Onderwerp: Bezoek historie

PUC Redactie en Modellen Beheer GebruikershandleidingGeldigheid: vandaagVersie: 1

Dit onderwerp bevat de volgende rubrieken.

Inhoud

Documentbeheer...................................................................................... 2

Inhoud..................................................................................................... 3

Lijst van figuren en tabellen....................................................................... 4

1         Inleiding........................................................................................... 5

1.1         Doel............................................................................................. 5

1.2         Achtergrond................................................................................... 5

1.3         Doelgroep...................................................................................... 6

1.4         Afkortingen.................................................................................... 6

2         Functionaliteiten................................................................................ 7

2.1         Inloggen........................................................................................ 7

2.2         Statusoverzicht............................................................................... 7

2.3         Modellen zoeken............................................................................. 8

2.4         Model nieuw aanmaken.................................................................... 8

2.5         Metadata bewerken......................................................................... 9

2.6         Content bewerken.......................................................................... 10

2.7         Questionnaire configureren.............................................................. 17

2.8         Parameters definiëren.................................................................... 18

2.9         Parameters aanbrengen in tekst....................................................... 22

2.10      Markeringen definiëren................................................................... 24

2.11      Questionnaire evalueren................................................................. 27

2.12      Handige hulpmiddelen.................................................................... 28

2.13      Overige acties op modellen............................................................. 32

2.14      Workflow acties op modellen........................................................... 33

2.15      Uitloggen..................................................................................... 34

3         Best practices................................................................................. 35

3.1         Stappenplan................................................................................. 35

Lijst van figuren en tabellen

Figuur 1: PUC systeem overzicht 5

Figuur 2: statusoverzicht 7

Figuur 3: modellen zoeken. 8

Figuur 4: informatietype en documentsoort keuze. 8

Figuur 5: tabblad Metadata. 9

Figuur 6: tabblad Tekst – alleen lezen. 10

Figuur 7: tabblad Tekst 10

Figuur 8: content onderdeel toevoegen. 11

Figuur 9: onderdeel verwijderen. 11

Figuur 10: onderdeel selecteren. 12

Figuur 11: onderdeel bewerken. 12

Figuur 12: links toevoegen. 13

Figuur 13: voetnoten toevoegen. 14

Figuur 14: tabel toevoegen. 15

Figuur 15: tabelgegevens specificeren. 15

Figuur 16: tabel in tekst 16

Figuur 17: tabeleigenschappen. 16

Figuur 18: tabblad Questionnaire. 17

Figuur 19: parameter toevoegen. 18

Figuur 20: verschillende typen parameters. 18

Figuur 21: parameter - algemeen. 19

Figuur 22: parameter – inhoudelijke vraag. 19

Figuur 23: parameter – opties. 20

Figuur 24: parameter verwijderen. 20

Figuur 25: parameter dupliceren. 21

Figuur 26: parameter aanbrengen - stap 1. 22

Figuur 27: parameter aanbrengen - stap 2. 22

Figuur 28: parameter verwijderen uit tekst – optie 1. 23

Figuur 29: parameter verwijderen uit tekst – optie 2. 23

Figuur 30: markering toevoegen. 24

Figuur 31: criteria toevoegen. 24

Figuur 32: criteria instellen. 25

Figuur 33: meerdere criterium waarden instellen. 25

Figuur 34: meerdere criteria instellen. 26

Figuur 35: ingestelde markering. 26

Figuur 36: markering met alle criteria verwijderen. 26

Figuur 37: questionnaire testen. 27

Figuur 38: document genereren ter evaluatie. 27

Figuur 39: zoeken naar tekst 28

Figuur 40: zoekresultaten. 28

Figuur 41: verbergen boomstructuur 29

Figuur 42: vertonen boomstructuur 29

Figuur 43: wisselen modus. 29

Figuur 44: van bewerken modus. 30

Figuur 45: naar preview modus. 30

Figuur 46: van tonen documentstructuur 31

Figuur 47: naar verbergen documentstructuur 31

Figuur 48: overige acties op modellen. 32

Figuur 49: workflow acties op modellen. 33

Figuur 50: actie uitvoeren. 33

Figuur 51: uitloggen. 34

1. Inleiding

1.1 Doel

Verschillende overheidsorganisaties maken gebruik van het door KOOP geleverde generieke Publicatieplatform voor UitvoeringsContent (PUC). Dit platform omvat standaard:

  1. een afgeschermde redactieomgeving met daarbinnen de modelconfigurator om modellen te construeren, beheren en publiceren. ;

  2. een (of meerdere) open data portalen om hiermee formele overheidsinformatie te ontsluiten. Een ingebouwde documentgenerator module kan op grond van een model onder besturing van de questionnaire, een document genereren

Figuur 1. PUC systeem overzicht

Figuur 1: PUC systeem overzicht

Deze handleiding beschrijft de diverse functionaliteiten van de modelconfigurator in de afgeschermde redactieomgeving. Het is nog ‘work under construction’ en zal naar behoefte verder worden aangepast en uitgebreid.

