Handleiding voor redacteuren

Wijzigingsoverzicht redactiehandleiding

Versie 4 (PUCNav release april 2019)juli 2020

De belangrijkste wijzigingen in deze release zijn:Dit zijn de belangrijkste wijzigingen in deze release:

1. Linkextractor: Het is vanaf nu mogelijk om teksten (automatisch) te laten verrijken met linkjes naar de Wet- en regelgeving en jurisprudentie die in de teksten genoemd worden. Deze functionaliteit moet wel per kanaal worden aangezet. Hiervoor kan contact worden opgenomen met KOOP-beheer.
2. Weergave onderwerp / thema in filter. In het filter bij het statusoverzicht zijn de lijsten van onderwerp en thema duidelijker weergegeven.
3. Zoeken op onderwepen / thema's in formulier. In de metadata-tab van het formulier kan nu ook gezocht worden in de lijst van onderwerpen en thema's. Op deze manier kun je snel de juiste term vinden, ipv door de hele lijst te moeten scrollen.
4. Controle op datarange. Er is een controle ingebouwd voor de juiste invoering van datum-periodes. Dit gaf hiervoor een foutmelding bij publicatie, nu wordt de gebruiker direct geïnformeerd bij het opslaan van het formulier.
5. Plaats notitie en PDF-knop in preview. In de preview-tab is er een kleine layout-technische wijziging doorgevoerd, zodat de notitie en PDF-knop altijd goed in beeld zijn.
6. Link workflow-informatie De link in de workflow informatie waarmee je bij een gepubliceerd document naar de portal kunt navigeren, verwijst voortaan naar het geopende versie-nummer.
7. Nieuw Word-import sjabloon. Er is een nieuwe, verbeterde versie van het Word-sjabloon. oa (genummerde) opsommingen en bijlagen komen nu goed mee.
   De laatste versie is altijd op het algemene PUC-kanaal te vinden (www.puc.overheid.nl), maar kun je ook hier downloaden, samen met instructies voor gebruik.
8. Uitbreiding informaite-type Besluiten. Onder het informatie-type 'Besluiten' zijn er meer documentsoorten mogelijk gemaakt.

1. Veranderde termen:
- ‘Bron/auteur’ is ‘Organisatie’ geworden
- ‘Verschijningsdatum’ is ‘Datum beschikbaarheid’ geworden
- ‘Formele datum’ is ‘Datum document’ geworden
2. Nieuwe waarden:
- ‘Vaststellingsdatum’ is als nieuwe optie onder ‘Datum document‘ toegevoegd.
- Bij kenmerken zijn toegevoegd:
* ‘Celex ID’ en ‘Officiële publicatie ID’ voor identifiers van externe import-bronnen
* ‘Vindplaats’
* ‘Historisch systeemnummer’ voor identifiers uit oude systemen (oa te gebruiken bij migraties)
3. De volgorde van onderwerp- en themalijsten zijn nu overal conform de gekozen volgorde in waardenlijst-beheer.
4. De taalkeuze in het metadataformulier is default Nederlands, maar in de keuzelijst staan nu de meest gebruikte talen bovenaan (Duits, Engels, Frans, daarna staat de lijst op alfabetische volgorde).
5. De waarde bij ‘is belangrijk’ wordt default altijd op ‘= nee’ gezet bij reguliere invoer, snelle invoer + externe import. (Niet in alle kanalen wordt deze waarde actief gebruikt.)
6. Opmerkingen in statuslog zijn te openen door op het gele symbooltje te klikken.
7. Bij het dupliceren van documenten worden notities nu ook meegenomen naar het duplicaat.
8. Linktool: titels met een komma worden niet meer afgekapt.
9. De Rapportage-functie is volledig herbouwd, en voor iedereen toegankelijk.

Verder zijn er nog een aantal verbeteringen voor de kanaalbeheerders en het portaal doorgevoerd en zijn een aantal bugs op redactie en portal opgelost. (voor de complete lijst met wijzigingen zie Release notes )

Redactie en contentbeheer

De redactie-omgeving van PUC kent verschillende workflow rollen, met specifieke rechten. Het kan zo zijn dat sommige opties die in deze handleiding behandeld worden of in de screenshots te zien zijn, niet beschikbaar zijn voor alle rollen.

