De redactie-omgeving van PUC kent verschillende workflow rollen, met specifieke rechten. Het kan zo zijn dat sommige opties die in deze handleiding behandeld worden of in de screenshots te zien zijn, niet beschikbaar zijn voor alle rollen.
Rollen en rechten
Binnen de redactie-omgeving van PUC kennen we in principe drie rollen: redacteur, publicist en beheerder.
Een redacteur mag:
- documenten aanmaken en bewerken
- documenten doorzetten ter controle
Een publicist mag alles wat een redacteur mag, en:
- documenten controleren en publiceren
- documenten terugzetten ter bewerking bij een redacteur
Een beheerder mag al het bovenstaande én:
- mag (als enige) documenten depubliceren
- kan het portaal (deels) configureren
- mag waardelijsten aanpassen
- en kan gebruikersaccounts aanmaken
(De laatste drie onderwerpen komen niet in dit document aan bod, maar staan in de handleiding voor beheerders.)
De workflow wordt verderop in een eigen hoofdstuk toegelicht.
Document aanmaken en bewerken
Zoals in het bovenstaande screenshot te zien is, kan (in het statusoverzicht) rechtsboven een nieuw document worden aangemaakt door op de knop ‘nieuw’ te drukken. Er komt dan een pop-up waarin een Informatietype en Documentsoort geselecteerd moet worden.
Vervolgens komt er een formulier met de tabjes: Metadata en Tekst. (Zodra het document een keer is opgeslagen, verschijnt er ook een tab Preview)
- In het eerste tabje (Metadata) worden documentgegevens en bijlagen toegevoegd.
- Het tweede tabje (Tekst) bevat een teksteditor waar de tekst kan worden ingevoerd.
- Het laatste tabje (Preview) geeft een beeld hoe de tekst er op het portaal uit komt te zien.
De tabjes worden hieronder één voor één besproken.
NB: Sla regelmatig aanpassingen op. Als de sessie verloopt en wordt afgesloten, dan worden de aanpassingen niet automatisch opgeslagen.
Document verwijderen
Zolang een document nog nooit is gepubliceerd, kan deze uit het systeem verwijderd worden via de verwijder knop.
Metadata
In dit scherm zijn er diverse velden die gevuld kunnen worden, of waar waarden gekozen kunnen worden. Afhankelijk van hoe de omgeving is geconfigureerd zijn bepaalde velden zichtbaar in dit formulier.
Hier een korte toelichting bij de belangrijkste velden.
Titel
Dit is samen met Informatietype en Documentsoort een verplicht veld.
Bestand uploaden
- Bij 'Document upload' kan oa een Word, Excel of PDF-bestand worden geupload. Dit wordt dan de hoofdtekst bij publicatie. Dit kan niet samen met handmatig ingevoerde teksten worden gepubliceerd! (Het onderdeel 'Samenvatting' wordt niet als hoofdtekst gezien en kan wel samen met een geupload hoofdbestand worden gepubliceerd.)
- Documenten geupload als bijlage kunnen wel samen met handmatig opgevoerde teksten worden gepubliceerd.
Daarnaast kan in het veld 'Titel' bij het uploaden een titel worden meegegeven, deze zal zichtbaar zijn in het portaal.
Geldigheid
Hier kunnen geldigheidsdata worden ingevoerd. Uit de ingevoerde gegevens wordt de geldigheidsperiode afgeleid. Deze geldigheid wordt gebruikt bij de geldigheids-selectiecriteria op het portaal (vb 'geldig vandaag').
Bij niet ingevulde velden gaat het systeem ervan uit dat het document altijd geldig is.
Formele data
Hieronder zitten drie soorten data die handmatig in te vullen zijn:
1. ondertekeningsdatum
2. publicatiedatum
3. uitspraakdatum
(Let op; publicatiedatum is een handmatige in te vullen datum. Het systeem kent ook automatisch een 'verschijningsdatum' toe op het moment dat het document wordt gepubliceerd. Deze hoeven niet gelijk te zijn.)
Beschrijving
Dit veld wordt op het portaal getoond in de tab documentgegevens van een document.
Thema en Onderwerp
Door het document te koppelen aan een Thema of Onderwerp wordt hij opgenomen en getoond in de thema- en onderwerp-boom op het portaal.
Relatie
Hier kun je op documentniveau een relatie leggen naar één of meerdere items, zoals een:
- Website (de weergave van de link is aanpasbaar)
- ander PUC-document (evt als voorganger of opvolger -> dan wordt deze in de vergelijkingsfunctie op het portaal meegenomen)
- Jurisprudentie (vul een ECLI of LJN-nummer in)
- Wet- en regelgeving
- Officiële publicatie
Er wordt standaard gelinkt naar een specifieke versie van een document.
