1. Inleiding
1.1 Reikwijdte
Het begrip ‘schriftelijke communicatie’ kan op verschillende manieren worden
onderverdeeld. Ten eerste kan aan de hand van de aard van de communicatie een
onderscheid worden gemaakt in informele en formele communicatie. Op de tweede
plaats kan een verdeling worden gemaakt naar de doelgroep waarmee wordt
gecommuniceerd. Hierbij wordt dit begrip gesplitst in interne (binnen defensie)
en externe (buiten defensie) communicatie. Ten derde kan een verdeling worden
gemaakt op basis van het doel dat met de boodschap wordt nagestreefd. De
Richtlijnen Dienstcorrespondentie (RDC) richten zich uitsluitend op (in)formele,
schriftelijke interne en externe communicatie die bedoeld is om lezers te
informeren en te beïnvloeden. De RDC zijn uitsluitend van toepassing op alle
(in)formele, schriftelijke communicatie die binnen Defensie wordt opgesteld. In
specifieke situaties waarin deze handleiding niet voorziet, kunnen bijvoorbeeld
in (staf)orders van blijvende aard e.d. aanvullende aanwijzingen worden gegeven.
Uitzondering: De RDC zijn niet van toepassing op schriftelijke communicatie,
waarvoor supra- of internationale voorschriften zijn uitgegeven. Evenmin zijn de
RDC van toepassing op schriftelijke communicatie die moet worden opgesteld met
toepassing van nationale aanwijzingen, die zijn gebaseerd op supra- of
internationale voorschriften. Voorbeeld: operatiebevelen. In deze handleiding
wordt niet ingegaan op het gebruik van diverse voorbedrukte invulformulieren die
voor schriftelijke communicatie of het vastleggen van gegevens in gebruik zijn.
1.2 Doel
Om een lezer adequaat te informeren, dient aangereikte informatie aan eisen
als duidelijkheid en correctheid te voldoen. Teneinde hem of haar in denken of
doen te beïnvloeden is het noodzakelijk te overtuigen op basis van zakelijke
argumentatie. Daarbij is het van belang om schriftelijke communicatie
gemakkelijk toegankelijk te maken, snel tot de essentie van een onderwerp door
te dringen en hoofd- en bijzaken van elkaar te scheiden. Dit alles kan worden
bereikt door in deze RDC duidelijke eisen, regels en afspraken vast te leggen
over de inhoud, structuur en vormgeving van schriftelijke communicatie.
1.3 Verschijningsvormen
Schriftelijke communicatie wordt voor uiteenlopende doelen gebruikt. Om de
herkenbaarheid van Defensie als afzender te vergroten en een éénduidige
uitstraling te creëren is schriftelijke communicatie gestandaardiseerd, waarbij
de huisstijl van Defensie als uitgangspunt geldt. Voor het opstellen van
schriftelijke communicatie dient u gebruik te maken van het in Microsoft Word
geïntegreerde Correspondentiesysteem Defensie (CSD) dat via het netwerk
beschikbaar wordt gesteld. Het CSD maakt uw correspondentie automatisch op
correcte wijze op. Alle elementen worden door het systeem op de juiste wijze op
de juiste positie geplaatst. Het is niet toegestaan zelf wijzigingen in de
lay-out aan te brengen, zoals bijvoorbeeld het wijzigen van het lettertype, het
verplaatsen van onderdelen of het toevoegen, verwijderen of bewerken van tekst-
of beeldelementen.
In de RDC worden de volgende verschijningsvormen van schriftelijke
communicatie behandeld:
- brief;
- persoonlijke brief;
- blauwe brief;
- kamerbrief;
- nota;
- intern memorandum;
- notitie;
- rapport;
- fax;
- kantbrief;
- verzendlijst;
- vrij model;
- e-mail.
De keuze voor een verschijningsvorm is afhankelijk van de doelstelling, de
complexiteit, de omvang en het karakter van de tekst. De verschillende
verschijningsvormen worden in hoofdstuk 7 verder toegelicht.
1.3.1 Gerelateerde documenten
Bij het samenstellen van deze handleiding is rekening gehouden met de
volgende publicaties:
- Groot Woordenboek der Nederlandse Taal (Van Dale);
- Herziene woordenlijst van de Nederlandse Taal;
- Schrijfwijzer (J. Renkema);
- Beveiliging van NAVO-gegevens (MP 10-10/2); *
- Beveiliging van staatsgeheimen en vitale onderdelen / objecten (MP
10-10/3); *
- Beveiliging van gemerkte gegevens (MP 10-10/4); *
- Beheersregeling documentaire informatievoorziening Defensie 2003 (MP
10-005);
- Regeling registratie, behandeling en archivering e-mail Defensie 2004 (MP
10-005).