Inloggen

Op de redactie-omgeving kan worden ingelogd met de inlognaam en het wachtwoord dat de beheerder heeft gegeven. Mocht het wachtwoord zijn vergeten of is het (na 3 maanden) verlopen, dan kan met je inlognaam via 'reset wachtwoord' een nieuw wachtwoord worden aangevraagd.

Op het mailadres dat in het systeem is gekoppeld aan de inlognaam, worden instructies gestuurd hoe een nieuw wachtwoord aangevraagd kan worden.

De allereerste keer dat je inlogt, word je gevraagd het verstrekte wachtwoord te wijzigingen in een eigen wachtwoord.

Als je ingelogd bent, kun je het wachtwoord ook wijzigen als je klikt op je gebruikersnaam rechtsboven;

Rollen en rechten

Binnen de redactie-omgeving van PUC kennen we in principe drie rollen: redacteur, publicist en beheerder.

Een redacteur mag:
- documenten aanmaken en bewerken
- documenten doorzetten ter controle
- rapportages bekijken en bewerken

Een publicist mag alles wat een redacteur mag, en:
- documenten controleren en publiceren
- documenten terugzetten ter bewerking bij een redacteur

Een beheerder mag al het bovenstaande én:
- mag (als enige) documenten depubliceren
- kan het portaal (deels) configureren
- mag waardenlijsten aanpassen
- kan externe bronnen importeren
- en kan gebruikersaccounts aanmaken

(De laatste vier onderwerpen komen niet in dit document aan bod, maar staan in de handleiding voor beheerders.)

(De laatste drie onderwerpen komen niet in dit document aan bod, maar staan in de handleiding voor beheerders.)

De workflow wordt verderop in een eigen hoofdstuk toegelicht.

Statusoverzicht

Na het inloggen wordt het statusoverzicht getoond. In dit overzicht staan de documenten en in welke status zij verkeren. Alleen zichtbaar zijn de documenten die een status hebben waarmee de rol die is ingelogd mag werken.

• Dit overzicht is te sorteren door op een kopje boven de kolommen te klikken.
• In de grijze balk boven het overzicht zijn diverse mogelijkheden om te filteren, te selecteren en te zoeken.
• Standaard zijn alleen de laatste versies van documenten zichtbaar. Om alle versies te zien, zet je 'toon alle versies' op ja.
• Klikken op het icoontje voor de rijen geeft de statushistorie van het document weer.
  

Statushistorie
In de statushistorie wordt geregistreerd wanneer welke statuswijzigingen heeft plaatsgevonden van dit document. Hierbij wordt de oude en de nieuwe status getoond, en wie de eigenaar was op het moment van de statuswisseling. (De evt nieuwe eigenaar wordt hier niet getoond, die is wel te zien in het statusoverzicht).

Document aanmaken en bewerken

Zoals in het bovenstaande screenshot te zien is, kan (in het statusoverzicht) rechtsboven een nieuw document worden aangemaakt door op de knop ‘nieuw’ te drukken. Er komt dan een pop-up waarin een Informatietype en Documentsoort geselecteerd moet worden.

Vervolgens komt er een formulier met de tabjes: Metadata en Tekst. (Zodra het document een keer is opgeslagen, verschijnt er ook een tab Preview)

- In het eerste tabje (Metadata) worden documentgegevens en bijlagen toegevoegd.
- Het tweede tabje (Tekst) bevat een teksteditor waar de tekst kan worden ingevoerd.
- Het laatste tabje (Preview) geeft een beeld hoe de tekst er op het portaal uit komt te zien.

De tabjes worden hieronder één voor één besproken.

NB: Sla regelmatig aanpassingen op. Als de sessie verloopt en wordt afgesloten, dan worden de aanpassingen niet automatisch opgeslagen.

Document verwijderen
Zolang een document nog nooit is gepubliceerd, kan deze uit het systeem verwijderd worden via de verwijder knop.

Metadata

In dit scherm zijn er diverse velden die gevuld kunnen worden, of waar waarden gekozen kunnen worden. Afhankelijk van hoe de omgeving is geconfigureerd zijn bepaalde velden zichtbaar in dit formulier.

Hier een korte toelichting bij de belangrijkste velden.

Titel

Dit is samen met Informatietype en Documentsoort een verplicht veld.