Het is mogelijk om altijd naar de laatste versie te linken; zet dan het vinkje aan bij 'link altijd naar de laatste versie'.
De ingevoerde relaties zijn op het portaal zichtbaar in de tab 'relaties' bij het document.
Tekst / editor
Wanneer de metadata is ingevuld kan content worden toegevoegd in het tabje 'Tekst'.
De tekstinvoer gebruikt een gelaagde structuur. Het is dus mogelijk om onderdelen te creëren, en daarin subonderdelen, sub- sub onderdelen etc. te maken.
Onderdelen van een tekst
Samenvatting
In dit veld kan een samenvatting gezet worden. De tekst die hierin geplaatst wordt, is geen onderdeel van het hoofddocument, maar is zichtbaar op de portaal onder het aparte tabje 'samenvatting'.
Algemene tekst
Hier kunnen nieuwe onderdelen / secties worden aangemaakt, via de link 'Voeg een nieuw onderdeel toe in [...].' Je krijgt dan de keuze voor een sectie of een bundel-onderdeel.
Sectie
Door 'Sectie' te klikken is er de mogelijkheid om een (nieuw) onderdeel te creëren. Afhankelijk van waar een nieuwe onderdeel wordt toegevoegd, kunnen sub- onderdelen, sub-sub-onderdelen etc worden aangemaakt.
Bundel-onderdeel
Een bundel kiest men als er in dit document een ander PUC-document ingevoegd moet worden. Op deze manier is het mogelijk om bundels te creëeren, bestaande uit meerdere PUC documenten.
Houd er bij het publiceren van het hoofddocument wel rekening mee, dat de bundelonderdelen ook gepubliceerd moeten zijn.
Elk onderdeel is apart linkbaar en te verplaatsen (door te slepen in de inhoudsopgave).
Bijlage
Aan het laatste blok kan ook een bijlage worden toegevoegd, deze komt onderaan het document op het portaal te staan.
Opmaakbalk
Als je een tekstveld klikt wordt de opmaakbalk zichtbaar. De opties kunnen per soort onderdeel verschillen, maar hieronder als voorbeeld de meest voorkomende.
- In het eerste blokje zitten de functies om te knippen, kopieëren, plakken en wijzigingen ongedaan te maken.
- Het tweede blokje geeft de opties voor het opmaken van de teksten.
- Het derde blokje heeft onder andere de mogelijkheden voor quotes, tabellen, opsommingen, inspringen en linken aanbrengen.
(Over de tabellen komt hierna een extra uitleg.)
- Het blok erna geeft de opties voor een standaardtekst of het markeren van een kopje.
- In het een na laatste blok zit de mogelijkheid om een horizontale streep in te voegen, een voetnoot in te brengen of een plaatje toe te voegen.
- Het laatste blokje bevat de mogelijkheid om bijzondere tekens in de tekst te zetten.
Opsommingstekens:
Als je via de opmaakbalk een (on)genummerde opsommingslijst hebt gemaakt, kun je de opsommingstekens aanpassen. Door op de opsomming te gaan staan, op je rechtermuisknop te klikken en te kiezen voor 'Eigenschappenlijst met opsommingstekens' krijg je verschillende opties. (In de genummerde lijst bv letters of Romeinse cijfers).
Tabellen
Een tabel invoegen kan door op het raster-icoontje te klikken.
Je krijg dan het scherm met de tabeleigenschappen te zien:
Hierin kan worden aangegeven:
- hoeveel rijen/ kolommen de tabel moet bevatten
- of de tabel een kop-rij of kop-kolom (of beide) kent
- hoe de tabelstijl eruit moet zien:
- Standaaard = gewone raster, als er koppen zijn gekozen, dan worden deze vet-gedrukt
- Koppen arceren = gewoon raster, de koppen worden vetgedrukt en de cellen worden van kleur voorzien
- Zonder randen= zonder raster (dit kan worden gebruikt voor bijvoorbeeld het uitlijnen van handtekeningblokken onderaan een document).
Als je in een tabel op de rechtermuisknop klikt, krijg je de opties om cellen te splitsen, en rijen of kolommen in te voegen.
Preview
In dit tabblad kun je zien hoe een document er op het portaal uit zou gaan zien. Wijzigingen die in de tekst zijn doorgevoerd, kunnen zo direct gecontroleerd worden.
Vergelijkfunctie versies
In dit tabblad is het ook mogelijk om een vergelijking tussen verschillende versies van de tekst te laten uitvoeren. Bovenin dit scherm zijn de versies te selecteren die vergeleken moeten worden.
In de tekst worden de verschillen aangegeven op woordniveau, dmv kleuren en doorstrepen van de tekst.
