke personen en welk materiaal bij het voorval betrokken is geweest. Alle tijden zijn locale tijden (UTC +/- tijdsverschil met UTC aangeven) tenzij anders vermeld.

Plaats: waar heeft het voorval plaatsgevonden, zo specifiek mogelijk. Geef hierbij de naam van een plaats, zo nodig een land, coördinaat of naam van een onderdeel of kazerne.

Datum en tijd: datum volledig (dag-maand-jaar), en tijd met zoneaanduiding (lokale tijd, zomertijd, A, B, Z).

Betrokken materiaal: type, soort, registratiekentekens, naam, indien van toepassing

Betrokken personeel: wie waren er bij het voorval betrokken, wie zaten aan boord (bij luchtvaart- en scheepvaartongevallen alleen betrokken personeel). Eventueel worden omstanders of passagiers aangegeven indien zij een rol hebben gespeeld bij het voorval.

Soort missie / opdracht: korte omschrijving van de aard van de missie / opdracht zoals sport, training, onderhoud, routine, transport, verkenning, onderricht, inzet, en dergelijke.

Fase van de missie / opdracht: korte omschrijving van de fase van de missie / opdracht zoals aanvang, einde, start, landing. Ingeval van luchtvaart- of scheepvaartongeval wordt hier aangegeven afvaart, kruisvlucht, landing en dergelijke.

Type voorval: indeling van het ongeval naar type: sportongeval, verkeersongeval, luchtvaartongeval, arbeidsongeval (voor luchtvaartongevallen aangevuld met soort: klapband, motorstoring en dergelijke.

Korte samenvatting

Korte samenvatting in enkele one-liners van hetgeen is gebeurd.

1. Feitelijke informatie

In dit hoofdstuk geeft de commissie een volledig chronologisch overzicht van de feiten met het doel de lezer een beeld te geven van hetgeen is voorgevallen. Het relaas van de feiten dient een overzicht te geven en dient te worden gedestilleerd uit de afgenomen getuigenverklaringen, (scheeps- / vliegtuig-) bescheiden (inclusief journalen, logboeken, opdrachten, orders), foto-, film-, video- en geluidsbandopnamen en automatische registratieapparatuur. Er dient duidelijk te worden aangegeven of een bepaald voorval plaatsvindt vóór, tijdens of ná een ander voorval.

Dit hoofdstuk geeft nog geen uitleg van hetgeen is voorgevallen of geeft hier geen waardeoordeel over. Analyse van het feitenmateriaal om daar uiteindelijk conclusies aan te verbinden wordt gedaan in het volgende hoofdstuk, Analyse. Alle onderwerpen / aspecten die door de CvO zijn onderzocht dienen in een paragraaf te worden behandeld, denk hierbij aan voorbereiding, briefings, trainingen, genoten opleidingen, weer en verkeer, medische en psychische gesteldheid, onderhoud, getraindheid, sociale omstandigheden, enzovoorts )

1.1 Chronologische beschrijving van het voorval.

1.2 De opdracht.

1.3 Omstandigheden.

Onder omstandigheden wordt onder meer verstaan, het weer, de lichtomstandigheden, de omgeving, aard en omstandigheden van de werkzaamheden zoals oefening of daadwerkelijke inzet.

1.4 Letsel.

Hier worden aard en ernst van het opgelopen letsel aangegeven, daarnaast wordt onderstaande tabel ingevuld waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen betrokken personeel, passagiers en omstanders van de eigen eenheid en derden.

    1.5. Schade (aan het luchtvaartuig / voertuig / schip / materiaal / omgeving).

1.6 Schade aan derden.

1.7 Gegevens betrokken personeel.

1.8 Gegevens van het betrokken materiaal.

1.9 Plaats van het voorval.

1.10 Verloop na het voorval.

1.11 Nadere tests en onderzoeken.

Hier wordt aangegeven welke aanvullende tests en onderzoeken naar aanleiding van het voorval zijn uitgevoerd, denk hierbij aan aanvullend onderzoek van het NLR, NFI, TNO en dergelijke. Indien aanvullend ondersteunend onderzoek is gedaan door fabrikanten wordt dat ook hier vermeld.

1.12 Organisatie en management.

In deze paragraaf worden onder meer de Human Factors (HFACS) gegevens verwerkt waarbij naast de directe factoren ook de factoren worden aangegeven die voortkomen uit beleid, training, organisatie, ondersteuning, en dergelijke.

1.13 Aanvullende informatie.

1.14 Onderzoekstechnieken.

Hier wordt aangegeven welke onderzoekstechnieken zijn gebruikt. Denk hierbij ook aan nieuwe ontwikkelingen of denkwijzen, theorieën, experimenten en dergelijke.