1.2 Achtergrond

Modellen worden beschikbaar gesteld als teksten die van tevoren zijn opgesteld in templates met intelligente questionnaires. Gebruikers die dezelfde soort documenten opstellen, bevatten vaak dezelfde standaard beginzinnen, middenzinnen en afsluitingen. Om niet telkens weer de hele tekst te moeten opstellen, worden de zinnen van tevoren vastgelegd in een model, met daarbij in de tekst gecodeerde instructies hoe verschillende varianten van de tekst ingevuld zouden moeten worden.

Door gebruik te maken van een questionnaire, die de gegevens verzamelt en de gebruiker begeleidt door het document, wordt het eenvoudiger om kwalitatief hoogwaardige documenten te produceren. Met een questionnaire kan je bijvoorbeeld vragen wie de tegenpartij is, wat de effectieve datum is, wat het toepasselijke recht is, welke delen van de tekst al dan niet opgenomen moeten worden, etc.

Met de inzet van de modelconfigurator worden de volgende voordelen behaald:

  • Minimalisering van de gegevensinvoer handeling;

  • Vermindering van menselijke fouten;

  • Verhoging van de inhoudelijke kwaliteit van het document;

  • Verbetering van de uniformiteit van de gegenereerde documenten;

  • Besparingen van tijd en financiën als gevolg van verminderde handelingen;

1.3 Doelgroep

In deze handleiding worden de functionaliteiten voor de rol van ‘configurator’ uitgelegd. De configurator stelt de modellen qua structuur op, construeert de questionnaire, beheert ze en publiceert deze voor publiek gebruik.

De rol configurator wordt veelal vervult door medewerkers van overheden, die juridische achtergrond kennis hebben over een specifiek domein. Bv modellen voor de algemene rijksvoorwaarden voor inkoop of autorisatiebesluiten of decentrale regelingen. Deze handleiding is zo veel mogelijk generiek beschreven en niet toegespitst op een bepaald domein.

1.4 Afkortingen

Afkorting

Beschrijving

BWB

Basis Wetten Bestand

ECLI

European Case Law Identifier

PUC

Publicatieplatform voor Uitvoerings Content

URL

Unified Resource Locator

2. Functionaliteiten

Uitgangspunt voor de rol van configurator is, dat er geen programmeur kwalificaties nodig zijn om de modelconfigurator te kunnen bedienen. Als zodanig is de modelconfigurator interface zo intuïtief en vertrouwd mogelijk ontworpen.

 

2.1 Inloggen

De modelconfigurator is een webapplicatie en kan in principe vanaf iedere werkplek met een internetverbinding worden bereikt. Omdat het is een webapplicatie is, betekent dat tevens dat u alle knoppen of hyperlinks bedient door één keer te klikken. Dubbelklikken is dus niet nodig.

U kunt de modelconfigurator starten door een standaard internetbrowser te openen en te navigeren naar https://puc-redactie.overheid.nl/. Vervolgens logt u in met uw persoonlijke configurator account.

 

2.2 Statusoverzicht

Na inloggen in de modelconfigurator opent het scherm ‘statusoverzicht’. In dit scherm vindt u een overzicht van modellen die binnen uw kanaal zijn aangemaakt, opgepakt, in behandeling zijn genomen, gepubliceerd, gedepubliceerd of gearchiveerd zijn.

Figuur 2: statusoverzicht

Figuur 2: statusoverzicht

 

In de kolommen ziet u:

  • Documentsoort: De soort van het document is afhankelijk van de configuratie, zoals deze is ingericht.
  • Titel: Elk model dient verplicht te worden voorzien van een titel.
  • Versie: Een model kan bestaan uit meerdere versies, waarvan er maar één actief is op het portaal. Een set van versies horen logisch bij elkaar en zijn in de tijd gezien opeenvolgend.
  • Formele datum: De datum waarop het model formeel is gepubliceerd.
  • Status: Deze indicator geeft de huidige status van het model aan. Mogelijke waarden (niet limitatief): nieuw, te bewerken, gepubliceerd, gedepubliceerd, gearchiveerd, etc.
  • Eigenaar: De huidige eigenaar van het model.
  • Acties: De acties, die een configurator op grond van de huidige status kan uitvoeren.

Voor het statusoverzicht geldt: u kunt het model bewerken door op de titel te klikken

 

2.3 Modellen zoeken

Via het zoekvenster boven in de pagina kunt u naar specifieke modellen zoeken. U kunt één of meerdere velden invullen. Klik op de ‘Zoeken’ knop om het zoeken te starten.

Figuur 3: modellen zoeken

Figuur 3: modellen zoeken

Als er modellen voldoen aan de door u opgegeven zoekcriteria, worden deze getoond in een resultaatoverzicht. Als u op de titel klikt, opent het detailscherm. Van daaruit kunt u een model bewerken of verwijderen.

 

2.4 Model nieuw aanmaken

Vanuit het statusoverzicht kunt u een nieuwe model aanmaken door de knop ‘nieuw’ in het statusoverzicht te gebruiken. Het resultaat leidt tot een pop-up scherm, waarin u het informatie type en documentsoort selecteert.

Figuur 4: informatietype en documentsoort keuze

Figuur 4: informatietype en documentsoort keuze

In het systeem zijn de informatietypen en documentsoorten van te voren geconfigureerd. Dit is afhankelijk van de afspraken, die voor een gegeven doelgroep zijn gemaakt en deze is per kanaal door KOOP ingesteld.