PDF maken
Het concept-document kun je hier als PDF downloaden ter controle. De PDF knop zit rechtsboven. NB Dit is een PDF van de redactie/conceptversie, deze hoeft niet in deze vorm te zijn gepubliceerd, maar kan nog onder handen werk zijn.
Het is ook mogelijk om een PDF te maken van de vergelijking tussen twee versies van een document.
Word-document importeren
Het is in PUC mogelijk om een WORD-document (via een sjabloon) in PUC te importeren. (Deze functie moet dan wel door KOOP zijn aangezet.)
Word sjabloon
Alleen documenten die zijn opgemaakt in het 'PUC-sjabloon' kunnen worden ingeladen. Dit sjabloon (met korte instructie) is beschikbaar op de PUC OD omgeving, of via deze link.
Een document wat niet volgens het sjabloon is opgemaakt, wordt niet door het systeem geaccepteerd en geeft een foutmelding.
In het sjabloon kun je het document opmaken, deze opmaak wordt bij het importeren meegenomen.
De tekst en eventueel de samenvatting worden overgenomen. Er wordt geen metadata overgezet, ook de titel word niet overgenomen.
Importeren
In het teksttab staat onder de reguliere bewerkknoppen de knop 'Word import'.
Bij het klikken op de knop, kun je in het volgende scherm het juiste bestand selecteren.
Vervolgens klik je op knop 'Importeer' en de tekst zal (met opmaak) in PUC worden gezet.
Bij het importeren zal het systeem alle tekst overschrijven. Als de oude tekst toch bewaard moet blijven kan er een nieuwe versie gemaakt worden, of moet er een nieuw bestand worden aangemaakt.
Workflow
Er zit een simpele workflow in PUC.
De reguliere workflowstappen zijn:
- Nieuw
- Te bewerken
- Te controleren
- Publiceren (dan wordt het document zichtbaar en vindbaar op het portaal)
- Depubliceren (dan is het document niet meer zichtbaar en vindbaar op het portaal. Normaal gesproken is dit niet wenselijk en moeten oudere versies ook nog te raadplegen zijn.) Depubliceren gaat per versie. Als je de laatste versie depubliceert, kunnen oudere versies nog wel gewoon beschikbaar zijn op het portaal. Elke versie moet je apart depubliceren.
Depubliceren kan alleen door een beheerder worden gedaan.
- Archiveren (het document wordt dan helemaal uit het systeem gehaald! En is voor niemand, ook niet voor de beheerders, meer toegankelijk.)
Afhankelijk van de rol van de gebruiker zijn documenten via het status-overzichtscherm door (of terug) te zetten naar een andere status. De namen die in dat scherm te selecteren zijn, hangen samen met de rol die die status mag verwerken. (Bij 'te controleren' zullen de namen van de publicisten en beheerders te zien zijn. De redacteuren komen in die lijst niet voor, want die werken niet met documenten in de status 'te controleren.')
Nieuwe versie
Om een nieuwe versie (met ander versienummer) van het document te maken, moet het document in de bewerkstatus staan. Dan kan deze opgeslagen worden als een nieuwe versie, dit is een van de knoppen boven in.
De oude versie staat dan (ook) nog steeds op bewerken, deze moet opnieuw gepubliceerd worden, dan is het duidelijk dat daar geen aanpassingen meer in gedaan worden.
Van publicatie naar bewerken
Documenten kunnen een status teruggezet worden. Als een document van 'publiceren' op 'bewerken' wordt gezet (omdat de tekst aangepast moet worden) dan blijft het document nog wel gepubliceerd /vindbaar op het portaal! Bij opnieuw publiceren wordt het document overschreven met de wijzigingen. Tenzij er echt een nieuwe versie is gemaakt, dan komt er een nieuwe versie beschikbaar op het portaal (en blijft de oude nog vindbaar).
Meerdere documenten in batch van status veranderen
Het is mogelijk om meerdere documenten in een keer van status te veranderen. Daarvoor moet wel bovenin maar één status worden geselecteerd.
Onderaan de selectie verschijnt dan een 'batch'-knop.
Vink vervolgens de documenten aan die doorgezet moeten worden naar een volgende status, en klik op de batch-knop. Alle aangevinkte documenten kunnen dan in een keer doorgezet worden naar een andere status en op een andere naam.
Workflow stappen checken
In het statusoverzicht zit vooraan de documenten een icoon van een 'bladzij'. Daaronder zit de statushistorie van het document.
Workflowinformatie
Bovenin het formulier zit een linkje naar de workflowinformatie. Daaronder is te zien wat de vorige status was, wie de huidige eigenaar is en zit een link naar het gepubliceerde document op het portaal (als het document al eens is gepubliceerd).