Onderwerp: Bezoek-historie

Richtlijnen dienstcorrespondentie Defensie
Geldigheid:19-07-2004 t/m Status: Geldig vandaag

Dit onderwerp bevat de volgende rubrieken.

Richtlijnen dienstcorrespondentie Defensie

Vastst./Wijz datum Bron Nummer Wijz. t.a.v. Inwerkingtr. datum
13-07-04SGD200400249819-07-04

1. Inleiding

1.1 Reikwijdte

Het begrip ‘schriftelijke communicatie’ kan op verschillende manieren worden onderverdeeld. Ten eerste kan aan de hand van de aard van de communicatie een onderscheid worden gemaakt in informele en formele communicatie. Op de tweede plaats kan een verdeling worden gemaakt naar de doelgroep waarmee wordt gecommuniceerd. Hierbij wordt dit begrip gesplitst in interne (binnen defensie) en externe (buiten defensie) communicatie. Ten derde kan een verdeling worden gemaakt op basis van het doel dat met de boodschap wordt nagestreefd. De Richtlijnen Dienstcorrespondentie (RDC) richten zich uitsluitend op (in)formele, schriftelijke interne en externe communicatie die bedoeld is om lezers te informeren en te beïnvloeden. De RDC zijn uitsluitend van toepassing op alle (in)formele, schriftelijke communicatie die binnen Defensie wordt opgesteld. In specifieke situaties waarin deze handleiding niet voorziet, kunnen bijvoorbeeld in (staf)orders van blijvende aard e.d. aanvullende aanwijzingen worden gegeven. Uitzondering: De RDC zijn niet van toepassing op schriftelijke communicatie, waarvoor supra- of internationale voorschriften zijn uitgegeven. Evenmin zijn de RDC van toepassing op schriftelijke communicatie die moet worden opgesteld met toepassing van nationale aanwijzingen, die zijn gebaseerd op supra- of internationale voorschriften. Voorbeeld: operatiebevelen. In deze handleiding wordt niet ingegaan op het gebruik van diverse voorbedrukte invulformulieren die voor schriftelijke communicatie of het vastleggen van gegevens in gebruik zijn.

1.2 Doel

Om een lezer adequaat te informeren, dient aangereikte informatie aan eisen als duidelijkheid en correctheid te voldoen. Teneinde hem of haar in denken of doen te beïnvloeden is het noodzakelijk te overtuigen op basis van zakelijke argumentatie. Daarbij is het van belang om schriftelijke communicatie gemakkelijk toegankelijk te maken, snel tot de essentie van een onderwerp door te dringen en hoofd- en bijzaken van elkaar te scheiden. Dit alles kan worden bereikt door in deze RDC duidelijke eisen, regels en afspraken vast te leggen over de inhoud, structuur en vormgeving van schriftelijke communicatie.

1.3 Verschijningsvormen

Schriftelijke communicatie wordt voor uiteenlopende doelen gebruikt. Om de herkenbaarheid van Defensie als afzender te vergroten en een éénduidige uitstraling te creëren is schriftelijke communicatie gestandaardiseerd, waarbij de huisstijl van Defensie als uitgangspunt geldt. Voor het opstellen van schriftelijke communicatie dient u gebruik te maken van het in Microsoft Word geïntegreerde Correspondentiesysteem Defensie (CSD) dat via het netwerk beschikbaar wordt gesteld. Het CSD maakt uw correspondentie automatisch op correcte wijze op. Alle elementen worden door het systeem op de juiste wijze op de juiste positie geplaatst. Het is niet toegestaan zelf wijzigingen in de lay-out aan te brengen, zoals bijvoorbeeld het wijzigen van het lettertype, het verplaatsen van onderdelen of het toevoegen, verwijderen of bewerken van tekst- of beeldelementen.

In de RDC worden de volgende verschijningsvormen van schriftelijke communicatie behandeld:

  • brief;
  • persoonlijke brief;
  • blauwe brief;
  • kamerbrief;
  • nota;
  • intern memorandum;
  • notitie;
  • rapport;
  • fax;
  • kantbrief;
  • verzendlijst;
  • vrij model;
  • e-mail.

De keuze voor een verschijningsvorm is afhankelijk van de doelstelling, de complexiteit, de omvang en het karakter van de tekst. De verschillende verschijningsvormen worden in hoofdstuk 7 verder toegelicht.

1.3.1 Gerelateerde documenten

Bij het samenstellen van deze handleiding is rekening gehouden met de volgende publicaties:

  • Groot Woordenboek der Nederlandse Taal (Van Dale);
  • Herziene woordenlijst van de Nederlandse Taal;
  • Schrijfwijzer (J. Renkema);
  • Beveiliging van NAVO-gegevens (MP 10-10/2); *
  • Beveiliging van staatsgeheimen en vitale onderdelen / objecten (MP 10-10/3); *
  • Beveiliging van gemerkte gegevens (MP 10-10/4); *
  • Beheersregeling documentaire informatievoorziening Defensie 2003 (MP 10-005);
  • Regeling registratie, behandeling en archivering e-mail Defensie 2004 (MP 10-005).

Redactie: de met * gemerkte documenten bestaan niet meer.

1.4 Verdeling van verantwoordelijkheden t.a.v. de RDC

De Secretaris Generaal (SG) is de eigenaar van het RDC. De Dienst Facilitaire Zaken (DFZ) draagt zorg voor opname van het RDC in de bundel MP 10-005 en de publicatie op Intranet. Wijzigingsvoorstellen moeten worden ingediend bij de directeur IDL.