U kiest voor informatietype ‘PUC Modellen’ en selecteert de gewenste documentsoort.

 

2.5 Metadata bewerken

Na het aanmaken van een nieuw model, verschijnt het tabblad ‘Metadata’. Hierin vult u de metadata van het model in (o.a. auteur, taal, thema, hoofdtaak, etc.).

Figuur 5: tabblad Metadata

Figuur 5: tabblad Metadata

Verplichte velden zijn gemarkeerd met een ‘*’ symbool. Zo dient u verplicht een titel vast te leggen. Dit is ook het scherm waarin eventueel ook andere (bron)documenten en bijlagen kunnen worden toegevoegd. Afhankelijk hoe dit is geconfigureerd in het kanaal, is het aan te bevelen om ook het item ‘Thema’ en of ‘Hoofdtaak’ in te vullen bij een model, zodat de afnemer in het publieke portaal hierop kan filteren bij het zoeken. Om de ingevulde metadata gegevens te bewaren, dient u deze direct op te slaan.

Merk op, dat pas nadat het model voor de eerste keer is opgeslagen, het tabblad voor de questionnaire verschijnt.

 

2.6 Content bewerken

Het bewerken van de content is alleen mogelijk indien het model zich in de status ‘nieuw’ of ‘te bewerken’ bevindt, in elk ander geval is het model in de ‘alleen lezen’ modus en kunt u inhoudelijk niets doen. U zult het model dan eerst naar een andere status moeten brengen om het te kunnen inzien en bewerken (zie hoofdstuk workflow acties op modellen).

Figuur 6: tabblad Tekst – alleen lezen

Figuur 6: tabblad Tekst – alleen lezen

 

2.6.1 Onderdelen toevoegen

Eerst dient u de structuur van het model in te richten. Dat doet u door content onderdelen toe te voegen onder het tabblad ‘Tekst’. Afhankelijk van het type model dat wordt bewerkt, zijn er verschillende soorten content onderdelen mogelijk.

Het onderstaande scherm is het beginscherm van de content onderdelen invoer, welke een gelaagde structuur heeft. Het is mogelijk om onderdelen te creëren, met daarbinnen subonderdelen en daar weer binnen sub- subonderdelen etc. Op deze wijze kunt u een hiërarchische structuur opbouwen.

Figuur 7: tabblad Tekst

Figuur 7: tabblad Tekst

Elk content onderdeel is apart linkbaar en verwijsbaar. Door het onderdeel te kiezen, kunt u andere items of kleinere onderdelen invoegen. Dit is mogelijk, omdat het geheel een permalink heeft en elk subonderdeel los van elkaar ook.

Door op 'Voeg een nieuw onderdeel toe aan ...’ te klikken, verschijnt er een pop-up menu.

Figuur 8: content onderdeel toevoegen

Figuur 8: content onderdeel toevoegen

U kunt er dan voor kiezen om een onderdeel of subonderdeel in te voegen. De plek van waaruit u de invoeging initieert, bepaalt uiteindelijk de positie waarop het onderdeel in de structuur van het model ingevoegd wordt. Afhankelijk van het documentsoort van het model, kunnen er verschillende typen onderdelen worden toegevoegd. Het systeem past dan automatisch de mogelijkheden aan en toont ook alleen de term, die voor die context van toepassing is. Zo kunt u bv ook voor de 'invoeg optie bijlage’ kiezen (bv na het ondertekening onderdeel), welke dan niet binnen de hoofdstructuur zelf wordt opgenomen, maar als apart onderdeel op hoogste niveau.

 

2.6.2 Onderdelen verwijderen

Het verwijderen van onderdelen kunt u doen door met de muis boven desbetreffende onderdeel te navigeren, waarna het ‘prullenbakje’ symbool verschijnt. Door erop te klikken, kunt u het onderdeel verwijderen. Het verwijderen van het onderdeel wordt pas daadwerkelijk geëffectueerd, nadat u de gehele model heeft opgeslagen.

Figuur 9: onderdeel verwijderen

Figuur 9: onderdeel verwijderen

Bepaalde onderdelen van het model mogen niet verwijderd worden (bv ondertekening onderdeel). In dat geval is het prullenbakje niet zichtbaar.

 

2.6.3 Onderdelen bewerken

Van onderdelen zelf kunt u inhoudelijk de tekst bewerken door naar een onderdeel te navigeren met de muisaanwijzer. Het onderdeel zal automatisch geselecteerd worden, welke zichtbaar wordt door de schaduw achtergrond.

Figuur 10: onderdeel selecteren

Figuur 10: onderdeel selecteren

Wanneer u op het onderdeel klikt, verschijnt het volgende pop-up scherm met verschillende opties tot tekstinvoer/plak en link mogelijkheden.

Figuur 11: onderdeel bewerken

Figuur 11: onderdeel bewerken

De tekst in het onderdeel kunt u net als in andere tekstverwerkers naar wens bewerken. U kunt tekst toevoegen door tekst te typen of tekst te kopiëren en te plakken. Knippen en plakken kan via de rechtermuisknop, de knoppen op de werkbalk of de sneltoetsen. Er wordt niet aangeraden om grote stukken tekst te knippen en te plakken, maar om dit per onderdeel te doen. Hiermee voorkomt u dat de structuur van het model verloren gaat. U kunt ook tekst verwijderen met backspace of door te tekst te selecteren en te knippen.