2. Analyse / het onderzoek.

In dit hoofdstuk wordt de gehele opdracht/missie, ongeval en de voorbereiding tot en met de acties na het ongeval geanalyseerd aan de hand van de onderzoeksgegevens uit hoofdstuk 1 (en gegevens uit bijlagen). In dit hoofdstuk wordt uitgelegd en onderbouwd wat de CvO heeft gedaan met de gegevens uit hoofdstuk 1 en de bijlagen. Voor iedere paragraaf worden (sub) conclusies opgenomen.

2.1 Het voorval.

2.2 De opdracht.

2.3 Omstandigheden.

2.4 Letsel.

2.5 Schade (aan het luchtvaartuig / voertuig / schip / materiaal / omgeving).

2.6 Schade aan derden.

2.7 Gegevens betrokken personeel.

2.8 Gegevens van het betrokken materiaal.

2.9 Plaats van het voorval.

2.10 Verloop na het voorval.

2.11 Nadere tests en onderzoeken.

2.12 Organisatie en management.

2.13 Aanvullende informatie.

2.14 Onderzoekstechnieken.

3. Overige bevindingen (in relatie tot verbeteringen defensiebreed)

Een opsomming van soortgelijke voorvallen elders of op een ander tijdstip, bevindingen zoals tijdens het onderzoek zijn vastgesteld die niet direct een relatie hebben met het ongeval, maar die wel belangrijk zijn voor verbetering. Denk hierbij aan omgevingsfactoren, verbeteringen in opleidingen en trainingen, currencies en vaardigheden, kleding, enzovoorts. Overige bevindingen die alleen van belang zijn voor de bedrijfsvoering worden opgenomen in bijlage xxx. Denk hierbij aan opleidingen en beschikbaarheid van leden van de CvO, begeleiding, ondersteuning, bergingsaspecten en dergelijke).

3.1 Soortgelijke voorvallen elders of in het verleden.

3.2 Bevindingen zonder directe relatie met het voorval.

4. Conclusies

Een opsomming van bevindingen van de analyse en de oorzaken zoals tijdens het onderzoek zijn vastgesteld. In het overzicht van oorzaken opnemen zowel de directe en indirecte oorzaken en bijdragende factoren. In dit hoofdstuk komen geen nieuwe gegevens naar boven, het is een korte opsomming van de (sub)conclusies uit hoofdstuk 2 die hebben bijgedragen aan het ontstaan van het voorval of het verloop ervan.

5. Oorzaak

Beschrijf die aspecten die direct hebben geleid tot het ontstaan van het ongeval verdeeld over directe oorzaken, indirecte oorzaken en bijdragende factoren.

5.1 Directe oorzaak.

5.2 Indirecte/achterliggende oorzaak.

4.3 Bijdragende factoren.

6. Maatregelen en aanbevelingen

6.1 Genomen maatregelen (direct na het voorval of ten tijde van het onderzoek).

Beschrijf kort de reeds genomen maatregelen ten aanzien van ongevalpreventie, de noodzakelijke correctieve en preventieve maatregelen en voorgestelde uitvoering.

6.2 Nog te nemen maatregelen.

Beschrijf kort de reeds in gang gezette maatregelen ten aanzien van ongevalpreventie, de noodzakelijke correctieve en preventieve acties en voorgestelde uitvoering.

6.3 Aanbevelingen.

Beschrijf kort de eventuele aanbevelingen ten aanzien van ongevalpreventie, de noodzakelijke correctieve en preventieve maatregelen en voorgestelde uitvoering. Dit zijn aanbevelingen aan een hoger niveau in of buiten de organisatie. 7. Visie betrokkene(n)

In dit hoofdstuk wordt het betrokken personeel de gelegenheid geboden hun visie te geven op het rapport. De visie kan in vrije vorm worden opgemaakt en wordt feitelijk als bijlage gevoegd.

8. Appreciatie (onderdeels)commandant

In dit hoofdstuk geeft de commandant van het onderdeel zijn appreciatie op het rapport. Hij dient hierbij zijn mening te geven over de bevindingen, denkwijze en analyse van de CvO, de oorzaken, maatregelen en aanbevelingen. Daar waar mogelijk en noodzakelijk geacht worden de aanbevelingen van de CvO door hem / haar omgezet in maatregelen. Overige aanbevelingen worden al dan niet overgenomen.

Onder commandant wordt hier verstaan de laagst zelfstandige commandant zoals bedoeld in bijlagen bij de regeling aanwijzing commandanten (MP 31-101).