2. Basisregels voor de inhoud

2.1 Algemene regels voor een zakelijke tekst

Defensie hanteert algemene inhoudelijke regels waaraan in beginsel iedere tekst dient te voldoen. Deze regels zijn:

  • een tekst bevat een doelstelling en in voorkomend geval een duidelijke probleemstelling;
  • de doelstelling van een tekst moet snel duidelijk zijn;
  • bij complexe teksten moet de doelstelling expliciet worden genoemd;
  • een probleemoplossende tekst moet een duidelijke probleemstelling bevatten;
  • in de tekst voorkomende feiten, meningen, veronderstellingen en conclusies moeten duidelijk als zodanig herkenbaar zijn;
  • de opgenomen tekst moet relevant zijn;
  • de tekst moet volledig en juist zijn;
  • het geheel van feiten, veronderstellingen, meningen en conclusies moet aanvaardbaar zijn;
  • geraadpleegde literatuurbronnen moeten worden opgenomen in een literatuurlijst;
  • overig niet-oorspronkelijk materiaal vereist een bronvermelding;
  • specifieke bronvermelding geschiedt met behulp van eindnoten of voetnoten;
  • eindnoten worden in een bijlage weergegeven, voetnoten onder aan de bladzijde.

3. Basisregels voor de structuur

3.1 Vier algemene structuurregels

Voor de rangschikking van de samenstellende delen van de tekst (= de structuur) gelden 4 algemene regels. Dit zijn:

  1. iedere tekst heeft een vaste indeling in inleiding, kern en slot;
  2. omvangrijke tekstdelen hebben een eigen inleiding, kern en slot;
  3. teksten worden logisch opgebouwd volgens een redenatieproces; hoofd- en bijzaken moeten worden gescheiden;
  4. een tekst moet evenwichtig worden opgebouwd. De samenstellende delen (inleiding, kern, slot) moeten qua omvang in een goede verhouding tot elkaar staan. Aanbevolen wordt een verhouding van 10:80:10.

3.2 Structuurregels voor specifieke tekstdelen

Ook voor de specifieke tekstdelen (inleiding, kern en slot) gelden enkele structuurregels.

3.2.1 Inleiding

Een inleiding omvat een aanleiding, eventueel een probleemstelling, een doelstelling en een structuuraanduiding. Eventuele randvoorwaarden, aannames of beperkingen worden in de inleiding kort aangeduid en - zo nodig - in de kern verder uitgewerkt. 

  • Met de aanleiding wordt aangeduid in welk kader de tekst wordt geschreven (het ’waarom’). In veel gevallen behandelt de tekst een probleem.
  • In de probleemstelling wordt in ieder geval aangeduid wat de situatie is, welk organisatiebelang betrokken is en wat ’het conflict’ (het eigenlijke probleem) is.
  • De doelstelling beoogt veelal het aandragen van informatie, het analyseren van een situatie, het maken van een keuze of het aandragen van een oplossing voor een probleem.
  • De inleiding wordt afgesloten met een structuuraanduiding, waarin wordt de opeenvolgende tekstdelen worden opgesomd.
  • Randvoorwaarden: eisen waaraan bij de uitvoering van het probleem/project/onderwerp moet worden voldaan, zoals: ’ het aan te schaffen wapensysteem mag niet meer kosten dan x Euro’. De herkomst van de randvoorwaarden moet altijd worden vermeld.
  • Aanname: de oplossing van een probleem of de geldigheid van een conclusie kan afhankelijk zijn van een situatie die (nog) niet zeker is. Zo’n situatie wordt beschreven in een aanname.
  • Beperking: Een aspect dat wel van belang kan zijn, maar dat niet wordt behandeld.

3.2.2 Kern

De indeling van de kern van een tekst geschiedt op basis van het thema en de doelstelling. De auteur bepaalt welke structuur daarbij het beste past. Onderstaand worden 6 mogelijke hoofdstructuren aangeduid. Iedere hoofdstructuur kent zijn eigen vraagstellingen, waarop door de auteur moet worden ingegaan. Elke structuur heeft zijn specifieke toepassingsmogelijkheden. Op basis van de gekozen hoofdstructuur kan de schrijver de afzonderlijke tekstdelen verder uitwerken. Om met name omvangrijke teksten te structureren, kan de auteur naast de vaste hoofdstructuren of combinaties daarvan, ook gebruik maken van verschillende ordeningsprincipes. De toepassing van deze principes bevordert de samenhang en controle van de in de tekst aangereikte informatie. Ook voor deze principes geldt de regel dat gebruik moet worden gemaakt van de logische stappen van het redenatieproces. In de uitwerking kan de schrijver voor een specifiek tekstdeel eveneens gebruik maken van de zes hierna geschetste hoofdstructuren.

3.2.2.1 Probleemstructuur

  • Wat is de aard en omvang van het probleem?
  • Waarom is het een probleem?
  • Wat zijn de oorzaken?
  • Wat is er tegen te doen?

3.2.2.2 Maatregelstructuur

  • Wat is de maatregel precies?
  • Waarom is de maatregel nodig?
  • Hoe wordt de maatregel uitgevoerd?
  • Wat zijn de effecten?

3.2.2.3 Evaluatiestructuur

  • Wat zijn de relevante eigenschappen van het onderwerp?
  • Wat zijn de positieve/negatieve kenmerken of aspecten?
  • Hoe luidt het totaaloordeel?
  • Wat is de aanbeveling?

3.2.2.4 Handelingsstructuur

  • Wat is het doel van de handeling?
  • Wat zijn de voorwaarden voor uitvoering van de handeling?
  • Hoe verloopt de handeling?
  • Hoe wordt het verloop van de handeling gecontroleerd?
3.2.2.5 Ontwerpstructuur
  • Waartoe dient het ontwerp?
  • Aan welke eisen moet het voldoen?
  • Welke middelen worden er gekozen?
  • Hoe ziet het ontwerp eruit?
  • Wat is de waarde van het ontwerp?

3.2.2.6 Onderzoeksstructuur

  • Wat wordt er precies onderzocht?
  • Waarom vindt het onderzoek plaats?
  • Volgens welke methode wordt het onderwerp onderzocht?
  • Wat zijn de resultaten van het onderzoek?
  • Wat zijn de eindconclusies?