Redactie: de met * gemerkte documenten bestaan
niet meer.
1.4 Verdeling van verantwoordelijkheden t.a.v. de RDC
De Secretaris Generaal (SG) is de eigenaar van het RDC.
De Dienst Facilitaire
Zaken (DFZ) draagt zorg voor opname van het RDC in de bundel MP 10-005 en de
publicatie op Intranet.
Wijzigingsvoorstellen moeten worden ingediend bij de directeur IDL.
5. De opmaak van documenten
5.1 Algemene regels voor opmaak
De opmaak van schriftelijke communicatie is overeenkomstig de Defensie
huisstijl. Het CSD maakt de verschillende verschijningsvormen automatisch
correct op (m.u.v. e-mailberichten). Het is niet toegestaan de lay-out en/of
opmaak te veranderen (bv. lettertype). Voor alle duidelijkheid volgt hieronder
een aantal aspecten van de opmaak. Het betreft hier achtereenvolgens de opmaak
van het identificatieblok, referentiegegevens, tekstblok, ondertekeningsblok,
verzendlijst en bijlage aanhangsels, bijvoegsels en e-mailberichten.
5.2 Opmaak van het identificatieblok
5.2.1 Algemeen
Rechts naast het logo wordt het zogenaamde identificatieblok geplaatst.
Het identificatieblok heeft ten doel de ontvanger te informeren over de herkomst
van het document. De hoofdregel is dat met het identificatieblok de positie van
de ondertekenaar wordt aangeduid. Het kan echter wenselijk zijn om in het
identificatieblok een ander niveau dan dat van de ondertekenaar aan te duiden.
Dit kan gebeuren als de verantwoordelijkheid voor het opstellen van het document
elders berust of als het organisatie-element waarbij informatie over het
document kan worden ingewonnen niet hetzelfde is als de (functie van de)
ondertekenaar. In het identificatieblok worden de (eventuele) hiërarchische
niveaus van hoog naar laag vermeld. De formele organisatiestructuur dient als
uitgangspunt.
5.2.2 Het eerste niveau
Het eerste (en hoogste) niveau wordt automatisch door het CSD aangemaakt en
betreft de vetgedrukte aanduiding ‘Ministerie van Defensie’
5.2.3 Het tweede en volgende niveaus
Als het document op het tweede niveau wordt ondertekend en het
identificatieblok niet verder wordt verbijzonderd, wordt op dit niveau de
functiebenaming van de ondertekenaar vermeld (bv.’: ‘Directeur Juridische Zaken’
of ‘Bevelhebber der Landstrijdkrachten’). Indien wordt besloten het
verantwoordelijke niveau c.q. het informatieadres aan te duiden worden op het
tweede en lagere niveau de organisatie- elementen in de hiërarchische volgorde
aangeduid (bv. ‘Directoraat-generaal Personeel Materieel, Directie
Arbeidsvoorwaardenbeleid, Afdeling Arbeidsvoorwaarden’ of ‘Landmachtstaf,
Directie Beleid & Plannen, Afdeling Reorganisatie’).
5.3 Opmaak van adressering en referentiegegevens
5.3.1 Datum
De datum wordt weergegeven in het formaat dag in één of twee cijfers, maand
voluit in klare taal, jaar in vier cijfers: ’ 3 augustus 2003’.
5.3.2 Adressering
De adressering moet zodanig duidelijk zijn dat goede postbezorging optimaal
is gewaarborgd, in de volgorde:
- naam van de organisatie;
- functiebenaming en/of naam geadresseerde;
- Militaire Postcode (MPC);
- straat of civiele postbus;
- Postcode en plaats;
- Buitenland: Land (in de landstaal c.q. Engels) in HOOFDLETTERS.
5.3.3 Refertes
Indien er in de tekst ter ondersteuning van de inhoud gebruik wordt gemaakt
van één of meer bij de geadresseerde bekende documenten of andere vormen van
gevoerde communicatie (bijvoorbeeld eerder gevoerde correspondentie,
telefoongesprekken, toezeggingen in vergaderingen, etc), worden deze opgenomen
als referte. Refertes worden aangeduid met voetnoten of eindnoten. Hoewel de
schrijver bepaalt of voetnoten dan wel eindnoten worden toegepast, zijn wel
enkele algemene richtlijnen te geven.
