Wijzigingsoverzicht beheerhandleiding
Nav PUC release juli 2020
Nav PUC release juli 2020
De meesteNaast de wijzigingen zijndie ook voor redacteuren zichtbaar, en worden zijn (zie Handleiding voor redacteuren) beschreven in deis er een Handleiding voor redacteuren.aanpassing gedaan bij het waardelijstbeheer.
De belangrijkste wijziging voor beheer:
Het onderdeel met de selectie-profielen waar de importIn het publicatiescherm van externe bronnen mogelijk is, is volledig herbouwd.de kanaalspecifieke waardelijsten
Er wordt nu oa overdag vrijwel direct geïmporteerd; je hoeft dus niet te meer te wachten totook opgenomen wanneer de volgende dag, en alle importdocumenten staan bij elkaarlaatste wijziging is gedaan in een overzicht,met meer informatie zoals de status vanwaardelijst én wanneer een waardelijst voor het documentlaatst is gepubliceerd.
Zo is makkelijker na te gaan of gewijzigde lijsten ook zijn gepubliceerd.
Voor de complete lisjtlijst met wijzigingen zie de release notes.
.
Functioneel beheer
In dit gedeelte zullen de functionaliteiten behandeld worden die specifiek voor de (kanaal)beheerder toegankelijk zijn.
Bij het inloggen onder het beheeraccount ziet de beheerder de volgende tabjes.
De volgende functies zijn specifiek voor de kanaalbeheerder en zullen in dit onderdeel uitgelegd.
- Gebruikers
- Selectieprofielen (om documenten laten instromen)
- Waardelijsten
- Portal configuraties
(Statusoverzicht en Rapportages zijn algemene redactie-functionaliteiten, en wordt in de Handleiding voor redacteuren beschreven).
Gebruikers
In dit tabblad is het mogelijk om nieuwe gebruikers aan te maken, of gegevens van bestaande gebruikers aan te passen/ te verwijderen.
Bestaande gebruikers worden hier in een lijst getoond. Met de velden in de grijze balk kun je de resultaten filteren / doorzoeken.
De zoekvelden werken ook op een gedeelte van de namen of mailadres.
Nieuwe gebruikers / gebruikers aanpassen
Door op ‘'nieuw’' te klikken (of een emailadres uit de lijst) verschijnt er het volgende scherm .
Hier moeten de gegevens van de gebruiker ingevuld worden.
Er staan vier rollen in de lijst:
Automatische import Automatische import (niet toekennen, is een systeemtechnische rol)
(niet toekennen, is een systeemtechnische rol)Beheerder (bij behoefte aan extra beheerder, neem contact op met KOOP)Beheerder (bij behoefte aan extra beheerder, neem contact op met KOOP)
Publicist - Publicist -> mag documenten publiceren
> mag documenten publiceren Auteur - Auteur -> kan documenten aanmaken (= redacteur)
> kan documenten aanmaken (= redacteur)
Nadat het account is ingevuld en opgeslagen krijg je de optie om een mail naar de gebruiker te sturen met alleen de inlognaam.
De gebruiker kan vervolgens via de reset optie met de inlognaam een nieuw (tijdelijk) wachtwoord opvragen.
-> de gebruiker moet direct na de eerste keer inloggen zijn wachtwoord veranderen in een eigen wachtwoord!
Blokkeren account
Blokkeren account
In dit formulier zit ook de mogelijkheid een account te blokkeren/deblokkeren. Een account wordt automatisch geblokkeerd als er een aantal maal met de verkeerde gegevens wordt ingelogd.
Gebruikers verwijderen
Wanneer er op een bestaande gebruiker wordt geklikt is de optie ‘'verwijderen’' beschikbaar, deze staat rechts boven. Klik hier om een gebruiker te verwijderen.
Als er nog documenten aan de gebruiker zijn toegewezen, dan komt de keuze of je deze documenten aan een andere gebruiker wil toewijzen. Kies je daar niet voor, dan blijven de documenten in het statusoverzicht staan onder de oud-gebruiker.