3.2.3 Slot

Het slot is de afronding van een document. Het slot dient een duidelijke relatie te hebben met de in de inleiding geformuleerde doelstelling en eventuele probleemstelling van het document. Het slot van bijvoorbeeld een brief kan een uitnodiging, een verzoek of een opdracht bevatten. Een werkstuk dat probleemoplossend of adviserend van aard is, bevat doorgaans in de inleiding een probleemstelling, het verschil tussen de huidige en de gewenste situatie. In een dergelijk, meer gecompliceerd werkstuk bevat het slot doorgaans conclusies gevolgd door eventuele aanbevelingen. De conclusies vloeien logisch voort uit het betoog en geven een antwoord op de hoofdvraag uit de inleiding; de hoofdvraag van een studie is een middel om het hoofddoel (de gewenste situatie) te realiseren. Subconclusies, die relevante deelvragen beantwoorden, kunnen deel uitmaken van de conclusies. De aanbevelingen hebben een directe relatie met het hoofddoel van een studie en vloeien logisch voort uit de conclusies. Uitvoering van de aanbevelingen is primair gericht op het realiseren van het hoofddoel van een studie. Indien er (in de inleiding) sprake was van beperkingen, moet daarop in de aanbevelingen op worden teruggekomen (B.v. ’ Er is nog verder onderzoek nodig naar…… om …… te kunnen uitvoeren’). Het slot van ieder document moet zelfstandig leesbaar zijn en conclusies mogen geen nieuwe informatie bevatten.

4. Basisregels voor taalgebruik

Juist schriftelijk taalgebruik voldoet aan drie criteria: correctheid, begrijpelijkheid en passendheid. Daarnaast gelden voor Defensie enkele bepalingen over taalgebruik die enigszins afwijken van hetgeen in de burgermaatschappij gebruikelijk is.

4.1 Correctheid

De grammatica en het woordgebruik moeten voldoen aan de voorschriften gegeven in de Schrijfwijzer van J. Renkema. De spelling van het de Woordenlijst Nederlandse Taal (het ’Groene Boekje’) moet worden gebruikt.

4.2 Begrijpelijkheid

Ter bevordering van de begrijpelijkheid gelden de volgende regels:

  • gebruik begrijpelijke woorden en zinnen;
  • moeilijke woorden, ambtelijke taal, vaktermen en buitenlandse woorden moeten zoveel mogelijk worden vermeden;
  • schrijf zoveel mogelijk in de actieve vorm;
  • het gebruik van afkortingen dient zoveel mogelijk te worden beperkt;
  • algemeen bekende afkortingen mogen met mate worden gebruikt;
  • minder bekende afkortingen moeten de eerste keer voluit worden geschreven;
  • specifieke militaire afkortingen worden zonder tussenpunten en eindpunten (bv. Kap Jansen) geschreven.

4.3 Passendheid

Dienstcorrespondentie is zakelijk. Over het algemeen wordt een onpersoonlijke stijl gehanteerd. Verder wordt rekening gehouden met de hiërarchische opbouw van de organisatie. De toonzetting is formeel en direct.

4.4 Het gebruik van hoofdletters

Het gebruik van hoofdletters wijkt in de Defensieorganisatie af van de regels voor de Nederlandse taal. De volgende woorden dienen met een hoofdletter te beginnen:

  • benoemde organisatie-eenheden (11AMB, de Afdeling Wapensystemen);
  • rangen gevolgd door de naam (Kapitein Jansen, Sergeant-Majoor J. van Staalen);
  • rangaanduidingen in het ondertekeningsblok;
  • benamingen van functies (Het Hoofd Staf Controller).

5. De opmaak van documenten

5.1 Algemene regels voor opmaak

De opmaak van schriftelijke communicatie is overeenkomstig de Defensie huisstijl. Het CSD maakt de verschillende verschijningsvormen automatisch correct op (m.u.v. e-mailberichten). Het is niet toegestaan de lay-out en/of opmaak te veranderen (bv. lettertype). Voor alle duidelijkheid volgt hieronder een aantal aspecten van de opmaak. Het betreft hier achtereenvolgens de opmaak van het identificatieblok, referentiegegevens, tekstblok, ondertekeningsblok, verzendlijst en bijlage aanhangsels, bijvoegsels en e-mailberichten.

5.2 Opmaak van het identificatieblok

5.2.1 Algemeen

Rechts naast het logo wordt het zogenaamde identificatieblok geplaatst. Het identificatieblok heeft ten doel de ontvanger te informeren over de herkomst van het document. De hoofdregel is dat met het identificatieblok de positie van de ondertekenaar wordt aangeduid. Het kan echter wenselijk zijn om in het identificatieblok een ander niveau dan dat van de ondertekenaar aan te duiden. Dit kan gebeuren als de verantwoordelijkheid voor het opstellen van het document elders berust of als het organisatie-element waarbij informatie over het document kan worden ingewonnen niet hetzelfde is als de (functie van de) ondertekenaar. In het identificatieblok worden de (eventuele) hiërarchische niveaus van hoog naar laag vermeld. De formele organisatiestructuur dient als uitgangspunt.

5.2.2 Het eerste niveau

Het eerste (en hoogste) niveau wordt automatisch door het CSD aangemaakt en betreft de vetgedrukte aanduiding ‘Ministerie van Defensie’

5.2.3 Het tweede en volgende niveaus

Als het document op het tweede niveau wordt ondertekend en het identificatieblok niet verder wordt verbijzonderd, wordt op dit niveau de functiebenaming van de ondertekenaar vermeld (bv.’: ‘Directeur Juridische Zaken’ of ‘Bevelhebber der Landstrijdkrachten’). Indien wordt besloten het verantwoordelijke niveau c.q. het informatieadres aan te duiden worden op het tweede en lagere niveau de organisatie- elementen in de hiërarchische volgorde aangeduid (bv. ‘Directoraat-generaal Personeel Materieel, Directie Arbeidsvoorwaardenbeleid, Afdeling Arbeidsvoorwaarden’ of ‘Landmachtstaf, Directie Beleid & Plannen, Afdeling Reorganisatie’).