- Als er slechts één referte is, wordt deze vermeld in een voetnoot;
- Als er meer refertes zijn, bepaalt de leesbaarheid van het stuk de plaats
van de refertes. Onderbrengen in een eindnoot heeft dan de voorkeur.
Bij het verwijzen naar refertes worden minimaal de volgende gegevens
opgenomen:
- de afzender;
- het verwijzingsnummer;
- de verzenddatum;
- in voorkomend geval de rubricering;
- in geval van een publicatie wordt de titel en het publicatienummer
(pubnr.) vermeld;
- wanneer wordt gerefereerd aan gevoerde mondelinge communicatie (bv. een
telefoongesprek of gesprek ‘in persoon’), worden de vorm (gesprek etc.),
degenen waartussen de communicatie heeft plaatsgevonden en de datum vermeld.
5.4 Opmaak van het tekstblok
5.4.1 Stukken hebben een gepaste aanhef en slotzin
Naar aanleiding van onderzoek van de Nationale Ombudsman is verplicht gesteld
dat (externe) correspondentie een aanhef en sluiting moet bevatten. Brieven en
nota’s aan personeelsleden van Defensie en aan personen buiten Defensie beginnen
dan ook met een korte beleefdheidsfrase. Bij militaire geadresseerden volgt na
de beleefdheidsfrase de (aanspreektitel van de) rang van de geadresseerde en
diens naam. Bij burgermedewerkers en geadresseerden buiten Defensie volgen na de
beleefdheidsfrase de aanduiding “heer” of “mevrouw” en de naam van betrokkene.
Brieven moeten voorts gepast worden afgesloten. Veelal kan worden volstaan met
een korte en beleefde groet. Bij brieven met een persoonlijk karakter worden de
aanhef en slotzin meestal met de hand geschreven.
5.4.2 Het gebruik van koppen
Om de lezer snel een beeld te verschaffen van de wijze waarop de tekst is
ingedeeld, wordt gebruik gemaakt van ‘koppen’; het betitelen van specifieke
tekstdelen. In het Correspondentiesysteem Defensie worden de koppen automatisch
vet gedrukt en voorzien van een nummering. Er zijn te onderkennen de volgende
koppen:
1 Hoofdstukken
1.1 Paragrafen
1.1.1 Sub-paragrafen
1.1.1.1 Subsub-paragrafen
1.1.1.1.1 Subsubsub-paragrafen
Iedere kop moet zodanig worden benoemd dat de gehele inhoud van de daaronder
begrepen tekst binnen de betekenis van de titel valt. Algemene titels met een te
ruime betekenis bieden de lezer geen houvast en verliezen daardoor hun functie.
Veelal wordt met een paar woorden het thema van de onderliggende tekst
aangeduid. Zogenaamde ’kale koppen’ zijn niet toegestaan. Dit zijn koppen onder
aan een pagina, die op diezelfde pagina niet door tenminste één regel tekst
worden gevolgd. In deze situatie dient de kop in zijn geheel te worden
verplaatst naar de volgende bladzijde, ook als dat tot gevolg heeft dat er wat
meer ruimte overblijft aan het einde van de pagina.
5.4.3 ’Krantenkoppenstijl’
Het is ook mogelijk de essentie van een tekstdeel in een volzin te vermelden
in de kop. Deze techniek wordt aangeduid als ‘krantenkoppenstijl’. Het is dus
mogelijk een conclusie van een tekst op te nemen als benoemde kop. In de
onderliggende tekst moeten wel de stappen van het redenatieproces zijn gevolgd.
De met ‘krantenkoppenstijl’ beschreven koppen kunnen vervolgens worden gebruikt
voor het opstellen van een inhoudsopgave. Een dergelijke inhoudsopgave vergroot
de toegankelijkheid van het stuk en kan zelfs dienen als managementsamenvatting.
5.4.4 De hiërarchie en nummering van koppen
De rangorde van de koppen is voorgeschreven. Hoofdstukkoppen (zie
bijvoorbeeld 5) vormen het hoogste hiërarchische niveau, gevolgd door,
hoofdkoppen (zie bijvoorbeeld 5.3), koppen (zie bijvoorbeeld 5.3.6), subkoppen
(zie bijvoorbeeld 5.2.3.1), subsubkoppen etc. Een genummerde tekst moet als
eerste kop een hoofdstukkop hebben.
Er mogen geen tussenliggende niveaus worden overgeslagen, met dien verstande dat
een hoofdstukkop direct kan worden gevolgd door een kop. In dat geval wordt de
kop genummerd, alsof toch gebruik wordt gemaakt van een hoofdkop. Om reden van
verwijzing dienen genummerde teksten in vrijwel alle verschijningsvormen te
worden toegepast. Uitzondering hierop kunnen zijn de qua omvang beperkte dan wel
qua onderwerp enkelvoudige brief, nota en intern memorandum.