Bestand uploaden

• Bij 'Document upload' kan oa een Word, Excel of PDF-bestand worden geupload. Dit wordt dan de hoofdtekst bij publicatie. Dit kan niet samen met handmatig ingevoerde teksten worden gepubliceerd! (Het onderdeel 'Samenvatting' wordt niet als hoofdtekst gezien en kan wel samen met een geupload hoofdbestand worden gepubliceerd.)
• Documenten geupload als bijlage kunnen wel samen met handmatig opgevoerde teksten worden gepubliceerd.
  Daarnaast kan in het veld 'Titel' bij het uploaden een titel worden meegegeven, deze zal zichtbaar zijn in het portaal.

  Deze geuploade bijlagen staan naast het hoofddocument op het portaal (in tegenstelling tot bijlagen die zijn toegevoegd in de tekst-tab – editor. Die staan onderaan het document)

Geldigheid

Hier kunnen geldigheidsdata worden ingevoerd. Uit de ingevoerde gegevens wordt de geldigheidsperiode afgeleid. Deze geldigheid wordt gebruikt bij de geldigheids-selectiecriteria op het portaal (vb 'geldig vandaag').
Bij niet ingevulde velden gaat het systeem ervan uit dat het document altijd geldig is.

Formele dataDatum document

Hieronder zitten drie soorten data die handmatig in te vullen zijn:
1. ondertekeningdatum
2. publicatiedatum
3. uitspraakdatum
4. vaststellingsdatum

(Let op; publicatiedatum is een handmatige in te vullen datum. Het systeem kent ook automatisch een 'verschijningsdatumDatum beschikbaarheid' toe op het moment dat het document wordt gepubliceerd. Deze hoeven niet gelijk te zijn.)

Beschrijving

Dit veld wordt op het portaal getoond in de tab documentgegevens van een document.

Thema en Onderwerp

Door het document te koppelen aan een Thema of Onderwerp wordt hij opgenomen en getoond in de thema- en onderwerp-boom op het portaal.

Relatie

Hier kun je op documentniveau een relatie leggen naar één of meerdere items, zoals een:

• Website (de weergave van de link is aanpasbaar)
• ander PUC-document (evt als voorganger of opvolger -> dan wordt deze in de vergelijkingsfunctie op het portaal meegenomen)
• Jurisprudentie (vul een ECLI of LJN-nummer in)
• Wet- en regelgeving
• Officiële publicatie

Er wordt standaard gelinkt naar een specifieke versie van een document.
Het is mogelijk om altijd naar de laatste versie te linken; zet dan het vinkje aan bij 'link altijd naar de laatste versie'.

De ingevoerde relaties zijn op het portaal zichtbaar in de tab 'relaties' bij het document.

Tekst / editor

Wanneer de metadata is ingevuld kan content worden toegevoegd in het tabje 'Tekst'.




De tekstinvoer gebruikt een gelaagde structuur. Het is dus mogelijk om onderdelen te creëren, en daarin subonderdelen, sub- sub onderdelen etc. te maken.

Onderdelen van een tekst

Samenvatting

In dit veld kan een samenvatting gezet worden. De tekst die hierin geplaatst wordt, is geen onderdeel van het hoofddocument, maar is zichtbaar op de portaal onder het aparte tabje 'samenvatting'.

Algemene tekst

Hier kunnen nieuwe onderdelen / secties worden aangemaakt, via de link 'Voeg een nieuw onderdeel toe in [...].' Je krijgt dan de keuze voor een sectie of een bundel-onderdeel.

Sectie
Door 'Sectie' te klikken is er de mogelijkheid om een (nieuw) onderdeel te creëren. Afhankelijk van waar een nieuwe onderdeel wordt toegevoegd, kunnen sub- onderdelen, sub-sub-onderdelen etc worden aangemaakt.

Bundel-onderdeel
Een bundel kiest men als er in dit document een ander PUC-document ingevoegd moet worden. Op deze manier is het mogelijk om bundels te creëren, bestaande uit meerdere PUC documenten.
Houd er bij het publiceren van het hoofddocument wel rekening mee, dat de bundelonderdelen ook gepubliceerd moeten zijn.

Elk onderdeel is apart linkbaar en te verplaatsen (door te slepen in de inhoudsopgave).