5.3 Opmaak van adressering en referentiegegevens

5.3.1 Datum

De datum wordt weergegeven in het formaat dag in één of twee cijfers, maand voluit in klare taal, jaar in vier cijfers: ’ 3 augustus 2003’.

5.3.2 Adressering

De adressering moet zodanig duidelijk zijn dat goede postbezorging optimaal is gewaarborgd, in de volgorde:

  • naam van de organisatie;
  • functiebenaming en/of naam geadresseerde;
  • Militaire Postcode (MPC);
  • straat of civiele postbus;
  • Postcode en plaats;
  • Buitenland: Land (in de landstaal c.q. Engels) in HOOFDLETTERS.

5.3.3 Refertes

Indien er in de tekst ter ondersteuning van de inhoud gebruik wordt gemaakt van één of meer bij de geadresseerde bekende documenten of andere vormen van gevoerde communicatie (bijvoorbeeld eerder gevoerde correspondentie, telefoongesprekken, toezeggingen in vergaderingen, etc), worden deze opgenomen als referte. Refertes worden aangeduid met voetnoten of eindnoten. Hoewel de schrijver bepaalt of voetnoten dan wel eindnoten worden toegepast, zijn wel enkele algemene richtlijnen te geven.

  1. Als er slechts één referte is, wordt deze vermeld in een voetnoot;
  2. Als er meer refertes zijn, bepaalt de leesbaarheid van het stuk de plaats van de refertes. Onderbrengen in een eindnoot heeft dan de voorkeur.

Bij het verwijzen naar refertes worden minimaal de volgende gegevens opgenomen:

  • de afzender;
  • het verwijzingsnummer;
  • de verzenddatum;
  • in voorkomend geval de rubricering;
  • in geval van een publicatie wordt de titel en het publicatienummer (pubnr.) vermeld;
  • wanneer wordt gerefereerd aan gevoerde mondelinge communicatie (bv. een telefoongesprek of gesprek ‘in persoon’), worden de vorm (gesprek etc.), degenen waartussen de communicatie heeft plaatsgevonden en de datum vermeld.

5.4 Opmaak van het tekstblok

5.4.1 Stukken hebben een gepaste aanhef en slotzin

Naar aanleiding van onderzoek van de Nationale Ombudsman is verplicht gesteld dat (externe) correspondentie een aanhef en sluiting moet bevatten. Brieven en nota’s aan personeelsleden van Defensie en aan personen buiten Defensie beginnen dan ook met een korte beleefdheidsfrase. Bij militaire geadresseerden volgt na de beleefdheidsfrase de (aanspreektitel van de) rang van de geadresseerde en diens naam. Bij burgermedewerkers en geadresseerden buiten Defensie volgen na de beleefdheidsfrase de aanduiding “heer” of “mevrouw” en de naam van betrokkene. Brieven moeten voorts gepast worden afgesloten. Veelal kan worden volstaan met een korte en beleefde groet. Bij brieven met een persoonlijk karakter worden de aanhef en slotzin meestal met de hand geschreven.

5.4.2 Het gebruik van koppen

Om de lezer snel een beeld te verschaffen van de wijze waarop de tekst is ingedeeld, wordt gebruik gemaakt van ‘koppen’; het betitelen van specifieke tekstdelen. In het Correspondentiesysteem Defensie worden de koppen automatisch vet gedrukt en voorzien van een nummering. Er zijn te onderkennen de volgende koppen:

1 Hoofdstukken 1.1 Paragrafen 1.1.1 Sub-paragrafen 1.1.1.1 Subsub-paragrafen 1.1.1.1.1 Subsubsub-paragrafen

Iedere kop moet zodanig worden benoemd dat de gehele inhoud van de daaronder begrepen tekst binnen de betekenis van de titel valt. Algemene titels met een te ruime betekenis bieden de lezer geen houvast en verliezen daardoor hun functie. Veelal wordt met een paar woorden het thema van de onderliggende tekst aangeduid. Zogenaamde ’kale koppen’ zijn niet toegestaan. Dit zijn koppen onder aan een pagina, die op diezelfde pagina niet door tenminste één regel tekst worden gevolgd. In deze situatie dient de kop in zijn geheel te worden verplaatst naar de volgende bladzijde, ook als dat tot gevolg heeft dat er wat meer ruimte overblijft aan het einde van de pagina.

5.4.3 ’Krantenkoppenstijl’

Het is ook mogelijk de essentie van een tekstdeel in een volzin te vermelden in de kop. Deze techniek wordt aangeduid als ‘krantenkoppenstijl’. Het is dus mogelijk een conclusie van een tekst op te nemen als benoemde kop. In de onderliggende tekst moeten wel de stappen van het redenatieproces zijn gevolgd. De met ‘krantenkoppenstijl’ beschreven koppen kunnen vervolgens worden gebruikt voor het opstellen van een inhoudsopgave. Een dergelijke inhoudsopgave vergroot de toegankelijkheid van het stuk en kan zelfs dienen als managementsamenvatting.