De nummering van de koppen hangt af van het niveau waarop zij worden ingeschaald
in de hiërarchie van de tekst. Voor het nummeren van koppen wordt gebruik
gemaakt van het zogenaamde ‘juridische systeem’. In een kop is het wel mogelijk
om meerdere (niet genummerde) alinea’s te gebruiken (zie bv: 1.2.2 van Deel 1).
Een hoofdstukkop krijgt een enkelvoudig nummer (1, 2 etc.). Een hoofdkop krijgt
dan een tweevoudig nummer, beginnend met het nummer van de voorgaande
hoofdstukkop: 1.1, 1.2, etc. Een kop krijgt een drievoudig nummer, waarin de
niveaus van de voorgaande hoofdstukkop en hoofdkop zijn opgenomen: 1.1.1, etc.
Subkoppen en koppen van nog lagere orde krijgen een viervoudig (1.1.1.1)
respectievelijk vijfvoudig (1.1.1.1.1) nummer. Ter bevordering van de
duidelijkheid kan een kop worden onderverdeeld in subkoppen (bv. 5.2.2.1). Ook
kan een subkop nog verder worden onderverdeeld in sub-subkoppen (bv.
5.3.10.1.1).
5.4.5 Indeling van zeer omvangrijke teksten
Bij zeer omvangrijke teksten als boeken, voorschriften etc. kan een indeling
worden gemaakt in delen. Een indeling in delen wordt toegepast indien binnen een
omvangrijke tekst sprake is van min of meer zelfstandige delen. Daarbij kan
gebruik worden gemaakt van tab- en schutbladen.
5.4.6 Opsommingen
Wanneer een opsomming volgt, eindigt de laatste zin van de kop met een
dubbele punt. De opsommingen beginnen met een zogenaamde ‘em dash’ (―) en worden,
m.u.v. de laatste opsomming, afgesloten met een puntkomma. De laatste opsomming
wordt afgesloten met een punt. Uiteraard kunnen opsommingen ook zelf opsommingen
bevatten. Ook hier wordt de ‘em dash’ () gebruikt, die dan gewoonlijk iets
verder inspringt.
Opsommingen kunnen geen eigen kop hebben. Tevens dient te worden vermeden dat
opsommingen zoveel tekst(regels) bevatten dat zij beter onder een separate kop
kunnen worden behandeld.
5.4.7 Illustraties, tabellen en citaten
Illustraties, tabellen en citaten worden gewoonlijk geplaatst in bijlagen.
Informatie die wordt aangeboden in illustraties, tabellen en citaten wordt
veelal gebruikt ter ondersteuning van de argumentatie en voor het aanbieden van
gedetailleerde gegevens. Vanwege de gewenste beknoptheid van een tekst is het in
de meeste gevallen aan te raden dergelijke informatie op te nemen in separate
bijlagen. Het kan echter wenselijk zijn deze op te nemen in de kern van een
tekst, bijvoorbeeld in de tekst van de kop zelf, of als een apart genummerde
(sub-) kop. Indien functioneel, is hierin een afwijkende kantlijn of een
afwijkend lettertype toegestaan.
5.5 Opmaak van het ondertekeningsblok
5.5.1 Ondertekeningsblok
De bevoegdheid van ondertekening van correspondentie is vastgelegd in het
Organisatiebesluit, de Mandaatregeling en de daarop gebaseerde subtaakbesluiten
en submandateringsbesluiten (opgenomen
in MP 10-003). In deze regelingen is de opmaak van het ondertekeningsblok
bepaald. Voor meer detailinformatie wordt hier dan ook naar verwezen.