Een andere gebruiker kan de document wel openen en evt bewerken of van status veranderen en op eigen of andere actieve gebruikersnaam zetten. De documenten blijven dus in het systeem beschikbaar.
Mocht je een account (tijdelijk) willen blokkeren dan is de ‘'Account geblokkeerd optie ja/nee’' beschikbaar. De gebruiker kan dan (tijdelijk) niet inloggen.
Import externe bronnen
nderOnder het tabje Import externe bronnen staat nu de mogelijkheid om jurisprudentie, Wet- en regelgeving of Officiële publicaties in het kanaal in te laten lopen.
Statusoverzicht onder Import externe bronnen Statusoverzicht onder Import externe bronnen
De startpagina onder de tab is het ‘'statusoverzicht’' van opgevraagde items uit de drie verschillende externe bronnen.
Bovenaan is de mogelijkheid de resultaten te filteren / te zoeken naar een bepaald item.
In dit overzicht is de status van de importeeractie te zien.
Nieuw document opvragen
Klik op de knop ‘'nieuw’' rechtsboven en je krijgt de volgende velden:
Kies in het eerste veld een van de drie bronnen, en vul in het tweede veld de gewenste identifier in.
Als er meerdere identifiers opgevoerd moeten worden, kunnen extra velden toegevoegd worden.
Op die manier kunnen meerdere items uit één bron tegelijk opgevoerd worden.
Klik op importeren en de documenten komen in het startscherm te staan met de status ‘'te importeren’' (of ‘'in behandeling’').
Binnen tien minuten zal het item zijn ingelopen en komt de status op ‘'geïmporteerd’' te staan. Op dat moment is deze ook opgenomen in het reguliere statusoverzicht (alle versies worden opgenomen). Ze worden ook direct gepubliceerd op de portal.
Er hoeft dus niet meer gewacht te worden tot de volgende dag!
LET OP: officiële publicaties van “'Vandaag”' kun je pas importeren nadat ze (ook) beschikbaar zijn in de zoekdienst httpshttps://zoek.officielebekendmakingen.nl://zoek.officielebekendmakingen.nl/.
(Blijft de status op ‘'in behandeling’' staan bij een item, wacht een dag. Het systeem probeert het item een dag later nogmaals op te halen bij een kleine hickup in het ophaalmechanisme. Staat het item de volgende dag nog steeds in behandeling of op de foutstatus, neem contact op met KOOP, dan zoeken we uit wat er aan de hand is.)
Automatisch updaten
Default worden bij de Wet- en regelgeving en de jurisprudentie de automatische updates aangezet. Als er een nieuwe versie is, zal deze automatisch worden opgehaald en in het kanaal opgevoerd.
Bij Officiële Publicaties staat de automatische update default uit.
Als je op een item in het statusoverzicht van Import externe bronnen klikt, zie je onderstaande gegevens.
Hier zou je evt. de automatische update kunnen aanpassen. (Met het alleen uitzetten van de update optie, is het item nog wel gewoon op de portal zichtbaar, maar wordt deze niet meer actueel gehouden! Als je het item van de portal wil verwijderen, zul je alle versies van het item in het reguliere statusoverzicht moeten depubliceren!)
Waardenlijsten
Onder dit tabblad is het mogelijk om verschillende waardenlijsten aan te passen. Deze worden gebruikt bij het metadataveld en op verschillende plekken in het portaal. Bij dit tabblad zijn de volgende waarden in te stellen:
Onderwerpen. Onderwerpen.
Thema’s Thema's
Auteurs Auteurs
Aanpassingen zijn pas overal zichtbaar (redactieformulier en portaal) als deze zijn gepubliceerd. Zie de tab 'publiceren' in de balk. Daaronder kun je kiezen welke lijst(en) je wilt publiceren.