5.4.4 De hiërarchie en nummering van koppen

De rangorde van de koppen is voorgeschreven. Hoofdstukkoppen (zie bijvoorbeeld 5) vormen het hoogste hiërarchische niveau, gevolgd door, hoofdkoppen (zie bijvoorbeeld 5.3), koppen (zie bijvoorbeeld 5.3.6), subkoppen (zie bijvoorbeeld 5.2.3.1), subsubkoppen etc. Een genummerde tekst moet als eerste kop een hoofdstukkop hebben. Er mogen geen tussenliggende niveaus worden overgeslagen, met dien verstande dat een hoofdstukkop direct kan worden gevolgd door een kop. In dat geval wordt de kop genummerd, alsof toch gebruik wordt gemaakt van een hoofdkop. Om reden van verwijzing dienen genummerde teksten in vrijwel alle verschijningsvormen te worden toegepast. Uitzondering hierop kunnen zijn de qua omvang beperkte dan wel qua onderwerp enkelvoudige brief, nota en intern memorandum. De nummering van de koppen hangt af van het niveau waarop zij worden ingeschaald in de hiërarchie van de tekst. Voor het nummeren van koppen wordt gebruik gemaakt van het zogenaamde ‘juridische systeem’. In een kop is het wel mogelijk om meerdere (niet genummerde) alinea’s te gebruiken (zie bv: 1.2.2 van Deel 1). Een hoofdstukkop krijgt een enkelvoudig nummer (1, 2 etc.). Een hoofdkop krijgt dan een tweevoudig nummer, beginnend met het nummer van de voorgaande hoofdstukkop: 1.1, 1.2, etc. Een kop krijgt een drievoudig nummer, waarin de niveaus van de voorgaande hoofdstukkop en hoofdkop zijn opgenomen: 1.1.1, etc. Subkoppen en koppen van nog lagere orde krijgen een viervoudig (1.1.1.1) respectievelijk vijfvoudig (1.1.1.1.1) nummer. Ter bevordering van de duidelijkheid kan een kop worden onderverdeeld in subkoppen (bv. 5.2.2.1). Ook kan een subkop nog verder worden onderverdeeld in sub-subkoppen (bv. 5.3.10.1.1).

5.4.5 Indeling van zeer omvangrijke teksten

Bij zeer omvangrijke teksten als boeken, voorschriften etc. kan een indeling worden gemaakt in delen. Een indeling in delen wordt toegepast indien binnen een omvangrijke tekst sprake is van min of meer zelfstandige delen. Daarbij kan gebruik worden gemaakt van tab- en schutbladen.

5.4.6 Opsommingen

Wanneer een opsomming volgt, eindigt de laatste zin van de kop met een dubbele punt. De opsommingen beginnen met een zogenaamde ‘em dash’ (―) en worden, m.u.v. de laatste opsomming, afgesloten met een puntkomma. De laatste opsomming wordt afgesloten met een punt. Uiteraard kunnen opsommingen ook zelf opsommingen bevatten. Ook hier wordt de ‘em dash’ () gebruikt, die dan gewoonlijk iets verder inspringt. Opsommingen kunnen geen eigen kop hebben. Tevens dient te worden vermeden dat opsommingen zoveel tekst(regels) bevatten dat zij beter onder een separate kop kunnen worden behandeld.

5.4.7 Illustraties, tabellen en citaten

Illustraties, tabellen en citaten worden gewoonlijk geplaatst in bijlagen. Informatie die wordt aangeboden in illustraties, tabellen en citaten wordt veelal gebruikt ter ondersteuning van de argumentatie en voor het aanbieden van gedetailleerde gegevens. Vanwege de gewenste beknoptheid van een tekst is het in de meeste gevallen aan te raden dergelijke informatie op te nemen in separate bijlagen. Het kan echter wenselijk zijn deze op te nemen in de kern van een tekst, bijvoorbeeld in de tekst van de kop zelf, of als een apart genummerde (sub-) kop. Indien functioneel, is hierin een afwijkende kantlijn of een afwijkend lettertype toegestaan.

5.5 Opmaak van het ondertekeningsblok

5.5.1 Ondertekeningsblok

De bevoegdheid van ondertekening van correspondentie is vastgelegd in het Organisatiebesluit, de Mandaatregeling en de daarop gebaseerde subtaakbesluiten en submandateringsbesluiten (opgenomen in MP 10-003). In deze regelingen is de opmaak van het ondertekeningsblok bepaald. Voor meer detailinformatie wordt hier dan ook naar verwezen. In het algemeen dienen de volgende richtlijnen voor externe en interne correspondentie te worden gevolgd. Externe correspondentie geschiedt altijd namens de minister of staatsecretaris. Het ondertekeningsblok wordt dan:

De Minister/Staatssecretaris van Defensie, voor deze functiebenaming bevoegde functionaris handtekening naam ondertekenaar eventueel rang van de ondertekenaar (voluit)

Interne correspondentie wordt nooit namens de Minister ondertekend. Het ondertekeningsblok is dan:

functiebenaming bevoegde functionaris handtekening naam ondertekenaar eventueel rang van de ondertekenaar (voluit)

5.5.2 Mandaat

Het mandateren van de ondertekeningsbevoegdheid komt tot uiting in het ondertekeningsblok. Ieder document moet worden ondertekend door een functionaris die daartoe is bevoegd. Veelal is dit de hoogste hiërarchieke functionaris van een (zelfstandig) onderdeel (de Minister, Bevelhebber of de Commandant). De bevoegdheid tot het ondertekenen, bijvoorbeeld van routinematige stukken, mag in bepaalde gevallen worden gemandateerd aan een lagere functionaris. Mandatering moet formeel zijn vastgelegd. Ingeval van een mandatering van de bevoegdheid tot ondertekenen moet eerst de functie van de initieel bevoegde ondertekenaar worden vermeld en vervolgens die van de feitelijke ondertekenaar, voorafgegaan door de woorden ‘voor deze’. Deze term mag niet worden afgekort. Meer dan twee functionarissen mogen in het ondertekeningsblok niet voorkomen.

5.5.3 Ondertekening

Ondertekening bij afwezigheid en op last wordt met handgeschreven toevoegingen aangegeven. Wanneer geen sprake is van een gemandateerde bevoegdheid, mag in bepaalde gevallen toch een andere (veelal lagere) functionaris dan de initiële ondertekenaar een document ondertekenen. Dit is mogelijk, wanneer de initiële ondertekenaar niet in staat is om het document te ondertekenen, bv. door afwezigheid, èn de verdere behandeling geen vertraging toestaat. Afhankelijk van de vraag of de initiële ondertekenaar wel of geen kennis van de inhoud heeft, wordt dan respectievelijk ‘op last’ of ‘bij afwezigheid’ getekend. In beide gevallen blijft de functie van de initieel bevoegde ondertekenaar vermeld.

