Subtaakbesluit ADD 2005

Geldigheid:

01-01-2005 t/m

Status: Geldig vandaag

Artikel 1 Organisatie van de Audit Dienst Defensie, hierna te noemen ADD.

De ADD bestaat uit de volgende organisatie-eenheden:

• Directiesecretariaat
• Stafafdeling Beleid, Control & Vaktechniek (BCV) en
• Stafafdeling Bedrijfsondersteuning (BO);
• Vijf taakvelden, te weten Audit Jaarverslag (AJ), Audit Beheer (AB), Contractauditing (CA), ICT-auditing (ITA) en Aspect Auditing (AA). De taakvelden AJ en AB enerzijds en ITA en AA anderzijds werken projectmatig samen.

Artikel 2 Directiesecretariaat

1. Verricht secretariële en administratieve werkzaamheden ten behoeve van de directie (directeur en plaatsvervangend directeur).
2. Regelt afspraken en ontvangt bezoekers voor de directie.

Artikel 3 Stafafdeling Beleid, Control & Vaktechniek

De stafafdeling Beleid, Control & Vaktechniek (BCV) staat onder leiding van een hoofd en is belast met de volgende taken:

1. Het met inachtneming van de aanwijzingen en richtlijnen van de directeur ADD geven van ambtelijke leiding aan de afdeling;
2. Het ontwikkelen van het door ADD uit te voeren auditbeleid;
3. Het signaleren en operationaliseren van nieuwe vormen van dienstverlening door ADD;
4. De verzorging van de planning en de control voor wat betreft de hoofdproducten van de ADD;
5. Het zorgdragen voor een adequate kwaliteitsbeheersing en –bewaking binnen de ADD;
6. Het ondersteunen van de taakvelden inzake vaktechnische vraagstukken;
7. Het dragen van verantwoordelijkheid voor de noodzakelijke coördinatie en totstandkoming van de rapportages van de ADD;
8. Het adviseren van de directeur ADD ten aanzien van de af te geven accountantsverklaringen en uit te brengen rapporten;
9. Het verwerven, onderhouden en beschikbaar stellen van kennis ten behoeve van de defensiebrede auditfunctie, zowel intern de ADD als bij de organisatie-elementen belast met Onderzoek Interne Beheersing (OIB’s) van de defensieonderdelen (kennis-management);
10. Begeleiden en faciliteren van kennismanagement binnen de ADD, onder meer door het vormen van kenniscentra op het gebied van bijzondere thema’s.

Artikel 4 Stafafdeling Bedrijfsondersteuning (BO)

De stafafdeling Bedrijfsondersteuning staat onder leiding van een hoofd en is belast met de volgende taken:

1. Het met inachtneming van de aanwijzingen en richtlijnen van de directeur ADD geven van ambtelijke leiding aan de afdeling;
2. Het zorgdragen voor een adequate bedrijfsvoering binnen de ADD waaronder: - Het op basis van het departementale (bestuursstaf) beleid formuleren van de uitvoeringsrichtlijnen voor de ADD; - Het - op alle PIOFAH-gebieden- adviseren van de directie van de ADD over aan de orde zijnde bedrijfsvoeringvraagstukken; - Het (laten) beschrijven van de bedrijfsprocessen alsmede het ontwikkelen en onderhouden van het besturings- en beheersingsinstrumentarium (o.m. het Handboek ADD); - Het zorgdragen voor adequaat aanvullende interne personeelsrichtlijnen binnen de ADD;
3. Het zorgdragen voor het financieel beheer en planning & control binnen de ADD waaronder; - Het leveren van een bijdrage aan de producten uit de planning & controlcyclus van de Bestuursstaf; - Het initiëren, ontwikkelen, implementeren en evalueren van (intern) aanvullende richtlijnen op het gebied van planning & control; - Het opstellen van het bedrijfsplan, zonodig een verbeterplan en de begroting van de ADD.

Artikel 5 Taakvelden AJ en AB (wettelijke taak)

De Auditmanagers van de taakvelden AJ en AB werken projectmatig hecht samen, omdat de aan de taakvelden verbonden werkzaamheden nauw aan elkaar verbonden zijn.

