Onderwerp: Bezoek-historie

Handleiding voor beheer
Publicatiedatum:22-07-2021Versie:◀7/7vergelijk Vergelijk met versie: 1  X

Dit onderwerp bevat de volgende rubrieken.

Wijzigingsoverzicht beheerhandleiding

Nav PUC release juli 2020

Naast de wijzigingen die ook voor redacteuren zichtbaar zijn (zie Handleiding voor redacteuren) is er een aanpassing gedaan bij het waardelijstbeheer.

In het publicatiescherm van de kanaalspecifieke waardelijsten wordt nu ook opgenomen wanneer de laatste wijziging is gedaan in een waardelijst én wanneer een waardelijst voor het laatst is gepubliceerd. Zo is makkelijker na te gaan of gewijzigde lijsten ook zijn gepubliceerd.

Voor de complete lijst met wijzigingen zie de release notes.
.

Functioneel beheer

In dit gedeelte zullen de functionaliteiten behandeld worden die specifiek voor de (kanaal)beheerder toegankelijk zijn.
Dit zalBij het volgende inhouden: Gebruikers, Documenten laten instromen, Rapportages, Waardelijsten aanpassen en Portal configuraties aanpasseninloggen onder het beheeraccount ziet de beheerder de volgende tabjes.

De volgende functies zijn specifiek voor de kanaalbeheerder en zullen in dit onderdeel uitgelegd.

- Gebruikers
- Selectieprofielen (om documenten laten instromen)
- Waardelijsten
- Portal configuraties

(Statusoverzicht en Rapportages zijn algemene redactie-functionaliteiten, en wordt in de Handleiding voor redacteuren beschreven).

Gebruikers

In dit tabblad is het mogelijk om nieuwe gebruikers aan te maken, of gegevens van bestaande gebruikers aan te passen/ te verwijderen.

Bestaande gebruikers worden hier in een lijst getoond. Met de velden in de grijze balk kun je de resultaten filteren / doorzoeken.
De zoekvelden werken ook op een gedeelte van de namen of mailadres.

Nieuwe gebruikers en/ gebruikers aanpassen

Door op ‘'nieuw’' te klikken (of een emailadres uit de lijst) verschijnt er eenhet volgende scherm .

Hier moeten de gegevens van de gebruiker ingevuld worden.
Er staan vier rollen in de lijst:

  1. Automatische import (niet toekennen, is een systeemtechnische rol)

  2. Beheerder (bij behoefte aan extra beheerder, neem contact op met KOOP)

  3. Publicist -> mag documenten publiceren

  4. Auteur -> kan documenten aanmaken (= redacteur)

Hierin kanNadat het account is ingevuld en opgeslagen krijg je de gegevens vanoptie om een mail naar de gebruiker invullente sturen met alleen de inlognaam.
OokDe gebruiker kan hiervervolgens via de reset optie met de inlognaam een nieuw (tijdelijk) wachtwoord1 wordenopvragen.
aangemaakt en-> de gebruiker moet direct na de eerste keer inloggen zijn wachtwoord veranderen in een account geblokkeerd/gedeblokkeerd wordeneigen wachtwoord!2.

Bij het
Blokkeren account tweede tabblad, Rechten, kan de rol van de gebruiker aangegeven worden3.

Kies opslaan en sluiten om dit opIn dit formulier zit ook de mogelijkheid een account te slaanblokkeren/deblokkeren. Een account wordt automatisch geblokkeerd als er een aantal maal met de verkeerde gegevens wordt ingelogd

Gebruikers verwijderen en blokkeren

Wanneer er op een bestaande gebruiker wordt geklikt is de optie ‘'verwijderen’' beschikbaar, deze staat rechts boven. Klik hier om een gebruiker te verwijderen.

Als er nog documenten aan de gebruiker zijn toegewezen, dan komt de keuze of je deze documenten aan een andere gebruiker wil toewijzen. Kies je daar niet voor, dan blijven de documenten in het statusoverzicht staan onder de oud-gebruiker.
Een andere gebruiker kan de document wel openen en evt bewerken of van status veranderen en op eigen of andere actieve gebruikersnaam zetten. De documenten blijven dus in het systeem beschikbaar.

Mocht je een account (tijdelijk) wiltwillen blokkeren dan is de ‘'Account geblokkeerd optie ja/nee’' beschikbaar. De gebruiker kan dan (tijdelijk) niet inloggen.