Bijlagen: Bijlage A: Verklaring direct betrokkenen Bijlage B: Verklaringen getuigen Bijlage C: Verklaringen overige betrokkene(n) Bijlage D: Medische gegevens Bijlage E: Technische gegevens Bijlage F: Foto’s  

Lijst van begrippen

In deze aanwijzing wordt verstaan onder:

appreciatie: een beslissing of zienswijze op de aanbevelingen in een onderzoeksrapport, waarin tevens wordt aangeven wie de te nemen verbetermaatregelen gaat uitvoeren.

audit: het aan de hand van het VMS DEF nagaan in hoeverre men binnen de organisatie in overeen­stemming met het VMS DEF werkt; wanneer daarvan wordt afgeweken dient te worden nagegaan waardoor dit wordt veroorzaakt; op basis van dit inzicht kan corrigerend worden opgetreden; de be­vindingen van de audit worden vastgelegd in een rapportage;

auditee: functionaris die of organisatieonderdeel dat is betrokken bij een interne systeemaudit;

auditor: functionaris die de interne systeemaudit uitvoert;

beheersing: de wijze waarop de negatieve effecten op de mens worden beperkt en eventuele calamiteiten worden voorkomen;

beveiligingsincident: een voorval waarbij afbreuk wordt gedaan aan de integrale beveiliging bestaande uit personele, fysieke, informatie en industriële beveiliging;

bevoegd gezag: de bestuurlijke autoriteit (onder andere Ministerie van SZW, Ministerie van VROM) die bevoegd is voor het opstellen en controleren van wet- en regelgeving;

Bedrijfsnoodplan: een beschrijving van de genomen maatregelen en voorzieningen om effecten van ongevallen en incidenten (ongewenste gebeurtenissen) te minimaliseren en te bestrijden;

borging: de wijze van het controleren op het functioneren van de beheersmaatregelen;

calamiteit: een situatie die niet is voorzien in de normale bedrijfsvoering, het locale niveau ontstijgt en nadelige consequenties voor Defensie kan hebben;

commandant: een commandant, hoofd of directeur belast met de leiding over een eenheid;

commissie van georganiseerd overleg: de commissie, bedoeld in artikel 2 dan wel artikel 27 van het Besluit georganiseerd overleg sector Defensie (MP 31-101 1140);

coördinerende werkgevers: de PSG, CKMAR, CLSK, CZSK, CLAS, DDMO, CCDC en CDS (voor operationeel ingezette eenheden);

corrigerende maatregel: het herstellen van geconstateerde gebreken en het nemen van maatregelen om herhaling te voorkomen;

decentrale werkgever: Dit zijn werkgevers die (kunnen) beschikken over een medezeggenschapscommissie. Deze decentrale werkgevers hebben een integrale verantwoordelijkheid voor het op verantwoorde wijze omgaan met veiligheidsaspecten;

derden: personen waarvan de veiligheid, de gezondheid en de psychosociale arbeidsbelasting, anders dan op basis van een arbeidsovereenkomst, de zorg is van Defensie; gedacht moet worden aan bezoekers, ingeleende werk­krachten, werknemers van aannemers, voorbijgangers, e.d.;

directievertegenwoordiger veiligheid: door de (coördinerende) werkgever aangewezen lid van het directie- of managementteam bij een eenheid dat namens de commandant, het hoofd of de directeur is belast met de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de opgelegde veiligheidstaken (chef-staf, souschef, eerste of oudste officier, plaatsvervangend directeur of hoofd);

gevaar: een potentiële bron voor letsel of (gezondheids)schade of schade aan materieel;

in stand houden materieel: het laten onderhouden, keuren, controleren, inspecteren en repareren en (her)bevoorraden van het materieel aan de hand van vigerende instandhoudingplannen en instandhoudingsconcepten op basis van de beschikbaar gestelde middelen;

instructie: een gespecificeerde aanwijzing voor het uitvoeren van een activiteit;

medezeggenschapscommissie (MC): een commissie die op basis van het Besluit medezeggenschap defensie  (MP 32-101 200) door de Minister van Defensie bij eenheden is ingesteld;

monitoring: het bewaken van (niveau)prestaties;.