1. De auditmanager AJ is belast met:

1. Het met inachtneming van de aanwijzingen en richtlijnen van de directeur ADD geven van ambtelijke leiding aan het taakveld;
2. Het uitvoeren van de in de comptabiliteitswet vastgelegde en in het Besluit Taak Directeur Audit Dienst uitgewerkte controle van het Jaarverslag Defensie, waaronder: - Het doen van onderzoek naar de rechtmatigheid van de begrotingsuitvoering en de controle en certificering van het jaarverslag van defensie en de jaarrekeningen van baten/lastendiensten; - De controle van de deugdelijke totstandkoming van de niet-financiële informatie in het jaarverslag;
3. Het uitvoeren van de controle van de jaarverslagen zoals die voortvloeien uit de procedureregeling Grote Projecten van de Tweede Kamer.

2. De auditmanager AB is belast met:

1. Het met inachtneming van de aanwijzingen en richtlijnen van de directeur ADD geven van ambtelijke leiding aan het taakveld;
2. Het uitvoeren van de in de comptabiliteitswet vastgelegde en in het Besluit Taak Audit Dienst Defensie uitgewerkte controle van het bij Defensie gevoerde beheer waaronder: - Het uitvoeren van onderzoek naar de besturing en beheersing; - Het uitvoeren van onderzoeken naar het gevoerde financieel- en materieelbeheer, inclusief de daartoe gevoerde administraties en het personeelsbeheer voor wat betreft de verantwoorde salarissen.

Artikel 6 Taakveld Contractauditing (onderzoekstaak)

Het taakveld Contractauditing staat onder leiding van een auditmanager, die is belast met:

1. Het met inachtneming van de aanwijzingen en richtlijnen van de directeur ADD geven van ambtelijke leiding aan het taakveld;
2. Het op basis van de voorgeschreven DPM-procedure beoordelen van DMP-documenten;
3. Het in opdracht van DMO uitvoeren van audits naar de prijsstelling (onder andere bij de defensie-industrie) en het adviseren in het kader van de (mogelijk) af te sluiten (materieel)contracten, zowel in de fase voorafgaand aan de contractafsluiting (offertefase) als de fase daarna;
4. Het in opdracht DMO uitvoeren van risico-analyses bij bedrijven in het kader van grote (materieel) projecten;
5. Het in opdracht van DMO participeren in de contractencommissies en het ICV.

Artikel 7 Taakvelden ITA en AA (onderzoekstaak)

De auditmanagers van de taakvelden ITA en AA werken projectmatig hecht samen, omdat de aan de taakvelden verbonden werkzaamheden nauw aan elkaar verbonden zijn.

1. De auditmanager AA is belast met:

1. Het met inachtneming van de aanwijzingen en richtlijnen van de directeur ADD geven van ambtelijke leiding aan het taakveld;
2. Het uitvoeren van (defensiebrede) onderzoeken uit het door de SG vastgestelde Onderzoeksplan Beleid en Bedrijfsvoering Defensie;
3. Het in opdracht van DRMV uitvoeren van audits op het gebied van milieu en in opdracht van HDP uitvoeren van audits op het gebied van integriteit;
4. Het in opdracht van de SG uitvoeren van Quick-scan onderzoeken als fraude- en arbitrage-onderzoeken;
5. Het in opdracht van de SG uitvoeren van overige, veelal ad-hoc audit- en adviesopdrachten.

2. De auditmanager ITA is belast met:

1. Het met inachtneming van de aanwijzingen en richtlijnen van de directeur ADD geven van ambtelijke leiding aan het taakveld;
2. Het in opdracht van de Beveiligingsautoriteit (BA) uitvoeren van audits op het gebied van fysieke, personele en informatiebeveiliging, waaronder beoordeling van beveiligingsplannen alsmede het houden van evaluaties in het kader van het accreditatieproces inzake informatiebeveiliging;
3. Het op basis van het Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksoverheid (VIR) adviseren van de BA op het gebied van informatiebeveiliging;
4. Het in opdracht van de BA uitvoeren van Red Teaming activiteiten (het toetsen van de beveiliging van o.m. defensienetwerken door te pogen deze netwerken te “hacken”);
5. Het in opdracht van de BA beoordelen van (verwerkings)organisaties als DTO en DICTU, resulterend in een af te geven mededeling;
6. Het in opdracht van de BA adviseren over de verschillende samenhangende delen van de totale Defensiebrede IV-structuur, met betrekking tot beveiliging;
7. Het in opdracht van HDP uitvoeren van activiteiten in het kader van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP).

Artikel 8 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na dagtekening van de Staatscourant waarin mededeling wordt gedaan van plaatsing van dit besluit in de reeks ministeriële publicaties van het Ministerie van Defensie en werkt terug tot en met 1 januari 2005.

Artikel 9 Citeertitel

Dit besluit kan worden aangehaald als: Subtaakbesluit ADD 2005