SelectieprofielenImport externe bronnen

Via dit menu kunnen er documenten geselecteerd worden welkeOnder het tabje Import externe bronnen staat nu de mogelijkheid om jurisprudentie, Wet- en regelgeving of Officiële publicaties in het systeem zullen binnenstromen. kanaal in te laten lopen.

Toegevoegde items zullen de volgende dag binnenstromen4.

Statusoverzicht onder Import externe bronnen

Ook zal er (wanneer ze inDe startpagina onder de tab is het 'statusoverzicht' van opgevraagde items uit de lijst staan) automatisch gecontroleerddrie verschillende externe bronnen.
worden op nieuwe versies en deze versies vervolgens beschikbaar maken in het systeemBovenaan is de mogelijkheid de resultaten te filteren / te zoeken naar een bepaald item.
In dit overzicht is de status van de importeeractie te zien.

Officiële PublicatiesNieuw document opvragen

Klik op de knop 'nieuw' rechtsboven en je krijgt de volgende velden:

OpKies in het tabblad "Officiële Publicaties" kan ereerste veld een bepaalde zoekterm ingevoerd worden. Invan de drie bronnen, en vul in het tweede veld de rechterkolommen kan gewenste identifier in.
Als er aangekliktmeerdere identifiers opgevoerd moeten worden waarin deze zoekterm moet voorkomen, kunnen extra velden toegevoegd worden.
Maak gebruik van de juiste filters en specificeer voldoendeOp die manier kunnen meerdere items uit één bron tegelijk opgevoerd worden.5

Klik op importeren en de documenten komen in het startscherm te staan met de status 'te importeren' (of 'in behandeling').

Binnen tien minuten zal het item zijn ingelopen en komt de status op 'geïmporteerd' te staan. Op dat moment is deze ook opgenomen in het reguliere statusoverzicht (alle versies worden opgenomen). Ze worden ook direct gepubliceerd op de portal.

Er hoeft dus niet meer gewacht te worden tot de volgende dag!

LET OP: officiële publicaties van 'Vandaag' kun je pas importeren nadat ze (ook) beschikbaar zijn in de zoekdienst https://zoek.officielebekendmakingen.nl/.

(Blijft de status op 'in behandeling' staan bij een item, wacht een dag. Het systeem probeert het item een dag later nogmaals op te halen bij een kleine hickup in het ophaalmechanisme. Staat het item de volgende dag nog steeds in behandeling of op de foutstatus, neem contact op met KOOP, dan zoeken we uit wat er aan de hand is.)

JurisprudentieAutomatisch updaten

In dit tabblad kan er gekozen worden om specifiekeDefault worden bij de Wet- en regelgeving en de jurisprudentie binnen laten te stromende automatische updates aangezet. Klik de filters aan omAls er een nieuwe versie is, zal deze te selecterenautomatisch worden opgehaald en in het kanaal opgevoerd.

Bij Officiële Publicaties staat de automatische update default uit.

Als je op een item in het statusoverzicht van Import externe bronnen klikt, zie je onderstaande gegevens.

Hier zou je evt. de automatische update kunnen aanpassen. (Met het alleen uitzetten van de update optie, is het item nog wel gewoon op de portal zichtbaar, maar wordt deze niet meer actueel gehouden! Als je het item van de portal wil verwijderen, zul je alle versies van het item in het reguliere statusoverzicht moeten depubliceren!)

BWB

Via dit tabblad kunnen er door middel van BWB-nummers bv. wetten toegevoegd worden die op wetten.nl te vinden zijn. Het BWB-nummer is vindbaar onder de wetstechnische informatie van een wet.6

Handmatig importeren

Bij dit tabblad kunnen documenten worden geïmporteerd die bekend zijn gemaakt via officielebekendmakingen.nl 7of van rechtspraak.nl door een ECLI.8

Rapportages

Door het gebruik van rapportages kan er gemakkelijk rapportages worden gemaakt over de inhoud van het systeem.9 Het is mogelijk om ‘nieuwe selecties’ op te vragen, ook is het mogelijk om deze selecties op te slaan door gebruik te maken van ‘secties opslaan’. Deze kunnen dan later worden teruggevonden onder ‘opgeslagen sectie’.

Nieuwe selectie

Hier kunnen velden worden ingevuld. Dit bepaalt de velden die de rapportage zal bevatten. Om velden bij te klikken druk op het pijltje om een nieuwe regel te krijgen. Kruisje om een regel te verwijderen.