(Behalve de sortering onder de rechtermuisknop, deze wordt direct doorgevoerd en is dan niet meer terug te draaien, zie uitleg verderop)
Let op Let op: wil je een andere waardenlijst aanpassen, zoals bijvoorbeeld hoofdtaken? Neem dan contact op met KOOP. 
Algemeen
Het is mogelijk om verschillende niveaus te maken. Klik met de rechtermuisknop (dit moet vrij nauwkeurig) op het beschikbare niveau. De volgende opties verschijnt: nieuwe value toevoegen. Een scherm verschijnt waarin de naam opgegeven kan worden. Hier zit ook de knop of de value actief/ inactief is. Sla na deze stap op.
Om daadwerkelijk aangepast te worden, moet men de metadatalijst ook publiceren! Dit kan onder het publiceertabje. Daar kun je de aangepaste lijst (of alle lijsten) selecteren om te publiceren.
Een nieuwe waarde is wel na aanmaken al zichtbaar in de redactie-omgeving. Maar is pas zichtbaar op de portal als de nieuwe lijst is gepubliceerd én er een document aan de waarde is gekoppeld.
Let op Let op: een aangemaakt value kan niet zomaar verwijderd worden, deze kan alleen op inactief gezet worden.
Onderliggende niveaus aanmaken
Om een niveau dieper te maken gebruik je de rechtermuisklik actie op de (zojuist aangemaakte) bovenliggende waarde. Hier verschijnt de optie nieuwe value toevoegen en herhaal de bovengenoemde stappen om deze value een naam te geven/op te slaan/te publiceren.
Een value bewerken
Klik met de rechtermuis op een value en kies, value bewerken, om een value aan te passen. Zo kan je bijvoorbeeld de naam veranderen of het veld op inactief zetten.
Een value verplaatsen
Wil je een bepaalde value op een andere plek hebben in de hiërarchie; klik met de rechtermuis op een value en kies knip item. Het geselecteerde item is nu roodgekleurd. Klik nu op een andere value; hier verschijnen (naast de andere) opties: plak hierin (dit zal dan een subvalue worden), plak hierboven/hieronder. Op deze manier kan je de bestaande lijst organiseren.
Values sorteren
Onder de rechtermuisknop verschijnt ook de mogelijkheid om values alfabetisch te sorteren (als er meerdere items onder de aangeklikte value staan).
Dit kan voor alleen het niveau direct onder het value óf voor alle onderliggende niveaus onder het value.
Let op Let op : Deze sorteer-actie wordt direct doorgevoerd en is niet meer terug te draaien.
Portalconfiguratie
In de portalconfiguratie kan men instellen hoe het portaal vormgegeven is. Onder deze tab zijn de verschillende tabbladen op het portaal aan te passen, evenals de layout van de homepagina, de kopjes en de contact/informatie blokken onder aan de pagina.
Tabbladen
In het bovenste blauwe gedeelte kunnen de tabbladen van de portal geconfigureerd worden. Hier zijn verschillende ‘'blokken’' die de tabbladen vormen op de portalweergave.
Naast de vaste 'home'-tab (niet weergegeven in dit scherm) zijn er nog zes mogelijkheden voor tabs. De tab met (uitgebreide) zoekopties en de Thema-tab waar de thema-boom getoond wordt zijn standaard tabs. De rest kan aangepast worden.
In de Collectie-tab kan de informatietype/ documentsoort boom worden weergegeven. Onder de andere tabjes kunnen diverse selecties dmv queries worden getoond. Per blokje is de naam aan te passen, de URL weergave, de functie, het type/weergave en is eventueel een query toe te voegen. Ook is er de keuze of het tabblad getoond moet worden.
In de Collectie-tab kan de informatietype/ documentsoort boom worden weergegeven. Onder de andere tabjes kunnen diverse selecties dmv queries worden getoond. Per blokje is de naam aan te passen, de URL weergave, de functie, het type/weergave en is eventueel een query toe te voegen. Ook is er de keuze of het tabblad getoond moet worden.