Let op: indien uw cursor niet tussen de tekst staat en u drukt op backspace, dan interpreteert uw browser dit als een commando om terug te gaan naar de vorige internetpagina.

 

2.6.4 Tekst plakken

In het eerste rode vierkant bevinden zich de eerste plak opties. Deze bieden de mogelijkheid om tekst te plakken. Voor bijvoorbeeld MsWord kiest u de derde optie. Als er direct in het scherm geplakt wordt, gaat de opmaak vaak verloren. In het tweede rode vierkant zijn de standaard opmaak mogelijkheden om te bewerken te zien.

 

2.6.5 Links toevoegen

Met het derde rode vierkant kunt u per onderdeel een link naar een ander document maken.Figuur 12: links toevoegen

Figuur 12: links toevoegen

Het gelinkte document kan zich zowel binnen als buiten de modelconfigurator omgeving bevinden. Er kan naar URLs, interne PUC documenten, jurisprudentie, Nederlandse wet- en regelgeving (in zijn geheel, een individueel artikel of per lid) en officiële publicaties worden gelinkt. Elk type link codeert volgens de Juriconnect standaard, zoals bijvoorbeeld een uniek ECLI nummer voor jurisprudentie of een BWB nummer voor de wetgeving. Zie ook http://www.juriconnect.nl/implementatie.asp voor nadere informatie hierover.

 

2.6.6 Voetnoten

In de tekst kunnen ook voetnoten worden toegevoegd. Dit kunt u doen door op het ‘voet teken’ symbool te klikken.

Figuur 13: voetnoten toevoegen

Figuur 13: voetnoten toevoegen

Het volgende scherm verschijnt en u kunt een voetnoot nummer en type voetnoot invoeren. Hierin is het ook mogelijk om tekst te plakken (conform de eerder beschreven plak opties). Ook is het mogelijk om in de voetnoten links toe te voegen zoals beschreven in het vorige hoofdstuk.

 

2.6.7 Tabellen

In de tekst kunnen tabellen worden toegevoegd. Dit kunt u doen door een onderdeel eerst te bewerken de cursor op de juiste positie aanbrengen en dan vervolgens het ‘tabel teken’ symbool te klikken.Figuur 14: tabel toevoegen

Figuur 14: tabel toevoegen

Het volgende scherm verschijnt en u kunt vervolgens het aantal rijen, kolommen, de uitlijning, hoogte en breedte specificeren.

Figuur 15: tabelgegevens specificeren
Figuur 15: tabelgegevens specificeren

De hoogte en de breedte geeft u in als een absolute waarde uitgedrukt in a) aantallen pixels of b) als een geldige CSS (Cascading Style Sheet) waarde. Zie https://www.w3.org/TR/css3-values/#absolute-lengths voor alle mogelijke CSS waarden. Nadat u de waarden heeft aangebracht en op OK heeft gedrukt, zal de tabel in de tekst verschijnen.

Figuur 16: tabel in tekst

Figuur 16: tabel in tekst

Nadat u de tabel heeft ingevoegd, kunt u altijd nog daarna de eigenschappen van de tabel zelf aanpassen. Dit doet u door naar de tabel te navigeren en vervolgens met de rechter muis erop te klikken. Het volgende pop-up menu verschijnt.

Figuur 17

Figuur 17: tabeleigenschappen

Hiermee kunt u alle eigenschappen van de tabel naar eigen inzicht aanpassen.

 

2.7 Questionnaire configureren

Wanneer de structuur van het model is samengesteld en de content is ingegeven, kunt u aansluitend de inhoud van de questionnaire van het model construeren. Dat doet u via het tabblad ‘Questionnaire’.

Figuur 18

Figuur 18: tabblad Questionnaire

In het linkerscherm ziet u een overzicht van de alle gedefinieerde parameters in het model en in het rechterscherm ziet u hoe deze zijn opgenomen in de tekst. Elke parameter in de tekst is gekenmerkt met een donker blauw gearceerde achtergrond en omgeven met een merkteken in de vorm van een ‘[parameter]’. Dit doet het systeem automatisch, nadat u parameters in de tekst heeft toegevoegd.

De questionnaire van het model wordt bepaald door de lijst van parameters, die afhankelijk van waar deze in de tekst zijn opgenomen, in volgorde uitgevraagd zullen gaan worden aan een eindgebruiker. Een parameter is het verbindende element en bestaat uit een vraag-antwoord structuur:

  • het bevat de vraag die gesteld wordt aan een eindgebruiker.

  • het registreert het antwoord op de vraag van een eindgebruiker.

Na beantwoording van de vraag verschijnt het antwoord in de tekst van het document en gebruikt het systeem het antwoord om grond daarvan teksten al dan niet te tonen.