In het algemeen dienen de volgende richtlijnen voor externe en interne
correspondentie te worden gevolgd. Externe correspondentie geschiedt altijd
namens de minister of staatsecretaris. Het ondertekeningsblok wordt dan:
De Minister/Staatssecretaris van Defensie,
voor deze
functiebenaming bevoegde functionaris
handtekening
naam ondertekenaar
eventueel rang van de ondertekenaar (voluit)
Interne correspondentie wordt nooit namens de Minister ondertekend. Het
ondertekeningsblok is dan:
functiebenaming bevoegde functionaris
handtekening
naam ondertekenaar
eventueel rang van de ondertekenaar (voluit)
5.5.2 Mandaat
Het mandateren van de ondertekeningsbevoegdheid komt tot uiting in het
ondertekeningsblok. Ieder document moet worden ondertekend door een functionaris
die daartoe is bevoegd. Veelal is dit de hoogste hiërarchieke functionaris van
een (zelfstandig) onderdeel (de Minister, Bevelhebber of de Commandant). De
bevoegdheid tot het ondertekenen, bijvoorbeeld van routinematige stukken, mag in
bepaalde gevallen worden gemandateerd aan een lagere functionaris. Mandatering
moet formeel zijn vastgelegd. Ingeval van een mandatering van de bevoegdheid tot
ondertekenen moet eerst de functie van de initieel bevoegde ondertekenaar worden
vermeld en vervolgens die van de feitelijke ondertekenaar, voorafgegaan door de
woorden ‘voor deze’. Deze term mag niet worden afgekort. Meer dan twee
functionarissen mogen in het ondertekeningsblok niet voorkomen.
5.5.3 Ondertekening
Ondertekening bij afwezigheid en op last wordt met handgeschreven
toevoegingen aangegeven. Wanneer geen sprake is van een gemandateerde
bevoegdheid, mag in bepaalde gevallen toch een andere (veelal lagere)
functionaris dan de initiële ondertekenaar een document ondertekenen. Dit is
mogelijk, wanneer de initiële ondertekenaar niet in staat is om het document te
ondertekenen, bv. door afwezigheid, èn de verdere behandeling geen vertraging
toestaat. Afhankelijk van de vraag of de initiële ondertekenaar wel of geen
kennis van de inhoud heeft, wordt dan respectievelijk ‘op last’ of ‘bij
afwezigheid’ getekend. In beide gevallen blijft de functie van de initieel
bevoegde ondertekenaar vermeld.
5.5.3.1 ’Bij afwezigheid’
Indien de initiële ondertekenaar geen kennis draagt van de inhoud en derhalve
de feitelijke ondertekenaar verantwoordelijk is voor de inhoud, wordt dit
aangegeven in het ondertekeningsblok met de handgeschreven toevoeging ‘bij
afwezigheid’ (afgekort ‘b/a’ is ook toegestaan), gevolgd door de eveneens
handgeschreven vermelding van naam en rang van de feitelijke ondertekenaar.
5.5.3.2 ’Op last’
Indien de functionaris, die oorspronkelijk zou ondertekenen, wel kennis
draagt van de inhoud van het geschrift, geschiedt ondertekening ‘op last’. In
dit geval blijft de aansprakelijkheid voor de inhoud rusten op de functionaris
op wiens last is getekend. Ook hier worden de aanduidingen ‘op last’, naam en
rang handgeschreven toegevoegd.
5.6 Opmaak van de verzendlijst
5.6.1 Distributievolgorde en onderscheid in actie- en infogeadresseerden
Schriftelijk werk wordt altijd geadresseerd aan de hoogste functionaris van
het desbetreffende organisatie-element (de commandant of overeenkomstige
autoriteit, intern kunnen dit ook zijn het afdelings-, sectie-, bureauhoofd, het
hoofd van een staf(groep), de compagnies- / squadroncommandant e.d.). Het
schriftelijk werk wordt geadresseerd aan alle functionarissen die actie moeten
nemen (‘Aan’). Functionarissen die het geschrift uitsluitend ter informatie
dienen te ontvangen, wordt het document ‘in afschrift aan’ (i.a.a.) gestuurd.
Zowel bij ‘Aan’ als ‘i.a.a.’ is het mogelijk een onderscheid te maken tussen
geadresseerden intern en extern de eigen organisatie-eenheid, zulks op eventueel
verzoek van het eigen Bureau Documentaire Informatievoorziening (BDI). Intern
geadresseerden moeten te allen tijde in de adressering worden vermeld, als de
rubricering ‘STG GEHEIM’ c.q. ‘NATO SECRET’ of hoger is. Indien bekend is wie
met de afdoening van het document wordt belast, kan aan de adressering worden
toegevoegd ‘ter attentie van’ (t.a.v.), gevolgd door de betreffende
functiebenaming. Een verzendlijst wordt als bijlage bij het document opgenomen,
maar niet als zodanig genoemd of genummerd.
5.6.2 Persoonlijk aanschrijven
Indien de inhoud van de correspondentie uitsluitend voor de geadresseerde is
bestemd, kan in plaats van de functiebenaming de eigen naam van de geadresseerde
worden gebruikt. Brieven met een informeel karakter worden vrijwel altijd
persoonlijk geadresseerd. Wanneer niemand anders dan de geadresseerde het stuk
in kwestie mag openen, tenzij de geadresseerde daar uitdrukkelijk opdracht toe
geeft, wordt achter de naam ‘(persoonlijk)’ vermeld. Deze aanduiding komt dan
zowel in het document als op de enveloppe te staan.