Criteria

Hier kan je de criteria van de selectie samenstellen.10

Resultaten

Druk hier om de resultaten van de selectie in te zien. Er is een mogelijkheid om een Excel lijst te downloaden.

Bewaren

Hier kan een gemaakte selectie bewaard worden als deze nog vaker gedraaid moet worden. Er is hier de mogelijkheid om een naam + een beschrijving van de gemaakte selectie op te geven en deze op te slaan.

WaardelijstenWaardenlijsten

Onder dit tabblad is het mogelijk om verschillende waardelijstenwaardenlijsten aan te passen11. Deze worden gebruikt bij het metadataveld en op verschillende plekken in het portaal. Bij dit tabblad zijn de volgende waarden in te stellen:

  1. Onderwerpen.

    Onderwerpen.

  2. Thema’s

    Thema's

  3. Auteurs

    Auteurs

Aanpassingen zijn pas overal zichtbaar (redactieformulier en portaal) als deze zijn gepubliceerd. Zie de tab 'publiceren' in de balk. Daaronder kun je kiezen welke lijst(en) je wilt publiceren.
(Behalve de sortering onder de rechtermuisknop, deze wordt direct doorgevoerd en is dan niet meer terug te draaien, zie uitleg verderop)

Let op : wil je een andere waardenlijst aanpassen, zoals bijvoorbeeld hoofdtaken? Neem dan contact op met KOOP.

Algemeen

Het is mogelijk om verschillende niveaus te maken. Klik met de rechtermuisknop12 (dit moet vrij nauwkeurig) op het beschikbare niveau. De volgende opties verschijnt: nieuwe value toevoegen13. Een scherm verschijnt waarin de naam opgegeven kan worden. Hier zit ook de knop of de value actief/ inactief is. Sla na deze stap op.
Om daadwerkelijk aangepast te worden, moet men de metadatalijst ook nog naarpubliceren! Dit kan onder het “Publiceren” tabblad waar deze waarden daadwerkelijk gepubliceerd wordenpubliceertabje. Daar kun je de aangepaste lijst (of alle lijsten) selecteren om te publiceren.

Een nieuwe waarde is wel na aanmaken al zichtbaar in de redactie-omgeving. Maar is pas zichtbaar op de portal als de nieuwe lijst is gepubliceerd én er een document aan de waarde is gekoppeld.

Let op : een aangemaakt value kan niet zomaar verwijderd worden, deze kan alleen op inactief gezet worden.

Onderliggende niveaus aanmaken

Om een niveau dieper te maken gebruik je de rechtermuisklik actie op de (zojuist aangemaakte) bovenliggende waarde. Hier verschijnt de optie nieuwe value toevoegen en herhaal de bovengenoemde stappen om deze value een naam te geven/op te slaan/te publiceren.

Een value bewerken

Klik met de rechtermuis op een value en kies, value bewerken, om een value aan te passen. Zo kan je bijvoorbeeld de naam veranderen of het veld op inactief zetten.

Een value verplaatsen

Wil je een bepaalde value op een andere plek hebben in de hiërarchie; klik met de rechtermuis op een value en kies knip item. Het geselecteerde item is nu roodgekleurd. Klik nu op een andere value; hier verschijnen (naast de andere) opties: plak hierin (dit zal dan een subvalue worden), plak hierboven/hieronder. Op deze manier kan je de bestaande lijst organiseren.

Values sorteren
Onder de rechtermuisknop verschijnt ook de mogelijkheid om values alfabetisch te sorteren (als er meerdere items onder de aangeklikte value staan).
Dit kan voor alleen het niveau direct onder het value óf voor alle onderliggende niveaus onder het value.
Let op : Deze sorteer-actie wordt direct doorgevoerd en is niet meer terug te draaien

Portalconfiguratie

In de portalconfiguratie kan men instellen hoe het portaal vormgegeven is. Onder dit tabbladdeze tab zijn de verschillende tabbladen op de portalhet portaal aan te passen, evenals de layout van de homepagina, de kopjes en de contact/informatie blokken onder aan de pagina.

Tabbladen

In het bovenste blauwe gedeelte kunnen de tabbladen van de portal geconfigureerd worden. Hier zijn verschillende 'blokken' die de tabbladen vormen op de portalweergave.

Naast de vaste 'home'-tab (niet weergegeven in dit scherm) zijn er nog zes mogelijkheden voor tabs. De tab met (uitgebreide) zoekopties en de Thema-tab waar de thema-boom getoond wordt zijn standaard tabs. De rest kan aangepast worden.