Bijlage

Aan het laatste blok kan ook een bijlage worden toegevoegd, deze komt onderaan het document op het portaal te staan.

Opmaakbalk

Als je een tekstveld klikt wordt de opmaakbalk zichtbaar. De opties kunnen per soort onderdeel verschillen, maar hieronder als voorbeeld de meest voorkomende.

• In het eerste blokje zitten de functies om te knippen, kopiëren, plakken en wijzigingen ongedaan te maken.
• Het tweede blokje geeft de opties voor het opmaken van de teksten.
• Het derde blokje heeft onder andere de mogelijkheden voor quotes, tabellen, opsommingen, inspringen en linken aanbrengen.
  (Over de tabellen komt hierna een extra uitleg.)
• Het blok erna geeft de opties voor een standaardtekst of het markeren van een kopje.
• In het een na laatste blok zit de mogelijkheid om een horizontale streep in te voegen, een voetnoot in te brengen of een plaatje toe te voegen.
• Het laatste blokje bevat de mogelijkheid om bijzondere tekens in de tekst te zetten.

Opsommingstekens:
Als je via de opmaakbalk een (on)genummerde opsommingslijst hebt gemaakt, kun je de opsommingstekens aanpassen. Door op de opsomming te gaan staan, op je rechtermuisknop te klikken en te kiezen voor 'Eigenschappenlijst met opsommingstekens' krijg je verschillende opties. (In de genummerde lijst bv letters of Romeinse cijfers).

Tabellen

Een tabel invoegen kan door op het raster-icoontje te klikken.
Je krijg dan het scherm met de tabeleigenschappen te zien:

Hierin kan worden aangegeven:

• hoeveel rijen/ kolommen de tabel moet bevatten
• of de tabel een kop-rij of kop-kolom (of beide) kent
• hoe de tabelstijl eruit moet zien:

1. Standaard = gewone raster, als er koppen zijn gekozen, dan worden deze vet gedrukt
2. Koppen arceren = gewoon raster, de koppen worden vetgedrukt en de cellen worden van kleur voorzien
3. Zonder randen= zonder raster (dit kan worden gebruikt voor bijvoorbeeld het uitlijnen van handtekeningblokken onderaan een document).

Als je in een tabel op de rechtermuisknop klikt, krijg je de opties om cellen te splitsen, en rijen of kolommen in te voegen.

Preview

In dit tabblad kun je zien hoe een document er op het portaal uit zou gaan zien. Wijzigingen die in de tekst zijn doorgevoerd, kunnen zo direct gecontroleerd worden.

Vergelijkfunctie versies

In dit tabblad is het ook mogelijk om een vergelijking tussen verschillende versies van de tekst te laten uitvoeren. Bovenin dit scherm zijn de versies te selecteren die vergeleken moeten worden.

In de tekst worden de verschillen aangegeven op woordniveau, dmv kleuren en doorstrepen van de tekst.

PDF maken

Het concept-document kun je hier als PDF downloaden ter controle. De PDF knop zit rechtsboven. NB Dit is een PDF van de redactie/conceptversie, deze hoeft niet in deze vorm te zijn gepubliceerd, maar kan nog onder handen werk zijn.
Het is ook mogelijk om een PDF te maken van de vergelijking tussen twee versies van een document.

Word-document importeren

Het is in PUC mogelijk om een WORD-document (via een sjabloon) in PUC te importeren. (Deze functie moet dan wel door KOOP zijn aangezet, hierover kan contact worden opgenomen met KOOP beheer.)

Word sjabloon

Alleen documenten die zijn opgemaakt in het 'PUC-sjabloon' kunnen worden ingeladen. Dit sjabloon (met korte instructie) is beschikbaar op de PUC OD omgeving, of via deze link.
Een document wat niet volgens het sjabloon is opgemaakt, wordt niet door het systeem geaccepteerd en geeft een foutmelding.

In het sjabloon kun je het document opmaken, deze opmaak wordt bij het importeren meegenomen.
De tekst en eventueel de samenvatting worden overgenomen. Er wordt geen metadata overgezet, ook de titel word niet overgenomen.

Importeren

In het teksttab staat onder de reguliere bewerkknoppen de knop 'Word import'.

Bij het klikken op de knop, kun je in het volgende scherm het juiste bestand selecteren.