5.5.3.1 ’Bij afwezigheid’

Indien de initiële ondertekenaar geen kennis draagt van de inhoud en derhalve de feitelijke ondertekenaar verantwoordelijk is voor de inhoud, wordt dit aangegeven in het ondertekeningsblok met de handgeschreven toevoeging ‘bij afwezigheid’ (afgekort ‘b/a’ is ook toegestaan), gevolgd door de eveneens handgeschreven vermelding van naam en rang van de feitelijke ondertekenaar.

5.5.3.2 ’Op last’

Indien de functionaris, die oorspronkelijk zou ondertekenen, wel kennis draagt van de inhoud van het geschrift, geschiedt ondertekening ‘op last’. In dit geval blijft de aansprakelijkheid voor de inhoud rusten op de functionaris op wiens last is getekend. Ook hier worden de aanduidingen ‘op last’, naam en rang handgeschreven toegevoegd.

5.6 Opmaak van de verzendlijst

5.6.1 Distributievolgorde en onderscheid in actie- en infogeadresseerden

Schriftelijk werk wordt altijd geadresseerd aan de hoogste functionaris van het desbetreffende organisatie-element (de commandant of overeenkomstige autoriteit, intern kunnen dit ook zijn het afdelings-, sectie-, bureauhoofd, het hoofd van een staf(groep), de compagnies- / squadroncommandant e.d.). Het schriftelijk werk wordt geadresseerd aan alle functionarissen die actie moeten nemen (‘Aan’). Functionarissen die het geschrift uitsluitend ter informatie dienen te ontvangen, wordt het document ‘in afschrift aan’ (i.a.a.) gestuurd. Zowel bij ‘Aan’ als ‘i.a.a.’ is het mogelijk een onderscheid te maken tussen geadresseerden intern en extern de eigen organisatie-eenheid, zulks op eventueel verzoek van het eigen Bureau Documentaire Informatievoorziening (BDI). Intern geadresseerden moeten te allen tijde in de adressering worden vermeld, als de rubricering ‘STG GEHEIM’ c.q. ‘NATO SECRET’ of hoger is. Indien bekend is wie met de afdoening van het document wordt belast, kan aan de adressering worden toegevoegd ‘ter attentie van’ (t.a.v.), gevolgd door de betreffende functiebenaming. Een verzendlijst wordt als bijlage bij het document opgenomen, maar niet als zodanig genoemd of genummerd.

5.6.2 Persoonlijk aanschrijven

Indien de inhoud van de correspondentie uitsluitend voor de geadresseerde is bestemd, kan in plaats van de functiebenaming de eigen naam van de geadresseerde worden gebruikt. Brieven met een informeel karakter worden vrijwel altijd persoonlijk geadresseerd. Wanneer niemand anders dan de geadresseerde het stuk in kwestie mag openen, tenzij de geadresseerde daar uitdrukkelijk opdracht toe geeft, wordt achter de naam ‘(persoonlijk)’ vermeld. Deze aanduiding komt dan zowel in het document als op de enveloppe te staan.

5.6.3 Volgorde van geadresseerden buiten het eigen onderdeel

De volgorde waarin geadresseerden, niet behorend tot het eigen krijgsmachtdeel, worden vermeld in de verzendlijst is:

  • overheidsinstellingen;
  • civiele instellingen;
  • overige burgers;
  • Ministerie van Defensie;
  • Koninklijke Marine;
  • Koninklijke Landmacht;
  • Koninklijke Luchtmacht;
  • Koninklijke Marechaussee;
  • Commando DienstenCentra.

Binnen een krijgsmachtdeel worden geadresseerden in de volgorde gezet van hun rang, de geadresseerde met de hoogste rang eerst en bij gelijken in rang alfabetisch. Na de militairen volgen de civiele geadresseerden in alfabetische volgorde. Indien er een andere volgorde gewenst is, bijvoorbeeld om representatieve redenen, kan van de voorgeschreven volgorde worden afgeweken.

5.7 Opmaak van bijlagen, aanhangsels en bijvoegsels

5.7.1 Definitie van bijlagen en bijvoegsels

Grafieken, tabellen, berekeningen, illustraties, documenten, publicaties e.d. lenen zich veelal niet voor integrale opname in de tekst van een document en worden daarom meestal als bijlage opgenomen. Ook een literatuurlijst, literatuurverwijzingen en verklarende aantekeningen (indien dit eind- en geen voetnoten zijn) komen in een bijlage. Een bijlage van een bijlage heet een ‘aanhangsel’. Een bijlage van een aanhangsel is een ‘bijvoegsel’. De bijlagen worden genummerd en in de afsluiting van het stuk vermeld. Aanhangsels en bijvoegsels worden niet in de afsluiting van het stuk vermeld.

5.8 Opmaak van een (management)samenvatting

Het volledig lezen van grote en complexe stukken (bijvoorbeeld een rapport) neemt veel tijd in beslag. Om toch snel voldoende inzicht te kunnen geven in de essentie van de inhoud, wordt aan dergelijke stukken (in de regel stukken met meer dan vijf pagina’s) een samenvatting van de inhoud (‘executive summary’ of managementsamenvatting) toegevoegd. De samenvatting beslaat normaal gesproken één pagina (A4). Alleen bij stukken van meer dan 10 pagina’s, is een tweede pagina toegestaan. Om duidelijk onderscheid te maken tussen het volledige document en de (management)samenvatting, wordt de samenvatting op geel papier afgedrukt en toegevoegd voorafgaand aan het eigenlijke document. De samenvatting maakt dus geen deel uit van het eigenlijke stuk. De vorm van de samenvatting is vrij. De samenvatting dient aan een aantal inhoudelijke eisen te voldoen. Allereerst moeten de hoofdlijnen van het betoog zijn weergegeven (Aanleiding, (probleemstelling), doelstelling, hoofdargumenten, conclusies en aanbevelingen). Tevens moet de samenvatting zelfstandig leesbaar zijn. Bij omvangrijke stukken kan gebruik worden gemaakt van de informatieve (hoofd)koppen (krantenkoppenstijl); het weergeven van de essentie van een tekstdeel in een korte volzin. Door deze volzinnen met behoud van het hiërarchieke niveau op te nemen in een uitgebreide inhoudsopgave ontstaat een goed overzicht van de hoofdlijnen van het betoog. Een dergelijke inhoudsopgave mag worden gebruikt als vervanging van de samenvatting.