Deze tabbladen staan in het eerste blauwe gedeelteIn de Collectie-tab kan de informatietype/ documentsoort boom worden weergegeven. Hier zijn verschillende ‘blokken’ welke de tabbladen vormenOnder de andere tabjes kunnen diverse selecties dmv queries worden getoond. Per blokblokje is de naam aan te passen, de URL weergave, de functie, het type/weergave en is eventueel een query14 toe te voegen en. Ook is er de keuze of het tabblad getoond moet worden.

In de Collectie-tab kan de informatietype/ documentsoort boom worden weergegeven. Onder de andere tabjes kunnen diverse selecties dmv queries worden getoond. Per blokje is de naam aan te passen, de URL weergave, de functie, het type/weergave en is eventueel een query toe te voegen. Ook is er de keuze of het tabblad getoond moet worden.

Deze tabs worden door KOOP beheerd , bij foutieve queries crashed het systeem.
De klant kan aangeven hoeveel tabs er gewenst zijn, welke titels er getoond moeten worden en wat er op desbetreffende tab getoond moet worden.

De opties in de linkerkantlijn met betrekking tot filter en selectie-mogelijkheden (facetten) op de tabweergave in de portal zijn vastgestelde items. Wel is er nog het een en ander aan bijvoorbeeld defaultwaarde mogelijk. Dit kan KOOP op verzoek instellen.

Homepagina

De homepaginarest15 van deze pagina, onder de tab-opties, is de configuratie van de homepage van de portal. Deze is opgebouwd uit verschillende ‘'blokken’' die aanpasbaar zijn (oa de titel) en die je wel of niet kunt tonen.

Deze blokken zijnOnderstaand scherm geeft de mogelijkheden weer voor de standaard-portal. Als een groot deel vrij instelbaarklant een portal heeft met eigen huisstijl, dan kunnen de mogelijkheden een beetje afwijken.

Let op: omdat de titels aanpasbaar zijn en de items verborgen kunnen worden kan het scherm er iets anders uitzien. De verborgen items worden zichtbaar en aanklikbaar als je er met de muis overheen gaat.

Zoekvelden
De twee blokken met zoekmogelijkheden zijn inmiddels overbodig. Rechts bovenin staat standaard een zoekveld in de portal. Daarnaast is er de tab waaronder de uitgebreide zoekmogelijkheden zitten. Dus meestal zullen deze twee zoekvelden worden verborgen.

Banners
Links open rechts van het scherm zijnkleine zoekveld is er mogelijkhedeneen mogelijkheid om een banner en welkom tekstof logo te plaatsen.

Welkom
Het welkom-item is een tekstveld. Daar kan een welkomstboodschap, mededelingen etc worden geplaatst.
Een harde return geeft een streep, een zachte return (Shift+enter) geeft geen streep.

Recente documenten
In dit blok kunnen de documenten getoond worden die recentelijk voor het eerst gepubliceerd zijn. Hier kan een selectie gemaakt worden op documentsoorten.

Query
In deze items kunnen selecties van de content getoond worden. De queries zelf moeten door KOOP worden samengesteld, verkeerd gebouwde queries kunnen problemen geven.

Linkjes/verwijzingen
In deze blokjes kunnen verwijzingen geplaatst worden naar belangrijke documenten of sites.

Bladeren door kanaal
Hier wordt de thema- of onderwerpenboom getoond, afhankelijk wat met KOOP is afgesproken. De gebruiker kan daar doorheen klikken.

Tekst
Dit is ook de kanteen plek waar er een aantal blokken geconfigureerdteksten opgenomen en getoond kunnen worden.

Recente bundels
om recente documentenAls er gebruik gemaakt wordt van een bepaald informatietype/bundels als documentsoort te tonenin de content, dan kunnen de bundels die recentelijk voor het eerst gepubliceerd zijn hier getoond worden.

Footer

Midden op het scherm zal er16 de thema of onderwerp boom getoond worden. Onderaan is het mogelijk om standaard query17 aan te zetten, welke de meest recente type ‘bundels’ toont.

Rechts op het scherm isHelemaal onderaan zijn er vooral de mogelijkheid om verwijzingen aanin een grijze balk nog vier te maken: dit kan naar een bepaalde URL zijn of bepaalde documentenbewerken tekstvelden. Deze velden worden op de portal altijd onderaan getoond, waar je ook in het kanaal bent .

Let op: Vergeet na het aanpassen niet te publiceren! Anders zijn de aanpassingen niet zichtbaar op de portal zelf.