Allereerst zullen dus de parameters van het model bepaald moeten worden. Dat is het resultaat van een inhoudelijke analyse van het oorspronkelijke document, dat als model moet worden omgevormd. De ervaring leert, dat deze parameters in tekstuele vorm al zijn opgenomen als ‘<vul hier in..>’ of op andere wijze. Maar het staat u natuurlijk vrij om zelf te bepalen welke parameters er alsnog aan worden toegevoegd. Ook zult u het type parameter moeten bepalen: wil ik een vrij tekstveld uitvragen, een ja/nee vraag, wil ik een lijst met keuzemogelijkheden voorleggen of betreft het hier alleen de uitvraag voor een bepaald bedrag? De meest eenvoudige parameter typen zijn hiertoe beschikbaar (zie volgend hoofdstuk voor overzicht). Een andere overweging om een parameter te gebruiken is om een tekst te willen tonen of niet. Dit kunt u middels bedrijfsregels via een markering instellen.

Zodra u de parameters bepaald heeft, kunt het volgende doen:

  1. Definiëren van alle parameters, die in de context van het model nodig zijn om uit te vragen.

  2. Per parameter inhoudelijk vastleggen van de vraag-antwoord structuur kenmerken. Onder andere de naam van de parameter, de inhoudelijke vraagstelling zelf, de help informatie (optioneel) en de bij deze vraag gestelde standaard antwoorden (optioneel).

  3. Aanbrengen van de gedefinieerde parameters op de gewenste posities in de tekst zelf.

  4. Markeren van tekstonderdelen, zodat deze afhankelijk van de ingestelde criteria al dan niet getoond zullen gaan worden tijdens het gebruik van de questionnaire.

 

2.8 Parameters definiëren

Een parameter is een vraag-antwoord structuur in de tekst. Onderhoud op de lijst met parameters vindt plaats in het linkerscherm.

Figuur 19

Figuur 19: parameter toevoegen

 

2.8.1 Parameter toevoegen

Nieuwe parameters kunt u toevoegen door op het ‘plusje’ symbool te klikken. Dit geeft u daarna de mogelijkheid om via een pop-up scherm een selectie te doen van het type parameter.

Figuur 20

Figuur 20: verschillende typen parameters

U kunt kiezen uit de volgende typen parameters:

  1. Vrije tekst – enkelvoudig en meervoudige regels;

  2. Keuzelijst - enkelvoudige keuzen;

  3. Meerkeuzelijst - meervoudige keuzen;

  4. Ja/Nee;

  5. Datum – kalender en geformatteerde invoer;

  6. Tijd – klok en geformatteerde invoer;

  7. Getal - decimale waarden;

  8. Bedrag.

Van elk nieuw aangemaakte parameter kan de gebruiker de kenmerken instellen. Bestaande parameters kunnen eenvoudig worden gewijzigd door de parameter in kwestie te selecteren. Er zal automatisch een onderhoudsscherm openen. Het onderhoudsscherm bestaat uit 3 onderdelen: algemeen, de vraag zelf en de opties.

 

2.8.2 Parameter bewerken - algemene gegevens

In dit onderdeel kunt u de naam van de parameter vastleggen.

Figuur 21

Figuur 21: parameter - algemeen

In principe bent u vrij om de naam van een parameter te bepalen. Vanuit het systeem worden er geen regels hiervoor afgedwongen (bv de uniekheid van de naam in het model). Advies is echter wel om een parameter een zo’n logisch mogelijke naam te geven, waardoor de tekst betekenisvol blijft. Tenslotte zal de naam van de niet beantwoordde parameter bij het genereren van een document en dan het exporteren naar MsWord, ook terugkomen in de geëxporteerde tekst. Dus met de naam van de parameter omgeven met de merktekens in de vorm van [parameter].

De ervaring leert ook, dat sommige modellen aanzienlijke hoeveelheden parameters kunnen gaan bevatten. Men kan daardoor snel het overzicht kwijtraken en uit praktische overwegingen wordt aanbevolen om een bepaalde conventie in de naamgeving van de parameters af te spreken. Denk bv ook aan het feit, dat de lijst met parameters gesorteerd wordt op alfabetische volgorde. Door de conventie consistent toe te passen, zelfs voor alle modellen, zal het onderhoud op de questionnaire en de parameters minder complex worden.

Merk op dat aangebrachte wijzigingen in de parameter doorgevoerd worden, nadat u op de drukknop ‘Opslaan en sluiten’ heeft geklikt. De gewijzigde parameter in het model wordt pas geëffectueerd door het model zelf op te slaan.

 

2.8.3 Parameter bewerken - vraag gegevens

Hiermee legt u de vraag vast, die gesteld wordt tijdens het uitvoeren van de questionnaire.

Figuur 22

Figuur 22: parameter – inhoudelijke vraag

De inhoud en de vorm van de vraag is afhankelijk van het type vraag. In bovengenoemd voorbeeld is de configuratie voor een enkelvoudige vraag weergegeven. Dat betekent dat er maar maximaal één regel van een antwoord gegeven kan worden. Daarnaast kunt u optioneel ook toelichtende helptekst informatie opnemen. Daarbij kan de helptekst eventueel ook links bevatten. Dit kunt u instellen door op ‘linkje’ symbool te klikken.

 

2.8.4 Parameter bewerken - optionele gegevens

In dit onderdeel kunt u de optionele gegevens over een parameter vastleggen. Optionele gegevens hebben o.a. betrekking op de standaard waarde die een parameter kan aannemen.

Figuur 23

Figuur 23: parameter – opties

Afhankelijk van het type parameter zijn er nog uitgebreidere instellingen mogelijk.