5.9 Opmaak van e-mail berichten

Het gebruik van e-mail berichten binnen Defensie is vastgelegd in de Regeling registratie, behandeling en archivering e-mail Defensie 2004 (MP 10-005). De gebruiker is verantwoordelijk voor een correcte en nette opmaak van e-mail berichten. Voor de opmaak van e-mail berichten geldt het volgende:

  • Een e-mail bericht moet altijd voorzien zijn van een onderwerp; een korte omschrijving welke duidelijk weer geeft waar het bericht over gaat;
  • Berichten met een formeel karakter aan medewerkers van Defensie en aan personen of organisaties buiten de Defensieorganisatie beginnen met een korte beleefdheidsfrase. Tevens wordt het bericht gepast afgesloten met een groet;
  • Een e-mail wordt opgemaakt in de standaard lay-out van MS Outlook (lettertype Arial 10, zwart; ’replies’ in blauw). Gekleurde achtergronden en niet functionele illustraties zijn niet toegestaan.
  • De ondertekening van een e-mail bericht bestaat tenminste uit de volgende onderdelen: Functie ondertekenaar Naam ondertekenaar Rang ondertekenaar* indien externe geadresseerde: Ministerie van Defensie Naam beleidsterrein* Onderdeel Afdeling* Bureau / Sectie, Extra niveau* Telefoonnummer Faxnummer* * Indien van toepassing.

6. Rubriceren, merken en registreren

6.1 Rubriceren en merken

Indien een document een zekere gevoeligheid heeft wordt een indicatie daarvan aangegeven. Deze indicatie is van belang voor de behandeling, verzending en archivering van het document. Indien het stuk staatsgeheimen of andere veiligheidsgevoelige zaken betreft, wordt gesproken van rubricering. Is er sprake van andere belangen (bv. privacy of commerciële belangen), dan wordt een merking toegepast. Regels voor het rubriceren en merken zijn neergelegd in de Ministeriële Publicatie serie 10-10, delen 2, 3 en 4.

6.2 Registreren van dienstcorrespondentie

6.2.1 Algemeen

Bepalingen over het registreren van documenten zijn bepaald in de Beheersregeling documentaire informatievoorziening Defensie 2003 (MP 10-005). Alle documenten die in aanmerking komen voor registratie moeten altijd worden geregistreerd. Dit geldt zowel voor interne als externe correspondentie. Registratie dient te worden gedaan door de doorvoor geëigende instantie (Centrale Secretarie, BDI, o.i.d.). Alle archiefwaardige correspondentie moet worden geregistreerd. Faxen en e-mails kunnen (afhankelijk van hun inhoud) hier ook toe behoren.

6.2.1.1 Gerubriceerde correspondentie

Interne en externe correspondentie die een rubricering heeft van ‘STG GEHEIM’ of hoger wordt altijd officieel geregistreerd. Het registreren van gerubriceerde documenten is bepaald in het Integraal Beveiligingsvoorschrift (opgenomen in de MP 10-10). Overigens staat deze vorm van registratie los van de postregistratie.

6.2.1.2 Informele correspondentie

Interne en externe informele (niet archiefwaardige) correspondentie wordt doorgaans niet geregistreerd.

7. Verschijningsvormen

7.1 Algemeen

Zoals al aangeduid in hoofdstuk 1 is de keuze voor een verschijningsvorm afhankelijk van de doelstelling, de complexiteit, de omvang en het karakter van de tekst. Daaraan moet worden toegevoegd: de hoedanigheid van de geadresseerde (binnen of buiten Defensie, persoon of functionaris.) Het in bijlage 1 opgenomen schema kan als hulpmiddel dienen bij de keuze voor een brief, nota, intern memorandum of een rapport. Onderstaand wordt nader ingegaan op de meest voorkomende verschijningsvormen. Voor afwijkende verschijningsvormen kan veelal het vrije model van het CSD worden gebruikt, samen met de algemene richtlijnen uit dit RDC, dan wel wordt verwezen naar de Beheersregeling documentaire informatievoorziening Defensie 2003 (MP 10-005).

7.2 Brief: externe correspondentie

Een brief wordt gebruikt voor formele externe correspondentie met andere ministeries, overheidslichamen, particuliere instellingen of personen niet werkzaam bij Defensie. Uitzondering: een brief wordt ook gebruikt voor formele correspondentie met personen werkzaam bij Defensie. Dit betreft doorgaans rechtspositionele aangelegenheden. In een brief wordt slechts één onderwerp behandeld. Hierdoor zijn omvang en complexiteit van een brief veelal beperkt. Voor correspondentie over meer dan één onderwerp of over meer complexe zaken kan beter worden gekozen voor de rapportvorm, in combinatie met een korte aanbiedingsbrief. In een brief worden geen koppen en nummeringen gebruikt. Een brief wordt altijd geprint op papier met een voorbedrukt gekleurd logo.

7.2.1 Variant 1: De persoonlijke brief

De persoonlijke brief wordt gericht aan een individu, intern of extern Defensie, en heeft doorgaans een sociaalrelationeel doel: felicitatie, uitnodiging, condoléance, dankbetuiging, etc. De adressering geschiedt op naam, evt. gevolgd door de functiebenaming. De aanhef wordt handgeschreven: ’Zeer Geachte Heer’, ’Beste Piet’ etc. Tussen de laatste zin en de handtekening wordt, meestal eveneens handgeschreven, een korte beleefdheidszin opgenomen: ’Met vriendelijke groet’ o.i.d. Het ondertekeningsblok wordt weggelaten of hooguit worden naam en rang vermeld.