Vervolgens klik je op knop 'Importeer' en de tekst zal (met opmaak) in PUC worden gezet.

Bij het importeren zal het systeem alle tekst overschrijven. Als de oude tekst toch bewaard moet blijven kan er een nieuwe versie gemaakt worden, of moet er een nieuw bestand worden aangemaakt.

Link-extractor: linken automatisch toekennen

Het is vanaf nu mogelijk om teksten (automatisch) te laten verrijken met linkjes naar de Wet- en regelgeving en jurisprudentie die in de teksten genoemd worden. Deze(Deze functie moet wel door KOOP zijn aangezet, hierover kan contact worden opgenomen met KOOP beheer.) functionaliteit moet wel per kanaal worden aangezet. Hiervoor kan contact worden opgenomen met KOOP-beheer.

Als de functie voor het kanaal is aangezet, verschijnt er in de teksttab een knop ' Links toevoegen' aan de rechterkant.

Door op de knop te klikken, zoekt het systeem of hij verwijzingen naar de Wet- en regelgeving, jurisprudentie en Officiële bekendmakingen herkent in de tekst.
Als dat het geval is, zal hij daar in de tekst linkjes naar de officiële bronnen toevoegen.

(Tijdens het proces zal het systeem vragen of hij de pagina mag verlaten; kies dan voor JA, ander breekt hij het proces af.) Bij het afronden van deze actie, slaat het systeem het document op en zal de metadata-tab openen.

De hele tekst wordt in een keer meegenomen, Als er linken zijn toegevoegd die niet nuttig zijn, dan kunnen die handmatig verwijderd worden.

Linken die eerder handmatig zijn aangemaakt, worden genegeerd door de linkextractor, en niet overschreven. Deze blijven bewaard.

Workflow

Er zit een simpele workflow in PUC.

De reguliere workflowstappen zijn:

1. Nieuw
2. Te bewerken
3. Te controleren
4. Publiceren (dan wordt het document zichtbaar en vindbaar op het portaal)
5. Depubliceren (dan is het document niet meer zichtbaar en vindbaar op het portaal. Normaal gesproken is dit niet wenselijk en moeten oudere versies ook nog te raadplegen zijn.) Depubliceren gaat per versie. Als je de laatste versie depubliceert, kunnen oudere versies nog wel gewoon beschikbaar zijn op het portaal. Elke versie moet je apart depubliceren.
   Depubliceren kan alleen door een beheerder worden gedaan.
6. Archiveren (het document wordt dan helemaal uit het systeem gehaald! En is voor niemand, ook niet voor de beheerders, meer toegankelijk.)

Afhankelijk van de rol van de gebruiker zijn documenten via het status-overzicht door (of terug) te zetten naar een andere status. De namen die in dat scherm te selecteren zijn, hangen samen met de rol die die status mag verwerken. (Bij 'te controleren' zullen de namen van de publicisten en beheerders te zien zijn. De redacteuren komen in die lijst niet voor, want die werken niet met documenten in de status 'te controleren.')

Nieuwe versie

Om een nieuwe versie (met ander versienummer) van het document te maken, moet het document in de bewerkstatus staan. Dan kan deze opgeslagen worden als een nieuwe versie, dit is een van de knoppen boven in.
De oude versie staat dan (ook) nog steeds op bewerken, deze moet opnieuw gepubliceerd worden, dan is het duidelijk dat daar geen aanpassingen meer in gedaan worden.

Van publicatie naar bewerken

Documenten kunnen een status teruggezet worden. Als een document van 'publiceren' op 'bewerken' wordt gezet (omdat de tekst aangepast moet worden) dan blijft het document nog wel gepubliceerd /vindbaar op het portaal! Bij opnieuw publiceren wordt het document overschreven met de wijzigingen. Tenzij er echt een nieuwe versie is gemaakt, dan komt er een nieuwe versie beschikbaar op het portaal (en blijft de oude nog vindbaar).

Meerdere documenten in batch van status veranderen

Het is mogelijk om meerdere documenten in een keer van status te veranderen. Daarvoor moet wel bovenin maar één status worden geselecteerd.
Onderaan de selectie verschijnt dan een 'batch'-knop.