 

2.8.5 Parameter verwijderen

U kunt een parameter verwijderen uit het model door de parameter te openen en dan de knop ‘verwijderen’ te selecteren. De consequentie is a) dat alle voorkomens in de tekst worden verwijderd, b) alle toegepaste criteria bij de ingestelde markeringen en c) de parameter zelf ook wordt verwijderd uit het model.

Figuur 24

Figuur 24: parameter verwijderen

Merk op, dat het verwijderen van de parameter pas echt geëffectueerd wordt, nadat u het model zelf heeft opgeslagen.

 

2.8.6 Parameter dupliceren

U kunt een parameter dupliceren door de parameter te openen en dan op de knop ‘dupliceren’ te klikken. Dat betekent dat de volledige inhoud van de parameter één op één wordt gekopieerd naar een nieuwe parameter (met een nieuwe naam).

Figuur 25

Figuur 25: parameter dupliceren

Aansluitend kunt u dan de naam van de nieuwe parameter bepalen. Standaard zal de naam van de te dupliceren parameter worden overgenomen met daaraan toegevoegd ‘- kopie’.

Parameters kunnen alleen gedupliceerd worden binnen de context van de geopende model. Het is (nog) niet mogelijk om parameters over modellen heen te kunnen dupliceren.

 

2.9 Parameters aanbrengen in tekst

Nadat alle parameters zijn bepaald en vastgelegd in het model (zichtbaar in het linker deel van het scherm), kunt u de parameters aanbrengen in de tekst zelf.

 

2.9.1 Parameter aanbrengen in tekst

Dit kunt u doen door in de tekst in het tabblad ‘Questionnaire’ naar een onderdeel te navigeren en daarna op een specifiek tekstelement te klikken (met de linker muisknop). Zo’n geselecteerd tekstelement is een aaneengesloten set van alfanumerieke tekens, gescheiden door spaties e/o leestekens. Reeds aangebrachte parameters in de tekst worden uitgesloten als tekstelement. U kunt dus geen parameter in een parameter invoegen.

Figuur 26

Figuur 26: parameter aanbrengen - stap 1

Een pop-up menu verschijnt met de volgende mogelijkheden:

  • ‘invoegen voor’: parameter voor het geselecteerde tekstelement invoegen;

  • ’invoegen na’: parameter na het geselecteerde tekstelement invoegen;

  • ’vervangen door’: het geselecteerde tekstelement vervangen met parameter;

Nadat u de aanbrengwijze heeft gekozen, zal de volledige lijst van parameters zoals bekend binnen het model, worden getoond. Selecteer de parameter die u wilt aanbrengen in de tekst. Merk op, dat de lijst op alfabetische volgorde is gerangschikt, dit vereenvoudigt het zoeken.

Figuur 27

Figuur 27: parameter aanbrengen - stap 2

Nadat u een parameter heeft geselecteerd, is de parameter opgenomen in de tekst en verschijnt deze met de eerder genoemde merktekens.

Mocht het zo zijn, dat u de tekst nog inhoudelijk wilt aanpassen, dan kan dat altijd nog. Maar dan zult u wel eerst naar het tabblad ‘Tekst’ moeten navigeren om vervolgens het desbetreffende onderdeel te selecteren om daarna de tekst te kunnen bewerken. In het tabblad ‘Questionnaire’ kunt u dus geen tekst aanpassen!

 

2.9.2 Parameter verwijderen uit tekst

Eenmaal in de tekst aangebrachte parameters kunt u op 2 manieren verwijderen:

Optie 1 - via menu in de tekst in het tabblad ‘Questionnaire’: dit kunt u doen door de parameter in de tekst te selecteren (met linker muisknop) en dan via pop-up menu ‘verwijder parameter’.

Figuur 28

Figuur 28: parameter verwijderen uit tekst – optie 1

Optie 2 - via de tekstbewerking van onderdeel in het tabblad ‘Tekst’. In deze situatie kunt u gewoonweg de opgenomen parameter met de backspace of delete toets in het tekstbewerking scherm verwijderen.

Figuur 29

Figuur 29: parameter verwijderen uit tekst – optie 2

Voor beide opties geldt, dat de parameter dan weggenomen is uit de tekst, maar nog niet in het model zelf. In de lijst van parameters is deze nog steeds beschikbaar. Wilt u de parameter echt volledig verwijderen, zie dan hoofdstuk parameter verwijderen.

 

2.10 Markeringen definiëren

Onderdelen van de tekst kunt u al dan niet te tonen tijdens de uitvoering van de questionnaire. Dit stuurt u met de markering van een onderdeel, die afhankelijk gemaakt kan worden van bepaalde criteria. Deze kunt u eenvoudig instellen door slim gebruik te maken van de beschikbare parameters in het model.

 

2.10.1 Markering toevoegen en bewerken

Het instellen van een markering kunt u doen door in het tabblad ‘Questionnaire’ in de tekst naar een onderdeel te navigeren en dan op het ‘instellingen’ symbool klikken.

Figuur 30

Figuur 30: markering toevoegen

Mocht u het ‘instellingen’ symbool niet zien, dan betekent dat deze onderdelen verplicht zijn en dus altijd getoond moet worden. Er kan dan geen markering worden aangebracht, denk bv een aanhef en ondertekening onderdeel, deze moeten altijd getoond worden.