5.6.3 Volgorde van geadresseerden buiten het eigen onderdeel
De volgorde waarin geadresseerden, niet behorend tot het eigen
krijgsmachtdeel, worden vermeld in de verzendlijst is:
- overheidsinstellingen;
- civiele instellingen;
- overige burgers;
- Ministerie van Defensie;
- Koninklijke Marine;
- Koninklijke Landmacht;
- Koninklijke Luchtmacht;
- Koninklijke Marechaussee;
- Commando DienstenCentra.
Binnen een krijgsmachtdeel worden geadresseerden in de volgorde gezet van hun
rang, de geadresseerde met de hoogste rang eerst en bij gelijken in rang
alfabetisch. Na de militairen volgen de civiele geadresseerden in alfabetische
volgorde. Indien er een andere volgorde gewenst is, bijvoorbeeld om
representatieve redenen, kan van de voorgeschreven volgorde worden afgeweken.
5.7 Opmaak van bijlagen, aanhangsels en bijvoegsels
5.7.1 Definitie van bijlagen en bijvoegsels
Grafieken, tabellen, berekeningen, illustraties, documenten, publicaties e.d.
lenen zich veelal niet voor integrale opname in de tekst van een document en
worden daarom meestal als bijlage opgenomen. Ook een literatuurlijst,
literatuurverwijzingen en verklarende aantekeningen (indien dit eind- en geen
voetnoten zijn) komen in een bijlage. Een bijlage van een bijlage heet een
‘aanhangsel’. Een bijlage van een aanhangsel is een ‘bijvoegsel’. De bijlagen
worden genummerd en in de afsluiting van het stuk vermeld. Aanhangsels en
bijvoegsels worden niet in de afsluiting van het stuk vermeld.
5.8 Opmaak van een (management)samenvatting
Het volledig lezen van grote en complexe stukken (bijvoorbeeld een rapport)
neemt veel tijd in beslag. Om toch snel voldoende inzicht te kunnen geven in de
essentie van de inhoud, wordt aan dergelijke stukken (in de regel stukken met
meer dan vijf pagina’s) een samenvatting van de inhoud (‘executive summary’ of
managementsamenvatting) toegevoegd. De samenvatting beslaat normaal gesproken
één pagina (A4). Alleen bij stukken van meer dan 10 pagina’s, is een tweede
pagina toegestaan. Om duidelijk onderscheid te maken tussen het volledige
document en de (management)samenvatting, wordt de samenvatting op geel papier
afgedrukt en toegevoegd voorafgaand aan het eigenlijke document. De samenvatting
maakt dus geen deel uit van het eigenlijke stuk. De vorm van de samenvatting is
vrij. De samenvatting dient aan een aantal inhoudelijke eisen te voldoen.
Allereerst moeten de hoofdlijnen van het betoog zijn weergegeven (Aanleiding,
(probleemstelling), doelstelling, hoofdargumenten, conclusies en aanbevelingen).
Tevens moet de samenvatting zelfstandig leesbaar zijn. Bij omvangrijke stukken
kan gebruik worden gemaakt van de informatieve (hoofd)koppen
(krantenkoppenstijl); het weergeven van de essentie van een tekstdeel in een
korte volzin. Door deze volzinnen met behoud van het hiërarchieke niveau op te
nemen in een uitgebreide inhoudsopgave ontstaat een goed overzicht van de
hoofdlijnen van het betoog. Een dergelijke inhoudsopgave mag worden gebruikt als
vervanging van de samenvatting.
5.9 Opmaak van e-mail berichten
Het gebruik van e-mail berichten binnen Defensie is vastgelegd in de Regeling
registratie, behandeling en archivering e-mail Defensie 2004 (MP 10-005). De
gebruiker is verantwoordelijk voor een correcte en nette opmaak van e-mail
berichten.
Voor de opmaak van e-mail berichten geldt het volgende:
- Een e-mail bericht moet altijd voorzien zijn van een onderwerp; een korte
omschrijving welke duidelijk weer geeft waar het bericht over gaat;
- Berichten met een formeel karakter aan medewerkers van Defensie en aan
personen of organisaties buiten de Defensieorganisatie beginnen met een korte
beleefdheidsfrase. Tevens wordt het bericht gepast afgesloten met een groet;
- Een e-mail wordt opgemaakt in de standaard lay-out van MS Outlook
(lettertype Arial 10, zwart; ’replies’ in blauw). Gekleurde achtergronden en
niet functionele illustraties zijn niet toegestaan.