OHSAS 18001: internationale norm waarin eisen en richtlijnen worden gesteld ten aanzien van het gebruik van veiligheidsmangementsystemen;

operationeel risicomanagement (ORM): een systematische methode die onderdeel uitmaakt van reguliere plannings- en uitvoeringprocessen om tot besluitvorming te komen over de wijze waarop (onbekende) risico’s bij operationele omstandigheden worden beheerst of teruggebracht worden tot een aanvaardbaar niveau;

plan van aanpak: een overzicht van maatregelen, verantwoordelijkheden, tijdpad en kosten die dienen te leiden tot het opheffen van geconstateerde knelpunten;

preventieve maatregel: maatregel ter voorkoming van een ongewenst effect;

risico: een combinatie van de kans dat een potentieel gevaar tot een ongewenst effect leidt met de ernst van het ongewenste effect op de mens, het materieel, de infra en de werkomgeving (risico = waarschijnlijkheid x effect x blootstelling);

risicoanalyse: het vooraf beoordelen van de veiligheidsaspecten zowel ten aanzien van activiteiten als bij het proces “voorzien in materieel, infra, personeel en diensten”;

risico inventarisatie en analyse (RI&E): een systematische methode/proces om de gevaren die de arbeid voor de werknemers met zich meebrengt en de risicobeperkende (beheers)maatregelen te inventariseren en evalueren;

strafbaar feit: een menselijke gedraging die in een wettelijke bepaling volgens het Nederlandse recht strafbaar is gesteld. Hieronder wordt ook verstaan schending van het humanitaire oorlogsrecht.

systeemdocumentatie: de documentatie van het VMS DEF;

veiligheid: hiermee wordt bedoeld de veiligheid in brede zin (arbeids, vlieg, scheeps, munitie, voedsel, verkeer enz.), inclusief (bedrijfs)gezondheid en het voorkomen of beperken van de psychosociale arbeidsbelasting (welzijn/moreel) van het personeel;

veiligheidsdoelstelling: veiligheidsdoel in algemene zin, voortkomende uit het veiligheidsbeleid dat Defensie nastreeft en dat waar mogelijk is gekwantificeerd;

Veiligheidsmanagement: het deel van de managementfunctie dat bepalend is voor het ten uitvoer brengen van het veiligheidsbeleid;Veiligheidsmanagementsysteem: het geheel van beleidsregels, bedrijfsvoering en (organisatie)structuren, alsmede de ondersteunende informatievoorzieningsystemen gericht op het aantoonbaar beheersen en continu verbeteren van de veiligheid;

veiligheidsprestatie: meetbare resultaten van het VMS DEF, samenhangend met de beheersing door de organisatie van de veiligheidsaspecten, gebaseerd op haar veiligheidsbeleid en doel- en taakstellingen;

Veiligheidstaakstelling: gedetailleerde prestatie-eis, waar mogelijk gekwantificeerd, van toepassing op het Ministerie van Defensie of delen daarvan, die past bij de veiligheidsdoelstellingen en waaraan moet worden voldaan om die doelstellingen te verwezenlijken;

veiligheids- en gezondheidsplan; de schriftelijke vastlegging van de doeltreffende maatregelen die zijn genomen ter verzekering van de veiligheid, bescherming van de gezondheid en beheersen van de psychosociale arbeidsbelasting van werknemers en derden bij werkzaamheden op een bouwplaats;

voorval: Onder voorval wordt verstaan:

• Onveilige situatie. Een situatie die, wanneer er geen actie wordt ondernomen, zou kunnen leiden tot een incident of ongeval. Het betreft hier situaties die urgent zijn of herkenbaar moeten worden gemaakt die niet eerder in een RI&E zijn onderkend;
• Incident. Een gebeurtenis die het potentieel heeft de dood van of letsel aan een persoon dan wel schade aan een zaak of het milieu te kunnen veroorzaken;
• Ongeval. Een gebeurtenis die de dood van of letsel aan een persoon dan wel schade aan een zaak of het milieu veroorzaakt;

werkgever: diegene voor wie een ander op basis van een arbeidsovereenkomst werkzaamheden verricht of diegene die onder zijn gezag een ander werkzaamheden laat uitvoeren;

werkoverleg: een gestructureerd formeel, periodiek overleg van een leidinggevende met zijn medewerkers, waarbij aan de hand van een (gezamenlijk opgestelde) agenda zaken die de afdeling of de organisatie aangaan uitvoerig met de medewerkers worden besproken; van het overleg wordt een verslag gemaakt en een actiepuntenlijst bijgehouden, aan de hand hiervan kunnen in een volgend overleg bepaalde zaken opnieuw worden besproken; veiligheid is een vast onderdeel van het werkoverleg. Daarnaast bestaat er een (dagelijkse) informele werkoverleg waarin de dagelijkse werkzaamheden en bijbehorende veiligheidsaspecten worden besproken. Indien hierbij bijzondere veiligheidsaspecten een de orde komen wordt hierop passend actie genomen en aantekening gemaakt.

Lijst van afkortingen