Deze tabs worden door KOOP beheerd , bij foutieve queries crashed het systeem.
De klant kan aangeven hoeveel tabs er gewenst zijn, welke titels er getoond moeten worden en wat er op desbetreffende tab getoond moet worden.
De opties in de linkerkantlijn met betrekking tot filter en selectie-mogelijkheden (facetten) op de tabweergave in de portal zijn vastgestelde items. Wel is er nog het een en ander aan bijvoorbeeld defaultwaarde mogelijk. Dit kan KOOP op verzoek instellen.
Homepagina
De rest van deze pagina, onder de tab-opties, is de configuratie van de homepage van de portal. Deze is opgebouwd uit verschillende ‘'blokken’' die aanpasbaar zijn (oa de titel) en die je wel of niet kunt tonen.
Onderstaand scherm geeft de mogelijkheden weer voor de standaard-portal. Als een klant een portal heeft met eigen huisstijl, dan kunnen de mogelijkheden een beetje afwijken.
Let op: omdat de titels aanpasbaar zijn en de items verborgen kunnen worden kan het scherm er iets anders uitzien. De verborgen items worden zichtbaar en aanklikbaar als je er met de muis overheen gaat.
Zoekvelden
De twee blokken met zoekmogelijkheden zijn inmiddels overbodig. Rechts bovenin staat standaard een zoekveld in de portal. Daarnaast is er de tab waaronder de uitgebreide zoekmogelijkheden zitten. Dus meestal zullen deze twee zoekvelden worden verborgen.
Banners
Links en rechts van het kleine zoekveld is er een mogelijkheid om een banner of logo te plaatsen.
Welkom
Het welkom-item is een tekstveld. Daar kan een welkomstboodschap, mededelingen etc worden geplaatst.
Een harde return geeft een streep, een zachte return (Shift+enter) geeft geen streep.
Recente documenten
In dit blok kunnen de documenten getoond worden die recentelijk voor het eerst gepubliceerd zijn. Hier kan een selectie gemaakt worden op documentsoorten.
Query
In deze items kunnen selecties van de content getoond worden. De queries zelf moeten door KOOP worden samengesteld, verkeerd gebouwde queries kunnen problemen geven.
Linkjes/verwijzingen
In deze blokjes kunnen verwijzingen geplaatst worden naar belangrijke documenten of sites.
Bladeren door kanaal
Hier wordt de thema- of onderwerpenboom getoond, afhankelijk wat met KOOP is afgesproken. De gebruiker kan daar doorheen klikken.
Tekst
Dit is een plek waar teksten opgenomen en getoond kunnen worden.
Recente bundels
Als er gebruik gemaakt wordt van bundels als documentsoort in de content, dan kunnen de bundels die recentelijk voor het eerst gepubliceerd zijn hier getoond worden.
Footer
Linkjes/verwijzingen
In deze blokjes kunnen verwijzingen geplaatst worden naar belangrijke documenten of sites.
Bladeren door kanaal
Hier wordt de thema- of onderwerpenboom getoond, afhankelijk wat met KOOP is afgesproken. De gebruiker kan daar doorheen klikken.
Tekst
Dit is een plek waar teksten opgenomen en getoond kunnen worden.
Recente bundels
Als er gebruik gemaakt wordt van bundels als documentsoort in de content, dan kunnen de bundels die recentelijk voor het eerst gepubliceerd zijn hier getoond worden.
Helemaal onderaan zijn er in een grijze balk nog vier te bewerken tekstvelden. Deze velden worden op de portal altijd onderaan getoond, waar je ook in het kanaal bent .
Let op: Vergeet na het aanpassen niet te publiceren! Anders zijn de aanpassingen niet zichtbaar op de portal zelf. Let op: Vergeet na het aanpassen niet te publiceren! Anders zijn de aanpassingen niet zichtbaar op de portal zelf.