7.2.2 Variant 2: De Blauwe Brief

Een blauwe brief (een zogenaamde ’Amice-brief’) wordt gebruikt voor correspondentie van de minister, de staatssecretaris, de secretaris-generaal, de chef defensiestaf, de bevelhebbers of andere functionarissen, die daarvan gebruik mogen maken. De inhoud van blauwe brieven mag, met uitzondering van functionarissen die daarover een advies moeten geven, niet aan andere personen dan geadresseerden worden bekendgemaakt. Dus niet ’in afschrift aan’ of ’door tussenkomst van’.

7.2.3 Variant 3: De Brief aan de Tweede (Eerste) Kamer

Een Kamerbrief wordt uitsluitend gebruikt voor correspondentie met de Eerste Kamer en/of de Tweede Kamer der Staten-Generaal.

7.3 Nota: interne formele correspondentie

De nota wordt gebruikt voor formele interne correspondentie van verschillende aard. Intern is: alles wat tot Defensie behoort. Een nota is meestal bestemd voor een functionaris buiten het eigen dienstonderdeel. In een nota wordt slechts één onderwerp behandeld. Hierdoor zijn de omvang en complexiteit van een nota veelal beperkt. Voor correspondentie over meer dan één onderwerp of over meer complexe zaken kan beter worden gekozen voor de rapportvorm, in combinatie met een korte aanbiedingsnota. In een nota worden geen koppen en nummeringen gebruikt. Een nota kan nooit namens de Minister worden ondertekend. Een nota wordt geprint met het zwarte logo.

7.4 Intern memorandum

Het intern memorandum is minder formeel dan de nota. Het intern memorandum wordt gebruikt, doorgaans binnen het eigen dienstonderdeel, om informatie te geven en/of te adviseren, bijvoorbeeld ter voorbereiding op een vergadering. Een intern memorandum kan over meer dan één onderwerp gaan. Een intern memorandum wordt geprint met het zwarte logo.

7.5 Notitie

De notitie is een korte, informele mededeling (’kattenbelletje’). De notitie wordt uitsluitend intern in het eigen dienstonderdeel gebruikt. Een notitie wordt geprint met het zwarte logo.

7.6 Rapport

Het rapport wordt gebruikt om doelgerichte en volledige informatie te verschaffen of inzicht te geven in meer omvangrijke onderwerpen. In een rapport kan een situatie worden beschreven en/of geanalyseerd. Ook kan een rapport probleemoplossend van aard zijn. Indien een rapport groter dan 5 pagina’s A4 is, dient een managementsamenvatting, op geel papier, te worden bijgevoegd. Een rapport wordt niet geadresseerd. Formele aanbieding van een rapport geschiedt met behulp van een brief of een nota. Informele aanbieding, intern het dienstonderdeel, geschiedt per kantbrief of met een intern memorandum. Het voorblad van een rapport wordt geprint op papier met een voorbedrukt gekleurd logo.

7.7 Fax

De fax kan worden gebruikt voor zowel interne als externe communicatie. Meestal informeel, soms ook formeel, vooral als er spoed geboden is. De fax wordt vaak gebruikt als middel om, vooruitlopend op de verzending per briefpost, de geadresseerde snel in het bezit te brengen van een brief, nota, rapport etc. Formele stukken die per fax worden verzonden, dienen tevens per briefpost te worden verstuurd.

7.8 Kantbrief

Met de kantbrief kunnen intern (binnen het dienstonderdeel) documenten worden overgedragen met het verzoek aan geadresseerde met betrekking tot het document een bepaalde actie te nemen, kennis te nemen van het document, ter voldoening aan een verzoek etc.

7.9 Vrij model

Het vrije model kan worden gebruikt voor diverse documenten die niet in de standaardset van het CSD zijn opgenomen, zoals interne mededelingen, voorlichtingsbulletins, bestellijsten, besluitenlijsten, aktiepuntenlijsten,vergaderagenda’s en -verslagen etc. Specifieke schriftelijke communicatie-uitingen (bv. orders) die binnen de krijgsmachtdelen worden gehanteerd, worden ook zo veel mogelijk met behulp van het vrije model gemaakt. Het vrije model wordt geprint met het zwarte logo.

7.9.1 Toepassing vrij model: vergaderverslag

Een vergaderverslag wordt gemaakt met behulp van het vrije model. In het onderwerpveld worden het onderwerp van de vergadering, de plaats (zaal en adres), de dag en het tijdstip vermeld. Het tekstblok vangt aan met een opsomming van de aan- en afwezigen, in volgorde van rang/schaal en daarbinnen alfabetisch gerangschikt. Tevens worden de functies vermeld en wie voorzitter, secretaris en evt. notulist zijn. De inhoud van het verslag volgt in principe de vergaderagenda. Ieder agendapunt wordt als kop weergegeven, bv. ’1. Agendapunt 1: Opening’ De tekst wordt opgesteld in de onvoltooid tegenwoordige tijd (’Voorzitter vraagt aandacht voor de aanschaf van voldoende onderhoudsmiddelen’). Bij elke punt worden de voor de uiteindelijke beslissing relevante informatie en argumenten opgenomen. Het besluit van de voorzitter c.q. de vergadering, dan wel - als geen besluit wordt genomen - de mening van de voorzitter, wordt aan het einde van de tekst opgenomen. Actiepunten worden gemarkeerd (’Actie: Secr’).

7.10 Niet in huisstijl: de e-mail

De e-mail wordt intern en extern gebruikt voor voornamelijk informele correspondentie. Indien een e-mail beleidswaarde, juridische of bewijswaarde, dan wel procesonder-steunende waarde of culturele/historische waarde heeft, wordt een print aangeboden aan BDI, ter archivering. Ook de e-mail voldoet aan de eisen van correctheid, begrijpelijkheid en passendheid. Verder wordt verwezen naar de Regeling registratie, behandeling en archivering e-mail Defensie 2004.


Bijlage 1 Schema verschijningsvormen

Inhoudsopgave

Alles dichtklappenAlles openklappen
Naar boven