Aansluitend ziet u een pop-up scherm verschijnen, waarin u de criteria (bedrijfsregels) kunt instellen. Het systeem zal de criteria tijdens het uitvoeren van de questionnaire na elk beantwoordde vraag evalueren en als resultaat zal het corresponderende onderdeel al dan niet worden getoond.

Figuur 31

Figuur 31: criteria toevoegen

U kunt alle binnen het model beschikbare parameters als criterium toevoegen voor de markering. Het is niet mogelijk om vrije expressies op te stellen maar u kunt alleen bestaande parameters en waarden selecteren. Hiermee wordt een laagdrempelige en foutloze manier aangeboden om bedrijfsregels te kunnen opstellen en te onderhouden.

Figuur 32

Figuur 32: criteria instellen

Denk aan de situatie, dat bv een tekst moet worden getoond, indien men gekozen heeft voor een bepaald ministerie.

Figuur 33

Figuur 33: meerdere criterium waarden instellen

U kunt meerdere waarden voor een criterium toevoegen, die elk als een logische ‘EN’ wordt afgehandeld.

Naast dat u per criterium een waarde kan toevoegen, kunt u ook meerdere criteria instellen. Ook deze worden als een logische ‘EN’ gecombineerd.

Figuur 34

Figuur 34: meerdere criteria instellen

De instelmogelijkheden om meerdere criteria en waarden toe te voegen zijn aanzienlijk. Het is aan u hoe complex u dit wil laten zijn. Advies is om terughoudend te zijn om extreem complexe configuraties in te stellen uit oogpunt van de onderhoudbaarheid in de toekomst.

Figuur 35

Figuur 35: ingestelde markering

Nadat de criteria zijn ingesteld voor het onderdeel en de markering is geplaatst, kunt u dit visueel terugzien in de kop van het onderdeel met een licht blauw gearceerde achtergrond.

 

2.10.2 Markering verwijderen

U kunt een geplaatste markering verwijderen door in het markeringsscherm zelf te klikken op het ‘verwijder’ symbool.

Figuur 36

Figuur 36: markering met alle criteria verwijderen

Alle criteria worden dan verwijderd, nadat u het markeringsscherm opslaat. Als resultaat zal de kop van het onderdeel dan niet meer licht blauw gearceerd zijn.

Merk op, dat het verwijderen van de markering pas daadwerkelijk geëffectueerd wordt, nadat u de gehele model heeft opgeslagen.

 

2.11 Questionnaire evalueren

Nadat u het configureren van de questionnaire heeft gedaan door a) parameters in de tekst aan te brengen en b) markeringen met criteria heeft ingesteld, kunt u het resultaat evalueren via de drukknop ‘testen’.

Figuur 37

Figuur 37: questionnaire testen

U krijgt dan de tekst en het gedrag te zien van de questionnaire in de documentgenerator mode, zoals dat door een eindgebruiker zal worden ervaren.

Figuur 38

Figuur 38: document genereren ter evaluatie

Hiermee kunt u alle geconfigureerde functionaliteit en het gedrag van de questionnaire toetsen. Alle mogelijkheden kunt u zelf ondervinden, bv ook een document genereren en als MsWord bestand downloaden.

Na het sluiten van de documentgenerator keert u terug naar het questionnaire tabblad, zodat u eventuele aanpassingen kunt doen om het gewenste resultaat te realiseren. Dit proces kunt u herhalen totdat u tevreden bent.

Merk op, dat alle geconfigureerde functionaliteit pas daadwerkelijk geëffectueerd wordt, nadat u de gehele model opgeslagen heeft.

 

2.12 Handige hulpmiddelen

Om het bewerken van een model beter te ondersteunen, zijn er een aantal handige hulpmiddelen toegevoegd.

 

2.12.1 Zoeken naar tekst

Door middel van zoekoptie ‘zoek op tekst’ kunt u naar een bepaald tekstfragment in de tekst zoeken. Het resultaat is, dat u a) het aantal zoekresultaten teruggekoppeld ziet en b) in de tekst alle zoekresultaten gemarkeerd terug ziet. Dus dient zelf door de tekst heen te navigeren om desbetreffende gemarkeerd zoekresultaat terug te vinden.

Figuur 39

Figuur 39: zoeken naar tekst

Bijvoorbeeld:

Figuur 40

Figuur 40: zoekresultaten

 

2.12.2 In- en uitklappen boomstructuur

Door middel het icoontje ‘in- en uitklappen boomstructuur kunt u de structuur verbergen en vertonen.

Figuur 41

Figuur 41: verbergen boomstructuur

Figuur 42

Figuur 42: vertonen boomstructuur

 

2.12.3 Wisselen tussen bewerk- en previewmodus

Door het icoontje ‘Wissel tussen bewerk- en preview modus’ kunt u switchen tussen bewerk- en previewmodus:

Figuur 43

Figuur 43: wisselen modus

Figuur 44

Figuur 44: van bewerken modus

Figuur 45

Figuur 45: naar preview modus

 

2.12.4 Tonen en verbergen van documentstructuur

Door middel van het icoontje ‘tonen documentstructuur’ kunt u de documentstructuur tonen en verbergen.