- De ondertekening van een e-mail bericht bestaat tenminste uit de volgende
onderdelen:
Functie ondertekenaar
Naam ondertekenaar
Rang ondertekenaar*
indien externe geadresseerde: Ministerie van Defensie
Naam beleidsterrein*
Onderdeel
Afdeling*
Bureau / Sectie, Extra niveau*
Telefoonnummer
Faxnummer*
* Indien van toepassing.
7. Verschijningsvormen
7.1 Algemeen
Zoals al aangeduid in hoofdstuk 1 is de keuze voor een verschijningsvorm
afhankelijk van de doelstelling, de complexiteit, de omvang en het karakter van
de tekst. Daaraan moet worden toegevoegd: de hoedanigheid van de geadresseerde
(binnen of buiten Defensie, persoon of functionaris.) Het in
bijlage 1 opgenomen
schema kan als hulpmiddel dienen bij de keuze voor een brief, nota, intern
memorandum of een rapport. Onderstaand wordt nader ingegaan op de meest
voorkomende verschijningsvormen. Voor afwijkende verschijningsvormen kan veelal
het vrije model van het CSD worden gebruikt, samen met de algemene richtlijnen
uit dit RDC, dan wel wordt verwezen naar de Beheersregeling documentaire
informatievoorziening Defensie 2003 (MP 10-005).
7.2 Brief: externe correspondentie
Een brief wordt gebruikt voor formele externe correspondentie met andere
ministeries, overheidslichamen, particuliere instellingen of personen niet
werkzaam bij Defensie.
Uitzondering: een brief wordt ook gebruikt voor formele correspondentie met
personen werkzaam bij Defensie. Dit betreft doorgaans rechtspositionele
aangelegenheden. In een brief wordt slechts één onderwerp behandeld. Hierdoor
zijn omvang en complexiteit van een brief veelal beperkt. Voor correspondentie
over meer dan één onderwerp of over meer complexe zaken kan beter worden gekozen
voor de rapportvorm, in combinatie met een korte aanbiedingsbrief. In een brief
worden geen koppen en nummeringen gebruikt. Een brief wordt altijd geprint op
papier met een voorbedrukt gekleurd logo.
7.2.1 Variant 1: De persoonlijke brief
De persoonlijke brief wordt gericht aan een individu, intern of extern
Defensie, en heeft doorgaans een sociaalrelationeel doel: felicitatie,
uitnodiging, condoléance, dankbetuiging, etc. De adressering geschiedt op naam,
evt. gevolgd door de functiebenaming. De aanhef wordt handgeschreven: ’Zeer
Geachte Heer’, ’Beste Piet’ etc. Tussen de laatste zin en de handtekening wordt,
meestal eveneens handgeschreven, een korte beleefdheidszin opgenomen: ’Met
vriendelijke groet’ o.i.d. Het ondertekeningsblok wordt weggelaten of hooguit
worden naam en rang vermeld.
7.2.2 Variant 2: De Blauwe Brief
Een blauwe brief (een zogenaamde ’Amice-brief’) wordt gebruikt voor
correspondentie van de minister, de staatssecretaris, de secretaris-generaal, de
chef defensiestaf, de bevelhebbers of andere functionarissen, die daarvan
gebruik mogen maken. De inhoud van blauwe brieven mag, met uitzondering van
functionarissen die daarover een advies moeten geven, niet aan andere personen
dan geadresseerden worden bekendgemaakt. Dus niet ’in afschrift aan’ of ’door
tussenkomst van’.
7.2.3 Variant 3: De Brief aan de Tweede (Eerste) Kamer
Een Kamerbrief wordt uitsluitend gebruikt voor correspondentie met de Eerste
Kamer en/of de Tweede Kamer der Staten-Generaal.
7.3 Nota: interne formele correspondentie
De nota wordt gebruikt voor formele interne correspondentie van verschillende
aard.
Intern is: alles wat tot Defensie behoort. Een nota is meestal bestemd voor een
functionaris buiten het eigen dienstonderdeel. In een nota wordt slechts één
onderwerp behandeld. Hierdoor zijn de omvang en complexiteit van een nota veelal
beperkt. Voor correspondentie over meer dan één onderwerp of over meer complexe
zaken kan beter worden gekozen voor de rapportvorm, in combinatie met een korte
aanbiedingsnota. In een nota worden geen koppen en nummeringen gebruikt. Een
nota kan nooit namens de Minister worden ondertekend. Een nota wordt geprint met
het zwarte logo.