Vink vervolgens de documenten aan die doorgezet moeten worden naar een volgende status, en klik op de batch-knop. Alle aangevinkte documenten kunnen dan in een keer doorgezet worden naar een andere status en op een andere naam.

Workflow stappen checken

In het statusoverzicht zit vooraan de documenten een icoon van een 'bladzij'. Daaronder zit de statushistorie van het document.

Workflowinformatie

Bovenin het formulier zit een linkje naar de workflowinformatie. Daaronder is te zien wat de vorige status was, wie de huidige eigenaar is en zit een link naar het gepubliceerde document op het portaal (als het document al eens is gepubliceerd).

Rapportage

Onder het tabje Rapportages zit de vernieuwde rapportage-tool. Deze tool kan rapportages draaien over de informatie / content die in de redactie-omgeving is opgenomen.

Het startscherm onder het rapportage-tabje is het overzicht van opgeslagen rapportages.

In het bovenliggende filter kun je zoeken binnen de opgeslagen rapportages.

Iedereen kan bewaarde rapportages inzien en eventueel bewerken.

Rapportage aanmaken

Rechtsboven kun je met knop ‘nieuw’ een nieuwe rapportage aanmaken.
Je krijgt dan een scherm waarin het soort zoekopdracht gevraagd wordt.

Kies hier voor ‘PUC-document’, dan verschijnen ook de onderdelen Criteria en Velden.

Zoekopdracht samenstellen

In dit onderdeel kun je aangeven aan geven op welke criteria gezocht moet worden.
Als je bij de rode 1 een criteria toevoegt dan is het een ‘of’ relatie (een document moet aan het ene of het andere criteria voldoen.)
Als je een criteria bij de rode 2 toevoegt dan is het een ’en’ relatie: een document moet aan beide criteria voldoen.

De gegevens staan in verschillende categorieën:

• Algemeen
• Datum document:
  Ondertekeningdatum / Publicatiedatum/ Uitspraakdatum / Vastellingsdatum
• Geldigheid:
  Onderverdeeld in start- en einddata van ‘geldigheid’ en ‘niet in werking getreden’
• Kenmerk:
  Alle soorten kenmerken (nummertypen)
• Statusinformatie:
  Alles wat met de huidige status te maken heeft
• Workflowhistorie:
  Alle statusinformatie die het document in het verleden heeft gehad.

Resultaat-velden bepalen

Door op het linkje te klikken ‘+ Velden toevoegen’ krijg je een pop-upscherm waarin alle mogelijkheden staan met aanvink-opties.

NB: Bij workflowhistorie – gegevens kun je meerdere regels krijgen per document in je resultaat-overzicht!

Kies de te tonen velden en klik op ‘overnemen’.
De te tonen velden worden dan in grijze blokken weergegeven, die in de gewenste volgorde gesleept kunnen worden.

Onderaan wordt het aantal resultaten getoond, door op de knop ‘toon resultaat’ te klikken wordt het overzicht gemaakt.

De resultaten kunnen geëxporteerd worden naar excel met de knop rechtsboven het overzicht.

Rapportage opslaan, wijzigen en verwijderen

Rapportage opslaan

Een zoekopdracht kun je opslaan, zodat je dezelfde opdracht later nog een keer kunt doen op de op dat moment beschikbare content. (De resultaten zelf worden dus niet opgeslagen, alleen de opdracht.)

Klik hiervoor op de knop ‘zoekopdracht opslaan’ rechtsboven in het scherm.

De volgende pop-up wordt dan getoond:

Opgeslagen rapportage wijzigingen en/of verwijderen

Als je een opgeslagen rapportage van naam wil wijzigen, dan zie je linksboven in een geopende rapportage een linkje staan : ‘Toon naam en omschrijving’

Als je daarop klikt kun je naam en beschrijving aanpassen.

Om een opgeslagen rapportage verwijderen, moet je hem openen en zie je rechtsboven de optie om het document te verwijderen.

• Informatietype: Documentatie
• Documentsoort: Gebruikersdocumentatie
• Toegangsrechten: Intern
• Identificatie: PUC_68209_12
• Versie: 5
• Datum beschikbaarheid: 28-07-2020
• Geldigheidsdatum: Niet gevuld
• Wijzigingsdatum: 28-07-2020
• Titel: Handleiding voor redacteuren
• Organisatie: UBR|KOOP
• Taal: Nederlands