Figuur 46

Figuur 46: van tonen documentstructuur

Figuur 47

Figuur 47: naar verbergen documentstructuur

 

2.13 Overige acties op modellen

U kunt verschillende acties op een model uitvoeren door deze eerst te openen vanuit het statusoverzicht. Via de getoonde drukknoppen in het onderstaande scherm zijn de volgende acties mogelijk:

Figuur 48

Figuur 48: overige acties op modellen

  • ‘Opslaan’: Alle aangebrachte wijzigingen worden opgeslagen.

  • ‘Verwijderen’: Het model zal volledig uit het systeem worden verwijderd. Een model kan echter niet onder alle omstandigheden worden verwijderd. Het is afhankelijk van de status en of er verwijzingen bestaan. Na een vervolg bevestigingsvraag zal het model worden verwijderd.

  • ‘Opslaan als nieuwe versie’: Het model wordt inhoudelijk volledig gedupliceerd (metadata, content en questionnaire) en een nieuw versienummer wordt toegekend. De oude versie blijft bestaan, die nieuwe versie staat er naast.

  • ‘Dupliceren’: Het resultaat is identiek aan opslaan als nieuwe versie. Enige verschil is dat er geen versienummer wordt opgehoogd, maar dat aan het model een nieuwe, unieke identifier wordt toegekend. Het gedupliceerde model staat dan volledig ‘los’ van de oorspronkelijke. De titelnaam wordt uitgebreid met de term ‘- kopie’.

 

2.14 Workflow acties op modellen

Afhankelijk van de rol van de gebruiker en de status van een model, kunt u als onderdeel van de workflow verschillende acties uitvoeren. Deze contextafhankelijke acties verschijnen bij een item in het statusoverzicht. Er zijn meerdere mogelijkheden:

  • Publiceren;

  • Depubliceren;

  • (Opnieuw) bewerken;

  • Ter controle toewijzen;

  • Archiveren.

Figuur 49

Figuur 49: workflow acties op modellen

Het resultaat is, dat er een pop-up scherm wordt getoond, waarin de actie voor het document eventueel nog nader kan verrijken met extra opmerkingen. Deze opmerkingen worden dan in de logging van de historie bijgeschreven.

Figuur 50

Figuur 50: actie uitvoeren

 

2.15 Uitloggen

U kunt de modelconfigurator verlaten door op ‘uitloggen’ te klikken.

Figuur 51

Figuur 51: uitloggen

Let op: na een periode van X minuten van inactiviteit zal u automatisch uitgelogd worden. Dit is uit veiligheidsoverwegingen gedaan. Voordat dit daadwerkelijk gebeurt, zal er een melding komen en heeft u alsnog de mogelijkheid om de sessie opnieuw te activeren.

 

 

 

3. Best Practices

3.1 Stappenplan

Wat is eigenlijk een goede manier om een bestaand document te gaan ‘transformeren’ naar een model? Een strak georkestreerd proces is nog niet beschikbaar, maar de volgende aanpak blijkt in de praktijk aardig te werken.

 

  1. Algemene tekstanalyse:

    1. Hoe ziet de structuur van het bestaande document in elkaar, welke onderdelen zijn te herkennen?

    2. Welke kandidaat parameters kunt u identificeren? Vaak is dit al aangegeven als ‘[parameterx]’ of in termen als: ‘<Vul hier in…>’etc.

    3. Welke onderdelen van teksten zijn optioneel en welke vragen gaan we daarbij stellen?

  2. Template aanmaken:

    1. Definieer een betekenisvolle titel.

    2. Metadata opvoeren.

    3. Definieer de structuur en alle onderdelen.

    4. Voer per onderdeel de content in:

      1. < >

        En/of via clipboard vanuit MsWord;

      2. Een combinatie.

    5. Vervolgens testen en exporteer het naar MsWord. Controleer of alle content goed staat.

  3. Na een tekstanalyse voor kandidaat parameters:

    1. Definiëren parameters (vragen).

    2. Aanbrengen in tekst.

    3. Optioneel ‘opschonen’ van tekst. Soms staan er na het aanbrengen in de tekst van de parameters nog ‘oude’ hintteksten (denk aan: ‘<Vul hier in…>’, etc.). Deze dient u dan nog handmatig te verwijderen, dat doet u via het tabblad ‘Tekst’. Hier zal u tussen de verschillende tabbladen moeten schakelen.

    4. Vervolgens testen en controleer of de questionnaire werkt zoals ontworpen.

  4. Na een tekstanalyse voor optionele teksten:

    1. Definiëren welke parameters nodig zijn om optionele teksten aan of uit te zetten. Meestal is in de oorspronkelijke tekst van het te transformeren document aangegeven, dat een onderdeel optioneel kan zijn. U zal dan moeten bepalen welke inhoudelijke vraag u dan dient te stellen om deze optionaliteit te sturen. Deze vraag komt tot uiting in een specifieke parameter.

    2. Definiëren van de markeringen in tekst zelf.

    3. Vastleggen van de criteria.

    4. Vervolgens testen en controleer of de questionnaire werkt zoals ontworpen.

  5. Herhalen vanaf stap 2d, 3, 4 voor zover nodig en gewenst.

 

Naar boven