7.4 Intern memorandum
Het intern memorandum is minder formeel dan de nota. Het intern memorandum
wordt gebruikt, doorgaans binnen het eigen dienstonderdeel, om informatie te
geven en/of te adviseren, bijvoorbeeld ter voorbereiding op een vergadering. Een
intern memorandum kan over meer dan één onderwerp gaan. Een intern memorandum
wordt geprint met het zwarte logo.
7.5 Notitie
De notitie is een korte, informele mededeling (’kattenbelletje’). De notitie
wordt uitsluitend intern in het eigen dienstonderdeel gebruikt. Een notitie
wordt geprint met het zwarte logo.
7.6 Rapport
Het rapport wordt gebruikt om doelgerichte en volledige informatie te
verschaffen of inzicht te geven in meer omvangrijke onderwerpen. In een rapport
kan een situatie worden beschreven en/of geanalyseerd. Ook kan een rapport
probleemoplossend van aard zijn. Indien een rapport groter dan 5 pagina’s A4 is,
dient een managementsamenvatting, op geel papier, te worden bijgevoegd. Een
rapport wordt niet geadresseerd. Formele aanbieding van een rapport geschiedt
met behulp van een brief of een nota. Informele aanbieding, intern het
dienstonderdeel, geschiedt per kantbrief of met een intern memorandum. Het
voorblad van een rapport wordt geprint op papier met een voorbedrukt gekleurd
logo.
7.7 Fax
De fax kan worden gebruikt voor zowel interne als externe communicatie.
Meestal informeel, soms ook formeel, vooral als er spoed geboden is. De fax
wordt vaak gebruikt als middel om, vooruitlopend op de verzending per briefpost,
de geadresseerde snel in het bezit te brengen van een brief, nota, rapport etc.
Formele stukken die per fax worden verzonden, dienen tevens per briefpost te
worden verstuurd.
7.8 Kantbrief
Met de kantbrief kunnen intern (binnen het dienstonderdeel) documenten worden
overgedragen met het verzoek aan geadresseerde met betrekking tot het document
een bepaalde actie te nemen, kennis te nemen van het document, ter voldoening
aan een verzoek etc.
7.9 Vrij model
Het vrije model kan worden gebruikt voor diverse documenten die niet in de
standaardset van het CSD zijn opgenomen, zoals interne mededelingen,
voorlichtingsbulletins, bestellijsten, besluitenlijsten,
aktiepuntenlijsten,vergaderagenda’s en -verslagen etc. Specifieke schriftelijke
communicatie-uitingen (bv. orders) die binnen de krijgsmachtdelen worden
gehanteerd, worden ook zo veel mogelijk met behulp van het vrije model gemaakt.
Het vrije model wordt geprint met het zwarte logo.
7.9.1 Toepassing vrij model: vergaderverslag
Een vergaderverslag wordt gemaakt met behulp van het vrije model. In het
onderwerpveld worden het onderwerp van de vergadering, de plaats (zaal en
adres), de dag en het tijdstip vermeld. Het tekstblok vangt aan met een
opsomming van de aan- en afwezigen, in volgorde van rang/schaal en daarbinnen
alfabetisch gerangschikt. Tevens worden de functies vermeld en wie voorzitter,
secretaris en evt. notulist zijn.
De inhoud van het verslag volgt in principe de vergaderagenda. Ieder agendapunt
wordt als kop weergegeven, bv. ’1. Agendapunt 1: Opening’ De tekst wordt
opgesteld in de onvoltooid tegenwoordige tijd (’Voorzitter vraagt aandacht voor
de aanschaf van voldoende onderhoudsmiddelen’). Bij elke punt worden de voor de
uiteindelijke beslissing relevante informatie en argumenten opgenomen. Het
besluit van de voorzitter c.q. de vergadering, dan wel - als geen besluit wordt
genomen - de mening van de voorzitter, wordt aan het einde van de tekst
opgenomen. Actiepunten worden gemarkeerd (’Actie: Secr’).
7.10 Niet in huisstijl: de e-mail
De e-mail wordt intern en extern gebruikt voor voornamelijk informele
correspondentie. Indien een e-mail beleidswaarde, juridische of bewijswaarde,
dan wel procesonder-steunende waarde of culturele/historische waarde heeft,
wordt een print aangeboden aan BDI, ter archivering. Ook de e-mail voldoet aan
de eisen van correctheid, begrijpelijkheid en passendheid. Verder wordt verwezen
naar de Regeling registratie, behandeling en archivering e-mail Defensie 2004.
Bijlage 1 Schema verschijningsvormen
